Kvalitetssikring ved Høgskolen i Oslo

1. INNLEDNING
1.1 Bakgrunnen for innføring av kvalitetssikringssystemer i høyere utdanning
1.2 Krav til institusjonenes kvalitetssikringssystem
1.3 Kort om begrepet kvalitet

2. MÅL OG PREMISSER FOR HIOs KVALITETSSIKRINGSSYSTEM
2.1 Utvikling av et kvalitetssikringssystem – en kontinuerlig prosess
2.2 Mål for kvalitetssikringssystemet
2.3 Områder for kvalitetssikring
2.4 Grunnpremissene for kvalitetssikringssystemet
2.5 Studentenes deltakelse i kvalitetssikringsarbeidet

3. EVALUERING OG RAPPORTERING
3.1 Evaluering - utvikling og kontroll
3.2 Hva skal evalueres?
3.3 Evalueringsmetoder
3.4 Rapportering av evalueringsresultater
3.5 Studentenes rolle i evaluering av studiet og undervisningen
3.6 Lærernes rolle i evaluering av studiet og undervisningen
3.7 Sensorers bidrag til evaluering av studiet
3.8 Fagmiljøene og studieleders rolle i evalueringsarbeidet
3.9 Avdelingsadministrasjonens rolle i kvalitetssikringsarbeidet
3.10 Resultatkvalitet og relevans
3.11 Selvevaluering av studienes samlede kvalitet
3.12 Avdelings- og høgskolestyrets ansvar i kvalitetssikringsarbeidet
3.13 Sentralt initierte evalueringer

4. HÅNDBOK FOR ADMINISTRATIVE PROSEDYRER
4.1 Innhold, intensjon og målgruppe
4.2 Avviksregistrering

5. STYRING
5.1 Rapportering til styret og gjennomføring av kvalitetsdialog
5.2 Styringssløyfe – ansvarsforhold og ledelsesforankring
5.3 Kvalitetsarbeidet som grunnlag for videreutvikling, ressursstyring og prioritering

6. OPPSUMMERING AV GRUNNLEGGENDE PREMISSER I KVALITETSSIKRINGSSYSTEMET VED HØGSKOLEN I OSLO

1. INNLEDNING

Grunnlagspremisser i kvalitetssikringssystemet. Vedtatt av Styret for Høgskolen i Oslo 18. mars 2004.

1.1 Bakgrunnen for innføring av kvalitetssikringssystemer i høyere utdanning

Det har de senere år vært en omfattende delegering av ansvar fra sentrale myndigheter til universitetene og høgskolene både når det gjelder faglige, økonomiske og organisatoriske forhold. Økt autonomi for den enkelte utdanningsinstitusjon legitimerer kravet om evaluerende tilsyn, der det fokuseres på hvordan friheten forvaltes i forhold til ansvaret for å ivareta hensikten med virksomheten. Økt nasjonal satsing på kvalitetssikring har også sammenheng med endringer innen høyere utdanning både når det gjelder antall studenter, nye læringsformer og sterkere samfunnsmessige krav om innsyn og dokumentasjon. I tillegg kommer internasjonale føringer Norge har forpliktet seg til gjennom avtaler og som vektlegger mobilitet, integrasjon, gjensidig godkjenning og krav om nasjonale kvalitetsgarantier som er internasjonalt oversettbare.

På denne bakgrunn er det fastsatt i lov om universiteter og høgskoler at alle institusjonene under loven skal ha tilfredsstillende systemer for kvalitetssikring, der studentevaluering av utdanningen skal inngå (lov av 12. mai 1995 nr. 22 om universiteter og høgskoler, § 2.8).

Hensikten er å sikre kvalitet i utdanningsvirksomheten ved at det finnes systemer for avdekking av kvalitetssvikt, at god og dårlig kvalitet skal kunne synliggjøres og at det utvikles bevissthet om kvalitetsarbeid både blant tilsatte og studenter. Et kvalitetssikringssystem skal gi institusjonen et grunnlag for egenvurdering og endring.

1.2 Krav til institusjonenes kvalitetssikringssystem

Utdannings- og forskningsdepartementet fastsatte 2. januar 2003 forskrift om akkreditering, evaluering og godkjenning etter lov om universiteter og høgskoler og lov om private høgskoler (Rundskriv nr F-01-03). I forskriftens § 4 er følgende krav til institusjonenes kvalitetssikringssystem fastsatt:

”Institusjoner under lov om universiteter og høgskoler og private høgskoler som er akkreditert etter lov om private høgskoler § 10 a, skal ha et system som tilfredsstillende dokumenterer kvalitetssikringsarbeidet og kan avdekke sviktende kvalitet.
Kvalitetssikringssystemet skal omfatte alle prosesser som har betydning for studiekvaliteten, fra informasjon overfor mulige søkere til avslutning av studiet. Rutiner for studentevaluering av undervisningen, selvevaluering og institusjonens oppfølging av evalueringer, dokumentasjon av institusjonens arbeid med læringsmiljøet, samt rutiner for kvalitetssikring av nye studietilbud, skal inngå.
Institusjonene skal ha rutiner som sikrer kontinuerlige forbedringer av systemet.
Organet fastsetter, i samråd med sektoren, kriterier som kvalitetssikringssystemet skal evalueres i forhold til.”

Organet det refereres til i punkt 4 er Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT), som er det organ som skal evaluere og etterse at institusjonenes system for kvalitetssikring fungerer tilfredsstillende og stimulerer til forbedring.

NOKUT fastsatte 5. mai 2003 kriterier for evaluering av universiteters og høgskolers kvalitetssikringssystem for utdanningsvirksomheten. Her understrekes det at ”Kvalitetssikringssystemet skal omfatte hele institusjonen og gjelder de delene av virksomheten som er relatert til studiekvalitet og det totale læringsmiljøet, for alle studier som institusjonen har ansvaret for, internt og eksternt.”

