Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kristiansand kommunes styring og kontroll med at personer som har alvorlig psykisk sykdom får individuelt tilrettelagte, samordnede og forsvarlige tjenester, og at tjenestemottakeren får medvirke. Revisjonen omfattet alle faser i tjenesteytingen fra planlegging og tildeling til iverksetting, gjennomføring og evaluering av tildelte sosial- og helsetjenester.

Ved tilsynet ble det påvist 1 avvik og gitt 2 merknader:

Kristiansand kommune sikrer ikke at mennesker med alvorlige psykiske lidelser som har behov for langvarige og koordinerte tjenester får utarbeidet/blir forespurt om individuell plan.

I Psykisk helseteam er det to atskilte journalsystem. Ansatte som yter tjenester til samme bruker, har ikke tilgang til fullstendig journal.

Ved gjennomgang av vedtak er det observert at saksbehandlingstiden i enkelte tilfeller kan strekke seg opp til 6 måneder.

Dato: 15.11.07

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kristiansand kommune i perioden 19.06.07 – 15.11.07. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosiallovgivningen som er underlagt tilsyn fra fylkesmannen. Det er oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet, og det utarbeides felles tilsynsrapport.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Samhandling og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med psykisk sykdom.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Kristiansand kommune er Norges femte største by. Tjenester til mennesker med psykiske lidelser er organisert i helse- og sosialsektoren, under helseenhetene. Kommune er inndelt i tre helseenheter. Tilsynet ble valgt gjennomført i en av helseenhetene som representerer bydelene Randesund/Tveit. Randesund/Tveit har ca. 18.000 innbyggere.

Tjenesten til mennesker med psykiske lidelser er organisert i et psykisk helseteam og består av psykiatrisk hjemmesykepleie, oppfølgingstjeneste, miljøtjenester i boliger og aktivitetstilbud. Oppfølgingstjenesten er et lavterskeltilbud for personer som har behov for hjelp til å mestre bosituasjonen og andre sider ved hverdagslivet. Oppdragene kommer fra sosialkontoret, Ung-etat og kommunens bestillerenhet, både i form av vedtak og ved mer uformelle henvendelser. Tjenesten ytes av 3 sosionomer. Det er to bofellesskap og et eget aktivitetssenter/hus i bydelen for brukergruppen. I 2006 var ca. 130 brukere i kontakt med helseteamet. I det psykiske helseteamet er det ca. 15,5 årsverk fordelt på 23 personer.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.06.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Forundersøkelser
Forut for tilsynet ble det avholdt møte med avdelingsleder ved DPS-Solvang, behandlingsansvarlig ved Lovisenlund og ass. kommuneoverlege i Kristiansand kommune.

Åpningsmøte ble avholdt 26.09.07.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.09.07.

Tema for tilsynet var kommunen sin planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrer at personer med alvorlig psykisk sykdom får forsvarlige tjenester. Tilsynet omfatter store deler av de kommunale sosial- og helsetjenestene.

Statens helsetilsyn har utarbeidet en veileder for det landsomfattende tilsynet. Det tilbudet som skal vurderes, er anbefalt sett i tre tidsfaser, ut fra fire perspektiv:

• Oppstartfasen: Tilgjengelighet, håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning
• Iverksettingsfasen: Fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen: Oppfølging av tjenestemottakere, revurdering av behov og eventuelle justering av tjenester

I forhold til hver fase er det undersøkt om kommunen oppfyller krav i sosial- og helselovgivningen om

• Brukermedvirkning
• Koordinering
• Individualisering
• Faglig forsvarlig tjenesteyting

Ved tilsynet ble det påvist 1 avvik og gitt 2 merknader:

Kristiansand kommune sikrer ikke at mennesker med alvorlige psykiske lidelser som har behov for langvarige og koordinerte tjenester får utarbeidet/blir forespurt om individuell plan.

