Virksomhetens adresse: Postboks 7700, 5020 Bergen

Tidsrom for tilsynet: 24.04.07 — 08.10.07

Kontaktperson i virksomheten: Jann Aasbakk

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet 

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester.
• Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester.
• Om kommunen sikrer tilstrekkelige kunnskaper og evne for avlastere og støttekontakter på det aktuelle området.

Fylkesmannen avdekket ett avvik:
Bergen kommune, Åsane bydel, sikrer ikke oppfølging ved vurdering av alternative tiltak ved manglende effektuering av vedtak om støttekontakt

Jarle Landås revisjonsleder

Eirik Lyssand revisor

08.10.200 7

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bergen kommune, Åsane bydel i perioden 24.04.07 — 08.10.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Forvaltningsenheten i bydelen treffer vedtak om støttekontakt og avlastning. Fire ulike enheter psykisk helse, tjenester til utviklingshemmede sone i og 2 samt hjemmesykepleie) har ansvar for å rekruttere og følge opp støttekontakter. I tillegg har sosialkontoret har myndighet til å treffe vedtakk om støttekontakt og har ansvar for å rekruttere og følge opp støttekontaktene. Rekruttering og oppfølging av avlastere er fordelt på tre enheter i tillegg til byomfattende tjeneste for avlastningstjenester (psykisk utviklingshemmede).

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.04.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 27.08.07.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.08.07.

Tilsynet omfatta 3 områder som til sammen skal si om kommunen har en forsvarlig tildeling av avlastings- og støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c.

Område 1:
Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastingstjenester etter sosialtjenesteloven § 4- 2 bokstav b, innbefattet

• relevant informasjon til alle søkere for søknad
• tilgjengelige tjenester
• tildeling uavhengig av diagnose og alder
• relevant utredning av aller søkere
• individuell vurdering av alle søkere
• praksis der det ikke blir krevd vederlag for avlastning
• iverksatte vedtak utføres etter vedtak
• alternative tiltak blir vurdert der vedtaket ikke kan oppfylles

Område 2:
Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c, innbefattet:

• relevant informasjon til alle søkere før søknad
• tilgjengelige tjenester
• tildeling uavhengig av diagnose og alder
• relevant utgreiing av aller søkere
• individuell vurdering av alle søkere
• iverksatte vedtak utføres etter vedtak
• alternative tiltak vurderes når vedtak ikke kan oppfyllast

Område 3:
Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og evne innenfor det aktuelle området, jf. sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.

• vurdering av krav til kunnskaper og evne
• nødvendig opplæring
• jevnlig evaluering av tjenestetilbudet.
• jevnlig oppfølging

Bergen kommune, Åsane bydel, sikrer ikke oppfølging ved vurdering av alternative tiltak ved manglende effektuering av vedtak om støttekontakt.

Avvik fra følgende myndighetskrav: sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c, jf § 4-3 og internkontrollforskriften § 4

Kommentar:

Avviket bygger på følgende:

• Mellom forvaltningskontoret og enhetene som iverksetter vedtak om støttekontakt foreligger samarbeidsavtale. Denne fastsetter at dersom det ikke har lykkes å skaffe støttekontakt skal det gis tilbakemelding på huskeliste til leder for forvaltningsenheten. De ulike samarbeidsavtalen har imidlertid ulik ordlyd på hva det skal bli gitt tilbakemelding på. Det fremgår av intervju at oppfatningen av hvem som har ansvaret for å følge opp og vurdere alternative tiltak ikke er klar.
• I samarbeidsavtalene er det fastsatt at tilbakemelding skal bli gitt etter 2 måneder. I referat fra ledermøte fremgår det at dette endres til 3 måneder. Det er ulik oppfatning om etter hvor lang tid det skal gis tilbakemelding til forvaltningsenheten.
• Praksis for når tilbakemelding til forvaltningsenheten blir gitt varierer. Oversittelse av fastsatt frist blir ikke avviksrapportert.
• Det er ikke fastsatt i rutiner, retningslinjer e.l hva som kan være alternative tiltak
• 40 vedtak om støttekontakt truffet før mai 2007 er ikke effektuert pr. 27.08.07. Det fremgår ikke i noen av fremlagte saksmapper at det er truffet vedtak om alternative tiltak. Pr. 27.08.07 er det i noen av sakene elektronisk journalføring på at alternative tiltak er vurdert.

• Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
• FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
• FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Stillingsoversikter
• Styringskort
• Byrådssak 1408-06 om opprettelse av NAV-kontor i Bergen kommune
• Årsrapport 2006
• Årsmeldinger fra aktuelle resultatenheter
• B-sak 337/05 “Kvalitetskrav og kvalitetsoppfølging i pleie- og omsorgstjenestene”
• B-sak 187/06 “Melding om kvalitetsutvikling og kvalitetssikring i bofellesskap, avlastning og dagsenter”
• Siste 10 vedtak om avlastning
• Siste 10 vedtak om støttekontakt
• Oversikt over antall vedtak med støttekontakt og avlastning pr. 2 1.05.07.
• Oversikt over ubehandlede søknader om støttekontakt og avlastning
• Oversikt over vedtak om støttekontakt og avlastning ikke effektuert pr. 21.05.07
• Oversikt over klager på vedtak om støttekontakt og avlastning i 2006 og 2007.
• Kartleggingsskjema for opplæringsbehov og kompetanseoversikt
• Oversikt over gjennomførte opplæringstiltak for støttekontakter og avlastere 08.10.200 7
• Kompetanseplaner/opplæringsplaner
• Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
• Saksmapper på alle personer med vedtak som ikke var effektuerte pr. 27.08.07

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev med oversending av dokumenter av 11.05.06.
• E-post til kommunen med oversending av timeplan for tilsynet
• Brev fra kommunen datert 07.09.07 vedlagt dokumentasjon på alternative tiltak i saker med ikke effektuerte støttekontaktvedtak.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Telefonintervju:

Navn	Funksjon / stilling
Nilsen, Anne Lene	avlaster
Fjellanger, Astrid	avlaster
Krossvoll, Elisabeth	avlaster
Eva Fløysand	avlaster
Nilsen, Lisbeth	støttekontakt
Danielsen, Per	støttekontakt
Pettersen, Reidun	støttekontakt
Eriksen, Siren	støttekontakt

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hilde Ordemann, Eirik Lyssand og Jarle Landås (revisjonsleder).

08.10.2007