Ved evaluering av kvalitetssikringssystemet vil NOKUT legge vekt på at institusjonenes system og kvalitetsarbeid omfatter:

klargjøring av hvordan arbeidet med studiekvalitet inngår som en del av institusjonens strategiske arbeid
institusjonens definerte mål for kvalitetsarbeidet
forankring av kvalitetsarbeidet i ledelsen på alle nivå i organisasjonen
organisering av kvalitetsarbeidet i rutiner og tiltak som sikrer bred medvirkning med definerte ansvarsforhold og myndighetsfordeling
innhenting og bearbeiding av data og informasjon fra evalueringer som er nødvendig for å gi tilfredsstillende vurderinger av kvaliteten i alle studieenheter, og akkumulert på overordnet nivå i organisasjonen
analyse av situasjonen og vurdering av måloppnåelse i kvalitetsarbeidet
bruk av resultatene fra kvalitetsarbeidet som grunnlag for beslutninger og tiltak som tar sikte på å videreutvikle studiekvaliteten
klargjøring av hvordan kvalitetsarbeidet bidrar til ressursstyring og prioriteringer ved institusjonen
aktiv studentmedvirkning og fokus på det totale læringsmiljøet
årlig rapport om kvalitetsarbeidet til institusjonens styre, som gir en helhetlig og overordnet vurdering av studiekvaliteten ved institusjonen og oversikt over opplegg og tiltak i kvalitetsarbeidet.

NOKUT vil evaluere institusjonenes systemer for kvalitetssikring i sykluser på ikke mer enn seks år.

1.3 Kort om begrepet kvalitet

Kvalitet er ikke et entydig begrep, slik studiekvalitet heller ikke er det. Kriterier for hva som er god kvalitet vil variere med ulike fagområder og målsettinger. NOKUT trekker likevel frem tre sentrale forhold; kvalitet slik den fremtrer for studentene, slik den tilfredsstiller anerkjente faglige mål og slik den gir utdanningene samfunnsmessig relevans i vid forstand.

Et kvalitetssikringssystem bør derfor bygge på rutiner som er nært knyttet til læringsprosessene og læringsmiljøet.

2. MÅL OG PREMISSER FOR HIOs KVALITETSSIKRINGSSYSTEM

2.1 Utvikling av et kvalitetssikringssystem - en kontinuerlig prosess

Utvikling av et kvalitetssikringssystem for Høgskolen i Oslo har vært og skal fortsatt være en prosess som tar sikte på kontinuerlig utvikling av rutiner, aktiviteter og prosedyrer som skal gi grunnlag både for utvikling og kontroll. Det er lagt vekt på at systemet ikke bare skal tjene det formål å tilfredsstille eksterne krav om kontroll, men at det i første rekke skal være et instrument for utvikling og internkontroll i institusjonen.

Styret for Høgskolen i Oslo vedtok i sitt møte 5. september 2003 å gi rektor fullmakt til å nedsette en arbeidsgruppe som skulle arbeide videre med utvikling av kvalitetssikrings-systemet og innholdet i dette. Styret satt da som premiss for arbeidsgruppen at det skulle fokuseres på systemet som et bidrag til positiv utvikling og at det ikke skulle fokuseres på kontroll. Samtidig skulle det vektlegges at det utvikles et system som kan avdekke kritikkverdige forhold og rutiner som gjør at man raskt kan reagere i forhold til dette. Kvalitetssikringssystemet skal være enkelt og brukerbasert, og det er et mål at brukerne får et eierforhold til systemet.

På denne bakgrunn ble det nedsatt en arbeidsgruppe med representanter fra UF-personalet, faglig ledelse, administrativt tilsatte og studentene. Arbeidsgruppen leverte sin innstilling 21. november 2003, og denne ble sendt på høring til alle avdelinger, enheter, seksjoner og Studentparlamentet.

Det kvalitetssikringssystem som her skisseres er en bearbeidet versjon av arbeidsgruppens innstilling, der synspunkter fremkommet gjennom høringsuttalelsene og informasjonsmøter representanter for arbeidsgruppen har hatt med avdelingene er innarbeidet. Det er ikke et ferdig utviklet system som beskrives, men et fundament som gir tilsatte og studenter et grunnlag for utprøving og drøfting som bidrar til et system som skal være i kontinuerlig utvikling og forbedring.

2.2 Mål for kvalitetssikringssystemet

Kvalitetsreformens intensjon er å styrke studentenes læringsutbytte og studieprogresjon gjennom kvalitetsheving i alle ledd.

I strategiplan for Høgskolen i Oslo 2004-2007 er det slått fast at høgskolens mål er å tilby yrkesrelevante og forskningsbaserte studietilbud som er utviklet i tråd med kvalitetsreformens intensjoner. Det er satt fokus på studiekvalitet og læringsmiljø, der det blant annet er lagt vekt på at HiO skal ha et helthetlig kvalitetssikringssystem, et bredt spekter av studentaktive lærings- og vurderingsformer og gode veilednings- og støttetjenester.

Plan for læringsmiljøet ved HiO 2002-2004 fremhever at viktige forutsetninger for god studiekvalitet er forskningsbasert undervisning og veiledning, god, lett tilgjengelig og oppdatert studieinformasjon, fleksible læringsformer, tilgjengelig IKT- og annet nødvendig utstyr, gode bibliotek-, AV- og IT-tjenester, gode velferdstilbud, tilrettelegging for utvekslingsstudier og et inkluderende læringsmiljø som gir studentene gode rammebetingelser for læring og en opplevelse av tilhørighet til studiestedet. Også studentcharteret er et dokument som stadfester de mål høgskolen har satt seg og beskriver høgskolens intensjoner i samarbeidet med studentene. Studentenes deltakelse i kvalitetssikringsarbeidet er avgjørende.

