Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Helsetilsynet i Nordland gjennomførte 05.07.06 – 28.02.07, tilsyn med legevakttjenesten i Øksnes kommune. Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Hvordan kommunen har sikret tilgjengelighet til lege(vakt) hele døgnet
• Hvordan tilstrekkelig realkompetanse hos dem som deltar i legevaktarbeidet sikres
• Hvordan tilstrekkelig kommunikasjon mellom legevakt og øvrig helsetjeneste sikres
• Hvordan forsvarlig journalføring og øvrig dokumentasjon av henvendelser sikres

Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble funnet tre avvik og gitt fire merknader:

Avvik 1
Øksnes kommune har ikke et fast legevaktnummer som er betjent hele døgnet.

Avvik 2
Det er ikke etablert et system ved Vesterålen legevakt som sikrer at fastlege får tilsendt epikrise fra konsultasjoner ved legevakten i tilfeller hvor dette er nødvendig for å kunne gi helsehjelp på en forsvarlig måte.

Avvik 3
Det er ikke etablert et system som sikrer at telefonrådgivning ved legevaktformidlingen blir journalført.

Merknad 1
Kommunen har et forbedringspotensiale mht. å sikre at de som har behov for øyeblikkelig hjelp fra legevakten etter kl. 21.00 og i helger får hjelp fra helsepersonell med tilstrekkelig kompetanse.

Merknad 2
Øksnes kommune har et forbedringspotensiale mht. å systematisk følge med på driften/aktiviteten ved legevaktformidlingen og legevakttjenesten ved Vesterålen legevakt, slik at kommunen sikrer oppfyllelse av myndighetskravene for denne tjenesten.

Merknad 3
Det systemet som er etablert ved Vesterålen legevakt for å sikre at legevaktformidlingen gjennomfører logging i henhold til anbefaling i § 10 i forskrift om akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus, har et forbedringspotensiale.

Merknad 4
Det systemet som er etablert ved Vesterålen legevakt for å sikre at prøvesvar mottatt per post til legevaktformidlingen raskt blir fulgt opp av lege, har et forbedringspotensiale.

Dato: 28.02.07

Eli Løkken revisjonsleder

Solveig Mollnes revisor

 

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Øksnes kommune i perioden 05.07.06 – dato for endelig rapport. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nordland gjennomfører i inneværende år

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Øksnes kommune hadde 4567 innbyggere per 01.01.06. Kommunen har 5 legehjemler og 1-2 turnuskandidater. Fra 01.08.06 var alle legehjemlene besatt med fast ansatte leger.

Øksnes kommune har fra 15.03.05 vært tilknyttet Vesterålen interkommunale legevaktsordning (VL), lokalisert til Nordlandssykehuset Vesterålen. Målsettingen med den interkommunale legevakten er at det skal bli mindre vaktbelastning for legene og bidra til stabilitet i legetjenesten i de kommunene som er med i ordningen. Samarbeidsavtalen vedrørende drift av VL er inngått mellom VL v/Hadsel kommune og Hålogalandsykehuset HF, Stokmarknes, nå Nordlandssykehuset Vesterålen. Sykehuset stiller til disposisjon en sykepleier i avtalt åpningstid for legevakten. Øksnes kommune har inngått avtale om legevakttjeneste med Hadsel kommune. VL har en medisinsk faglig lege/fagleder, en ansvarlig for sykepleiertjensten og enhetsleder helse, Hadsel kommune, er administrativ leder. Det er lege i bakvakt i kommunen i VLs åpningstid. Legevaktsformidling, ivaretatt av sykehuset, formidler øyeblikkelig hjelp-kontakt til vaktlege i kommunen på hverdager fra legekontorets stengetid til VL åpner.

Fastlegene i Øksnes kommune skal dekke behovet for øyeblikkelig hjelp for sine listepasienter på dagtid. Hverdager fra kl 08.00 til kl 15.30 kontakter befolkningen legevakten ved å ringe kommunetorgets tlf.nr.76185000. Fra kl 08.30 til kl 12.00 settes telefonen direkte over fra kommunetorget til ekspedisjonen på Helsesenteret. Fra kl 08.00 til kl 08.30 og fra kl 12.00 til kl 15.30/15.00 (sommertid), videreformidler kommunetorget bare akutte henvendelser til Helsesenteret.

