Fylkesmannen i Vest-Agder har gjennomført tilsyn med Hægebostad kommunes avlastning og støttekontakttjeneste i tidsrommet 06.03.07.07 til 20.08.07. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med sosialtjenesten i 2007.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester etter sosialtjenesteloven
• Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven
• Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet 1 avvik og gitt 1 merknad

Kommunen sikrer ikke at det skjer en relevant utredning av alle søkere når det gjelder støttekontakt og avlastning.

Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder å nyttiggjøre seg tilbakemeldinger fra tjenesteytere for å sikre tistrekkelig kunnskap og ferdigheter hos tjenesteyterne

Dato: 20.08.07

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hægebostad kommune i perioden 06.03.07 – 20.08.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Hægebostad kommune har ca 1600 innbyggere.

Kommunen er organisert med 6 enheter som rapporterer til rådmannen. Enhet for Helse og sosial, pleie og omsorg ledes av en helse- og sosialsjef. Enheten har 5 avdelinger: Helseavdeling, sosialavdeling, avdeling for funksjonshemmede, avdeling for hjemmetjenester og Eiken bu og omsorgssenter. Fagområdet psykisk helse er en stabsfunksjon hos helse- og sosialsjefen.

Vedtaksmyndighet når det gjelder avlastning og støttekontakt er lagt til et felles vedtaksteam for alle tjenester etter sosial- og helselovgivningen. Saksbehandling i forhold til støttekontakt og avlastning er lagt til flere avdelinger.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.03.07.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 30.05.07.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 31.05.07

Tilsynet omfatter 3 områder som til sammen skal si om kommunen har en forsvarlig tildeling av avlastnings- og støttekontakttjeneste etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c.

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav b, herunder:

• Om kommunen sikrer at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden,
• Om kommunens sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder,
• Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere,
• Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
• Om kommunen sikrer en praksis der det ikke kreves vederlag for avlastning,
• Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
• Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 2:
Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf § 4-2 bokstav c, herunder:

• Om kommunen sikrer at alle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden,
• Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder,
• Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere,
• Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
• Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres snarest mulig og i samsvar med vedtaket
• Om kommunen sikrer at alternative tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles

Område 3:
Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf. sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.

• Om kommunene sikrer at det skjer vurdering av krav til avlasteres og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter før oppdrag tildeles.
• Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet.
• Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert.
• Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget, samt at det settes inn opplæring ved behov

Når tilsynet har undersøkt om kommunen ”sikrer” tjenestene sine, innebærer dette undersøkelse av hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om den gir de resultater lovgivningen krever.

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke at det skjer en relevant utredning av alle søkere.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf 4-2 b og c , og § 8-1, jf lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 17 hvor det står om kommunens utrednings- og informasjonsplikt: ” Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen har utarbeidet veileder (udatert) kalt: ”Hægebostad sentrale tiltaksteam - veileder for saksbehandling”. Den beskriver i punkt 3.2 - saksbehandling ved tjenestetildeling - at opplysninger i saken skal analyseres og vurderes. Det er ikke krav om at vurderingen skal dokumenteres. Det nevnes at vedtak skal begrunnes unntatt ”dersom søknaden innvilges og det ikke er grunn til å tro at noen er misfornøyd med vedtaket.” *
• I flere av de gjennomgåtte saksmappene lå det ikke søknader. Det gikk ikke frem av saksutredningen hva det var søkt om.
• I flere av de gjennomgåtte saksmappene lå det ikke notater, saksutredning o.l som sa noe om de sosialfaglige vurderingene kommunen hadde gjort i sakene.
• Sakene ble drøftet i inntaksteamet, eventuelt mellom saksutreder og vedtaksansvarlig. Det ble ikke laget notat eller lignende som gjenga diskusjonen. Alt foregikk muntlig.
• Det fremgår ikke av vedtakene om søkerne er vurdert med hensynt til om vilkårene for å tilså sosiale tjenester er til stedet. Vedtakene viser til sosialtjenesteloven § 4-2 og ikke som vi forventer, § 4-3.

