Kommunikasjonsstrategi for Høgskolen i Oslo 2003-2006

Hvordan dele HiOs kunnskap med andre?

Forord

HiOs kommunikasjonsstrategi bygger på prinsippene i statlig informasjonspolitikk og HiOs strategiske plan (2001-2003). Kommunikasjonsstrategien støtter seg på og erstatter informasjonsplanen fra 1997. Den bygger også på markedsstrategien for HiO 2001-2003. Kommunikasjonsstrategien vil bli revidert når ny strategisk plan foreligger.

Strategisk bruk av kommunikasjon er avgjørende for å møte de utfordringene som er nedfelt i HiOs strategiske plan. Høgskolens kommunikasjonsstrategi skal klargjøre prinsipper som ligger til grunn for HiOs interne og eksterne kommunikasjon.

Kommunikasjonsstrategien skal være et ledelsesverktøy, og noe avdelingene/sentrene kan bruke som grunnlag for sitt arbeid med kommunikasjonsaktiviteter både internt og eksternt. Den er ment som et overordnet dokument, som ikke fratar avdelingene initiativ på området, men støtter dem i arbeidet.

Strategien skal også gi studenter, medarbeidere og samarbeidspartnere en felles forståelse av høgskolens overordnede oppgaver og verdigrunnlag og skape felles arenaer og systemer for en god kommunikasjonsflyt.

Arbeidet med kommunikasjonsstrategien startet høsten 2002. Følgende personer har deltatt i arbeidsgruppen som har utformet kommunikasjonsstrategien: Informasjonsdirektør Kari Aamli (leder), daværende prorektor Ole Christian Lagesen, avdelingsdirektør Ragnvald Thilesen (Avdeling for lærerutdanning). seksjonsdirektør Hans Martin Fagerli (Seksjon for læringsmiljø), underdirektør Inger Marie Søyland (Senter for etter- og videreutdanning), internasjonal koordinator/seniorrådgiver Berit Tveit (Avdeling for helsefag) studieleder Mette Tollefsrud (Førskolelærerutdanningen) og informasjonsrådgiver Ida Marie Andersen (Studieseksjonen).

Kommunikasjonsstrategien inneholder fem sentrale kommunikasjonsutfordringer, som er viktige for at HiO skal lykkes med sine overordnede mål. Skal HiO ta kommunikasjonen på alvor er det nødvendig at avdelinger, sentre og seksjoner griper fatt i disse utfordringene og utarbeider tiltaksplaner med mål og resultatoppnåelse.

Vedtatt av styret 12. juni 2003
Utgitt av Informasjonstjenesten, august 2003

1. HiO og kommunikasjon – formål med kommunikasjonsstrategien

Høgskolen i Oslo vil og skal dele sin kunnskap med andre. For å få til dette må den interne kommunikasjonen blant studenter og medarbeidere styrkes. Samtidig må vi utvide og styrke vår aktive kommunikasjon og formidling av våre resultater til samfunnet rundt oss.

HiOs hovedoppgave er å tilby profesjonsutdanninger som samfunnet har bruk for. Som landets største offentlige høgskole har HiO et særlig ansvar for å modernisere og utvikle utdanningstilbudene og drive FoU-arbeid som støtter opp om disse.

• Formålet med kommunikasjonsstrategien er
  å klargjøre de prinsipper som ligger til grunn for HiOs interne og eksterne kommunikasjon
• å gi medarbeidere og samarbeidspartnere en felles forståelse av høgskolens overordnede oppgaver og verdigrunnlag gjennom levende kommunikasjon
• å skape felles arenaer og systemer for kommunikasjonsflyt, som bidrar til felles problemløsninger og identifikasjon med institusjonen.