Når kommunetorgets telefon ikke er betjent koples en telefonsvarer inn som sier at innringer kan kontakte h.h.v. vaktlege i kommunen på mobiltelefon fram til legevaktformidlingen åpner kl. 15.30, eller VL på tlf.nr. 75424242 i sentralens åpningstid.

Fra kl 15.30 til kl. 21.00 mandag til torsdag ringer befolkningen legevaktformidlingen lokalisert på Nordlandssykehuset Vesterålen på tlf.nr. 75424242. Sykepleier formidler henvendelser videre til vaktlege i kommunen.

Fra kl 21.00 til kl 08.00 mandag til torsdag og fra fredag kl. 15.30 til mandag kl 08.00 kontaktes VL på tlf. 75424242. Vaktlege ved VL skal ikke rykke ut til pasient. Bakvakt i kommunen kan kontaktes av VL eller AMK ved strengt praktisert rød respons.

Det er etablert en uformell ordning slik at tilsynslegene ved hhv Myreheimen og Alsvågheimen kan kontaktes inntil kl. 23.00, dersom det er nødvendig at lege tilser en av deres pasienter.

VL ble evaluert i juni 2006. Evalueringsrapporten ble behandlet i kommunestyret den 15.06.06. Legevaktavtalen ble besluttet forlenget. Det ble utsatt å ta stilling til forslag om å avvikle bakvaktordningen til etter en forutgående høring, en høring som foreløpig ikke er gjennomført.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt den 05.07.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble holdt den 12.10.06.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet under tilsynsbesøket og 2 personer ble intervjuet på telefon 06.10. og 11.10.06.

Resultatdokumentasjon
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Vesterålen legevakts lokaler og ved Helsesenteret på Myre.

Helsetilsynet gjennomgikk:

• journalnotat for 15 pasienthenvendelser til VL i dagene 30.09.-02.10., 07.-09.10 og 11.10.06. -legevaktformidlingens loggføring av til sammen 63 henvendelser i 36 dager i perioden 01.08. -11.10.06. Journalene til 9 av disse pasientene ble gjennomgått i kommunen.
• 70 journalnotater vedrørende øyeblikkelig hjelp-henvendelser til legevakten ved

Helsesenteret i Øksnes på dagtid i dagene 29.09, 02.10.og 04.10.06.

Det ble foretatt test av responstid ved èn henvendelse til VL om kvelden den 12.10.06. Telefonsvarer på kommunetorgets telefonnummer ble sjekket på kvelden den 12.10.06. VL ble ringt kl. 11.00 den 13.10.06.

Sluttmøte ble holdt den 13.10.06.

Som ledd i tilsynet ba Helsetilsynet i Nordland i brev av 30.11.06 Hålogalandssykehuset Harstad HF oversende kopi ambulansejournaler for pasienter fra Øksnes fra kl. 21.00 til kl. 08.00 mandag til torsdag og fra kl. 15.30 fredag til kl. 08.00 mandag i perioden 10.08.10.10.06.

Den 06.12.06 mottok Helsetilsynet kopi av i alt 23 slike journaler.

Hvordan kommunen har sikret tilgjengelighet til lege(vakt) hele døgnet, herunder:

• om pasienter får raskt telefonisk kontakt med lege
• om øyeblikkelig hjelp-kapasiteten ved legekontoret på dagtid er tilfredsstillende
• om legevakten er dimensjonert og fungerer slik at behov for øyeblikkelig hjelp-konsultasjon/-sykebesøk utenom ordinær arbeidstid blir ivaretatt.

Hvordan tilstrekkelig realkompetanse i legevaktarbeidet hos dem som deltar i legevaktarbeidet sikres, herunder:

• om de ansatte har nødvendig kompetanse vedrørende hvordan legevaken er organisert, i bruk av kommunikasjonsutstyr, om legevaktområdets geografi og gode nok norskkunnskaper
• om de ansatte har kompetanse i bruk av akuttutstyr, samt generell medisinsk kompetanse.

Hvordan tilstrekkelig kommunikasjon mellom legevakt og øvrig helsetjeneste sikres, herunder:

• om det sendes epikrise til fastlege når det er nødvendig
• om det er etablert rutiner for samarbeid med andre deler av den kommunale helsetjenesten, så som hjemmesykepleien og psykiatritjenesten.

