Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Lyngdal kommunes styring og kontroll med at personer som har alvorlig psykisk sykdom får individuelt tilrettelagte, samordnede og forsvarlige tjenester, og at tjenestemottakeren får medvirke. Revisjonen omfattet alle faser i tjenesteytingen fra planlegging og tildeling til iverksetting, gjennomføring og evaluering av tildelte sosial- og helsetjenester.

Ved tilsynet ble det gitt 2 merknad i forhold til krav i sosial- og helselovgivningen:

Merknad 1:

Det synes å fremgå at ansatte innen psykiatritjenesten ikke har en felles forståelse av kriteriene for retten til utarbeidelse av individuell plan.

Merknad 2:

Lyngdal kommune mangler styringssystem/rutine som registrerer og sikrer at vedtak og individuell plan evalueres og at bruker får tjenester i samsvar med innholdet i vedtaket. Det mangler oversikt over hvor mange brukere som har rett på individuell plan.

Dato: 21.11.07

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lyngdal kommune i perioden 08.06.07 – 21.11.07. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Helsetilsynet.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosiallovgivningen som er underlagt tilsyn fra fylkesmannen. Det er oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet, og det utarbeides felles tilsynsrapport.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Samhandling og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med psykisk sykdom.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter

tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres

tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Lyngdal kommune har omkring 7300 innbyggere og ligger midt i Vest-Agder. Lyngdal ble bykommune i år 2001.

Helse- og sosialetaten er inndelt i 5 avdelinger: helse-, sosial-, barnevern-, institusjon-, og hjemmebaserte tjenester. Psykiatritilbudet i kommunen er organisert under hjemmebaserte tjenester. Kommunen er delt i tre geografiske områder der hjemmebaserte tjenester og tilrettelagt botilbud er fordelt i alle sonene.

Ansvarlig for psykiatritilbudet er leder av hjemmetjenestene. Det er en egen koordinator for psykiatritjenesten og en koordinator med ansvaret for de individuelle planene. Tjenesten består av 11 årsverk fordelt på 22 personer. I tillegg har kommunen et aktivitetshus hvor målgruppen bl.a. er mennesker med psykiske lidelser.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.06.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Forundersøkelser:

Forut for tilsynet ble det avholdt møte med de behandlingsansvarlige ved DPS Lister, avd. Kvinesdal.

Åpningsmøte ble avholdt 16.10.07

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 17.10.07

Tema for tilsynet var kommunen sin planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrer at personer med alvorlig psykisk sykdom får forsvarlige tjenester. Tilsynet omfatter store deler av de kommunale sosial- og helsetjenestene.

Statens helsetilsyn har utarbeidet en veileder for det landsomfattende tilsynet. Det tilbudet som skal vurderes, er anbefalt sett i tre tidsfaser, ut fra fire perspektiv:

Oppstartfasen: Tilgjengelighet, håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutning

Iverksettingsfasen: Fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen: Oppfølging av tjenestemottakere, revurdering av behov og eventuell justering av tjenester

I forhold til hver fase er det undersøkt om kommunen oppfyller krav i sosial- og helselovgivningen om

• Brukermedvirkning
• Koordinering
• Individualisering
• Faglig forsvarlig tjenesteyting

Ved tilsynet ble det gitt 2 merknader

Merknad 1:

Det synes å fremgå at ansatte innen psykiatritjenesten ikke har en felles forståelse av kriteriene for retten til utarbeidelse av individuell plan.

Merknaden bygger på følgende:

Gjennom intervjuer ble det klart for tilsynet at det er forskjeller i oppfatningen av hvordan kriteriene for tildeling av individuell plan skulle forstås. Videre viste gjennomgang av journaler at flere tjenestemottakere kunne ha behov for langvarige og koordinerte tjenester fra helse- og sosialtjenesten uten at det var dokumentert hvorfor individuell plan ikke var utarbeidet.

Merknad 2:

Lyngdal kommune mangler styringssystem/rutine som registrerer og sikrer at vedtak og individuell plan evalueres og at bruker får tjenester i samsvar med innholdet i vedtaket. Det mangler oversikt over hvor mange brukere som har rett på individuell plan.

Merknaden bygger på følgende:

Ved gjennomgang av journaler ble det observert at noen vedtak ikke var evaluert på flere år og at individuelle planer ikke var evaluert/oppdatert innen utløpet av funksjonsperioden. Det var stor divergens mellom tallfesting av behovet for individuelle planer i kommunens psykiatriplan og hva som var det faktiske tallet på utarbeidete planer.

• Lov av 30.mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 13.desember 1991 nr 81 om sosiale tjenester
• Lov av 19.november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 2.juli 1999 nr 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2.juli 1999 nr 64 om helsepersonell mv
• Lov av 10.februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 23.desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• Forskrift av 28.juni 2001 nr 756 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 20.desember 2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsplan for Lyngdal kommune på overordnet nivå
• Organisasjonskart med organiseringen av helse- og sosialetaten
• Psykiatriplan for Lyngdal kommune 2007-2010
• Stillingsbeskrivelse for leder av hjemmebasert omsorg og koordinator for psykiatritjenesten
• Oversikt over medarbeidere i psykiatritjenesten
• Saksbehandlingsprosedyrer for tildeling av tjenester etter kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven
• Kort orientering om brukermedvirkning på individnivå og noe på systemnivå
• Kriseplan for kommunehelsetjenesten (uferdig utkast) og prosedyre for psykososialt team (uferdig utkast)
• Prosedyrer for avviksbehandling fra 1996

Utdelt under tilsynet:

• Kompetanse- og opplæringsplan for pleie- og omsorgssektoren
• Orienteringsskriv om Rosfjord aktivitetshus

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• De siste 10 vedtak der det ytes tjenester etter både sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven til mennesker med psykiske lidelser, vedlagt pasientjournal.
• 10 journaler som omhandler mennesker med psykiske lidelser, som har mottatt tjenester fra kommunen i minst 3 år.
• Vedtak om kommunale tjenester til mennesker med psykiske lidelser, som er påklaget av tjenestemottakeren de siste 3 årene.
• De siste 10 individuelle planer for mennesker med psykiske lidelser, vedlagt pasientjournal.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om tilsyn datert 08.06.07
• Tilsendt dokumentasjon datert 21.08.07
• Program for tilsynet datert 03.10.07

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ass. fylkeslege Toril Hagerup-Jenssen
Seniorrådgiver Fredrik Dahl