Kommentar:
Punktet har med forsvarlig tideling av tjenester å gjøre og gjelder både avlastningstjenester og støttekontakt. Ettersporbar utredning vil ha stor betydning for eksempelvis utmåling av tjenester og er en forutsetning hvis vedtak skal endres. En relevant utredning av sakene vil også ha betydning for forvaltningslovens krav om at alle søknader skal vurderes individuelt.

*Kommunens veileder viser til at søknader som innvilges, ikke trenger en begrunnelse. (Vi antar dette er hentet fra fvl § 24, andre ledd). Forvaltningslovens bestemmelse må imidlertid ikke forstås slik at det i kommunens system ikke er nødvendig å ha dokumentasjon om hvilke vurderinger som er gjort.

Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder å nyttiggjøre seg tilbakemeldinger fra tjenesteytere for å sikre tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter hos tjenesteyterne

Merknaden er bygget på følgende:

• Kommunen bruker ansvarsgruppe i forhold til brukere med sammensatte problem. I disse sammenhenger skjer tilbakemelding fra tjenesteytere - både avlastere og støttekontakter i den grad de er med i ansvarsgrupper. Det fremkommer at det ikke er systematisert tilbakemelding fra støttekontakter og avlastere utenom disse sammenhenger.

Ved tilsynet er det funnet mangler ved styringssystemet i forhold til å sikre vurdering av retten til tjenestene avlastning og støttekontakt. Manglene kan innebære at de som har rett til tjeneste vurderes på samme måte som de som ikke har slik rett. For kommunen kan dette innebære manglende oversikt over tjenesteyting som er lovpålagt og ytelser som kommunen gir ut fra andre hensyn.

Det ble gitt uttrykk for muntlige rapporterings- og saksbehandlingsformer som man i en så liten kommune som dette, mente var tilstrekkelig. Muntlighet kan være problematisk med hensyn til tilsyn og kontroll og kan også gi kommunen utfordringer med hensyn til å sikre at det ikke gjøres usaklig forskjellsbehandling.

Det fantes utarbeidede prosedyrer som ikke var kjent i aktuelle enheter eller som kun ble brukt ved behov. Dette svekker sikkerheten i tjenesteytingen. Manglende informasjonsutveksling og uklare system for tilbakemeldinger og avvikshåndtering, innebærer risiko for svikt i tjenestene.

I følge forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav c skal virksomheten sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll. Videre skal den/de ansvarlige for virksomheten sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Virksomheten skal utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosiallovgivningen, jf. § 4 bokstav g.

• Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven).
• Forskrift 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tjenester m.v.
• Forskrift 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (kvalitetsforskriften)
• Forskrift 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten)
• Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for kommunen med organisering av helse og sosial, pleie og omsorg på avdelingsnivå
• Delegasjonsreglement
• Veileder for saksbehandling, herunder tiltaksteamets ansvars og funksjonsområde
• Skjema: Avtale om oppdrag-støttekontakt
• Skjema: Avtale om oppdrag –avlastning
• Skjema. Godkjenning av støttekontakt/avlaster
• Tjenestebeskrivelse/kriterier for tildeling av støttekontakttjeneste
• Tjenestebeskrivelse /kriterier for tildeling av avlastning
• Informasjonsbrosjyre: Hva er en støttekontakt- herunder krav til støttekontakt

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 16 klientmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 06.03.07
• Brev fra Fylkesmannen 30.03.07 med orientering om tilsynet samt forespørsel om å oversende dokumenter
• E-post fra Hægebostad 23.04.07 med melding om kontaktperson
• Oversendelse av dokumenter fra kommunen, 03.05.07
• Brev fra Fylkesmannen 18.05.07 med dagsorden og oversikt over de som skal intervjues.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Eli Gotteberg, underdirektør
Håkon Kiledal, rådgiver
Britt Møll Abrahamsen, seniorrådgiver, revisjonsleder
Eva Dolva, rådgiver- observatør