Hvordan forsvarlig journalføring og øvrig dokumentasjon av henvendelser sikres, herunder:

• om det føres journal ved alle telefonhenvendelser der det gis medisinsk råd
• om det føres tilstrekkelig journal ved konsultasjoner/sykebesøk.

Det ble ved revisjonen funnet grunnlag for å gi tre avvik og fire merknader.

Avvik 1:
Øksnes kommune har ikke et fast legevaktnummer som er betjent hele døgnet.

Avvik fra: forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus § 7a) hvor det heter:

Kommunen har ansvar for: a) etablering og drift av et fast legevaktnummer som er betjent hele døgnet. I henhold til merknadene til denne bestemmelsen er det et krav at telefonnummeret hele tiden skal være betjent av kvalifisert helsepersonell.

Avviket bygger på følgende:

• I følge intervju har Øksnes kommune to telefonnummer befolkningen ringer når de vil kontakte legevakten; kommunetorget på tlf.nr. 76185000 fra kl 08.00 til kl 15.30 mandag til fredag legevaktformidlingen/VL på tlf.nr. 75424242 på hverdager fra kl 15.30 til kl 08.00, fra fredag kl 15.30 til mandag kl 08.00 og på høytids-og helligdager.
• I følge intervju er kommunetorgets telefonnummer ikke betjent av helsepersonell. Fra kl 08.30 til kl. 12.00 på hverdager settes telefonsamtalen straks over til ekspedisjonen på Helsesenteret. Ellers setter kommunetorget kun over akutte henvendelser, mens andre bes kontakte Helsesenteret i åpningstiden.
• I følge intervju er kommunetorgets telefonnummer betjent fram til 15.00/15.30. I tidsrommet mai til september er det på hverdager fra kl 15.00 til kl 15.30 koplet inn telefonsvarer som henviser innringer til å kontakte vakthavende leges mobiltelefonnummer.
• Ovennevnte informasjon fremkommer også i folderen ”Vi informerer om legetjenesten”.
• I telefonkatalogen for 2006 står det på oversikten ”når hjelpen kan vente litt” for Øksnes kun oppført telefonnummeret til kommunetorget under rubrikken legevaktsentral.
• Helsetilsynet ringte VLs telefonnummer på kvelden den 12.10.06 for å teste responstid. Henvendelsen ble besvart meget raskt. Helsetilsynet ringte kommunens legevaktnummer, dvs. telefonnummeret til kommunetorget, på kvelden den 12.10.06.
• Henvendelsen ble på grunn av oppstått feil denne dagen besvart av telefonsvarer som sa: ”Velkommen til Øksnes kommune. Du får svar så snart vi er ledig.” Helsetilsynet ringte VL kl 11.00 den 13.10.06 og fikk da en telefonsvarer som repeterte at alle linjer var opptatt og oppfordret til å ringe igjen om en liten stund, alternativt ringe 113.

Avvik 2:
Det er ikke etablert et system ved Vesterålen legevakt som sikrer at fastlege får tilsendt epikrise fra konsultasjoner ved legevakten i tilfeller hvor dette er nødvendig for å kunne gi helsehjelp på en forsvarlig måte.

Avvik fra følgende: kommunehelsetjenesteloven § 1-3a hvor det heter: Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Det vises også til helsepersonelloven § 16.

Det vises videre til helsepersonelloven § 45 hvor det heter: Med mindre pasienten motsetter seg det skal helsepersonell som nevnt i § 39 gi journalen eller opplysninger i journalen til andre som yter helsehjelp etter denne lov, når dette er nødvendig for å kunne gi helsehjelp på en forsvarlig måte.

Det vises også til forskrift om internkontroll i sosial-og helsetjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Det fremkom i intervju at man ved oppstarten av VL forsøkte å få til et system med automatisk elektronisk oversendelse av journalnotat til fastlege. Dette lot seg av tekniske årsaker ikke gjøre.
• Det fremkom i intervju at det var variabel praksis mht. om epikrise ble sendt fastlege.
• Det fremkom i intervju at fastlege i noen tilfeller hadde hatt behov for epikrise, men at dette ikke var mulig å få tak i når man trenger det på dagtid fordi VL bare har åpent fra kl. 21.00.
• Ved journalgjennomgang ved VL fant Helsetilsynet ingen eksempler på at epikrise var sendt fastlege. Etter Helsetilsynets vurdering var det imidlertid heller ikke nødvendig med oversendelse av epikrise til fastlege i de aktuelle tilfellene.
• Det var ikke laget prosedyre for når vaktlege skal sendes epikrise til fastlege.

