Avdelingsstyrene

Retningslinjer for avdelingsstyrene - Hjemmelsgrunnlag

Retningslinjene bygger på lov av 12. mai 1995 nr. 22 om universiteter og høgskoler, ajourført med endringer senest i lov av 28. juni 2002 nr 62 mm og på vedtaket i styret ved Høgskolen i Oslo 27. februar 2003 om ny organiserings- og ledelsesstruktur ved HiO. I tillegg bygger retningslinjene på arbeids- og ansvarsbeskrivelse for dekan ved HiO, godkjent av styret 27. februar 2003 og stillingsbeskrivelse for administrativ leder, vedtatt av styret 23. mai 1996.

2. Avdelingsstyrets ansvar og oppgaver

Avdelingsstyret er det øverste organ ved avdelingen og fatter sine beslutninger etter fullmakt fra styret. Avdelingsstyret har ansvar for at den faglige virksomhet holder høy kvalitet, at avdelingen er i utvikling og at kvalitetsutvikling og kvalitetssikring av den faglige og adminis­trative virksomheten gjennomføres. Videre at avdelingen drives effektivt og økonomisk ansvarlig i overensstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og regler og i henhold til rammer, mål og øvrige vedtak om utvikling og drift som fastsettes av styret ved Høgskolen i Oslo.

Avdelingsstyrets viktigste oppgaver er:

- strategisk planlegging og utvikling av avdelingen generelt og spesielt innen utdanning, forskning og annen faglig virksomhet

- fordele og prioritere avdelingens budsjett og ressurser etter forutsetninger for tildelte bevilgninger eller andre bindende vedtak

- kvalitetssikre fag- og studieplaner og arbeide for god studiekvalitet

- behandle interne omstillinger

- uttale seg på avdelingens vegne i saker av prinsipiell betydning

Avdelingsstyret fremmer tilråding overfor styret i saker som gjelder:

- strategiplan, årsplan og andre viktige sentrale strategiske dokumenter

- budsjettframlegg

- nye studietilbud

- nedleggelse av studietilbud

- endring av studentplantall og rammer for opptak - kandidattall

- større endringer i behov for lokaler

- endringer i intern organisering og styringsordning

- forslag til medlemmer i organ der avdelingen skal være representert og der andre instanser foretar oppnevningen

- uttalelser på avdelingens vegne i saker av prinsipiell betydning

For øvrig skal avdelingsstyret:

- ta avgjørelser i saker som gjelder organisering av studiene og studieåret

- behandle regnskapsrapporten

- fastsette mandat for permanente utvalg. Oppnevning av medlemmer kan delegeres til dekan

- fastsette møteplan for avdelingsstyret hvert semester

Avdelingsstyret kan behandle eller gjøre vedtak i saker som direkte eller indirekte angår avdelingen og som har betydning for avdelingen.

Avdelingsstyret bør i seminarform sette av god tid til arbeid med saker av strategisk karakter, langsiktig planlegging etc.

3. Avdelingsstyrenes størrelse og sammensetning – Valg

Valg av medlemmer til avdelingsstyret og avdelingsstyrenes størrelse og sammensetning, fram­går av vedtak i HiOs styre om ny organisering og ledelsesstruktur 27. februar 2003 og valgreglementet for Høgskolen i Oslo fastsatt av styret 27. mars 2003 med endringer 8. mai 2003.

4. Avdelingsstyrets leder (dekan)

Dekan leder avdelingsstyret, og fører på dettes vegne tilsyn med avdelingens virksomhet.

Har dekan forfall leder prodekan møtet.

Av arbeids- og ansvarsbeskrivelse for dekan framgår at (sitat):

”Dekan er avdelingsstyrets leder og har på avdelingsstyrets vegne det overordnede ansvaret for og ledelsen av avdelingens virksomhet og fører tilsyn med denne.

Dekan avgjør saker i det omfang disse ikke kan utsettes til avdelingsstyret kan komme sammen i møte. Dekan kan også gis fullmakt til å avgjøre saker som bør avgjøres før neste ordinære avdelingsstyremøte og som ikke anses som viktig nok til at det innkalles til ekstraordinært møte.

Dekan skal planlegge avdelingsstyrets arbeid og sørge for at arbeidsformene blir slik at avdelingsstyrets rolle som strategisk organ blir utviklet.

Dekan har rett til å delta på møter i alle råd og utvalg ved avdelingen.”