Strategisk bruk av kommunikasjon er avgjørende for å møte de utfordringene som er nedfelt i HiO strategiske plan (2001-2003). Planlagt og tilrettelagt intern kommunikasjon bidrar til felles forståelse og samarbeid mot felles mål, og målrettet ekstern kommunikasjon ivaretar forholdet til omverdenen. Raske endringer i samfunnet, Kvalitetsreformen og en stadig mer heterogen studentmasse, gjør at HiO stilles overfor et økende krav til kommunikativ kompetanse og bevisst bruk av kommunikasjon i utviklingen av organisasjonen. Kommunikasjon bygger på brukernes behov og forkunnskaper, og kan bryte ned tradisjonelle grenser som ikke er funksjonelle, og forsterke felles identitet.

HiO skal i sitt kommunikasjonsarbeid fremstå som en åpen, troverdig, profesjonell, brukerorientert og synlig institusjon. Dette skal blant annet vise seg gjennom en aktiv, planmessig og bevisst bruk av kommunikasjon. HiO-veven er sentral i kommunikasjonsarbeidet både internt og eksternt. Både massekommunikasjon, nettverkskommunikasjon og personlig kommunikasjon skal benyttes i kommunikasjonsarbeidet. For at den eksterne kommunikasjonen skal være tilfredsstillende, er det en forutsetning at den interne kommunikasjonen fungerer. Studenter, tidligere studenter (alumni) og medarbeidere er HiOs beste ambassadører.

Som underdokumenter til den overordnede kommunikasjonsstrategien hører håndbøker, som for eksempel grafisk profil. Andre håndbøker, som for eksempel i intern kommunikasjon, vevarbeid og mediehåndtering, vil bli laget. Det årlige dokumentet "Årsplan for den sentrale administrasjonen" inneholder nye HiO-tiltak koordinert av Informasjonstjenesten. Studieseksjonen lager årlig Handlingsplan for studentrekruttering" og Senter for etter- og videreutdanning har årlig "Markedføringsplan for etter- og videreutdanning". Avdelingene lager årlige handlingsplaner.

2. Hva bygger kommunikasjonsstrategien på?

2.1. HiOs kommunikasjonspolitikk bygd på statlig informasjonspolitikk

HiOs kommunikasjonsarbeid bygger på statlig informasjonspolitikk, som trekker opp fem hovedprinsipper for statlig informasjon. Dette er helhetsprinsippet, kommunikasjonsprinsippet, prinsippet om aktiv informasjon, linjeprinsippet og prinsippet om informasjon som lederansvar.

For HiO betyr helhetsprinsippet at høgskolen skal samordne kommunikasjonen, samtidig som HiOs egne medarbeidere skal kjenne til ulike deler av høgskolens arbeidsfelt. Brukerne skal gjennom veven kunne få tilgang til informasjon om det som foregår ved høgskolen.

Kommunikasjonsprinsippet betyr for HiO at høgskolen skal bygge relasjoner til og ha kunnskap om grupper som angår høgskolens drift. Dialog skal vektlegges.

Prinsippet om aktiv informasjon betyr at HiO skal ta initiativ til kommunikasjonstiltak internt og eksternt, slik at brukerne får den informasjonen de trenger for å treffe sine valg, og at det er mulig for dialog og samspill med dem som gir informasjonen.

Linjeprinsipp betyr at kommunikasjonsansvaret følger linjen i organisasjonen. Det er avdelingen/seksjonen som har ansvaret for å vurdere om og hvordan det skal kommuniseres i samarbeid med Informasjonstjenesten, der dette er naturlig.

Prinsippet om informasjon som lederansvar betyr for HiO at kommunikasjon er et strategisk styringsredskap som høgskolens øverste ledelse (styre, rektorat og direktør) har ansvaret for. HiOs øvrige ledere har ansvaret for å realisere HiOs kommunikasjonsstrategi i sin avdeling, seksjon eller senter.

