Velg Definer felt i Valg-menyen. Et dialogvindu kommer opp på skjermen. Skriv et navn (et feltnavn) på navnelinjen. La feltet være Tekst (eller kryss av for Dato, Tall eller annet valg). Klikk på Opprett. Velg så Valg i samme vindu. Et nytt vindu kommer opp. Nå kan man velge forskjellig format på feltet.
Vil du ha knapper, avkryssingsruter eller rullemeny, velg Liste med predefinerte verdier. Nå kommer et nytt vindu opp, hvor du skriver de predefinerte verdiene, én på hver linje. Avslutt (klikk på Ferdig). Slik defineres innholdet i alle felt. Nye felt kan defineres underveis. Et felt kan også fylles inn med bestemte verdier automatisk. Da krysser man av for f.eks. Data i rubrikken Automatisk i hver ny post i samme dialogvindu som Listen med predefinerte verdier. (Tips: Henter man inn data fra fil som leses inn i nye poster, virker ikke denne opsjonen. Man kan alternativt lage de nye postene manuelt først - hvor det eneste som fylles ut, er de dataene som kommer automatisk. Dette kan veldig enkelt gjøres ved å velge Ny post eller Dupliser post under Rediger -menyen.) Man kan sikre seg mot å skrive inn en post to ganger, ved å krysse av for Unik i Valg...-boksen i dialogvinduet, og man kan sikre seg mot å glemme å fylle ut et felt, ved å krysse av ved verifisering av at feltet er Ikke tomt. Selve kortet kan oppdateres automatisk med f.eks. dato eller serienummer, ved å krysse av på passende sted i rubrikken Automatisk i hver ny post.
Velg Layout fra Valg-menyen. (Nå kommer du inn i Layout-modus.) Selekter det feltet du vil avmerke, og velg Feltformat fra Format-menyen. Nå kommer det opp et dialogvindu. Her kan du velge Standardtekst med eller uten rullesjakt. Hvis du har laget en liste av predefinerte verdier, kan du velge den varianten som inneholder lokalliste, runde knapper, avkrysningsruter o.l. Du kan da i tillegg krysse av for det ekstra alternativet Annet. Dessuten kan du her velge repeterende liste. Da vil det for hvert alternativ brukeren foretar, komme et ekstra felt av samme type.
Du kan bestemme utseendet på posten ved å forandre størrelse, font osv. i Format-menyen. Feltene kan flyttes rundt ved å selektere dem, og deretter dra dem til ønsket sted.
For å legge inn poster i databasen, må man være i Bla-moduset, som man finner under Bla i Valg-menyen. Man velger Ny Post fra Valg-menyen.
Man kan velge å finne - og telle - poster som har en viss verdi eller flere, eller som ikke har en viss verdi eller flere, eller blande kriteriene.
Finn/tell poster som har en viss verdi:
OG-søk
ELLER-søk
Etter å ha fylt ut det ene settet av verdier som kan oppfylle søkekriteriet (punkt 1+2 over), velger man Nytt søk fra Rediger-menyen. Fyll ut neste (sett av ) verdi(er) på det nye eksempelkortet som kommer opp. Slik fortsetter man til alle disjunktive verdier er skrevet inn, og så kan man endelig foreta søkingen som punkt 3 over.
Finn/tell poster som ikke har en viss verdi:
Finn/tell poster som har visse verdier og mangler andre:
De postene som tilfredsstiller søkekriteriet, uansett om det er negativt, positivt eller blandet, er nå de eneste som er tilgjengelige for gjennomsyn. For igjen å få se alle postene, velg Finn alle fra Valg-menyen.
Finn poster som har delvis definerte verdier:
A. TALL og DATO:
I tallfelt og datofelt kan man søke etter verdier som ligger innenfor to ytterpunkter.
I en adressebase vil dette gi alle som bor i Oslo og Akershus (0190 Oslo, 1352 Kolsås).
B. TEKST (jokernotasjon):
I tekstfelt kan man søke på ukjente tegn (helst i forbindelse med kjente tegn), for å finne f.eks. alle varianter av Johannessen (Johannesen, Johansen o.a.):
Kortene kan sorteres etter forskjellige felter.