Med utgangspunkt i kvalitetsreformens intensjoner og høgskolens egne målsettinger slik de er nedfelt i ulike dokumenter er de overordnede mål for kvalitetssikringssystemet:

å sikre at utdanningsvirksomheten inkludert praksis, lærings- og studiemiljøet holder høy kvalitet
å sikre utdanningenes relevans i forhold til yrkesfeltet
å sikre en stadig bedre kvalitetsutvikling
å dokumentere om kvalitetssikringsarbeidet er tilfredsstillende og avdekker sviktende kvalitet
å sikre kontinuerlige forbedringer av systemet
å sikre et kvalitetssikringssystem som er brukerorientert og bidrar til selvinnsikt og delaktighet hos involverte parter

2.3 Områder for kvalitetssikring

I Norgesnettrådets rapport 2/99 ”Basert på det fremste…?” videreutvikles en tilnærmingsmåte og en begrepsbruk som ble anlagt av Studiekvalitetsutvalget (1990). Det opereres der med 7 områder for kvalitet innenfor høyere utdanning, og det er disse områdene som er lagt til grunn i beskrivelsen av områder for kvalitetssikring ved Høgskolen i Oslo.

· Undervisningskvalitet er knyttet til lærernes tilrettelegging for studentenes målrettede læringsarbeid. Undervisning omfatter både lærernes planlegging, samspill med og mellom studentene, formidling, drøftinger og veiledning, vurdering av praksisfeltet som læringsarena, vurdering av studentene og tilrettelegging for studentenes evaluering av disse forholdene. Studentenes ansvar for egen og andres læring og for at læringsmiljøet fungerer inngår også i dette.

· Programkvalitet dreier seg om kvaliteten på fag-/studieplaner og organisering av studieopplegget.

· Resultatkvalitet er knyttet til studentenes læringsutbytte i forhold til intensjonene i ramme- og fagplan eller studieplan. Enkelte sider ved læringsutbyttet kan fanges opp gjennom vurderingsordninger og eksamensresultater, mens andre forutsetninger for god profesjonsutøvelse er vanskeligere å vurdere.

· Kvalitet mht til inntak er knyttet til studentenes forutsetninger når de begynner ved høgskolen og kriterier for opptak.

· Rammekvalitet er det materielle og immaterielle ressursgrunnlag som påvirker læringsmiljøet. Det dreier seg om alle de ressurs- og trivselsmessige faktorer som inngår i det helhetlige læringsmiljøet og som er viktige for å skape en god studiesituasjon. Høgskolens FoU-virksomhet defineres som en del av rammekvaliteten.

· Styringskvalitet dreier seg om institusjonens forvaltning av sitt eget ansvar for kvalitet. Styring dreier seg om å se valgmuligheter, ta beslutninger og begrunne disse.

· Kvalitet mht relevans er knyttet til samspillet mellom utdanningene, studentenes individuelle studieønsker og yrkesfeltets behov for kompetent arbeidskraft og kunnskapsutvikling innen sitt fagområde.

Med fokus på Høgskolen i Oslo som en faglig organisasjon hvis primæroppgave er undervisning, lærings- og FoU-arbeid er det undervisningskvalitet, programkvalitet, rammekvalitet og resultatkvalitet som blir kjernepunktene i kvalitetssikringssystemet. Studentenes opplevelse av kvalitet på alle områder som angår studieprogram, undervisning, læringsmiljø og velferdstilbud blir således det primære fokus for kvalitetssikringsarbeidet.

2.4 Grunnpremissene for kvalitetssikringssystemet

Høgskolens kvalitetssikringssystem er en samlet beskrivelse av de krav, rutiner, aktiviteter og ansvarsforhold som inngår i kvalitetsarbeidet. Systemet kjennetegnes ved:

at fokus er rettet mot høgskolens primære oppgaver
at hensikten både er utvikling og kontroll
systematikk og avgrensing - det fokuseres på alle sider ved virksomheten, men ikke samtidig
sammenheng – delsystemene er forbundet med og delvis gjensidig avhengig av hverandre
offentlighet – sentrale trekk ved virksomheten og arbeid med utvikling av disse blir synliggjort for involverte parter og er tilgjengelig for offentligheten
distribuert eierskap - ansvaret for konkretisering av delsystemene, evaluering, tiltak og rapportering ligger på lavest mulig nivå
enkelhet og gjenbruk – utnytte og utvikle eksisterende rutiner og arenaer, men sette nye krav til systematikk og sammenheng
både faglig og administrativ virksomhet skal være gjenstand for evaluering og forbedringsmål
systemutvikling gjennom dialog og endring – systemet selv blir vurdert og utviklet over tid

2.5 Studentenes deltakelse i kvalitetssikringsarbeidet

Studentene deltar som likeverdige samarbeidspartnere i kvalitetssikringsarbeidet på ulike nivå. Dette vil være både som deltakere og utformere av studentevaluering på utdanningsnivå, i etterarbeid og tolkning av resultater og ellers gjennom representasjon i utvalg og styrende organer. Studentene skal være synlige i alle deler av kvalitetssikringsprosessen, og studentenes tillitsvalgte vil kunne ha ulike funksjoner og for eksempel fungere som studentenes ”garantister” for at de evalueringsresultater som meldes til studieleder er i overensstemmelse med det studentene faktisk har uttrykt.

Det er viktig å finne evalueringsformer og et nivå på omfanget av evalueringene som gjør at evalueringstretthet unngås. En viktig forutsetning for å unngå dette problemet, er at studentene er delaktige i alle deler av prosessen og ser det som en naturlig del av studentrollen. Det ligger et yrkeskvalifiserende element i at man gjennom studiet kontinuerlig må forholde seg til evaluerings-, utviklings- og endringsprosesser. Samtidig er det viktig at studentene kan se konsekvenser av de evalueringer de er med på, at endringer ikke bare er noe som kommer fremtidige studenter til gode.