2.2. HiOs mål og strategier

Strategiplan for Høgskolen i Oslo inneholder HiOs verdigrunnlag og utfordringer. Høgskolen skal ha en aktiv fag- og forskningsformidling. Ledelse og forvaltning skal preges av profesjonalitet og serviceinnstilling, og toleranse og respekt skal prege høgskolens studie- og arbeidsmiljø. Høgskolen skal fremstå som et attraktivt, flerkulturelt lærested for alle grupper studiesøkere.

2.2.1. Samfunnsmessige utfordringer
Endringer i etterspørselen etter utdanning og arbeidskraft og et kunnskapsgrunnlag i stadig utvikling, gjør at høgskolen må ha stor evne til omstilling. Det kreves relevante etter- og videreutdanningstilbud, mer internasjonalt samarbeid og økt bruk av IKT. En spesiell utfordring er det at befolkningen i økende grad har bakgrunn fra ulike kulturer. Samtidig stilles det krav om økt innsats og god kvalitet innen FoU- og oppdragsvirksomhet og internasjonalisering.

2.2.2. HiO som studiested
Godt kvalifiserte kandidater skal utdannes gjennom godt tilrettelagte studieløp, gjerne med mulighet til å kombinere utdanninger på nye måter. Kvalitetsreformen stiller nye krav til læringsmiljø og til organisering av undervisningen. Studiemiljøet må tilrettelegges bedre for studenter med særskilte behov, f.eks funksjonshemmede studenter og yrkesaktive som tar utdanning parallelt med å være i arbeid.

2.2.3. HiO som arbeidssted
Det stilles store krav til fag- og arbeidsmiljøet for å sikre at HiO kan rekruttere, stimulere, utvikle og beholde dyktige medarbeidere. Arbeidsmiljøundersøkelsen i 2000 dokumenterer behovet for ulike arbeidsmiljøtiltak, bl.a. for å sikre bedre kommunikasjon og oppfølging mellom ulike nivåer. Innsatsen for å utvikle nye studier og tilbud også på tvers av utdanningene må økes.

3. Hvem kommuniserer HiO med? - Målgrupper

De utdanningssøkende utgjør "livsgrunnlaget" for høgskolen. Høgskolen i Oslo må være bevisst hvilke målgrupper høgskolen ønsker å kommunisere med, hvor HiO skal bygge opp tillit og befeste og bedre sitt omdømme, som en av landets sentrale høyere utdanningsinstitusjoner.

Alle medarbeidere kommuniserer med noen av målgruppene. I møte med målgruppene er det viktig at medarbeiderne fremstår som profesjonelle, tillitvekkende og sannferdige. HiO-medarbeidere må kunne skille mellom de situasjoner der man skal opptre saklig og objektivt, og de relasjoner hvor markedsføring og påvirkning er viktig, uten å bli usaklig eller subjektiv.

Intern kommunikasjon skjer i samarbeid med målgruppene medarbeidere, studenter og andre ved HiO, studentene og medarbeidernes organisasjoner, ledergruppene ved HiO (styre, avdelingsstyrene, faglige- og administrative ledergrupper) og ulike utvalg.

Den interne kommunikasjonsflyten er avgjørende for utviklingen av HiO gjennom deltakelse og samhandling. Det gjelder både formell og uformell kommunikasjon. HiO-veven er høgskolens viktigste felles kommunikasjonsverktøy. Medarbeidere og studenter må søke informasjon og holde seg orientert gjennom blant annet HiO-veven.

Det skal arbeides for å legge til rette arenaer som sikrer informasjonsflyt og muligheter for kommunikasjon på tvers av etablerte skillelinjer og kontakt på tvers av enheter og avdelinger. Organisasjonskulturen skal være åpen for nye tanker og konstruktiv kritikk. Tverrkulturell kommunikasjon skal utvikles i møtet med en stadig mer heterogen studentmasse.

HiOs eksterne målgrupper kan deles inn etter hvilken relasjon de har til høgskolen: De som setter rammer og sørger for HiOs eksistens, de som bidrar til HiOs funksjoner, de som er videreformidlere, samarbeidspartnere, og de som har ad-hoc interesser eller er vanlig interesserte.