Avviket fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 4-3a og lov om helsetjenesten i kommunene § 6-2a, jf. forskrift om individuell plan

Avviket bygger på følgende:

• Av de omkring 150 brukere der det er fattet vedtak om tjenester, foreligger det kun ca 30 individuelle planer
• Ved gjennomgang av fremlagte 10 pasientjournaler: 9 hadde behov for sammensatte tjenester; 1 hadde IP (ikke ájour) 1 forespurt i 2005 og 7 hadde ikke IP og var heller ikke forespurt. Det fremkom under intervjuene at langt flere enn 30 brukere har behov for langvarige og koordinerte tjenester
• Kommunen mangler oversikt over hvor mange brukere som har rett til individuell plan
• Kommunen mangler en felles forståelse for hvordan kriteriene for retten til IP skal forstås
• Det var uklarheter i forhold til hvem som hadde ansvaret for å vurdere og igangsette utarbeidelsen av IP

Merknad 1:
I Psykisk helseteam er det to atskilte journalsystem. Ansatte som yter tjenester til samme bruker, har ikke tilgang til fullstendig journal.

Merknaden bygger på følgende:

• Tjenesteytere i Oppfølgingstjenesten har kun tilgang på journaler innen sosialtjenesten. De har ikke tilgang på psykisk helseområdets eget journalsystem. Dette kan gjøre samhandlingen og oppfølgingen av den enkelte tjenestemottaker vanskelig. Mangel på nødvendig informasjonstilgang vil kunne gi en ufullstendig eller dårligere tjeneste.

Ved gjennomgang av vedtak er det observert at saksbehandlingstiden i enkelte tilfeller kan strekke seg opp til 6 måneder.

Merknaden bygger på følgende:

• Det var stor variasjon i saksbehandlingstiden fra en søknad kom inn til EBT til det var truffet vedtak. Vi fant flere eksempler på at det kunne gå mer enn 4 uker uten at forvaltningsmelding ble sendt. I enkelte tilfeller var saksbehandlingstiden opp mot 6 måneder.

• Lov av 30.mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 13.desember 1991 nr 81 om sosiale tjenester
• Lov av 19.november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 2.juli 1999 nr 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2.juli 1999 nr 64 om helsepersonell mv
• Lov av 10.februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 23.desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesten
• Forskrift av 28.juni 2001 nr 756 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 20.desember 2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart med organisering av helse-, sosial- og omsorgstjenesten generelt og i bydelen Randesund/Tveit spesielt
• Den del av kommunens handlingsplan som omhandler helse- sosial- og omsorgstjenesten for 2007- 2010
• Stillingsbeskrivelse for de aktuelle ledere innen helse- sosial og omsorgstjenesten i Randesund/Tveit
• Navn, tittel, avdeling, og kompetanse til ansatte som har lederfunksjoner innen tjenesten til mennesker med psykiske lidelser i Randesund/Tveit
• Rutiner og retningslinjer for saksbehandling av søknader om helse- og sosialtjenester
• Rutiner på systemnivå for brukermedvirkning
• Strategisk kompetanseutvikling i HS-sektoren
• Rutiner for å fange opp akutte kriser innen psykisk helse utenom ordinær åpningstid
• Prosedyrer for avvikshåndtering/internkontroll
• Rammebetingelser for samarbeidsorgan mellom 1. og 2.linjetjenesten innen psykisk helse

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• De siste 10 vedtak der det ytes tjenester etter både sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven for mennesker med psykiske lidelser, vedlagt pasientjournal.
• 10 journaler som omhandler mennesker med psykiske lidelser, som har mottatt tjenester fra kommunen i minst 3 år.
• Vedtak om kommunale tjenester til mennesker med psykiske lidelser, som er påklaget av tjenestemottakeren de siste 3 årene.
• De siste 10 individuelle planer for mennesker med psykiske lidelser, vedlagt pasientjournal.

Under tilsynet ble det dessuten utdelt Evaluering av sosialtjenesten i Kristiansand kommune samt en veileder i tjenestetilbudet til mennesker med psykiske lidelser fra januar 2007 (er under revisjon).

Tilsynsteamet hadde tidligere tatt ut aktuelle dokumenter fra kommunens nettsteder. Kommunens psykiatriplan hadde tilsynet tilgjengelig fra tidligere oversendelse.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om tilsyn datert 19.06.07
• Tilsendt dokumentasjon datert 04.07.07
• Program for tilsynet datert 13.09.07

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ass. fylkeslege Toril Hagerup-Jenssen
Rådgiver Eva Dolva
Seniorrådgiver Fredrik Dahl.