3. EVALUERING OG RAPPORTERING

3.1 Evaluering - utvikling og kontroll

Kvalitetssikring dreier seg om:

- evaluering, forstått som systematisk beskrivelse og vurdering av utviklingstiltak innenfor utvalgte sider av virksomheten i forhold til intensjoner som er nedfelt i fag- og studieplaner, regelverk, studentcharter, strategiplan, lover, forskrifter med mer.

- dokumentasjon, rapportering, oppfølging og utvikling av dette arbeidet

Spenningen mellom utvikling og kontroll er et grunnleggende trekk ved evaluering. Ut fra dette kan kvalitetssikring forstås som tiltak som har til hensikt å bidra til:

- utvikling: systematisk vurdere og sørge for at vurderingsresultatene brukes til utvikling av ulike områder/dimensjoner ved virksomheten, i henhold til en felles forståelse blant berørte parter om hva som er god praksis innenfor disse områdene.

-kontroll: sørge for at det finnes rutiner for drøfting og eventuelt endring dersom områder/dimensjoner ved virksomheten ikke er godt nok ivaretatt i henhold til en eller flere av de berørte parters vurdering.

Kvalitetssikring som skal bidra til utvikling forutsetter at virksomheten evalueres av berørte parter ut fra en forståelse av

-hvorfor evalueringen gjennomføres - hensikt

-hva som skal evalueres - områder

-hva det evalueres i forhold til – evalueringskriterier

-hvordan det evalueres – evalueringsform

-når det evalueres – formativ eller summativ

-at evalueringen balanserer mellom støtte og utfordring gjennom å vektlegge både verdifulle dimensjoner som bør videreføres og problematiske forhold som bør endres

-at det foreligger klare avtaler og rutiner for hvordan evalueringer følges opp og på hvordan denne oppfølgingen gjøres offentlig for berørte parter

-at evalueringen skjer i forhold til visse standarder og mål for fag, avdeling og institusjon, men at den også gir rom for ny innsikt

-at institusjonen kan lære av god praksis

Dersom kriteriene er uklare, blir vurderingene også uklare. For resultatkvaliteten er hovedkriteriene profesjonelle og faglige kunnskapsnormer kombinert med læringsmål i planverket. For utviklingsarbeid er hovedkriteriene knyttet til systematikk, oppnådde resultater og dokumentasjon av dette. For øvrige virksomhetsområder er hovedkriteriet at de tilrettelegger best mulig for primærvirksomheten. Nærmere konkretisering må utvikles av involverte parter på de aktuelle virksomhetsområder i dialog med de som har lederansvar.

Evaluering med utvikling som hensikt skjer allerede i stor utstrekning på høgskolens ulike virksomhetsområder, og kvalitetssikringssystemet har som utgangspunkt at den enkelte avdeling, utdanning og enhet skal kunne bygge videre på det som er utviklet. Systemet skal imidlertid bidra til større grad av systematikk ved at:

-evalueringene skjer i henhold til nevnte kriterier

-resultatene fra evalueringene rapporteres ut fra noen felles retningslinjer

-tiltak på ulike områder samordnes

3.2 Hva skal evalueres?

Alle sider ved virksomheten skal være gjenstand for evaluering, men ikke alt på en gang.

Det er viktig, blant annet for å unngå rapporterings- og evalueringstretthet, at området for evaluering avgrenses, at eksisterende rutiner og arenaer utnyttes og at involverte parter utformer evalueringsopplegg og tiltak innenfor rammer som gjør arbeidet meningsfylt.

I løpet av en 5-årsperiode skal evalueringen ha omfattet

undervisningen – innhold, mål, organisering, arbeidsformer, vurderingsformer, yrkesrelevans, samspillet mellom studieperioder og praksisperioder med mer
resultatene – forstått som studentenes læringsutbytte av utdanningen som helhet
programmet – som ramme for undervisningen
administrasjonens informasjon, service, rådgivning, anvendelse av regelverk, rutiner for klagebehandling, praktisk tilrettelegging for undervisning med mer
andre forhold som har betydning for læringsmiljøet som AV- og IT-tjenester, bibliotekfasiliteter, velferdstilbud, studiemiljø, tilrettelegging for internasjonal utveksling med mer

Ansvaret for kvalitetssikringsarbeidet legges til avdelings-/enhetsnivå, og avdeling/enhet skal utarbeide en plan for sitt kvalitetsarbeid. Her skal det skisseres systematikk i fem-årsperioden, om sammenhengen mellom fag og administrasjon skal reflekteres på utdannings- eller avdelingsnivå og hvilken rolle læringsmiljøutvalget skal ha i arbeidet med kvalitetssikring. Avdelingen må også vurdere om sammenkoblingen av de ulike kvalitetsområdene den har ansvar for å rapportere videre om, skal ligge på utdannings- eller avdelingsnivå.

3.3 Evalueringsmetoder

Avdelingene, utdanningene, enhetene bestemmer selv når og hvorledes evaluering av de ulike områder skal gjennomføres. Prinsippet om at involverte parter skal delta i utformingen av evalueringsopplegget er et viktig grunnpremiss for eierskap til opplegget og en forutsetning for at evalueringsarbeidet skal bli meningsfylt og utviklingsrettet. Det vil derfor ikke blir noen felles mal for når og hvordan evalueringer skal gjennomføres, men det tas sikte på at det utvikles et nettsted med presentasjon og drøfting av hvilke evalueringsformer som benyttes ved ulike utdanninger, hvordan man har arbeidet med vurderingskriterier i forbindelse med dette og informasjon om hvem som kan kontaktes for nærmere informasjon og idéutveksling.

Videre er det planlagt at det skal utarbeides en form for ”idébank”, for eksempel i form av en håndbok eller et veiledningsdokument som gir forslag til ulike evalueringsmetoder og drøfter ulike tilnærminger.

