PRAKTISERING AV OFFENTLIGHETSLOVEN VED HØGSKOLEN I FINNMARK
1 Innledning
St meld nr 32 (1997-98) om offentlighetsprinsippet i forvaltningen, tar for seg praktisering av og behovet for større åpenhet og innsyn i forvaltningen.
Fra tid til annen dukker det også opp saker i media som setter fokus på offentlige etaters praktisering av offentlighetsloven.
Forutsetningen for å kunne etterleve lovens intensjoner om innsyn i saksbehandlingen, er at høgskolen fører offentlig journal.
2 Innsynsrett
Høgskolens saksdokumenter er i utgangspunktet offentlige dokumenter når de er ferdigbehandlet av saksbehandler og avsendt fra høgskolen. I praksis betyr dette når offentlig journal er tilgjengelig. Det samme gjelder innkomne dokumenter.
Skal et dokument unntas fra offentlighet, jf offvl §§ 2 og 3, må det foreligge særskilt lovhjemmel.
Høgskolen i Finnmark ønsker å ha en positiv holdning til lovens bestemmelse om meroffentlighet, og det er derfor viktig at det ved forespørsel, selv om dokumentet kan unntas fra offentlighet, skal vurderes på nytt om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent, helt eller delvis (jf offvl § 2.3).
Enhver kan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Det samme gjelder journal og lignende register. For partene i en sak gjelder utvidete rettigheter i henhold til forvaltningslovens bestemmelser.
Innsynsretten gjelder for alle dokumenter høgskolen mottar eller sender, uavhengig av om de er papirbasert, elektroniske, på telefaks eller e-post.
Det er saksbehandlers plikt å sørge for at saksdokumenter, uansett form, snarest etter mottak, blir registrert i journalen.
Det er ikke adgang til å unnlate journalføring av et dokument med den hensikt å unngå offentlighetsloven (jf St meld nr 32, pkt 5.3.1.2).
3 Hvilke dokumenter unntas
3.1 Dokumenter som SKAL unntas
§ 5a Unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt
Taushetsplikt
Etter forvaltningslovens § 13 har offentlige tjenestemenn taushetsplikt om opplysninger som vedrører noens personlige forhold. Dokumenter med slike opplysninger skal unntas fra offentlighet med hjemmel i offentlighetslovens § 5a, og i vår saksbehandling vil dette være en viktig lovhjemmel for unntatt offentlighet, spesielt når det gjelder personal- og studentsaker.
Hva som regnes som opplysninger om personlige forhold er det vanskelig å gi konkrete og presise retningslinjer om. Som en hovedregel vil korrespondanse som berører enkeltpersoners lønns- og arbeidsvilkår, helsetilstand, spesielle livssituasjoner, familieforhold eller sosiale forhold være unntatt offentlighet etter offvl § 5a, jf fvl § 13.
3.2 Dokumenter som KAN unntas
§ 4 Utsatt offentlighet i særlige tilfeller
§ 5 Unntak for interne dokumenter
§ 6 Unntak på grunn av dokumentets innhold
Interne saksdokumenter:
Interne saksdokumenter i saksforberedelsen kan unntas fra offentlighet med hjemmel i offentlighetslovens § 5.1.
Det samme gjelder dokumenter som er utarbeidet for vår interne saksforberedelse av særlige rådgivere eller sakkyndige, offentlighetslovens § 5.2.
Tilsetting- og forfremmelsesaker:
I tilsettings- og forfremmelsesaker gjelder en særregel, dokumenter i slike saker kan unntas fra offentlighet med hjemmel i offentlighetslovens § 6.4.
Økonomisaker:
Dokumenter i økonomisaker kan og bør ofte unntas fra offentlighet. Dersom det gjelder økonomiske forhold til enkeltpersoner, skal dokumentene (opplysningene) unntas med hjemmel i offentlighetslovens § 5a, jf fvl § 13.
Gjelder det dokumenter som angår den interne saksforberedelsen, kan de unntas etter § 5 første ledd, henvisning § 5.1
Etter § 6 første ledd nr 2 a, kan dokumenter unntas offentlighet når det er nødvending av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av institusjonens økonomi-, lønns- eller personalforvaltning. Dette vil gjelde i budsjettbehandlingen og ved lønnsforhandlinger, henvisning § 6.2a.
