Fylkesmannen i Telemark har gjennomført tilsyn med Kragerø kommunes avlastning- og støttekontakttjenester. Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av tjenestene etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c. Under dette punktet er det også sett nærmere på iverksettingen av disse tjenestene. Vi har videre undersøkt om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf sosialtjenesteloven §§ 2-1 og 2-3 og forskrift om internkontroll.

Tilsynet avdekket ikke forhold som ga grunnlag for å gi avvik, men ga følgende merknader:

• Informasjon om og behandling av søknader om avlastningsopphold i sykehjem bør bedres.
• Organisering og bemanning av støttekontakttjenesten er sårbar.

Dato: 30.10.07.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Kragerø kommune i perioden29.06.07 – 30.10.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er også ledd i et av de landsomfattende tilsyn som gjennomføres etter oppdrag fra Statens helsetilsyn i 2007.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Kragerø er en kommune med 10.481 innbyggere. Kommunens administrative hovedstruktur er organisert med 3 myndighetsnivå; rådmann, enhetsledere og avdelingsledere. Kommunen er nyorganisert fra og med 01.08.07.

Tjenestene støttekontakt og privat avlastning er underlagt enhet for helse og rehabilitering. Søknader om avlastning på sykehjem behandles av tiltaksteamet, som er underlagt enhet for omsorg. Det er èn avlastningsbolig i Kragerø kommune. Den driftes av enhet for omsorg, men vedtak fattes av enhet for helse og rehabilitering.

Det er èn saksbehandler/vernepleierkonsulent som fatter vedtak om privat avlastning og plass i avlastningsbolig. Denne følger også opp de 45 private avlastningshjemmene i kommunen. Når det gjelder støttekontakttjenesten, ivaretas denne av èn saksbehandler, som kun har en

50 % stilling til dette arbeidet.

Det finnes et saksbehandlerteam i kommunen, som møtes jevnlig. Teamet består av saksbehandlere på tvers av avdelingene.

Støttekontakt gis til alle aldersgrupper, men det er vansker med å rekruttere støttekontakter til personer med psykiske lidelser og til personer med rusproblematikk. Kragerø kommune har inngått et samarbeid med andre nabokommuner om blant annet rekruttering og opplæring av støttekontakter.

Kommunen har 2 personer i avlastningsbolig og i underkant av 40 personer som er tildelt privat avlastning. Sykehjemmet har 3 korttids- og avlastningsplasser. Det er 60 støttekontakter i kommunen og 93 personer som er tildelt støttekontakt. Blant disse er det 60 personer med psykiske lidelser. 8 personer venter på å få støttekontakt.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.06.07.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 29.08.07.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet, hvorav ett telefonintervju.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30.08.07.

Formålet med tilsynet er i første rekke å undersøke om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter og om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges. Som en del av tilsynet skal det også gjennomgående på alle områder vurderes om virksomheten har internkontrollsystem som er tilstrekkelig for å sikre at tjenestene er gode og forsvarlige for tjenestemottakerne.

Fylkesmannen har under tilsynet i Kragerø kommune undersøkt om avlastnings- og støttekontakttjenesten er forsvarlig. Vi har sett nærmere på om kommunen sikrer at:

• Alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
• Tildelingen skjer uavhengig av diagnose og alder
• Det foretas en relevant utredning av alle søkere
• Det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
• Det ikke kreves vederlag for avlastning
• Iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
• Midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles
• Det skjer en vurdering av krav til avlasters og støttekontakts kunnskap og ferdigheter før oppdrag tildeles
• Avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet
• Det skjer en jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert
• Det skjer en jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget og at det settes inn opplæring/veiledning der det fremkommer behov

Det er ikke funnet avvik på noen av områdene, men følgende merknader ble gitt:

Informasjon om og behandling av søknader om avlastningsopphold i sykehjem bør bedres.

Merknaden er bygget på følgende:

• Kommunens søknadsskjema inneholder kun avkryssing for korttids- eller langtidsplass på sykehjem, ikke avlastningsplass
• Flere av tjenesteyterne kjenner ikke til forskjellen på korttidsplass og avlastning på sykehjem
• Etter at søknader om avlastningsopphold i sykehjem er behandlet, sendes det i enkelte tilfeller foreløpig melding om at det ikke er kapasitet på sykehjemmet. Først når det er plass, fattes det vedtak

Organisering og bemanning av støttekontakttjenesten er sårbar.

Merknaden er bygget på følgende:

• Kommunen har kun èn saksbehandler i en 50 % stilling, og det eksisterer per i dag 101 støttekontaktforhold som skal ivaretas
• Saksbehandler har på ulik måte kontakt med mange støttekontakter, men det er uklart om det er tilstrekkelig system for å fange opp tilbakerapportering fra samtlige støttekontakter
• Vedtak om støttekontakt som utløper, følges ikke alltid aktivt opp

• Lov av 10.02.1967 nr 00 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 19.11.1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov av 30.03.1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 13.12.1991 nr 81 om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Forskrift av 04.12.1992 nr 915 til lov om sosiale tjenester m.v.
• Forskrift av 27.06.2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (kvalitetsforskriften)
• Forskrift av 20.12.2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Delegasjonsreglement
• Innholdsoversikt over Kvalitetshåndbok. Enhet for helse og rehabilitering
• Opplæringsplan 2007
• Arbeids- og ansvarsbeskrivelse for saksbehandler – støttekontakttjenesten
• Utkast arbeids- og ansvarsbeskrivelse for vernepleierkonsulent
• Søknadsskjema. Enhet for omsorg
• Søknadsskjema. Enhet for helse og rehabilitering
• Prosedyre ved søknad om omsorgstjenester
• Prosedyre for behandling/vedtak i tiltaksteam
• Prosedyre – Avlastningstjenesten
• Prosedyre – Saksbehandling
• Prosedyre – Oppfølging av private oppdragstakere/avlastere og støttekontakter
• Oppdragsavtale, rapporteringsskjema, oppsigelse og diverse informasjonsmateriell for avlastere
• Informasjonsbrosjyrer vedrørende støttekontakt- og avlastningstjenestene
• 2 vedtak om tildeling av avlastningsplass på sykehjemmet
• 1 vedtak om tildeling av støttekontakt
• 1 vedtak om avslag på søknad om støttekontakt
• 2 vedtak om tildeling av privat avlastning
• 1 vedtak om tildeling av avlastning i den kommunale avlastningsboligen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Vedtaksprotokoll for tiltaksteamet under enhet for omsorg
• 7 saksmapper for tildeling av støttekontakt i alderen 12 til 65 år
• 1 saksmappe for avslag på søknad om støttekontakt
• 5 saksmapper for tildeling av privat avlastning
• 1 saksmappe for tildeling av avlastning i den kommunale avlastningsboligen
• 4 saksbehandlermapper for oppfølging av private avlastere
• Liste over 101 personer med vedtak om støttekontakt. Av disse har 93 fått tildelt støttekontakt
• Visning av saksbehandling i kommunens fagsystem PROSYS

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 29.06.07 fra Fylkesmannen i Telemark med varsel om tilsyn
• Brev av 13.08.07 fra Kragerø kommune med oversendelse av dokumentasjon
• Brev av 14.08.07 fra Fylkesmannen i Telemark med oversendelse av program og ønske om å få lagt fram ytterligere dokumentasjon

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Audhild Arnesen, revisjonsleder
Rådgiver Ingrid Skaara Serkved, revisor
Rådgiver Tonje Fehn, revisor