Helsetilsynet i Nordlands kommentar:
Det er viktig at det er etablert et internkontrollsystem som sikrer at epikrise sendes fastlege på bakgrunn av en relevant medisinsk faglig vurdering hos legevaktlege.

Avvik 3:
Det er ikke etablert et system som sikrer at telefonrådgivning ved legevaktformidlingen blir journalført.

Avvik fra: kommunehelsetjenesteloven § 1-3a hvor det heter: Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Jfr. helsepersonelloven § 39 hvor det heter: Den som yter helsehjelp skal nedtegne eller registrere opplysninger som nevnt i § 40 i en journal for den enkelte pasient.

Det vises også til forskrift om pasientjournal. Det vises videre til forskrift om internkontroll i sosial-og helsetjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Ved gjennomgang legevaktformidlingens logg 36 dager i perioden 01.08.-11.10.06 var det loggført 63 henvendelser fra Øksnes kommune. To av henvendelsene ble ikke videreformidlet til vakthavende lege, hvorav den ene henvendelsen kun gjaldt betaling for tidligere konsultasjon. Det var ikke ført journal på de to henvendelsene.
• Det fremkom i intervju at det ikke er rutine å journalføre telefonrådgivning som utføres ved legevaktformidlingen.
• I følge intervju og ut fra gjennomgang av logg i ovennevnte periode, blir henvendelser til legevaktformidlingen i all hovedsak videreformidlet til vakthavende lege.

Helsetilsynet i Nordlands kommentar:
Helsetjenester må være organisert slik at det sikres at krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift overholdes. Internkontroll er et ledelsesverktøy og et hjelpemiddel for å påse at så skjer. I henhold til gjeldende regelverk skal alle konsultasjoner, også som i dette tilfellet telefonrådgivning ved legevaktformidlingen, journalføres.

Merknad 1: Kommunen har et forbedringspotensiale mht. å sikre at de som har behov for øyeblikkelig hjelp fra legevakten etter kl. 21.00 og i helger får hjelp fra helsepersonell med tilstrekkelig kompetanse.

Merknaden bygger på følgende:

• Det fremkom i intervju at kommunen ikke har godkjente retningslinjer for bruk av bakvakten.
• Det fremkom i intervju at leger i vakt ved VL er innforstått med at bakvakten i Øksnes bare skal kontaktes ved streng praktisering av ”rød respons”.
• I henhold til udatert notat fra kommunen til AMK Harstad, laget i forbindelse med overføring av AMK-funksjonen fra Stokmarknes sykehus til Harstad sykehus, skal bakvakten i Øksnes kun aktiviseres dersom dette ”utgjør en forskjell for liv og helse før pasienten kommer til sykehus sammenlignet med håndtering ved ambulansen alene. Det skal ikke være noen automatikk i at lege i bakvakt alltid kalles ut på rød respons.”
• Legevakttjenesten i Øksnes kommune er basert på at ambulansepersonellet er kvalifisert til å gi den medisinske hjelpen pasienten trenger inntil vedkommende kommer til VL, jf. at bakvakt i kommunen bare helt unntaksvis skal rykke ut til pasient. Av de 23 ambulansejournalene Helsetilsynet fikk oversendt fra Hålogalandssykehuset Harstad vedrørende pasienter fra Øksnes i perioden 10.08.10.10.06, hadde 3 pasienter behov for medikamentell behandling, noe de også fikk. Det fremkom imidlertid i intervju at kommunen var kjent med at ett av i alt to team på ambulansen ikke kan gi pasienter medikamenter.
• Det fremkom i intervju og i evalueringsrapporten om VL at helsepersonell i vakt ved VL ikke skal rykke ut til en øyeblikkelig-hjelp pasient.
• Helsetilsynet i Nordlands kommentar: Kommunen er kjent med at ett av i alt to ambulanseteam ikke gir pasienter medikamentell behandling. Kommunen har imidlertid ikke tatt hensyn til dette faktum mht. at bakvakt bare skal kontaktes ved så kalt ”streng rød respons”. Etter Helsetilsynet i Nordlands vurdering innebærer denne praksisen en risiko for at for eksempel hjertepasienter under transport til sykehuset ikke får nødvendig medikasjon.
• Dette burde tilsi en praksis med noe lavere terskel enn i dag for å kunne kontakte bakvakt. Kommunen har ikke tatt opp med helseforetaket problemet med at halvparten av ambulansepersonellet ikke gir medikamentell behandling.