5. Avdelingsstyrets sekretær (administrativ leder/avdelingsdirektør)

Administrativ leder (dvs. avdelingens øverste administrative leder/avdelingsdirektør, heretter omtalt som administrativ leder) er sekretær for avdelingsstyret og skal, i samråd med dekan, forberede og gi tilråding i de saker som legges fram for dette, jf. stillingsbeskrivelse for administrativ leder ved avdelingene og punkt 6.8.

Det er viktig med et tett samarbeid, god kommunikasjon og god informasjonsflyt mellom dekan og administrativ leder.

6. Møteforberedelse / innkalling til møter

1. Dekan sørger for at det holdes regelmessige møter i avdelingsstyret. Møteplan godkjennes av avdelingsstyret hvert semester.

2. Administrativ leder har, i samråd med dekan, ansvar for å holde oversikt over saker som skal behandles i kommende møter. Ca. 1 måned før neste møte i avdelingsstyret setter administrativ leder, i samråd med dekan, opp foreløpig saksliste for møtet i avdelingsstyret.

3. Medlem av avdelingsstyret kan kreve at en sak legges fram for avdelingsstyret.

4. Eventuelle saker som ønskes fremmet for avdelingsstyret sendes skriftlig til administrativ leder senest 21 dager før møtet i avdelingsstyret. Administrativ leder avgjør, i samråd med dekan, om saken skal fremmes og eventuelt når den skal fremmes for avdelingsstyret av hensyn til nødvendig forutgående saksbehandling.

I tilfeller der saken ikke blir fremmet for avdelingsstyret, skal den som har foreslått saken framlagt, ha en skriftlig begrunnet tilbakemelding.

Ekstraordinært avdelingsstyremøte skal innkalles hvis rektor, medlem eller avdelingsdirektør krever det.

5. Administrativ leder fordeler sakene på saksbehandlere.

6. Medlemmer av avdelingsstyret kan ta kontakt med administrativ leder eller dekan mellom møtene for å avklare spørsmål eller for å innhente informasjon. Medlemmene skal ikke gå direkte til saksbehandler med mindre dette er avklart med administrativ leder.

7. På sakslisten oppføres et saksnummer som gjelder meldinger og referatsaker. Referat­saker og meldinger gis i avdelingsstyrets møter. Både dekan og administrativ leder kan gi meldinger til avdelingsstyret.

Det settes ikke opp en eventueltpost på sakslisten til møtet.

8. Medlemmer av avdelingsstyret kan ta opp spørsmål og anmodninger som ikke berører saker som er til behandling, etter at alle sakene på sakslisten er ferdigbehandlet. Spørsmål o.l. som ønskes tatt opp må meddeles avdelingsstyrets leder senest ved åpningen av møtet.

9. Administrativ leder fremmer sakene overfor avdelingsstyret med forslag til vedtak. Forslag til vedtak skal være klare og entydige, slik at det ikke senere oppstår tvil om hva som er vedtatt. For øvrig skal dette framgå av saksframlegget og de premisser som ligger i innstillingen.

Hvis administrativ leder og dekan skulle være uenige i en sak, kan det gjøres rede for begges synspunkter. I slike saker kan administrativ leder fremme subsidiært forslag til vedtak.

10. Dekan får alle sakene til gjennomgang før de sendes ut. Dekan innkaller til møtet. Administrativ leder paraferer på innkallingen.

11. Innkalling, saksliste og saksdokumenter sendes ut til medlemmer og varamedlemmer senest 7 dager før møtet.

12. Eventuelle forfall til avdelingsstyret meldes snarest til avdelingsstyrets sekretær, slik at varamedlem kan innkalles.

7. Saksframlegg til avdelingsstyret

Alle saker til avdelingsstyret skal ha eget saksnummer på avdelingsstyrets dagsorden. Sakens journalnummer fra arkivet skal alltid påføres dagsorden og selve saksframlegget. Avdelings­styrets vedtak arkiveres på sak. Originalsaken skal normalt følge med til avdelingsstyre­be­handlingen, slik at alle dokumenter er tilgjengelige om det kommer spørsmål i selve møtet. (Mal for saksframlegg vedlegges. Vedlegg 1.)

Saksframlegget skal stiles til avdelingsstyret. Det skal framgå når avdelingsstyret skal ha møte, saksnummer, journalnummer og dato.

