Kommunikasjonsstrategi for HiO 2008-2011
Innledning
HiOs kommunikasjonsstrategi 2008-2011 er forankret i strategisk plan for HiO 2008-2011, og skal bidra til å utvikle HiO. Satsingsområdene til HiO er forskning og utviklingsarbeid (FoU) og flerkulturelt og internasjonalt studiemiljø. Mens FoU er et eget punkt i kommunikasjonsstrategien, skal flerkulturelt og internasjonalt arbeid være en integrert del av kommunikasjonsstrategien på alle punkter. HiO skal være en inkluderende høgskole.
Formålet med kommunikasjonsstrategien er å utvikle gode relasjoner med omverdenen, sikre at kunnskap innhentes og formidles, ivareta fremtidige og nåværende studenter, og samordne kommunikasjonen i organisasjonen. Som akademisk institusjon baserer HiO seg på at åpenhet og diskusjon fremmer kvaliteten i beslutninger. Kommunikasjonsstrategien bygger på respekten for studenter og medarbeideres ytringsfrihet.
Strategien baseres også på de fem hovedprinsipper for statlig informasjonspolitikk, offentlighetslovens prinsipp om meroffentlighet, Vær varsom-plakaten og etiske retningslinjer for kommunikasjonsmedarbeidere. Krisehåndtering finnes i HiOs beredskapsplan.
Kommunikasjonsmålene er delt i fem hovedsatsingsområder. Disse er både eksterne og interne; samfunnet, FoU, søkere, studenter og medarbeidere.
Høgskolen i Oslo ønsker effektiv og miljøvennlig kommunikasjon, og hovedprinsippet er at informasjon skal være i digital form. Den åpne HiO-veven på internett er høgskolens viktigste kommunikasjonsverktøy både eksternt og internt.
Overordnet kommunikasjonsmål
HiO skal bli kjent som et inkluderende studiested med høy kvalitet innen yrkesrelevante studier og profesjonsrettet forskning.
Kommunikasjonsmål
HiO skal
- være en tydelig samfunnsaktør innen høyere utdanning og på HiOs fagområder
- være en aktiv FoU-formidler som kommuniserer med samfunn, fagmiljøer, studenter og medarbeidere
- være et førstevalg for de mest motiverte søkerne til studier og stillinger
- ha kvalitetssikret, enhetlig informasjon og god kommunikasjon med studentene
- utvikle seg videre mot en enhetlig institusjon gjennom god intern kommunikasjon
Strategier for å nå kommunikasjonsmålene
1. HiO skal være en tydelig samfunnsaktør innen høyere utdanning og på HiOs fagområder
Strategi
- Sette dagsorden ved å delta aktivt i samfunnsdebatten og være premissleverandør i ulike fora
- Videreutvikle HiO-veven som HiOs viktigste kommunikasjonsverktøy for alle, både på norsk og engelsk
- Formidle resultater av FoU-arbeid, bidra til verdiskaping regionalt, nasjonalt og internasjonalt, og synliggjøre bredden i studietilbudene
- Bygge nettverk med samarbeidspartnere nasjonalt og internasjonalt
2. HiO skal være en aktiv FoU-formidler som kommuniserer med samfunn, fagmiljøer, studenter og medarbeidere
Strategi
- Styrke allmennrettet formidling som en viktig del av FoU-arbeidet, og bruke aktivt kanaler som media, brukerrettede kanaler og andre aktuelle arenaer
- Synliggjøre HiOs faglige FoU-profil
- Samordne FoU-formidlingen og bedre FoU-kommunikasjonen mellom avdelingene ved HiO
3. HiO skal være et førstevalg for de mest motiverte søkerne til studier og stillinger
Strategi
- Posisjonere HiO som landets ledende høgskole innen yrkesrelevante studier med storbyprofil innen FoU-arbeid, studier, internasjonalisering og studentmiljø
- Rekruttere et mangfold av studenter og medarbeidere gjennom kommunikasjon tilpasset ulike målgrupper, med vekt på underrepresenterte grupper
- Bygge nettverk med alumni og arbeidsgivere, og kommunisere at høgskolen er en attraktiv studie- og arbeidsplass
4. HiO skal ha kvalitetssikret, enhetlig informasjon og god kommunikasjon med studentene
Strategi
- Utarbeide felles system for studieinformasjon til studenter
- Øke studietilfredsheten gjennom tilrettelagt kommunikasjon med alle studenter
- Ivareta studentene og bidra til å skape et inkluderende studiemiljø gjennom oppfølging og veiledning
5. HiO skal utvikle seg videre mot en enhetlig institusjon gjennom god intern kommunikasjon
Strategi:
- Sikre at medarbeidere får informasjon gjennom god intern kommunikasjon og dermed skape en felles HiO-kultur
- Styrke kommunikasjon som lederansvar
- Videreutvikle HiO-veven som HiOs viktigste interne kommunikasjonsverktøy
- Etablere en felles forståelse av flerkulturelt og internasjonalt studiemiljø og FoU som satsingsområder, gjennom kunnskapsformidling
Vedlegg:
Ressurser, kompetanse og kvalitetssikring
Avdelinger, sentre og seksjoner innarbeider kommunikasjon i sine ordinære planer på bakgrunn av den overordnede kommunikasjonsstrategien, og andre strategiske føringer.
