Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Fylkesmannen i Telemark har gjennomført tilsyn med Sauherad kommunes avlastning- og støttekontakttjenester. Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling og iverksetting av tjenestene etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c. Vi har videre undersøkt om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter innenfor de aktuelle områder.

Rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble funnet 2 avvik ved tilsynet.

Kommunen sikrer ikke forsvarlig tildeling av avlastningstjenester

Kommunen sikrer ikke forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester

Dato: 28.08.07

Seniorrådgiver Audhild Arnesen revisjonsleder

rådgiver Ingrid Skaara Serkved revisor

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sauherad kommune i perioden 27.03 .07 - 23.05.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet for inneværende år, og er også ledd i ett av de landsomfattende tilsynene som gjennomføres etter oppdrag fra Helsetilsynet i 2007.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Sauherad kommune har 4277 innbyggere. Kommunen er organisert etter en 2-trinnsmodell, der alle enhetene er direkte underlagt rådmannen. Det er utarbeidet arbeidsavtale som avgrenser ansvars- og arbeidsoppgaver mellom hver enhetsleder og rådmannen.

Det er 4 enheter, enhet for sosialtjenesten, enhet for bygdeheimen, enhet for åpen omsorg, og enhet for psykisk helsearbeid, som behandler søknader om avlastning og støttekontakttj eneste. Når det gjelder enhet for psykisk helsearbeid benyttes det lite støttekontakttjeneste. Kommunen har valgt å ansette miljøarbeidere som implementerer en del av støttekontaktvirksomhet i sitt daglige arbeid.

Søknader om tjenester som gjelder enhet for bygdeheimen og enhet for åpen omsorg, behandles i tiltaksteam, mens søknader om tjenester som gjelder psykisk helsearbeid, tildeles i enhet for psykisk helsearbeid. Søknader om tjenester som gjelder sosialtjenesten, avgjøres i enhet for sosialtjenesten. Kommunen gir nødvendig opplæring av både støttekontakter og avlastere i starten av oppdraget, og underveis. Videre har de system for oppfølging av avlastning- og støttekontaktene.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.03.07.

Åpningsmøte ble avholdt 22.05.07

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 23.05.07.

Formålet med tilsynet er i første rekke å undersøke om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også gjennomgående på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at tjenestene er gode og forsvarlige for tjenestemottakerne.

Fylkesmannen har under tilsynet i Sauherad kommune undersøkt om avlastning- og støttekontakttjenesten er forsvarlig. Vi har sett nærmere på om kommunen sikrer at:

• Alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
• Tildelingen skjer uavhengig av diagnose og alder
• Det foretas en relevant utredning av alle søkere
• Det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
• Det ikke kreves vederlag for avlastning
• Tverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
• Midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles
• Det skjer en vurdering av krav til avlasters og støttekontaktens kunnskap og ferdigheter før oppdrag tildeles
• Avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet
• Det skjer en jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert
• Det skjer en jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget og at det settes inn opplæring/veiledning der det fremkommer behov.

Kommunen sikrer ikke forsvarlig tildeling av avlastningstjenester

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 4-3 og 4-2, bokstav b, § 2-1, kvalitetsforskriften § 3 og internkontrollforskriften § 3 og 4, jf. forskrift om vederlag for sosiale tjenester, hjemmesykepleie og for opphold i institusjon mv. § 8-2 nr 3.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke utarbeidet relevant informasjonsmateriale som omhandler avlastning
• Det foreligger ingen informasjon om at avlastningstjenester er uten vederlag og omfatter transport, mat, ledsager, o.l
• Saksbehandlere var ikke kjent med at transportutgifter skal dekkes
• Kommunens avlastningstjeneste tildeles ikke eldre
• Gjennomgang av tiltaksteamets protokoller viste at ingen hadde fått innvilget avlastningsopphold
• Intervjuene bekreftet at det gis bare korttidsopphold for eldre på institusjon, mot vederlag
• De vedtak som ble gjennomgått gjaldt alle avlastning for barn og unge
• Organisering av avlastningstjenester skjer i flere enheter, uten noen systematisk samhandling
• Det er ikke utarbeidet felles prosedyre for tildeling av avlastningstjeneste
• Prosedyrer for innvilgelse av vedtak omhandler ikke hvem som er berettiget til tjenester
• Det er ikke meldt noen avvik på dette tjenesteområde
• Det er uklart hva som skal meldes som avvik på dette tjenesteområdet
• Som del av utredningen, mangler IPLOS- registrering

