Virksomhetens adresse: 3730 Ulefoss

Tidsrom for tilsynet: 29.03.07 - 08.06.07

Kontaktperson i virksomheten: Helse-, sosial og omsorgssjef Målfrid Laskemoen

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet 

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen i Telemark har gjennomført tilsyn med Nome kommunes avlastning- og støttekontakttjeneste. Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av tjenestene etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c. Under dette punktet er det også sett nærmere på iverksettingen av disse tjenestene. Vi har videre undersøkt om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf sosialtjenestelovens §§ 2-1, 2-3 og forskrift om internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet avdekket ikke forhold som ga grunnlag for å gi avvik, men ga følgende merknad.

Kommunen bør presisere at transport inngår i vederlagsfri avlastning

Dato:

rådgiver Ingrid Skaara Serkved revisjonsleder

seniorrådgiver Audhild Arnesen revisor

1. Innledning 
 Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nome kommune i perioden 29.03.07 - 08.06.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er også ledd i et av de landsomfattende tilsynene som gjennomføres etter oppdrag fra Helsetilsynet i 2007.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Nome er en kommune med ca 6700 innbyggere. Kommunens administrative hovedstruktur er organisert med 3 myndighetsnivå, rådmann, etatsjefer og virksomhetsledere. Tjenestene støttekontakt og avlastning er underlagt etatsjefen for Helse-, sosial og omsorg (HSO). Søknader om avlastning på sykehjem behandles av inntaksteamet som er tverrfaglig sammensatt Før det fattes vedtak blir sakene utredet av avdelingsleder, eller en saksbehandler i hjemmetjenesten. Kommunen har en person i avlastningsbolig, samt 4-5 personer som får privat avlastning. Søknader om støttekontakt og avlastning for andre grupper utreder sosialkontoret v/sosialkonsulent , og sakene blir drøftet jevnlig enten i kuratormøtene, eller i rehabiliteringsteamet. Sosialkonsulent er sekretær i rehabiliteringsteamet.

Psykiatrikoordinator fatter ikke vedtak om støttekontakt, men 15 personer med psykiske lidelser er innvilget støttekontakt. Behovet for støttekontakt til denne gruppa blir videresendt til sosialkontoret som har vedtaksmyndighet. Iverksettingen av støttekontaktvedtakene er overlatt til sosialtjenesten, som har en aktiv rekrutteringsprofil for å ”skreddersy ”tilbudet. Psykiatrikoordinator har imidlertid noe støttekontaktmidler som blir brukt fleksibelt til ulike aktivitetstilbud, som eksempelvis kulturskoletiltak, ”garasjeprosjekt”, tippelag m.m. Det gis støttekontakt til personer i alle aldre, ut fra individuell vurdering. Kommunen følger støttekontaktene opp med opplæring og har prosedyre for kontinuerlig evaluering av støttekontakttiltak og avlastningstiltak.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.03.07.

Åpningsmøte ble avholdt 07.06.07.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 08.06.07.

Formålet med tilsynet er i første rekke å undersøke om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiserer på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også gjennomgående på alle områder vurderes om virksomheten har den internkontrollen som er tilstrekkelig for å sikre at tjenestene er gode og forsvarlige for tjenestemottakerne.

Fylkesmannen har under tilsynet i Nome kommune undersøkt om avlastnings- og støttekontakttjenesten er forsvarlig. Vi har sett nærmere på om kommunen sikrer at

• Alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
• Tildelingen skjer uavhengig av diagnose og alder
• Det foretas en relevant utredning av alle søkere
• Det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
• Det ikke kreves vederlag for avlastning
• Iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
• Midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles
• Det skjer en vurdering av krav til avlasters og støttekontakts kunnskap og ferdigheter før oppdrag tildeles
• Avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet
• Det skjer en jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert
• Det skjer en jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget og at det settes inn opplæring/veiledning der det fremkommer behov.