Dialogformen bør imidlertid være sentral i evalueringsarbeidet, da dialog kan ivareta behovet for drøfting av kompleksitet, dilemma og spenninger i evaluering og tiltak uten at rapporteringen blir for tidkrevende.

3.4 Rapportering av evalueringsresultater

Det vil kreves en systematisk rapportering av evalueringsresultater til de som har lederansvar. En slik rapporteringsplikt innebærer, selv om utvikling er det primære mål, også en form for overvåking og kontroll som i noen tilfeller kan oppleves problematisk. Dette kan motvirkes ved at berørte parter aktivt medvirker i utforming og gjennomføring av rapporteringsrutinene. En hensiktsmessig rapporteringsform kan ofte være dialog kombinert med en kortfattet og poengtert skriftlig rapport. Rapporteringen må få frem:

-hva som har fungert bra i siste periode, mulige grunner til det og hvordan dette skal videreføres

-hva som ikke har fungert bra i siste periode, mulige grunner til dette og planlagte tiltak for endring

-disse resultatene sett i sammenheng med virksomheten i de foregående år og på tilgrensende virksomhetsområder

Eksempler på data som kan inngå i avdelingenes rapport er foruten kvalitative og kvantitative data fra studentevalueringer, data fra FS- og DBH-rapporteringer (inntakskrav, frafallsprosent, gjennomføringsprosent, studiepoengproduksjon pr. student pr. år, eksamensresultater, strykprosent og lignende) samt data fra Senter for profesjonsstudiers (SPS) database (StudData), rapporter og publikasjoner.

Tiltak for utvikling må ha en viss sammenheng med tiltak for kontroll, selv om hovedprinsippet bør være at tiltakene for kontroll og utvikling er atskilt i forhold til tid, sted og hvem som deltar. Dersom rapporteringene over tid viser at det er problematiske forhold som ikke utvikles i en tilfredsstillende retning, må særskilte forbedringstiltak settes i verk.

Rapportene som leveres fra avdelingene og enhetene vil være viktige instrumenter for institusjonens egenvurdering/internkontroll, beslutninger om endringstiltak og et grunnlag for styrets vurdering av ressursallokering og strategiske prioriteringer.

Rapporteringskjeden fremgår av punktene 3.5-3.12.

3.5 Studentenes rolle i evaluering av studiet og undervisningen

Sentrale deler av studietilbudet skal evalueres av studentene minst en gang i året, og de skal selv være med å foreslå hvilke områder som skal evalueres. Studentene, inkludert utvekslingsstudentene, skal delta i utforming av evalueringsformen. Studieleder avgjør i samråd med de aktuelle parter hvilke fag, emner eller emnegrupper som skal evalueres og avdelingsstyret gir føringer.

Studentene skal oppleve at deres vurderinger er betydningsfulle bidrag til utvikling av studietilbudet. Evalueringene skal alltid følges av at læreren begrunnet tar stilling til hvilke utviklingstiltak som skal gjennomføres på bakgrunn av resultatene. Studentevalueringer skal fortrinnsvis gjennomføres på tider i studieåret og på en slik måte at konsekvenser også kan merkes av de studentene som har gitt tilbakemeldingen. Når det er tungtveiende grunner for å foreta evalueringen ved slutten av semesteret, skal informasjon om resultater og tiltak gjøres tilgjengelig for de som har deltatt. Ved nye studietilbud, eller omfattende endringer i studieopplegget, skal det legges økt vekt på evaluering som del av første gangs gjennomføring.

3.6 Lærernes rolle i evaluering av studiet og undervisningen

Lærerne har ansvar for tilrettelegging for studentenes evaluering, oppsummering og fortolkning av svarene, utforming av forslag til tiltak, presentasjon og drøfting av dette med studentene og gjennomføring av de tiltak som ligger innenfor lærernes handlingsrom. Lærerne skal redegjøre for forholdet mellom årets og tidligere års resultater og tiltak.

Den enkelte lærer rapporterer skriftlig i form av en kort rapport om resultatene fra studentevalueringene til studieleder, og lærer og studieleder drøfter hovedresultater og tiltak. Lærerens skriftlige rapport kan ha et omfang på 1-2 sider og skal være tilgjengelig for involverte parter. Det er utarbeidet et forslag til mal for slike rapporter, se vedlegg 1.

3.7 Sensorers bidrag til evaluering av studiet

Eksterne sensorer evaluerer studiet ut fra sin virksomhet og leverer sensorrapport til fagmiljøene og studieleder.

3.8 Fagmiljøene og studieleders rolle i evalueringsarbeidet

Med utgangspunkt i de ulike læreres rapporter fra studentevalueringer, eventuelle innspill fra praksisfeltet, rapporter fra eksterne sensorer og kvantitative data om studentenes inntaksnivå, ressurser som benyttes i studiet og studentenes oppnådde resultater, foretar fagmiljøene årlig en vurdering av sider ved studiets kvalitet.

Fagmiljøene lager en kort skriftlig rapport med sine vurderinger. Denne rapporten skal være tilgjengelig for involverte parter, eksempelvis ved at den legges ut på et lukket område på HiO-veven. Det må legges opp til en arkivfunksjon som gjør det mulig å se utviklingstrekk over tid. Rapporten er utgangspunkt for en drøfting trinn-/kursansvarlig har med studieleder om evalueringsform, hovedresultater og tiltak. Studieleder drøfter også dette med dekanen.

Studieleder har ansvar for at det blir utarbeidet en rapport om utdanningens styrke/svakheter/utfordringer i forhold til videre kvalitetsutvikling.

Det kan utarbeides mal for utdanningenes rapport om arbeidet med studiekvalitet og læringsmiljø.