Administrativ leder godkjenner og skriver under alle saker som fremmes. Saksframlegget skal presentere saken, alternativer skal kommenteres og konklusjon bør framgå før forslag til vedtak. Forslag til vedtak må alltid inngå og være tydelig markert.

Saksframleggene bør skrives slik at en slipper mengder av vedlegg. Dette vurderes fra sak til sak av administrativ leder. Som hovedregel bør en være restriktiv med å sende ut vedlegg til sakene. Oversikt over vedlegg må føres opp på selve saksframlegget.

Relevante saksdokumenter, f.eks. omfattende høringsuttalelser som ikke sendes avdelings­styret, skal være tilgjengelige i administrasjonen til gjennomsyn. Det skal opplyses hvor i administrasjonen saksdokumenter er lagt til gjennomsyn.

Saker unntatt offentlighet sendes vanligvis bare til avdelingsstyrets faste medlemmer og innkalte varamedlemmer og vil ikke bli lagt ut til gjennomsyn. Disse dokumentene skal trykkes på farget papir og innsamles og makuleres etter møtene. Dokumentene skal være påført unntatt offentlighetog den paragraf i offentlighetsloven som er hjemmel for unntaket.

Eksempel på årskalender for avdelingsstyresaker vedlegges. (Vedlegg 2)

8. Informasjon/drøfting om avdelingsstyresakene

Sakslisten for møtene i avdelingsstyret offentliggjøres ved utsending av sakspapirene og legges ut på avdelingens hjemmeside.

1. Tjenestemannsorganisasjonene
Administrativ leder holder faste informasjons- og/eller drøftingsmøter med tjenestemannsorganisasjonene før avdelingsstyremøtene.

For saker som skal drøftes med tjenestemannsorganisasjonene, (jf. Tilpasningsavtalen) skal drøftingsmøte finne sted før sakene sendes til avdelingsstyret. Når det gjelder frister for utsendelse til tjenestemannsorganisasjonene, vises det til Tilpasningsavtalen pkt. 6.2 der det står at "saksdokumentene i drøftingssaker skal som hovedregel være partene i hende en uke (minimum tre arbeidsdager) før møtet". Referat fra drøftingsmøte sendes avdelingsstyret med saksdokumentene. Unntaksvis kan referatet bli ettersendt. Saksdokumentene må være så utfyllende at de tillitsvalgte får grunnlag for å kunne vurdere saken før drøftingsmøtet.

Når det gjelder saker der tjenestemannsorganisasjonene skal informeres, sendes avdelings­styresakene til organisasjonene samtidig med at de sendes avdelingsstyrets medlemmer og varamedlemmer.Tilpasningsavtalens punkt 6.1 fastslår at "Eventuelle saksdokumenter til informasjonsmøtene skal om mulig være partene i hende senest en uke før møtet."

Avdelingene kan innkalle til kombinerte informasjons- og drøftingsmøter. Frister framgår av Tilpasningsavtalen.

2. Studentene
Administrativ leder orienterer studentrådets leder om de saker som skal behandles i avdelingsstyret i god tid før møtet finner sted, jf. lovens § 27.4.

9. Møteordning

1. Møtene holdes vanligvis en fast ukedag til en fast tid.

2. Varighet: Ca. 2-3 timer.

3. Hyppighet: 2-5 ganger pr. semester.

4. Avdelingsstyrets møter skal som hovedregel holdes for åpne dører, jf. universitets- og høgskoleloven § 21 pkt. 5, med unntak av saker unntatt offentlighet. Administrativ leder tilrår for øvrig hvilke saker som bør unntas fra offentlighet, og avdelingsstyret fatter beslutning ved konstituering av møtet. Se for øvrig pkt. 15.

Selv om avdelingsstyremøtet holdes for lukkede dører, kan avdelingsstyret innkalle personer for å redegjøre for saken og svare på spørsmål fra avdelingsstyrets medlemmer, før saken sluttbehandles av avdelingsstyret for lukkede dører. Vanlig taushetsplikt gjelder, jfr. Forvaltningslovens § 13.

Administrativ leder har ansvar for saksforberedelsen og bidrar i møtet med saksopp­lysninger, klargjøring av argumenter og konsekvenser av ulike alternativer. Han/hun har ellers en mer tilbaketrukket rolle enn styrets medlemmer i diskusjonen.

