Fylkesmannen i Oppland gjennomførte i perioden 07.02.07 – 04.05.07 tilsyn med Nordre Land kommunes systemer for ivaretakelse av avlastnings- og støttekontakttjenester.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Forsvarlig tildeling av avlastningstjenester, lov om sosiale tjenester § 4-3, jfr § 4-2 bokstav b.
• Forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester, lov om sosiale tjenester § 4-3, jfr § 4-2 bokstav c.
• Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, sosialtjenesteloven § 2-1 og internkontrollforskriften § 4, annet ledd c.

Tilsynet avdekket to avvik og tre merknader:

Nordre Land kommune sikrer ikke at avlastning etter sosialtjenesteloven blir gitt til personer som gir omsorg til hjemmeboende eldre

Nordre Land kommune sikrer ikke at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innefor det aktuelle området

Nordre Land kommune bør forbedre den individuelle vurdering som ligger til grunn for vedtak om støttekontakt

Nordre Land kommune bør i større grad vurdere omsorgsyters behov ved tildeling av avlastningstjenester

Nordre Land kommune bør etablere samarbeidsrutiner mellom enheter som har ansvar for tildeling av avlastning og støttekontakt

Dato: Lillehammer 13. juni 2007

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Nordre Land kommune i perioden 03.05.07 - 04.05.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år<.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og eventuelt andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Nordre Land kommune har nærmere 7000 innbyggere. På tilsynstidspunktet var kommunen inne i en omorganiseringsperiode. Omorganiseringen innebærer blant annet at det er opprettet et tildelingskontor der støttekontakt og avlastningstjenester til voksne skal behandles. Enheten Familie og helse skal fortsatt behandle disse tjenestene til barn og unge. Støttekontakttjenesten knyttet til rus blir behandlet i sosialtjenesteenheten. Kommunen gjenåpner sin kommunale avlastningsbolig for barn og unge høsten 2007.

Ca 65 personer er tildelt støttekontakttjeneste i Nordre Land kommune.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 5. mars 2007.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 3. mai 2007.

Intervjuer
12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 4. mai 2007.

Tilsynet omfattet Nordre Land kommunes sikring av forsvarlig tildeling av avlastnings- og støttekontakttjenester, herunder kommunens sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter.

Det ble her sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne, om tildeling av avlastning skjer uavhengig av diagnose og alder og saksbehandlernes kompetanse. Relevant utredning av alle søkere, individuell vurdering i den enkelte sak og om det kreves vederlag/egenbetaling ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om avlastning iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi avlastning straks.

Også her ble det sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne og om tildeling av støttekontakt skjer uavhengig av diagnose og alder. Relevant utredning av alle søkere og individuell vurdering i den enkelte sak ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om støttekontakt iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi støttekontakt straks.

Under dette området ble kommunens vurdering av krav til støttekontakter og avlastere undersøkt. Det ble klarlagt hvorvidt det gis nødvendig opplæring og veiledning både før de starter, og underveis. Til slutt ble det sett på evaluering av tjenesten og om mottakeren og støttekontakt/avlaster blir trukket med i evalueringen.

Nordre Land kommune sikrer ikke at avlastning etter sosialtjenesteloven blir gitt til personer som gir omsorg til hjemmeboende eldre

Avvik fra: Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf § 4-2 d og forskrift om internkontroll § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Gjennomgang av dokumentasjon viser at det blir tildelt korttidsopphold i tilfeller der dokumentgrunnlaget og begrunnelse for vedtaket er at omsorgsyter er sliten.
• Intervjuer bekrefter at det gjennomgående innvilges korttidsopphold i tilfelle der det er behov både for avlastning og rehabilitering.
• Gjennomgang av dokumentasjon og intervjuer viser at det ikke foreligger en riktig lovforståelse ved tildeling av avlastningstjenester
• Ledelsen har ikke kunnskap om kommunens lovstridige praksis når det gjelder tildeling av avlastningstjenester.

Avvik 2:
Nordre Land kommune sikrer ikke at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området.

Avvik fra: Lov om sosiale tjenester § 2-1, jf § 2-3, forskrift om internkontroll § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Nordre Land kommune sikrer ikke at det skjer en vurdering av avlasteres og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter opp mot det konkrete oppdraget før oppdrag tildeles.
• Nordre Land kommune sikrer ikke at avlastere og støttekontakter gis nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før vedtak iverksettes.
• Nordre Land kommune sikrer ikke at det skjer en jevnlig oppfølging av støttekontakter under utførelse av oppdraget.
• Det er uklart hvem som har ansvaret for rekruttering og oppfølging av avlastere og støttekontakter.

Merknad 1:
Nordre Land kommune bør forbedre den individuelle vurdering som ligger til grunn for vedtak om støttekontakt.

Det ble opplyst i intervju at de fleste søkere får 3 timer støttekontakt pr uke.

Det går frem av dokumentgjennomgang at tjenestemottakere i en del tilfelle har fått redusert tilbud om støttekontakt, uten at dette er begrunnet i vedtaket.

Merknad 2:
Nordre Land kommune bør etablere samarbeidsrutiner mellom de enheter som har ansvar for tildeling av avlastning og støttekontakt.

Det foreligger ingen enhetlige rutiner for tildeling av støttekontakttjenester.

Nordre Land kommune bør i større grad vurdere omsorgsyters behov ved tildeling av avlastningstjenester.

Gjennomgang av dokumentasjon avdekket svært mangelfull kartlegging og vurdering av omsorgsyters behov for avlastning.

• Lov om sosiale tjenester av 13. desember 1991 nr 81
• Forskrift til lov om sosiale tjenester av 4. desember 1992 nr 915
• Forskrift av 20. desember 2002 nr 173 om internkontroll i sosial og helsetjenesten
• Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstjenesten for tjenester etter kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven, av 1. juli 2003
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Bakgrunnsdokumentasjon knyttet til omorganiseringsprosessen
• Oversikt over støttekontakter og avlastere
• Virksomhetsplan for 2007
• Informasjon om oppretting av tildelingskontor i Nordre Land kommune, samt rutiner for dette
• Serviceerklæring for avlastningsopphold i Landmo omsorg- og rehabiliteringssenter
• Søknadsskjema for tjenester i familie og helse
• Oppdragsavtale
• Retningslinjer for støttekontakt til barn og unge

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Det ble gjennomgått mapper for tildeling av støttekontakt og avlastningstjenester. Tilsynet gikk igjennom enkelte mapper for tildeling av tidsavgrenset opphold i sykehjem.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn ble sendt 05.03.07
• Doukumentasjon fra kommunen ble mottatt 28.03.07
• Program for tilsynet ble oversendt 25.04.07
• Diverse kommunikasjon pr e-post og telefon

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Are Fjermeros ( 1. dag)
Kari Skjønsberg
Tone Huuse Svesengen
Randi Marthe Graedler, revisjonsleder