I arbeidet med kommunikasjon er det viktig å avsette ressurser til å opprettholde god kommunikasjonsflyt eksternt og internt. Kommunikasjonsarbeidet skal kvalitetssikres, kommunikasjonstiltakene evalueres, og kommunikasjons- og veiledningskompetansen styrkes i alle ledd i organisasjonen.
Ansvarsfordeling
Rektor er høgskolens leder av utdannings- og forskningsvirksomheten og uttaler seg til mediene i overordnede spørsmål. Prorektor og høgskoledirektør uttaler seg om saker som er avklart i styret eller med rektor.
Dekanene leder avdelingene og uttaler seg til mediene i overordnede saker som angår avdelingens fagfelt. Avdelinger og sentre har ansvar for den daglige kommunikasjonen med egne medarbeidere, studenter og potensielle studenter. Enhetene skal vurdere behovet for og setter av ressurser til kommunikasjon i sammenheng med det pågående fagarbeidet.
Informasjonstjenesten har ansvar for HiOs samlede kommunikasjonsstrategi, slik at høgskolen fremstår som én enhet. Informasjonstjenesten legger vekt på utvikling av felles kommunikasjonsverktøy for hele HiO, blant annet gjennom rådgivning, videreutvikling av veven og en enhetlig grafisk profil.
Studieseksjonen har et spesielt ansvar for studentrekruttering og felles studentinformasjon, og som rådgiver, tilrettelegger og støttespiller for avdelinger og enheter i dette arbeidet. Seksjonen skal utvikle, kvalitetssikre og koordinere arbeidet rundt kommunikasjon med spesielle målgrupper, med fokus på flerkulturelt og internasjonalt studiemiljø.
Informasjonsmedarbeidere ved avdelinger og sentre skal sørge for at kommunikasjon blir brukt som et virkemiddel for å nå avdelingens mål. Informasjonsmedarbeiderne har ansvar for å gi råd til avdelingsledelsen i ekstern profilering og for å tilrettelegge og planlegge for god intern kommunikasjon. Informasjonsmedarbeiderne har et operativt ansvar for å sette planene ut i livet.
Hva bygger kommunikasjonsstrategien på?
HiOs kommunikasjonsstrategi er forankret i statlig informasjonspolitikk, og bygger på HiOs strategiske plan. Den støtter seg på andre måldokumenter, som strategiplaner eller handlingsplaner for læringsmiljø og studiekvalitet, internasjonalisering, FoU, etter- og videreutdanning, personalpolitikk, bibliotek- og informasjonsteknologi, og studentcharteret. I tillegg har HiO lederverdiene nytenkning, mot, respekt, lojalitet og raushet.
Statlig informasjonspolitikk trekker opp fem hovedprinsipper for statlig informasjon. Dette er helhetsprinsippet, kommunikasjonsprinsippet, prinsippet om aktiv informasjon, linjeprinsippet og prinsippet om informasjon som lederansvar.
For HiO betyr helhetsprinsippet at høgskolen skal samordne kommunikasjonen, samtidig som HiOs egne medarbeidere skal kjenne til ulike deler av høgskolens arbeidsfelt. Brukerne skal gjennom veven kunne få adgang til informasjon om det som foregår ved høgskolen.
Kommunikasjonsprinsippet betyr for HiO at høgskolen skal bygge relasjoner til og ha kunnskap om grupper som angår høgskolens drift. Dialog skal vektlegges.