Den som administrativ leder har utpekt som referent, og eventuelt andre som deltar sammen med administrativ leder, deltar ikke i debatten, men kan besvare spørsmål eller gi konkrete opplysninger av betydning for saken dersom avdelingsstyret eller administrativ leder ber om det, jfr. punkt 9.6. De som er innkalt til å belyse saken skal være tilgjengelig helt til saken er sluttbehandlet i møtet.

Dekan, i samråd med administrativ leder, avgjør før hvert møte om observatører (f.eks. studieledere) skal møte ved behandling av en enkelt sak.

Observatører deltar ikke i debatten, men kan besvare spørsmål eller gi konkrete opplysninger dersom avdelingsstyret eller administrativ leder ber om det, jf. punkt 9.6.

Rektor, og i dennes sted prorektor, har rett til å delta i møter i alle institusjonens styrer, råd og utvalg. (Lovens § 9.1).

5. Møtene starter presis. Et avdelingsstyremedlem må være til stede fra det tidspunkt en sak er tatt opp til behandling for å kunne stemme, og må delta i hele stemmegivningen.

6. Dekan leder møtene. Innlegg rettes til møteleder. Spørsmål rettes til dekan som gir ordet til administrativ leder når det gjelder saksopplysninger.

7. Saker fra administrasjonen kan behandles selv om de ikke står på sakslisten når administrativ leder har meldt disse skriftlig ved møtets begynnelse og mer enn halvparten av representantene er enig i at saken behandles.

Saker som ikke står på sakslisten kan i spesielle tilfeller også behandles når avdelings­styrets medlemmer har meldt disse skriftlig ved møtets begynnelse. Forutsetningen er at administrativ leder, i samråd med dekan, finner at saken kan behandles uten forutgående forberedelse og tilråding og at dette ikke strider mot tjenestemannsorganisasjonenes medbestemmelsesrett. Det kreves i tillegg at mer enn halvparten av representantene er enig i at saken behandles.

8. Avdelingsstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme (Lovens § 21.4), eventuelt varamedlem i deres sted.

9. Forslag til vedtak må foreligge skriftlig før saken tas opp til avstemning.

10. Det føres protokoll fra møtet. Kfr. pkt. 11. Møtebok

11. I spesielle tilfeller kan det leveres en protokolltilførsel for å forklare en stemmegivning.

Eventuell protokolltilførsel må varsles i møtet før behandling av neste sak på dagsorden og leveres skriftlig før møtet heves. Den leses opp, slik at andre som måtte ønske det, kan slutte seg til den. En protokolltilførsel skal ha en nøktern og forklarende form. Protokolltilførsel vil normalt bli akseptert. I tvilstilfelle kan dekan be avdelingsstyret stemme over om protokolltilførsel skal aksepteres.

Administrativ leder kan også fremme protokolltilførsel.

12. Styret avgjør klage over vedtak som er delegert avdelingsstyret, i den utstrekning dette ikke er delegert til styrets klagenemnd. (Lovens § 5.4)

10. Avstemninger

1. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres dette ved loddtrekning. (Lovens § 22.1)

2. Avstemning i andre saker enn valg skjer ved stemmetegn. Samtlige forslag til vedtak skal refereres for møtet før avstemming, slik at voteringstemaet er helt klart for alle i møtet. Avstemning ved valg skal skje skriftlig hvis ett av de møtende medlemmer krever det. (Lovens § 22.2)

3. Representanter som er til stede i avdelingsstyrets møte har stemmeplikt.

4. Det er ikke anledning til å avgi blank stemme, bortsett fra ved personvalg.

5. I saker der det er viktig med enstemmighet og det foreligger 2 forslag til vedtak, stemmes det først over det mest ytterliggående forslag. Møteleder avgjør dette.

6. Dersom det foreligger flere enn 2 forslag til vedtak, stemmes det først over det mest ytterliggående forslag til vedtak. Møteleder avgjør dette.

11. Møtebok

Møteboken for avdelingsstyret skal være en vedtaksprotokoll og skal inneholde:

- oversikt over hvem som deltok i møtet og ved behandlingen av hver enkelt sak

- oversikt over framlagte dokumenter og administrasjonens innstilling til vedtak

- eventuelle andre framsatte forslag til vedtak som det ble stemt over

- voteringsresultat med stemmetall

- eventuelle protokolltilførsler

Dessuten skal det refereres om informasjon gitt i tilknytning til meldinger og referatsaker og eventuelle spørsmål som ble reist ved møtets begynnelse.

Det føres separat møtebok for saker unntatt offentlighet. Denne sendes til avdelingsstyrets faste medlemmer samt de varamedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen.