Avvik 2
Kommunen sikrer ikke forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 4-3 og 4-2, bokstav c, § 2-1, kvalitetsforskriften § 3 og internkontrollforskriften § og 4, jf. forskrift om vederlag for sosiale tjenester, hjemmesykepleie og for opphold i institusjon mv. § 8-2 nr 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke utarbeidet relevant informasjonsmateriale som omhandler støttekontakttjenesten
• Organisering av støttekontakttjenester skjer i flere enheter uten systematisk samhandling
• Det fattes ikke skriftlige vedtak i enhet for psykiatritjenesten
• Det er ikke utarbeidet felles prosedyre for tildeling av støttekontakttjenesten
• Ved utredningen mangler IPLOS —registrering
• De vedtak som ble gjennomgått gjaldt alle tildeling av støttekontakt for barn og unge
• Det er ikke meldt noen avvik, eks. vansker med å skaffe støttekontakter, på dette tjenesteområdet
• Det var uklart hva som skulle meldes som avvik

Kommunen har ikke et helhetlig kvalitetssystem. Det var imidlertid kjent hvem som har ansvar for å få dette på plass, og ansvarslinjen er kjent for utarbeidelse, og godkjemiing av nye prosedyrer. Enhet for åpen omsorg og enhet for bygdeheimen har utarbeidet et felles kvalitetssystem, som er i bruk, men mangler revidering. Det opplyses at noe av årsaken til dette er at de venter på nytt dataprogram.

Når det gjelder enhet for sosialtjenesten har de en egen rutinehåndbok med til dels gamle prosedyrer, som mangler dato, underskrift og godkjenning. Dette resulterer i at prosedyrer på felles tjenesteområder ikke er sanimenfallende for enhetene.

Fortsatt synes det imidlertid å være lite fokus på avviksmelding, og håndtering av disse. Avviksmeldingene fra enhetene viste avvik som gikk på feil i legemiddelhåndtering, og avvik innenfor HMS- området.

All den tid avlastningstjenester og støttekontakttjenester formidles gjennom flere enheter, ville en systematisk samhandling bidra til å avdekke risiko for svikt og kunne bruke kunnskap og erfaringer fra saker i det systematiske forbedringsarbeidet.

Internkontroll handler om virksomhetens (kommunens) interne styring og deres egen kontroll med at tjenestene fremstår som tilgjengelige og av god faglig kvalitet, og at iimbyggernes rettssikkerhet blir ivaretatt. Kommunene har utviklet styringssystemer for økonomioppfølging. Tilsvarende styringssystem for faglig forsvarlighet synes å være vanskeligere å fa operativt.

• Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov 1991-12-13 nr 81 Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Lov 1982- 11-19 nr 66 Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetj enesteloven).
• FOR 1992 -12-04 nr 915 Forskrift til lov om sosiale tjenester m.v.
• FOR 2003 — 06-27 nr 792 Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene og lov av 13. desember 1991 nr 81 om sosiale tjenester m.v. (kvalitetsforskriften)
• FOR 2002— 12- 20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten, (internkontrollforskriften).

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Sauherad kommune
• Arbeidsavtale for enhetslederne (sosialtjenesten, bygdeheimen og åpen omsorg)
• Retningslinjer for delegasjon av myndighet til administrasjonen i klientsaker
• Informasjon om leder av bygdeheimen, pleie- og omsorg og sosialtjenesten
• 2 vedtak om støttekontakt fra enhet for sosialtjenesten
• Søknadsskjema om støttekontakt og søknadsskjema om å bli støttekontakt /besøkshjem
• Rutine for tildeling av støttekontakter/avlastningstiltak for enhet for sosialtjenesten
• Årlig rapporteringsskjemaer fra støttekontakter/avlastere
• Avtaleskjemaer for oppdrag for støttekontakt og for besøkshjem

Dokumentasjon som ble gjem under revisjonsbesøket:

• Møteprotokoll fra tiltaksteamet 14.05.07, der 9 saker ble behandlet, deriblant saker som gjaldt søknad om avlastning, støttekontakt og korttidsopphold
• 6 saksutredninger om søknad om opphold på Bygdeheimen, behandlet i tiltaksteam
• 2 meldinger om vedtak på støttekontakt for personer med psykisk utviklingshemming i enhet for åpen omsorg, behandlet i tiltaksteam
• 3 vedtak på støttekontakttjeneste, og 3 vedtak fattet på avlastning/besøkshjem, I avslag fattet av enhet for sosialtjenesten
• Perm med “bank “med bl.a liste over støttekontakter og avlastere
• Perm kvalitetssystem pleie- og omsorgsavdelingen
• Rutinehåndbok sosialtjenesten
• Plan for psykisk helse 2007-2010
• Kvartalsvise økonomirapporteringer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 27.03 .07
• Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen datert 14.05.07
• Oversendelse av vedtak, og dokumentasjon fra enhet for sosialtjenesten, datert 19.05.07
• Utsendelse av program og ønske om å få lagt fram ytterligere dokurnentasjon, datert 14.05.07

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmote, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Audliild Arnesen, revisjonsleder, rådgiver Tonje Fehn, revisor og rådgiver Ingrid Skaara Serkved, revisor.