Retningslinjer for tildeling av rom ved Høgskolen i Oslo
1. Rammer
a) Timeinndeling. Første undervisningstime starter alltid kl 8.30, neste time kl 9.30 osv hele dagen.
b) Tidsfrister, sanksjoner og pålegg angående rombruk, som f. eks påbudet om at hvert kull/hver klasse skal ha undervisning til kl 18.00 en dag pr. uke, gjøres kjent for avdelingene i notat fra romkoordinator i starten av hvert semester. Notat om planlegging av høstsemesteret sendes 20. januar og om planlegging av vårsemesteret 20. september. Dette notatet opplyser om arrangement bestemt av høgskolens ledelse, som f eks fagdager, miljødager, profileringsdager og store konferanser.
c) Det tas sikte på at utkast til timeplaner for høstsemesteret skal være ferdige innen 15. mai og for vårsemesteret 20. november. Før timeplanene endelig fastlegges settes det av tid for en samling av timeplanleggere fra de ulike avdelingene for å løse eventuelle problemer med uplassert undervisning. Endelige timeplaner for studiepoenggivende undervisning skal foreligge innen 1. juni og 5. desember. Er det vektige grunner til at dette ikke lar seg gjøre, skal den sentrale administrasjonen informeres. Kursvirksomhet og andre aktiviteter som har lavere prioritet, legges inn i timeplaner/romplaner mellom 1. juni og 15. juni (5. og 10. desember). Overføring av timeplaner til Locus og kvalitetssikring av romplaner skal være ferdig før 1. juli for høstsemesteret og 15.desember for vårsemesteret. Overholdes ikke disse fristene, mister avdelingene førsteretten til å timeplanlegge "sine" undervisningsrom.
d) Det innføres restriksjoner på eksternfinansiert kursvirksomhet de tre første ukene etter studiestart. Det presiseres at dette ikke gjelder kurs for HiOs egne studenter. Avdelingene kan ikke regne med å få rom utover det de normalt bruker til undervisning.
e) 2-3 rom (etter årlig vurdering) trekkes ut fra avdelingenes romportefølje og disponeres sentralt. I notatet fra romkoordinator i begynnelsen av hvert semester, gis det informasjon om hvilke rom dette gjelder. Dette gjøres for å dekke behovene for rom fra enheter og virksomhet utenfor avdelingene. Disse rommene kan også brukes når det er opphoping av vanlig undervisning, f eks ved studiestart.
f) Utstyr i auditorier og store undervisningsrom med 45 plasser eller mer skal forvaltes sentralt og vedlikeholdes av fellestjenestene. Mindre rom som brukes til spesielt utstyrskrevende undervisning, forvaltes av avdelingene.
2. Prioriteringer
a) Eksamensavvikling. I eksamensperiodene om våren fra 1.mai og i slutten av høstsemesteret har eksamensavviklingen førsteprioritet når det gjelder bruk av undervisningsrom og grupperom. Eksamener som avvikles utenom disse periodene, bør så langt som mulig bruke ledig romkapasitet. Der det likevel skulle oppstå konflikter, har eksamen prioritet foran undervisning.
b) Ved tildeling av rom skal studiepoenggivende virksomhet (bachelor, master, påbygningsstudier/videreutdanninger) ha prioritet framfor eksternfinansierte kurs- og oppdragsvirksomhet. Dette skal gjelde på tvers av avdelingsgrensene. Det betyr at hvis en avdeling har fulgt retningslinjene for rombruk og likevel har problemer med å skaffe rom på eget område, har denne avdelingen prioritet til rom hos andre avdelinger framfor deres kursvirksomhet.
c) Etter at planen for studiepoenggivende virksomhet er lagt, settes det av perioder (1. - 15. juni og 5. -10. desember) for å tildele rom til etterutdanning og kurs- og seminarvirksomhet av ulike slag.
d) Etter at disse periodene er over, gjelder prinsippet ”først til mølla” for foreninger, ekstern utleie, sent bestemte kurs og liknende.
3. Kurs og konferanser
a) Store arrangement som i betydelig grad berører ordinær undervisningsvirksomhet, skal det søkes om til den sentrale administrasjonen slik at eventuell tillatelse kan være avklart i god tid før undervisningsplanleggingen starter. Studiedirektøren avgjør hva som skal defineres som et stort arrangement.
b) Mindre konferanser, seminar og kurs blir tildelt rom når hovedplanen for studiepoenggivende undervisning er lagt.
c) Det settes en øvre grense for antall arrangementer i aud.3 som medfører flytting av undervisning.
4. Grupperom
a) Felles grupperom på Frydenlund (utenom læringssentrets domene) administreres av studentekspedisjonene ved at timelister for en periode på 2-4 uker fremover henger oppe.
b) Nåværende ordninger for bruk av grupperom i P56 og Pilestredet Park fortsetter.
5. Spesialrom
a) Der to eller flere avdelinger bruker samme spesialrom (gymsaler, dans/drama osv) utarbeider disse avdelingene i fellesskap retningslinjer for bruk og fordeling av undervisningstid.