Konsortiumsavtaler og kontrakter i 7. rammeprogram
Konsortiumsavtalen
Konsortiumsavtalen er en privatrettslig avtale som regulerer forholdet deltakerne imellom. Her gir den enkelte partner en detaljert beskrivelse av sine forpliktelser og rettigheter innad i arbeidsgruppen. Den mest brukte modell for konsortiumsavtale er
DESCA-avtalen.
Konsortiumsavtalen kan for eksempel regulere hvordan partnerne skal forholde seg til immaterielle rettigheter (IPR). Her er noen nyttige lenker om IPR:
IPR - Problemstillinger rundt IPR i søknaden
IPR-Helpdesk sin nettside om IPR i 7. rammeprogram
IPR-Helpdesk sin brosjyre om IPR-rettigheter i 7. rammeprogram (pdf)
Konfidensialitet under 7RP
Modellkontrakten
Søkere som har fått en positiv evaluering av sin søknad går inn i kontraktsforhandlinger med EU-kommisjonen. Dersom forhandlingene lykkes, inngår institusjonen en kontrakt med EU-kommisjonen og forskningsprosjektet får midler. Kommisjonen har utarbeidet en standardkontrakt som kalles modellkontrakten. Modellkontrakten regulerer rettigheter og forpliktelser mellom partnerne i et forskningsprosjekt (konsortium) og kommisjonen.
Forskningsrådet har utarbeidet en egen side om deltakelsesregler og modellkontrakten i 7. rammeprogram.
Her kan du laste ned de ulike modellkontraktene for særprogrammene "Cooperation" og "Capacities", for Marie Curie aktiviteter og for ERC aktiviteter.
EU-kommisjonen er i ferd med å utvikle en database (Unique Registration Facility) der opplysinger fra institusjoner som inngår kontrakt med kommisjonen blir lagt inn. Opplysninger om juridisk status, stiftelsesdokumenter, vedtekter, lovbestemmelser og foretaksattester med mere trenger dermed bare å leveres én gang. Les mer om URF på Forskningsrådets nettsider .
For mer informasjon om deltakelsesregler, modellkontrakten eller konsortiumsavtalen, kontakt FoU-administrasjonen.
EU-kommisjonen har publisert utkast til Negotiation Guidance Notes
EU-kommisjonen har publisert et utkast til Negotiation Guidance Notes for syvende rammeprogram. Dette dokumentet gir råd om hvordan institusjoner som har fått positiv evaluering av sin søknad skal forholde seg når de går inn i kontraktsforhandlinger med kommisjonen. Utkastet er bare gyldig for prosjekttypene Collaborative Projects, Networks of Excellence and Coordination and Support Actions. Les mer på Cordis sine sider:
Guidance Notes for FP7 projects
Viktige punkter i kontraktsforhandlingene med kommisjonen:
- Husk at kontaktpersonen i kommisjonen er der for å hjelpe
- Ha papirarbeidet i orden
- Hvis det oppstår et problem, kom alltid med en løsning. Kommisjonen liker ikke å høre om problemer uten å få presentert løsninger. Husk at hver representant har ansvaret for ca 50 prosjekter, så de har ikke tid til overs. Det er viktig å legge til rette slik at denne prosessen går så problemfritt som mulig. Gjør akkurat det kommisjonen ber om. Ikke la det være blanke felter i skjemaer osv.
- Kontrakten som skal forhandles med kommisjonen eller skjemaene som skal forberedes på forhånd må fylles ut i tråd med deltakelsesreglene
- Kommisjonen kan, under forhandlingene, teste om parten tar ”oppdraget” alvorlig nok, så opptre profesjonelt
-
Det som er tema i forhandlingene med kommisjonen er: endringer i kostnader, tekniske endringer, milepæler og resultater, rettslige og finansielle spørsmål. Det er ikke mulig å forhandle om budsjettet
I forhandlingsfasen med kommisjonen er det viktig at koordinator følger denne prosedyren:
Perioden fra prosjektet får positivt svar fra kommisjonen til forhandlingene starter er kort. Det er derfor viktig at: - Koordinator legger press på partnerne for å få ordnet sine dokumenter i tide
- Koordinator jevnlig oppdaterer partnerne om utviklingen i forhandlingene
- Koordinator må passe på at det ikke er for mange mål/resultater. Det er best med et større og et mindre mål per arbeidspakke
- Koordinator gjør en analyse av budsjettet, hva som er fornuftig. MEN oppdager en ubalanse mellom arbeidsmengde og budsjett hos partnere, så er det for sent å endre på dette i forhandlingsfasen. Denne fordelingen kan kun skje under søknadsprosessen
- Og sist, men ikke minst: Koordinator må sørge for å gjøre et godt inntrykk på representanten. Dette for å få personen til å stole på at prosjektet har alt under kontroll, samt for å få god kontakt med han/henne som skal være kontaktperson i prosjektperioden
Viktige forberedelser til forhandlingsfasen:
- Meget god kjennskap til modellkontrakten
- Detaljert forståelse av kommentarene fra evalueringen
- Følg skjemaene for forberedelse av kontrakten i detalj. Fra nå av må alle deadlines for hele prosjektperioden være klargjort
- Forebered den tekniske delen
- Ta en ny gjennomgang av budsjetter. Det kan skje kutt, vanligvis 20%, samt eventuelt ny fordeling av pengene
-
Man må kjenne prosjektets milepæler og resultater og utvikling fra periode til periode i detalj og kunne argumentere for hvorfor de er en del av prosjektet:
Følgende ”deliverables” må vurderes:
1. Vitenskaplige/tekniske ”deliverables”
2. Rettslige og finansielle ”deliverables”