Merknad 2:
Øksnes kommune har et forbedringspotensiale mht. å systematisk følge med på driften/aktiviteten ved legevaktformidlingen og legevakttjenesten ved Vesterålen legevakt, slik at kommunen sikrer oppfyllelse av myndighetskravene for denne tjenesten.

Merknaden bygger på følgende:

• Det er i forbindelse med tilsynet ikke dokumentert at kommunen har rutiner for å følge med på/evaluere driften av legevakttjenesten ved VL.
• Det fremkom i intervju at kommunen ikke var kjent med det som fremgår av rapportens avvik 2 og 3 og merknadene 3-4, jf. nedenfor.

Helsetilsynet i Nordlands kommentar:
I henhold til kommunehelsetjenesteloven § 1-3 skal kommunehelsetjenesten også omfatte legevakttjenesten i kommunen. Øksnes kommune er dermed ansvarlig hele døgnet for legevakttjenesten til befolkningen i kommunen, også den som utføres av VL på oppdrag fra kommunen. Kommunen har på samme måten som for den tjenesten som utføres av helsepersonell i kommunen, ansvar for å sørge for forsvarlig drift av tjenester som kjøpes utenfor kommunen.

Merknad 3:
Det systemet som er etablert ved Vesterålen legevakt for å sikre at legevaktformidlingen gjennomfører logging i henhold til anbefaling i § 10 i forskrift om akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus, har et forbedringspotensiale.

Merknaden bygger på følgende:

• Ved gjennomgang av logg for 36 dager i perioden august-oktober 2006 var det ført at 63 pasienter hadde ringt fra Øksnes. Av disse henvendelsene var
  -13 henvendelser registrert uten tidspunkt for når telefonhenvendelsen kom inn
  -18 henvendelser uten tidspunkt for videreformidling til lege (korrigert for avtale med vakthavende lege om å samle henvendelser til et gitt tidspunkt).
  -for 6 av de 63 pasienthenvendelsene fremgikk det ikke av loggen om de var videreformidlet til lege. Dette ble avklart ved journalgjennomgang på legekontoret i Øksnes.
  - Det var kun oppgitt hastegrad på 8 av de 63 pasientene.

Helsetilsynet i Nordlands kommentar:
I henhold til forskrift om akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus § 10 bør viktig trafikk logges, dvs. en systematisk og kronologisk registrering av virksomhetens aktiviteter. Dersom man registrerer hastegrad på henvendelsene bør dette for pålitelighetens skyld gjøres konsekvent og etter en etablert vurdering av hva som hører inn under de ulike hastegradene.

Merknad 4:
Det systemet som er etablert ved Vesterålen legevakt for å sikre at prøvesvar mottatt per post til legevaktformidlingen raskt blir fulgt opp av lege, har et forbedringspotensiale.

Merknaden bygger på følgende:

• Rekvireringsskjemaet blir automatisk påført VL som rekvirent. Prøvesvar sendes dermed alltid VL.
• I henhold til intervju er det rutine å føre på rekvireringsskjema at kopi av prøvesvaret skal sendes fastlege. Dette må imidlertid vaktlege påføre den enkelte rekvisisjon.
• I følge intervju blir posten til VL åpnet 1-2 ganger per måned.
• Ved tilsynet 12.10.06 ble det funnet uåpnet post med prøvesvar datert 26.09.06. I disse tilfellene var prøvesvar sendt fastlege.

Helsetilsynet i Nordlands kommentar:
Etter Helsetilsynet i Nordlands vurdering er denne rutinen sårbar for svikt. Dersom vaktlege glemmer å føre på skjema at svar på prøven skal sendes fastlege, eller vikarer/nye vaktleger ved VL ikke kjenner denne rutinen, kan det gå lang tid før prøvesvar blir fulgt opp. Post til legevakten åpnes bare et 1-2 ganger i måneden og ev. manglende oversendelse til fastlegen kan dermed bli fanget opp for sent.