Anbud, tilbud og anbudsprotokoller kan også unntas offentlighet med hjemmel i offvl § 6.2a,
Tillegg:
Opplysninger om «mislige forhold og uro» på arbeidsplassen kan unntas offentlighet med hjemmel i offentlighetslovens § 6.2a
4 Offentlig journal
Offentlig journal, for hele Høgskolen i Finnmark, kjøres ved Fellesadministrasjonen. Journalen kjøres påfølgende dag, og er tilgjengelig for alle som ønsker innsyn i høgskolens dokumenter.
Offentlig journal er også tilgjengelig på Internett, på høgskolens hjemmesider. Av personvernhensyn inneholder denne delen av offentlig journal ingen personal- og studentsaker, jf St meld nr 32, pkt 5.12.4.2.
5 Journalføring
Journalføring av offentlige dokumenter er hjemlet i Arkivlovens forskrifter om offentlig arkiv §§ 2-6 og 2-7.
Alle høgskolens dokumenter skal føres i vanlig, åpen journal. Dette gjelder også for dokumenter som inneholder opplysninger som er undergitt taushetsplikt (offvl § 5a, fvl § 13). Slike opplysninger skal ved journalføring enten gis en nøytral utforming, eller avskjermes i henhold til avskjermingskoder som er tilgjengelig i ModuLink SaksArkiv.
Det er leder/saksbehandlers plikt å vurdere sine dokumenter i hht offentlighetsloven og påføre dokumentet riktig lovhjemmel dersom det skal unntas offentlighet.
Arkivet har medansvar for å kontrollere den praksis som skal følges.
Forøvrig skal journalføring skje i hht vedlagte «Retningslinjer for bruk av gradering og tilgangskoder i arkivsystemet”.
6 Dokumentinnsyn - behandling ved forespørsel
Enhver kan kreve å gjøre seg kjent med innholdet i offentlige dokumenter i en bestemt sak (off § 2).
Dokumentene skal i rimelig utstrekning utleveres i kopi, vederlagsfritt. Det kan inngås avtale om at dokumenter kan sendes på faks til bestiller. Store saksdokumenter vil av kapasitetshensyn ikke bli kopiert eller fakset. Det skal i stedet informeres om at dokumentene kan gjennomleses ved den respektive avdeling/fellesadministrasjonen.
Dokumenter skal ikke lånes til personer/institusjoner utenfor høgskolen.
Dersom det ønskes innsyn i dokumenter som er unntatt offentlighet, må særskilt bestillingsblankett benyttes (vedlagt).
Innsynsbegjæring videresendes omgående til vedkommende saksbehandler som avgjør spørsmålet om meroffentlighet i samråd med sin nærmeste overordnete. Tvilstilfeller bør alltid forelegges høgskoledirektøren.
For vurdering av henvendelsen om innsyn, vises til pkt 3.1, 3.2 og 4.
Avgjørelse om innsyn skal tas så raskt som mulig, og da innen 1-3 dager..
Ved avslag på anmodning om innsyn skal alltid full hjemmel for avslaget oppgis, dvs paragraf, ledd og ev nr eller bokstav. Er avslaget begrunnet i offvl § 5a, skal det i tillegg henvises til fvl § 13.1 nr 1.
Avslag kan påklages til Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet innen 3 uker etter at avslaget er mottatt. Opplysninger om klageadgang, klagefrist og saksgang i klagesaker skal gis i avslagsbrevet.
7 Oversikt over relevant regelverk
· Lov om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven) med endringer, sist med lov av 10. januar 1997 nr 7 (i kraft 1. mars 1997) samt forskrifter
· Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) en endringer, sist ved lov av 10. januar 1997 nr 8 samt forskrifter
· Lov om personregistre mm (personregisterloven) med endringer, sist ved lov av 24. juni 1994 nr 37 samt forskrifter med endringer, sist av 2. desember 1996 nr 1135
· Lov om arkiv (arkivloven) av 4.desember 1992 nr 126, i kraft 1. januar 1999, med forskrift om offentlige arkiv, fastsatt ved kgl res 11. desember 1998, iverksatt 1. januar 1999 Sikkerhets- og beskyttelsesinstruksen med endringer, sist ved kgl res av 7. oktober 1988, spesielt kap III og IV
| Skriv ut - | Sideoversikt - | Standardversjon |
| Oppdatert av Martin Frischknecht 01.12.2004 |