HiO forholder seg til disse målgruppene:

• Sentrale myndigheter (UFD, andre departement, stortings-komitéer, stortingsbenken for Oslo og Akershus, Fylkesmannen i Oslo og Akershus)
• Lokale myndigheter - Oslo kommune og regionen (Akershus fylkeskommune)
• Høgskoler, universiteter, NOKUT, Norges Forskningsråd og FoU-miljøer i inn- og utland, internasjonale samarbeidsområder
• Næringslivet og offentlige institusjoner (organisasjonene i nærings- og arbeidslivet, de som sysselsetter "våre" studenter)
• Videregående skoler (spesielt veiledere/rådgivere)
• Praksisinstitusjoner, praksisveiledere
• Studentorganisasjonene (HiOs egne og landsomfattende)
• Mulige søkere til stillinger ved HiO
• Aetat
• Publikum generelt, media og spesielle opinionsledere

4. HiOs kommunikasjonsutfordringer

Grunnlaget for høgskolens virksomhet skal være kompetanse og kvalitet, høyt teoretisk nivå kombinert med et godt læringsmiljø for studenter og yrkes- og praksisnærhet. FoU-virksomheten skal være fri og kritisk, og skal utvikle ny kunnskap. Kommunikasjonsutfordringene peker på forhold som er viktige for at HiO skal lykkes med sine overordnede mål.

HiOs kommunikasjonsutfordringer er å:

A. engasjere seg i samfunnsutviklingen og formidle resultater fra forskning og faglig/administrativ verdiskapning ved HiO
Strategi for å møte denne utfordringen er å:

• synliggjøre HiO som det sentrale miljøet innen profesjonsforskning
• formidle FoU-arbeid og verdiskaping både nasjonalt og internasjonalt
• delta i samfunnsdebatten
• vektlegge formidling som en del av FoU-arbeidet
• få HiO-medarbeidere med i eksterne råd og utvalg
• innhente og formidle nyvinninger fra praksisfeltet

B. legge til rette for nettverk og relasjonsbygging med alliansepartnere og utvalgte målgrupper nasjonalt og internasjonalt
Strategi for å møte denne utfordringen er å:

• stimulere til nettverksbygging, samarbeidsavtaler, konferanser og liknende og delta i andre fora både nasjonalt og internasjonalt
• delta på arrangementer og messer som Forskningstorget, Ungforsk, Utdanningsmesser
• opprettholde kontakten med tidligere studenter (alumni)

C. drive rekrutteringsarbeid gjennom ulike kommunikasjonskanaler tilpasset de målgrupper HiO ønsker å nå
Strategi for å møte denne utfordringen er å:

• lage handlingsplan for rekruttering av studenter
• vektlegge rekruttering blant grupper som er underrepresentert i mange av våre utdanninger i dag, særlig studenter med minoritetsbakgrunn i visse studier, menn i kvinneyrker og kvinner i mannsyrker
• sette større fokus på internasjonalisering både ved HiO og gjennom utvekslingsavtaler
• vektlegge HiO som kompetansepartner
• rekruttere og utvikle HiO-medarbeidere

D. framstå med en tydelig profil og samlet identitet både innad og utad
Strategi for å møte denne utfordringen er å:

• medvirke til at HiO-medarbeidere og studenter identifiserer seg med kunnskapsorganisasjonen HiO
• få fram HiO i de sammenhenger hvor dette er relevant
• arbeide for at alle medarbeidere og studenter er gode ambassadører for HiO

E. sørge for god intern kommunikasjon med og mellom studentene, andre brukere og HiO-medarbeidere
Strategi for å møte denne utfordringen er å:

• styrke kommunikasjon som lederansvar
• videreutvikle HiO-veven som HiOs viktigste felles kommunikasjonsverktøy
• få til kommunikasjonsflyt mellom avdelinger/seksjoner/sentre
• vektlegge samarbeid med student- og medarbeiderorganisasjoner, praksisinstitusjoner,bransjeorganisasjoner, frivillige organisasjoner og andre utdanningsinstitusjoner
• stimulere studentorganisasjonenes arbeid med å utvikle informasjons- og kulturtiltak

På bakgrunn av disse utfordringene og strategiene vil avdelinger, sentre og seksjoner utvikle tiltaksplaner for kommunikasjon med målsetning og resultatoppnåelse.