Det fastsettes en ukes frist, fra utsending av utkast til møtebok, for innsending av kommentarer. Møteboka er da foreløpig inntil den er godkjent. Om det ikke er større endringer, godkjenner dekan møteboka, og den underskrives av dekan og administrativ leder. Ved større endringer må møteboka godkjennes i neste avdelingsstyremøte.

Eventuelt kan avdelingsstyret vedta at møteboken leses opp og godkjennes i avdelingsstyret.

Endelig møtebok skal sendes snarest mulig til avdelingsstyrets medlemmer, varamedlemmer, organisasjonene, rektor og høgskoledirektør.

Møteboka (unntatt møteboka for saker unntatt offentlighet) legges ut på nettet/hjemme­siden.

Kopi av avdelingsstyrets vedtak legges på den enkelte sak, før den går tilbake til saksbehandler for videre oppfølging. Saksbehandler sørger for at saken arkiveres.

12. Iverksettelse av vedtak

Administrativ leder er ansvarlig for iverksetting av de vedtak som treffes av avdelingsstyret og for at ressurser disponeres i samsvar med de vedtak som er gjort.

Vedtak i avdelingsstyret skal meddeles de som er berørt i separate brev.

13. Habilitetskrav og taushetsplikt

13. Habilitet

I enkelte tilfeller kan medlemmer av avdelingsstyret være inhabile til å forberede en sak for avgjørelse eller å treffe avgjørelse i en forvaltningssak, jf Forvaltningslovens § 6. Dette vil gjelde:

a) når medlemmet selv er part i saken

b) når et medlem har eller har hatt et familie-, verge- eller fullmektigforhold til en person som er part i saken

Medlemmet er også inhabilt når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans/hennes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for medlemmet selv eller noen som det har en nær personlig tilknytning til. Å ha vært saksbehandler for en styresak gjør som hovedregel ikke et styremedlem inhabilt. Det må i så fall komme inn særlige momenter, f.eks et sterkt engasjement for en bestemt løsning i et konfliktpreget spørsmål. Det skal også legges vekt på om det er reist inhabilitetsinnsigelse av noen part.

Det er ikke tilstrekkelig kriterium for inhabilitet at et medlem har et kollegialt eller personlig forhold til den som blir berørt av vedtaket.

Det enkelte medlem av avdelingsstyret plikter selv å si i fra i god tid om aktuelle forhold som gjør eller kan gjøre henne/ham inhabil, slik at varamedlem kan innkalles.

Dekanen, i samråd med administrativ leder, kan på forhånd gi beskjed om at vedkommende er inhabil.

Er det tvil om habiliteten, kan også spørsmålet tas opp under konstitueringen av møtet. Avgjørelsen av habilitetsspørsmålet treffes av avdelingsstyret selv uten at vedkommende deltar, jf Forvaltningslovens § 8.

Medlem som er inhabilt fratrer behandlingen av saken og avstemning, men behøver ikke å forlate møterommet dersom saken ikke er unntatt offentlighet.

14. Taushetsplikt

Når avdelingsstyret behandler personalsaker eller personlige forhold skal møtet lukkes. Deltakerne har taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13. Tilsvarende gjelder ved andre saksforhold som dekkes av forvaltningsloven §§ 13- 13f .

Selv om saksforholdet ikke faller inn under ovennevnte regler kan møtet ellers lukkes etter avdelingsstyrets beslutning når saksforholdet krever det, jf. universitets- og høgskoleloven § 21 nr. 5. Møtedeltakerne bør utvise varsomhet med å referere opplysninger fra slike møter. Se forøvrig pkt. 9.4.

1. Hjemmelsgrunnlag

Retningslinjene bygger på lov av 12. mai 1995 nr. 22 om universiteter og høgskoler, ajourført med endringer senest i lov av 28. juni 2002 nr 62 mm og på vedtaket i styret ved Høgskolen i Oslo 27. februar 2003 om ny organiserings- og ledelsesstruktur ved HiO. I tillegg bygger retningslinjene på arbeids- og ansvarsbeskrivelse for dekan ved HiO, godkjent av styret 27. februar 2003 og stillingsbeskrivelse for administrativ leder, vedtatt av styret 23. mai 1996.

Vedlegg

Vedlegg 1 - Mal for saksframlegg

Vedlegg 2 - Årskalender for avdelingsstyre