Man kan hente inn data fra en tekstfil (Word elller annet) om de følgende kriteriene er oppfylt:
Tekstfilen kan så importeres inn i Filemaker Pro, vha Importer-valget under arkivmenyen. Når man skal åpne kildefila, må man passe på å velge riktig format for import-fil (velges nederst i filåpningsvinduet). For våre formål er det mest aktuelt at fila er tabulator- eller komma-format. Det kommer så opp et vindu, hvor kildefilens felter (for én post) står oppført på venstre side, mens Filemaker-filens feltnavn står på høyre side. Imellom dem står det en pil. Denne kan man klikke på så den forsvinner - feltet på venstre side blir da ikke med i Filemaker-filen. Om rekkefølgen mellom feltene på venstre side og feltnavnene på høyre side ikke stemmer overens, kan man velge de(t) feltnavn det gjelder, og dra de(t) opp eller ned til riktig posisjon. Når en post er ferdig, trykker man på den dobbelte pila nedenfor, så man kommer til neste post. Gjentatte trykk bringer en til nye poster.
Legg merke til at man har to muligheter nederst i dialogvinduet når man importerer poster fra en annen fil: "Erstatt data i utvalg" eller "Legg til nye poster". Man bør ta sikkerhetskopi før man velger den førstnevnte!
Man kan hente inn data fra en annen Filemaker-fil. Når man har åpnet kildefila, kommer alle feltnavnene fra kildefila opp til venstre, og alle i målfila til høyre. Det kommer en liten pil mellom dem, så man kan manipulere slik som ved import av tekstfil (se over).
Man kan også hente data fra andre typer filer, som HyperCard, Claris Resolve og dBase.
Man kan eksportere til nesten alle de samme formatene som man kan importere fra, men man kan ikke eksportere til en annen Filmaker-fil - da må men lage et nytt dokument og importere til det i steden.
Ønsker man å eksportere bare noen av postene, velges Finn eller Utelat i Valg-menyen.
Velg Eksporter fra arkivmenyen. I vinduet der du bestemmer navn og område for den nye fila, velger du også helt nederst hva slags type fila skal være. Skal den være en tekstfil av samme type som beskrevet i punkt 7.1, velger man Tekstfil (tabulator) eller Tekstfil (komma) (i sistnevnte tilfelle blir det også satt til anførselstegn rundt alle feltene, men disse er usynlige dersom fila senere skal importeres innn i Filemaker igjen.) Så kommer et nytt vindu opp, hvor alle feltene står med en hake foran seg. Man kan klikke på haka for å unngå å eksportere et felt, og man kan velge et feltnavn og dra det opp eller ned for å skifte rekkefølge.
Eksempel på eksportert fil (tekstfil (komma)), hvor endel felter er valgt bort :
"Lars Jonsson","Og bak synger vannene","Oslo","Aschehoug" "Nils Holtet","Og bak synger trærne","Trondheim","Cappelen" "Lise Jensen","Og bak synger dyrene","Bergen","Fredhøis"
Skal man skrive ut i Filemaker, kan man velge Skriv ut fra arkivmenyen. Imidlertid er dette ofte uhensiktsmessig, fordi postene skrives ut i sin helhet, på en meget plasskrevende måte. Et alternativ er heller å først eksportere til en tekstfil, og gjerne velge ut noen poster og/eller felter, og skrive ut denne fila.
Det er ofte nyttig å bare skrive ut en del av de feltene som postene inneholder. Da må man lage en ny layout:
Nå kommer et vindu hvor du lager et navn på layouten, samt krysser av Liste. Deretter kommer et nytt vindu hvor du velger hvilke felt den nye layouten skal inneholde. Klikk på de aktuelle feltene fulgt av Flytt. Når dette er gjort, kan man øke eller forminske størrelsen på feltene. NB! Skal man ha med felt som inneholder verdilister med knapper e.l., må man lage så store felt at alle verdier får plass. Man kan også her velge å la avkryssingsfelt, runde knapper o.l. være synlige. Da velger man først feltet, og deretter Feltformat fra Format-menyen. Man kan få se hvordan den nye layouten tar seg ut med dataene i databasen, ved å velge Skjermutskrift fra Valg-menyen. Herfra kan man også skrive ut på papir.
Hvis man vil tilbake til opprinnelig layout (med alle de opprinnelige feltene), velger man Layout 1 fra boksen øverst til venstre på skjermen.