3.9 Avdelingsadministrasjonens rolle i kvalitetssikringsarbeidet

Administrasjonen ved hver avdeling/enhet skal kontinuerlig jobbe med utvikling av sine rutiner og prosedyrer. Særlig viktig er det å ha fokus på informasjon og rådgivning overfor studentene. Administrasjonen skal sørge for at oppdaterte rutiner og prosedyrer er lett tilgjengelig for undervisnings-/forskerpersonalet som har ansvar for å veilede og følge opp studenter.

Det rapporteres til avdelingsstyret om arbeid med og evaluering av administrative tjenester som har betydning for læringsmiljøet.

3.10 Resultatkvalitet og relevans

Resultatkvalitet dreier seg om studentenes sluttresultat, det vil si læringsutbytte i forhold til fag-/eller studieplanens mål og omfatter både faglige, personlige og sosiale kvaliteter.

Mål på resultatkvalitet er eksamensresultater fra slutteksamen og andre vurderingsformer som er benyttet gjennom studiet. I tillegg kommer kvalitative data fra lærernes helthetsvurdering, studentenes egne vurderinger og vurderinger fra praksisfeltet.

Det er et mål for høgskolen å tilby studier av høy kvalitet som er etterspurte og relevante for yrkesfeltet, og avdelingene må utvikle rutiner for hvorledes data om studienes relevans kan fremskaffes. Aktuelle kilder kan blant annet være tilbakemeldinger fra studenter, sensorer, praksisfeltet og arbeidsgivere/mottakere av uteksaminerte kandidater.

En samlet vurdering av resultatkvalitet og relevans skal inngå i avdelingens/enhetens årlige rapport om utdanningskvaliteten.

3.11 Selvevaluering av studienes samlede kvalitet

I tillegg til de årlige egenevalueringene skal det jevnlig foretas mer omfattende evalueringer av studienes samlede kvalitet. Slike evalueringer skal gjennomføres i sykluser på ca. 5 år.

Rapporter fra disse evalueringene legges frem for høgskolens styre sammen med de årlige rapporter om utdanningskvaliteten og arbeidet med læringsmiljøet.

3.12 Avdelings- og høgskolestyrets ansvar i kvalitetssikringsarbeidet

Avdelingsstyret behandler årlig rapport om utfordringer, sterke og svake sider i forhold til videre kvalitetsutvikling av studiene ved avdelingen. Dette vurderes på bakgrunn av rapport om de administrative rutiner, utdanningenes rapporter om evalueringsmetoder, hovedresultater fra evalueringene og tiltak som er planlagt, eller satt i verk ved utdanningene og kvantitative data om for eksempel inntak, gjennomstrømning, gjennomføringsprosent, strykprosent og eksamensresultater. Avdelingsstyret bestemmer hvilke studier som skal være gjenstand for mer omfattende selvevaluering hvert år.

Avdelingene/enhetene rapporterer årlig til høgskolens styre om den samlede utdannings-kvaliteten.

Styret behandler sak om høgskolens samlede utdanningskvalitet basert på avdelingenes rapporter. Rapportene vil gi styret grunnlag for å foreta strategiske prioriteringer for kommende studieår. Styret kan også bestemme hvilke utdanninger som skal gjennomføre en mer omfattende selvevaluering.

Den etablerte praksis med at minst ett studietilbud skal evalueres eksternt hvert år fortsetter. Hvilke studier som skal være gjenstand for ekstern evaluering fastsettes av høgskolens styre etter forslag fra avdelingene/enhetene, administrasjonen eller høgskolens faglige ledelse.

3.13 Sentralt initierte evalueringer

Senter for profesjonsstudier (SPS) gjennomfører undersøkelser om profesjonsutdanningene der det empiriske grunnlaget er senterets database StudData. Dette er en database med longitudinelle data som når den er ferdig utbygd skal gjøre det mulig å følge studentene fra starten på profesjonsutdanningen til de er erfarne profesjonsutøvere. Databasen vil kunne gi data til mange ulike studier som angår de områder som inngår i kvalitetssikringsarbeidet, også relevanskvalitet. SPS er således en sentral aktør i forhold til høgskolens kvalitets-sikringsarbeid på et helhetlig nivå.

Høgskolen sentralt vil i tillegg til SPS sitt forskningsarbeid sørge for at det med jevne mellomrom blir foretatt undersøkelser av læringsmiljø, trivsel, studiemiljø, velferdstilbud og liknende som gir et helhetlig bilde av hvordan høgskolens studenter totalt sett opplever sin studiesituasjon. Her vil StudData i kombinasjon med annet datamateriale kunne benyttes.

4. HÅNDBOK FOR ADMINISTRATIVE PROSEDYRER

4.1 Innhold, intensjon og målgruppe

Som en del av kvalitetssikringssystemet innenfor den administrative virksomhet utarbeides det en håndbok for administrative prosedyrer. Denne omfatter all administrativ virksomhet ved høgskolen, og er en samlet beskrivelse av administrative rutiner og prosedyrer innenfor studieadministrasjon, økonomi- og personalforvaltning.

Håndboken inneholder blant annet beskrivelse av rutiner for bruk av sensor, vitnemålsutstedelse, begrunnelse for karakterfastsetting, system for utdanningsplaner, retningslinjer for behandling av fusk/forsøk på fusk til eksamen, rutiner for etablering av studier som ivaretar kvalitetssikring av nye studietilbud, rutiner for arbeid med og godkjenning av fag- og studieplaner, rutiner for revisjon av fag- og studieplaner, rutiner for informasjon til praksisfeltet og samarbeidsinstitusjoner, rutiner for samarbeid med Studentsamskipnaden om velferdstilbud, rutiner for budsjett- og regnskap, rutiner for tilsettinger, HMS-arbeid, personalforvaltning med mer. Både aktuelle bestemmelser, saksgang og ansvarsforhold vil være beskrevet i håndboken, og det vil være lenker til lover og forskrifter.

