Rutiner ved utskriving av vitnemål og karakterutskrift
Rundskriv nr. 2/2006 fra Studieseksjonen
Innholdet i dette rundskrivet
- Innledning
- Vitnemål for fullført utdanning
- Diploma Supplement
- Karakterutskrift for beståtte eksamener eller prøver
- Duplikat av vitnemål
- Eksamensresultater som ikke er elektronisk registrert
- Oppbevaring
Innledning
I lov om universiteter og høyskoler § 3 - 11 framgår det at institusjonen utferdiger vitnemål om fullført utdanning. Samtidig skal det utferdiges Diploma Supplement. Diploma Supplement er et vitnemålstillegg som skal sikre rettferdig, internasjonal akademisk og yrkesmessig godkjenning av kvalifikasjonen. Tillegget følger det originale vitnemålet og er kun gyldig sammen med dette. Studenter som ikke har fullført utdanning kan be om karakterutskrift for beståtte eksamener eller prøver.
Forskrift om eksamen og studier § 31 definerer fullført utdanning som avsluttet grad eller yrkesutdanning. Videreutdanninger, enkeltfag, enheter eller ikke fullførte grader eller yrkesutdanninger dokumenteres ved karakterutskrift. Videre framgår det av pkt. 4 at det på vitnemålet eller karakterutskriften skal angis hvilket semester den enkelte eksamen er avlagt.
Det foreligger ingen retningslinjer som angir nærmere regler/prosedyrer for utskriving av vitnemål og karakterutskrift.
I forskrift om offentlege arkiv, fastsatt av det daværende Kulturdepartementet 11. desember 1998, med hjemmel i lov 12. april 1992 nr. 126 om arkiv heter det at arkivmateriale skal avleveres når det er om lag 25 – 30 år gammelt. Høgskolen i Oslo skal avlevere arkivverdig materiale til Statsarkivet i Oslo. Første avlevering kan skje fra 2019. For elektronisk materiale kan Riksarkivaren fastsette at det deponeres kopier i arkivdepot på et tidligere tidspunkt.
Eksamensprotokoller er å betrakte som arkivverdig materiale og skal oppbevares på forsvarlig vis ved institusjonen i 25 år før de avleveres statsarkivet.
Det foreligger ingen hjemmel for at tidligere studenter kan kreve identiske kopier av eldre vitnemål. På forespørsel kan de få utstedt et dokument som gjengir hvilke eksamener som er avlagt, i hvilket år og med hvilket resultat. Av praktiske årsaker kan det likevel være hensiktsmessig å oppbevare kopier av vitnemål/eldre formularer.
På bakgrunn av loven, eksamensforskriften, departementets anbefalinger og innarbeidet praksis fastsettes det at følgende rutiner følges ved utskriving av vitnemål, Diploma Supplement og karakterutskrift.
Vitnemål for fullført utdanning
Studenter som har avsluttet en grad eller yrkesutdanning ved Høgskolen i Oslo skal få utstedt vitnemål. Originalt vitnemål skrives ut kun én gang.
1. Vitnemål skal trykkes på papir med vannmerke spesielt laget for Høgskolen i Oslo, både i vitnemålsformularet og i eventuelle innlegg.
2. Vitnemålet skal ha påført originalt stempel.
3. Alle grunnlag for vitnemål kan skrives ut direkte ved hjelp av Felles studentsystem (FS) hvor fag, studiepoeng, eksamenssemester/år og resultat framkommer i tillegg til standardtekst.
4. Alle vitnemål skal underskrives personlig av faglig leder (dekan) med blå penn og en representant for administrasjonen, for eksempel kontorsjef eller saksbehandler. Blått navnestempel (med personlig signatur) for dekan kan benyttes.
5. Utstedelsesdato skal framgå av vitnemålet.
6. Det skal framgå av standardtekst i vitnemålet hvilken ramme-, fag- eller studieplan som er fulgt.
Diploma Supplement
1. Diploma Supplement (DS) skal utstedes samtidig med vitnemål for avsluttet grad eller yrkesutdanning.
2. DS skal følge fast oppsett og ha en del med standard tekst som gjelder alle DS i Norge.
3. DS skrives ut på vannmerket papir ved hjelp av FS.
4. DS skal ha påført originalt stempel.
5. DS skal ha påført personlig underskrift med blå penn av faglig leder (dekan) og en representant for administrasjonen. Blått navnestempel for dekan (med personlig signatur) kan benyttes.
Karakterutskrift for beståtte eksamener eller prøver
1. Karakterutskrift på norsk eller engelsk skrives ut på vanlig papir ved hjelp av FS.
2. Karakterutskrift skal ha påført originalt stempel.
3. Utstedelsesdato skal framgå av karakterutskriften.
4. Karakterutskrift skal ha påført personlig underskrift av en representant for administrasjonen.
Duplikat av vitnemål
1. Duplikat av vitnemål kan utstedes på forespørsel.
2. Duplikat utstedes på grunnlag av eksamensprotokoller.
3. Duplikat utstedes som et vanlig vitnemål, men skal påføres stempel om at dette er et duplikat.
Eksamensresultater som ikke er elektronisk registrert
Avdelingene kan på forespørsel bekrefte at en person har avlagt eksamener ved institusjonen. Det er en forutsetning at sikre bakgrunnsdata er tilgjengelig i form av håndskrevene eksamensprotokoller der eksamensår og eksamensresultat framkommer.
Oppbevaring
1. Eksamensprotokoller skal oppbevares på forsvarlig måte i 25 år før de avleveres statsarkivet.
2. Det kan være hensiktsmessig å ta kopi av alle utstedte vitnemål og eldre formularer. Slike vitnemål kan makuleres etter 25 år.
Med hilsen
Åsulv Frøysnes
Tove Bull-Njaa