Rutiner for refusjoner av sykefravær
Formål
Sikre at høgskolen sender de refusjonskrav vi har krav på, og at de reiste refusjonskrav blir innbetalt.
Hyppighet – tidsfrister
Refusjonskrav sendes når arbeidsgiverperioden er over, og senest innen 1 måned etter den dato sykemeldingen starter. Krav som er eldre enn 3 måneder, blir ikke refundert. Kontroll av innsendte refusjoner skjer månedlig.
Ansvar
Høgskoledirektør er overordnet ansvarlig for rutinen. Ansvar for de enkelte oppgavene er delegert i henhold til beskrivelsen under.
Beskrivelse
|
Trinn |
Rolle |
Handling |
|
1 |
Den sykmeldte |
Sender inn sykemeldingens del C Arbeidsgivers kopi, og D Kravblankett for sykepenger, til sin leder samme dag som sykemeldingen utstedes. Del D må fylles ut og undertegnes. |
|
2 |
Leder |
Signerer på sykemeldingen og sender den videre til personalkonsulent ved avdeling/saksbehandlere som fører fravær i den sentrale administrasjonen. |
|
3 |
Personalkonsulent ved avdeling / saksbehandler som fører fravær i den sentrale administrasjonen |
Kontrollerer eller sørger for at den sykmeldte har fylt ut og undertegnet sykemeldingens del D. Registrerer fraværet i personaldatasystemet. Lagrer sykemeldingens del C Arbeidsgivers kopi på personalmappen. Når det er grunnlag for refusjon sendes sykemeldingens del D til personalkonsulent. |
|
4 |
Personalkonsulent ved avdeling / Personalseksjonen for den sentrale administrasjonen |
Sender Kravblankett for sykepenger (sykemeldingens del D) til Trygdekontoret sammen med skjema for Inntekts- og skatteopplysninger . Sender kopi av refusjonskravet m/blanketter til økonomikonsulent ved avdeling/økonomiseksjonen for den sentrale administrasjonen. Lagrer en kopi av refusjonskravet m/blanketter i egen perm alfabetisk på person. |
|
5 |
Økonomikonsulent ved avdeling / Økonomiseksjonen for den sentrale administrasjonen |
Registrerer fortløpende refusjonskrav i excel-fil med følgende opplysninger:
|
|
6 |
Trygdekontoret |
Utbetaler sykepenger til arbeidsgivers konto.
|
|
7 |
Økonomiseksjonen |
Inntektsfører refusjonene, jf. rutine 4 for manuelle innbetalinger, på riktig budsjettenhet (søkes opp i SLP) med opplysninger om navn og perioden refusjonen gjelder for (fra–til). |
|
8 |
Økonomikonsulent ved avdeling / Økonomiseksjonen for den sentrale administrasjonen |
Etter periodeavslutning (hver måned) kontrolleres innkomne refusjoner mot excelfilen, og mottatte refusjoner hakes av. Det kan forekomme avvik mellom vår beregning av refusjonsbeløpet og det beløpet som faktisk refunderes pga. regler om beregning og begrensning i Folketrygdloven . Dersom det er store avvik i beløp mellom vår beregning av refusjon og faktisk refusjon eller dersom refusjonskravet ikke er inntektsført innen 60 dager etter kravet ble sendt: Tar kontakt med personalkonsulent ved avdeling / Personalseksjonen for den sentrale administrasjonen. Dersom refusjonene har havnet på feil budsjettenhet, sendes det beskjed til Økonomiseksjonen om dette. Sender den kontrollerte excelfilen til kontorsjef for økonomi og personal eller avdelingsdirektør på avdeling / Økonomidirektør for den sentrale administrasjonen. |
|
9 |
Personalkonsulent ved avdeling / Personalseksjonen for den sentrale administrasjonen |
Dersom Økonomikonsulent ved avdeling / Økonomiseksjonen for den sentrale administrasjonen melder fra om avvik mellom beregnet og faktisk refusjon - Kontakter trygdekontoret for avklaring |
|
10 |
Kontorsjef for økonomi og personal eller avdelingsdirektør / Økonomidirektør for den sentrale administrasjonen |
Kontrollerer excelfilen og følger opp at refusjoner mottas i samsvar med innsendte krav og blir inntektsført hver måned.
|
Innholdsansvarlig for denne siden er Mai-Lin Hofsøy