5. Hvor står HiO i dag?

Sett utenfra kan Høgskolen i Oslo bli bedre kjent. I følge Opinions Oslo Omnibus fra mai 2000 visste 46 prosent av de spurte at Høgskolen i Oslo tilbyr høyere utdanning, og ytterligere 33 prosent hadde hørt navnet. Noen utdanninger var mer kjent enn andre.

Opinions undersøkelse blant utdanningssøkende fra juni 2000, viser at HiO har et ganske stort rekrutteringspotensiale, dersom kjennskapen til høgskolen og omdømmet til enkelte profesjonsutdanninger forbedres. Antall søkere til grunnutdanninger våren 2003 viste en økning, sammenliknet med tidligere år. HiO som kompetansepartner innen etter- og videreutdanninger er til nå relativt lite kjent.

Rundt en femdel av innbyggerne i Oslo har flerkulturell bakgrunn.Denne andelen blant studentene ved HiO er 10 prosent og blant medarbeiderne enda lavere.

Arbeidsmiljøundersøkelsen blant medarbeidere ved høgskolen i 2000 viste blant annet at mange identifiserer seg mer med sin egen enhet enn med høgskolen som helhet, og at det er spenninger mellom undervisningspersonalet og administrativt ansatte. Resultatene fra arbeidsmiljøundersøkelsen 2003 foreligger ikke ennå.

6.Hvem gjør hva? - organisering av kommunikasjonsarbeidet

Alle medarbeidere og studenter ved høgskolen bidrar til kommunikasjon både innad og utad. Både svar på en telefonhenvendelse og uttalelser i media er med på å synliggjøre HiO.

Informasjonstjenesten ligger i høgskoledirektørens stab og har ansvar for HiOs samlede kommunikasjonsstrategi, slik at høgskolen fremstår som én enhet. Informasjonstjenesten legger vekt på utvikling av felles kommunikasjonsverktøy for hele HiO, blant annet gjennom rådgivning, videreutvikling av veven og en enhetlig grafisk profil. Informasjonstjenesten består av tre personer. Informasjonsdirektøren deltar på styremøter og ledermøter. Rektor/prorektor uttaler seg til mediene i overordnede, faglige spørsmål.
Informasjonstjenesten kommuniserer i noen tilfeller direkte med målgruppen, mens den i andre sammenhenger går via avdelinger/sentre/seksjoner eller studentene.

Studieseksjonen har to informasjonsmedarbeidere som arbeider spesielt med kommunikasjon og markedsføring for å rekruttere studenter til høgskolen, i samarbeid med avdelinger og enheter. I tillegg har HiO fått midler fra departementet, slik at en tredje medarbeider kan arbeide spesielt med rekruttering og oppfølging av minoritetsstudenter i en toårsperiode fra mai 2003.

Informasjon er en viktig strategisk komponent også for internasjonaliseringsarbeidet, slik det drives både i avdelingene og sentralt gjennom Internasjonalt kontor.

Avdelinger og sentre har ansvar for den daglige kommunikasjonen til egne medarbeidere, studenter og potensielle studenter og medarbeidere. Enhetene skal vurdere behovet for kommunikasjon i sammenheng med det fagarbeidet som til en hver tid drives på avdelingen. Avdelingen uttaler seg til mediene om saker om angår deres fagfelt. Avdelingen/sentret lager sin egen kommunikasjonsplan/handlingsplan på bakgrunn av den overordnede kommunikasjonsstrategien, og andre strategiske føringer.