Prinsippet om aktiv informasjon betyr at HiO skal ta initiativ til kommunikasjonstiltak internt og eksternt, slik at brukerne får den informasjonen de trenger for å treffe sine valg, og at det er mulighet for dialog og samspill med dem som gir informasjonen.
Linjeprinsipp betyr at kommunikasjonsansvaret følger linjen i organisasjonen. Det er avdelingen/senteret/seksjonen som har ansvaret for å vurdere om og hvordan det skal kommuniseres. Dette kan skje i samarbeid med Informasjonstjenesten, der det er naturlig.
Prinsippet om informasjon som lederansvar betyr for HiO at kommunikasjon er et strategisk styringsredskap som høgskolens øverste ledelse (styre, rektorat og direktør) har ansvaret for. HiOs øvrige ledere har ansvaret for å realisere HiOs kommunikasjonsstrategi i sin avdeling, senter eller seksjon.
Strategiplan for Høgskolen i Oslo inneholder HiOs visjon, verdigrunnlag, overordnede mål og satsingsområder. HiO skal gi kunnskap for et helt liv.
HiOs lærings- og arbeidsmiljø skal kjennetegnes av mangfold, likeverd og toleranse og skal oppmuntre til aktiv deltakelse fra studenter og tilsatte. Nytenkning, mot, respekt, lojalitet og raushet skal være sentrale verdier for samhandling og ledelse. Kunnskapsutviklingen og læringsprosessene skal baseres på kritisk tenkning og etisk refleksjon.
HiO skal utvikles mot å bli et universitet med høy kvalitet innen yrkesrelevante studier og profesjonsrettet forskning. HiO skal bidra til innovasjon og verdiskaping i et flerkulturelt og internasjonalt arbeids- og samfunnsliv. HiO skal drive aktiv formidling av kunnskap på sine fagområder og være samarbeidspart for aktører i regionen.
For å nå det overordnede målet har HiO definert to satsingsområder med flere delområder for perioden. Satsingsområdene er flerkulturelt og internasjonalt studiemiljø og forskning og utviklingsarbeid (FoU)
Hvem kommuniserer HiO med? - Målgrupper for kommunikasjon
Høgskolen i Oslo må være bevisst på hvilke målgrupper høgskolen ønsker å kommunisere med, hvor HiO skal bygge opp tillit og befeste og bedre sitt omdømme som en av landets sentrale høyere utdanningsinstitusjoner.
Alle medarbeidere kommuniserer med noen av målgruppene. I møte med målgruppene er det viktig at medarbeiderne fremstår som profesjonelle, tillitvekkende og sannferdige. HiO-medarbeidere må kunne skille mellom de situasjoner der man skal opptre saklig og objektivt, og de relasjoner hvor markedsføring og påvirkning er viktig, uten å bli usaklig eller subjektiv.
Intern kommunikasjon skjer i samarbeid med målgruppene medarbeidere, studenter og andre ved HiO, studentene og medarbeidernes organisasjoner, ledergruppene ved HiO (styre, avdelingsstyrene, faglige- og administrative ledergrupper) og ulike utvalg.
HiOs eksterne målgrupper kan deles inn etter hvilken relasjon de har til høgskolen: De som setter rammer og sørger for HiOs eksistens, de som bidrar til HiOs funksjoner, de som er videreformidlere, samarbeidspartnere, og de som har Ad-hoc interesser eller er vanlig interesserte.
HiO forholder seg til disse målgruppene:
- Sentrale myndigheter (KD, andre departement, stortingskomitéer, stortingsbenken for Oslo og Akershus, Fylkesmannen i Oslo og Akershus)
- Lokale myndigheter – Oslo kommune og regionen (Akershus fylkeskommune)
- Høgskoler, universiteter, NOKUT, UHR, Norges Forskningsråd og FoU-miljøer i inn- og utland
- Internasjonale samarbeidspartnere
- Næringslivet og offentlig institusjoner (organisasjonene i nærings- og arbeidslivet, de som sysselsetter "våre" studenter)
- NAV
- Videregående skoler (spesielt veilederne/rådgivere)
- Praksisinstitusjoner, praksisveiledere
- Studentorganisasjonene (HiOs egne og landsomfattende)
- Mulige søkere til stillinger ved HiO
- Mulige studenter
- Mulige kunder
- Mulige sponsorer
- Publikum generelt, media og spesielle opinionsledere