Intensjonene med håndboken er blant annet å sikre overføring og lagring av erfaringer og kunnskap i organisasjonen, noe som blant annet vil gjøre opplæring av nytilsatte lettere og institusjonen mindre sårbar ved fravær og turn-over. Lik anvendelse av lover, forskrifter og regelverk og kvalitetssikring av saksbehandlingen er en annen viktig intensjon. Studenter og tilsatte skal behandles på samme måte uavhengig av hvor i organisasjonen de befinner seg.

Målgruppen for håndboken er i første rekke saksbehandlere, ledere på alle nivå og UF- og TA-personalet generelt. Men, håndboken er også en del av rammekvaliteten i det totale læringsmiljøet og vil inneholde en del som er spesielt rettet mot studentene. Studentene vil her kunne finne generell informasjon, lenker til høgskolens informasjonssider for øvrig, informasjon om opptak, fadderordning, innføringstilbud for nye studenter, oppmelding til eksamen, klageprosedyrer, studentvelferd, studentevaluering med mer.

4.2 Avviksregistrering

Avvik kan defineres som manglende oppfyllelse av avtaler, fag-/studieplaner osv., tilfeller hvor praksis eller rammebetingelser har endret seg eller uforutsette ting har oppstått.

Det er viktig at rutiner for håndtering av avvik er klare og entydige, og at det kan dokumenteres hva som blir gjort for å følge opp avvik.

Håndtering av avvik vil bli lagt inn som et tilleggssystem til håndbok for administrative prosedyrer som vil gjøre det enkelt å melde fra om og følge opp avvik. Avvik som kan registreres på denne måten favner videre enn håndboken for administrative prosedyrer, men det er begrenset hva som kan meldes via dette systemet dersom det dreier seg om større problemer ved selve studiet og undervisningen. Eksempler på type avvik dette systemet vil kunne håndtere er manglende utstyr i undervisningsrom, at studentene ikke har fått undervisningsplaner, beskjed om endringer i undervisningen, at administrative prosedyrer og rutiner ikke er blitt fulgt og så videre.

5. STYRING

Innenfor området styringskvalitet skal det fremgå hvordan institusjonen forvalter ansvaret for egen utdanningsvirksomhet i henhold til eksterne føringer og pålegg i lover, forskrifter, rundskriv, stortingsdokumenter med mer og i interne styringsverktøy.

5.1 Rapportering til styret og gjennomføring av kvalitetsdialog

Rapporter fra avdelingene om studienes kvalitet skal som nevnt legges frem for styret årlig. Styret vurderer om det er betydelig utfordringer i forhold til oppsatte mål for det enkelte studium, eller om det er indikasjoner på kvalitetssvikt. Styret vurderer også om kvalitetsarbeidet er hensiktsmessig organisert.

Høgskolens arbeid med læringsmiljøet skal dokumenteres, og læringsmiljøutvalget legger årlig frem rapport om dette arbeidet for styret, jf. § 44 i lov om universiteter og høgskoler. Rapporten legges frem samtidig med rapportene om den samlede utdanningskvaliteten.

Kvalitetsarbeidet skjer i stor grad på utdannings- eller avdelingsnivå. Høgskolens sentrale ledelse har likevel en viktig rolle i dette arbeidet. Som øverste ansvarlige er det viktig at ledelsen støtter og følger opp arbeidet med kvalitetsutvikling, og det skal derfor etableres rutiner for kontakt og oppfølging i form av kvalitetsdialoger mellom den sentrale ledelse og avdelingene/enhetene. Årsrapport fra avdelingen/enheten legges til grunn for møtet, og tema skal være fagmiljøenes utfordringer og utviklingsmuligheter. Kvalitetsdialogene kan legges opp som egne møter, eller koordineres med styringsdialogen mellom styret/høgskolens ledelse og styret/ledelsen og studentene ved avdelingene/enhetene/sentrene.

5.2 Styringssløyfe - ansvarsforhold og ledelsesforankring

Det er høgskolens styre som har det overordnede ansvar for at institusjonens kvalitetsarbeid holder en tilfredsstillende standard. Ansvar for de enkelte delene i systemet ligger imidlertid på ulike nivå i organisasjonen.

Med tanke på kvalitetssikringssystemets legitimitet må ledelsen være bevisst i forhold til ansvarliggjøring og fronting av kvalitetssikringsarbeidet. Det må fokuseres på kvalitet i lederutviklingsprogrammene ved høgskolen.

Både avdelingsstyret og høgskolens styre skal årlig behandle en rapport om utdanningskvaliteten. For at rapporten skal få betydning for høgskolens prioriteringer må rapporten fra foregående studieår være styrebehandlet før neste års budsjettbehandling i desember. Saken må derfor behandles av styret i oktober/november, hvilket betyr at avdelingsstyrene må behandle saken senest i september.

Tabellen under gir en oppsummering av rapporteringsansvar og beslutningsnivåer som er beskrevet over og i kapittel 3. I tabellen er også studieutvalgets rapporteringsansvar tatt med samt tidspunkt for de ulike aktiviteter.