Generelle bemerkninger:
Helsetilsynet i Nordland fikk ved systemrevisjonen inntrykk av at helsepersonell i legevakt er tilgjengelig i det lukkede kommunikasjonsnettet for helsetjenesten. Nytt personell gis opplæring i bruk av helseradioen og den er aktivt i bruk i vaktsammenheng. Legevakttjenesten i Øksnes kommune har videre etablert et avviksmeldesystem. Tjenesten har etablert rutiner for bruk av tolk.

• Lov av 30.03.1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 02.07.1999 om pasientrettigheter
• Lov av 02.07.1999 om helsepersonell m.v.
• Forskrift av 18.03.2005 om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus
• Forskrift av 14.04.2000 om fastlegeordning i kommunene
• Forskrift av 21.12.2000 om pasientjournal
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial-og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Årsrapport
Årsrapport for enheten helsetjenester 2005
Tertialrapport for enheten helsetjenester 2-2006

2. Organisasjonskart
Organisasjonskart for Øksnes kommune
Organisasjonskart for helse og sosial

3. Informasjon om organisering av LV-sentralen
Litt om legetjenesten per august 2006
Legevaktinformasjon internt ved Øksnes legekontor

4. Stillingsbeskrivelser
Ansvar og arbeidsområder for enhetsleder Birgit Flåten
Utkast til arbeidsbeskrivelse for kommunelege 1
Arbeidsbeskrivelse for helsesekretær Ann-Helen Johansen
Arbeidsbeskrivelse for sykepleier Torill J. Strøm

5. Navn på ansatte i legetjenesten
Ansatte i legetjenesten per 20.08.06
Fastleger i Øksnes per 24.08.06
Timebok Øksnes Legekontor -en oversikt juni-sept. Plan for vakt/bakvakt
Vaktliste for Vesterålen Legevakt

6. Oversikt over leger som deltar i vakt per 15.08.06

7. Opplæringsplan/dokumenter som gjelder nyansatt helsepersonell i legetjenesten
Introduksjon til nye leger
Introduksjon til nytilsatte – momentliste

8. Oversikt over internkotrollsystemets oppbygging
Om kvalitetssystemet
Definisjoner brukt i internkontrollsystem
Avviksmelding
Vesterålen Legevakt. Avvik og forbedring

9. Relevante styrende dokumenter
Off. legeoppgaver per 01.09.06
Sikkerhetshåndboka-IT. Oversikt over dokumenter
Et eks. på en av prosedyrene: ”Prosedyre ved akuttsituasjoner Urinlab”

10. Informasjonsfolder ”Vi informerer om legetjenesten”

11. Interkommunal legevakt, behandlet i kommunestyret 16.12.04

12. Samarbeidsavtale vedr. drift av Vesterålen interkommunale legevaktsordning, datert 29.09.05

13. Evaluering av IKL, behandlet i kommunestyret 15.06.06

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Forslag til utlysningstekst til stilling som kommunal helse/sosial og omsorg
• Arbeidsbeskrivelse for kommunelege I, gjeldende fra 19.09.06
• Avviksmelding datert 13.10.06 vedr. telefonsvarer ved kommunetorget
• Mail av 09.10.06 fra enhetsleder for helsetjenester i Øksnes til Hans Norbakk, Hadsel, vedr. utkast til avtale om legevaktsamarbeid
• ”Vi informerer om legetjenesten”, sist oppdatert 21.08.06
• Prosedyre for AMK/vesterålen legevakt ved utkall av lege i kommuner uten bakvakt, datert 08.09.05
• Henvendelse fra Øksnes legekontor til AMK Harstad, udatert

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

• Brev av 05.07.06 fra Helsetilsynet i Nordland, varsel om tilsyn
• Oversendelse av 29.08.06 fra Øksnes kommune til Helsetilsynet
• Mail av 26.09.06 fra Helsetilsynet til Øksnes kommune
• Mail av 29.09.06 fra Øksnes kommune til Helsetilsynet
• Brev av 02.10.06 fra Helsetilsynet til Øksnes kommune, program for tilsynet
• Oversendelse mottatt her den 02.10.06 fra Øksnes kommune
• Mail av 03.10.06 fra kommunen til Helsetilsynet
• Fax av 11.10.06 fra Stokmarknes AMK-sentral til Helsetilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ass. fylkeslege Eli Løkken og underdirektør Solveig Mollnes