Det er ikke funnet avvik på noen av områdene, men følgende merknad ble gitt:

Merknad 1:
Kommunen bør presisere at transport inngår i vederlagsfri avlastning

Merknaden er bygget på følgende:

• I kommunens informasjonsmateriellet for avlastning står det at avlastningstjenester er gratis, ingen egenandel, men det er ikke presisert at dette også omfatter transport til og fra avlastningshjemmet
• Avlastning gitt på sjukeheimen dekket transportutgifter til og fra heimen.
• Ved intervju kom det fram at kommunen ikke hadde dekket transport til og fra avlastningshjemmet da dette aldri hadde vært aktuell problemstilling

Kommentar:
Viser her til Rundskriv I-1/94, pkt 4.2.2.b der det heter at avlastningstjenester omfatter transport, mat ledsager, og lignende . Tidligere Sosial-og helsedepartementet har i brev sagt at ”dette skal forstås slik at avlastningstiltak skal inneholde transport til og fra hjem/avlastningshjem, ledsager og mat i de tilfellene det er behov for det ”.

Nome kommune har utarbeidet et Kvalitetssystem med en systemdel der 3 kapittel er felles for de 3 virksomhetene, deretter er det utarbeidet fagprosedyrer for de enkelte områdene. Hele kvalitetssystemet er under revisjon, og forventes ferdig revidert i løpet av høsten. En del av prosedyrene er sist godkjent i 2002. De prosedyrene som gjaldt tema for revisjonen var likevel oppdatert, og i bruk. Det var felles avviksprosedyre, skjema og avvikslogg, men ingen meldte avvik som gjaldt det reviderte tjenesteområdet.

• Lov av 30.03.1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 13.12.1991 nr 81 om sosiale tjenester
• Lov av 10.02.1967 nr 00 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 27.06.2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v.
• Forskrift av 20.12.2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Nome kommune og HSO etaten
• Aktuelle stillingsbeskrivelser
• Tjenestebeskrivelser for støttekontakt og avlastning
• Søknadsskjema
• Prosedyre for evaluering av støttekontakt og avlastningstiltak på nettet
• Eksempel på informasjon om støttekontakt ordninga
• 5 vedtak på tildeling om støttekontakt
• 5 vedtak på tildeling av avlastning
• Beskrivelse av opplæringsutvalget i HS etaten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Kvalitetssystemet for helse og sosialetaten
• Reglement for inntaksteam
• Kriterier for tildeling av sjukeheimsplass på de ulike avdelingene
• Saksbehandling ved søknad om plass, deriblant søknad om avlastningsplass
• Protokoll frå tiltaksteamet fra første halvår i 2007 der 149 saker var behandlet, derav 10 søknader om avlastning
• Gjennomgang av 5 saksmapper som gjaldt innvilget støttekontakt,
• Avviksperm for 2007 for Nome sjukeheim
• Avviksperm for sosialtjenesten
• Referat fra Rehabiliteringsteamet
• Liste over 57 innvilgede støttekontaktmottakere i alderen 11 år til 75 år.
• Evalueringsskjema for støttekontaktene
• Forslag til aktivitetsplan, utarbeidet av støttekontakt
• Støttekontaktperm med bl. a aktivitetstilbud i samarbeid med Bø, Sauherad, brev / innkallinger til søtttekontaktmøter, oversikter over støttekontakter
• Årsmelding for sosialtjenesten 2006

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 29.03.07 med varsel om tilsyn
• Brev av 11.04.2007 fra Nome kommune med oversendelse av dokumentasjon
• Brev av 24.05.2007 fra Fylkesmannen i Telemark med oversendelse av program, og ønske om å få lagt fram ytterligere dokumentasjon under møtet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgjevar Ingrid Skaara Serkved, revisjonsleder
Rådgiver Tonje Fehn, revisor
Seniorrådgiver Audhild Arnesen, revisor