Tabell 1: Oversikt over rapporteringsansvar og beslutningsnivåer

Aktivitet	Ansvar for rapportering	Tidspunkt
Evaluering basert på studentenes vurderinger	Lærer rapporterer til studie-leder (etter fastsatt mal)	I løpet av, eller mot slutten av semesteret
Evaluering basert på lærernes vurderinger	Studieleder har ansvar for rapportering om fagmiljøenes refleksjon over utdanningskvaliteten til avdelingsstyret (etter fastsatt mal)	Frist settes av avdelingene m.t.p. at saken må behandles i avdelingsstyret senest i september hvert år
Rapport om avdelingenes samlede arbeid med utdanningskvaliteten som inkluderer fag og administrasjon	Avdelingene rapporterer til styret etter behandling i avdelingsstyret	Rett etter behandling i avdelingsstyret. Saken må behandles i styret i oktober/november, d.v.s. før neste års budsjettbehandling
Omfattende selvevaluering av utvalgte utdanninger (som gjennomføres i sykluser på ca. 5 år)	Utdanningene rapporterer til avdelingsstyret når evalueringen er gjennomført	Legges frem for styret sammen med den årlige rapporten om avdelingenes samlede arbeid med utdanningskvalitet
Rapport om høgskolens samlede utdanningskvalitet	Administrasjonen forbereder styresak	Behandles i styret i oktober/november
Ekstern evaluering av minimum ett studietilbud	Administrasjonen forbereder styresak	Behandles av styret i november/desember
Læringsmiljø	Avdelingene rapporterer årlig til styret om tiltak og oppfølging. Læringsmiljøutvalget legger frem rapport for styret hvert år	Behandles av styret sammen med sak om avdelingenes og høgskolens samlede utdanningskvalitet i oktober/november
Kvalitetsdialog	Årsrapporten om avdelingenes samlede arbeid med utdanningskvaliteten legges til grunn for møtet
Endringer i systemet	Avdelingsstyret gir tilbakemelding om endringsbehov. Studieutvalget gir innspill til styret om forslag til endringer i kvalitets-sikringssystemet når mulige forbedringspunkter avdekkes gjennom utvalgets arbeid.	Rapporteres i årsrapporten, eller i forbindelse med kvalitetsdialogen

5.3 Kvalitetsarbeidet som grunnlag for videreutvikling, ressursstyring og prioritering

Resultater og analyse av evalueringsdata og annet kvalitetsarbeid ved utdanningene skal gi styret grunnlag for ressursallokering og strategiske prioriteringer.

Avdelingene må derfor ha:

-søkelys på ting som fungerer bra faglig og administrativt og som bør videreføres og eventuelt overføres til andre

-søkelys på hva som ikke fungerer

-søkelys på hvordan sviktende kvalitet avdekkes og hvem som har ansvar for oppfølging

-rutiner for oppfølging av tiltak

-rutiner for håndtering av avvik

Høgskolens sentrale administrasjon må ha rutiner for kontinuerlig forbedring av systemet.

6. OPPSUMMERING AV GRUNNLEGGENDE PREMISSER I KVALITETSSIKRINGSSYSTEMET VED HØGSKOLEN I OSLO

Med utgangspunkt i høgskolens primæroppgaver, er det lagt opp til at kvalitetssikringssystemet skal ha hovedfokus på evaluering, rapporter, oppfølging og utvikling. Ut fra eksisterende rutiner, arenaer og aktiviteter er det et mål å få til en helhetlig tenkning rundt kvalitetsarbeidet, og all faglig og administrativ virksomhet som har betydning for utdanningskvaliteten skal være gjenstand for evaluering og forbedringsmål.

Evalueringsaktiviteten skal være gjennomgripende i kvalitetssikringssikringssystemet, men evaluering skal foregå avgrenset og systematisk. Avdelingene/enhetene utvikler selv planer for sitt evalueringsarbeid, men alle sentrale deler av virksomheten skal ha vært gjenstand for evaluering i løpet av en femårsperiode. Den enkelte avdeling/enhet avgrenser selv evalueringene i forhold til hva som er realistisk å følge opp. Det må legges opp til rutiner som er meningsfulle for involverte parter og som stimulerer til forbedring og utvikling. Planlegging av evalueringer og drøfting av evalueringsresultater bør så vidt mulig være et samarbeidsprosjekt mellom involverte parter.

Ansvarsforhold i kvalitetssikringssystemet kan oppsummeres i følgende punkter:

Studentene er den primære gruppen i høgskolens virksomhet, og deres læringsutbytte av studiearbeidet er den grunnleggende målestokk for evaluering på alle områder. Studentene skal delta som likeverdige samarbeidspartnere i kvalitetssikringsarbeidet på ulike nivå og de skal evaluere både undervisning, administrative tjenester, infrastruktur, velferdstilbud og sitt eget ansvar for læringsmiljøet.
Den enkelte lærer er hovedansvarlig for evaluering av undervisningen og skal tilrettelegge for studentenes evaluering, iverksette tiltak og rapportere til studieleder og fagmiljøet.
Studielederne har hovedansvaret for kvalitetsarbeidet og kvalitetsutviklingen ved sin(e) utdanning(er).
Fagmiljøene/utdanningene gjør en samlet vurdering av sin utdanningskvalitet basert på de evalueringer som er gjennomført, rapport fra sensorer og praksisfeltet samt kvantitative data om opptak, gjennomføringsprosent, studiepoengproduksjon, strykprosent med mer.
Avdelingens administrative leder har ansvar for kontinuerlig utvikling og forbedring av administrative rutiner.
Avdelingene utarbeider årlig rapport om utdanningenes samlede kvalitet, og denne behandles i avdelingsstyret.
Høgskolens styre behandler avdelingenes årlige rapporter og benytter disse som grunnlag for beslutninger om strategiske prioriteringer og ressursallokering.
Det avholdes årlige kvalitetsdialoger, evt. i tilknytning til styringsdialogen, mellom høgskolens ledelse og avdelingene/enhetene der fagmiljøenes utfordringer og utviklingsmuligheter drøftes.
Involverte parter oppfordres til å gi innspill om endringer og forbedringer i kvalitetssikringssystemet.

Systemet for kvalitetssikring angir grunnprinsipper og hovedrutiner for kvalitetsarbeidet. Kvalitetssikring skal være en kontinuerlig prosess som har hovedfokus på utvikling og forbedring av alle sider ved virksomheten som angår studietilbudene og det totale lærings- og studiemiljøet.

Oppdatert: 19. september 2007
Redigert av: Tofik Sahraoui