Avdelingens HMS-håndbok

HMS-håndbok, del 2 - spesiell del LU

I HMS-håndbokens generelle del er ledelsens, og de tilsattes ansvar vedrørende HMS-arbeid beskrevet. For den enkelte enhet (den sentrale administrasjonen og avdelingene) gjelder de samme prinsippene.

1-Innledning

I HMS-håndbokens generelle del er ledelsens, og de tilsattes ansvar vedrørende HMS-arbeid beskrevet. For den enkelte enhet (den sentrale administrasjonen og avdelingene) gjelder de samme prinsippene.

1.1    Ledelsens ansvar for HMS-arbeidet

Det overordnede ansvaret for HMS-arbeidet i avdelingen ligger hos administrativ leder. Administrativ leder har ansvaret for å:

• Sette helse-, miljø- og sikkerhetsmål for virksomheten på samme måte som for andre driftsområder med resultatforventning.
• Sette sikkrhetskrav til produkter som  tilvirkes, importeres eller omsettes.
• Sørge for løpende vurdering av avdelingens rutiner og produkter i lys av ny kunnskap.
• Sørge for at det utarbeides strategier og konkrete fremdriftsplaner for å nå avdelingens mål.
• Sørge for god informasjon til alle tilsatte vedrørende mål, strategier og planer.
• Pålegge alle sine underordnede ledere et ansvar for helse, miljø og sikkerhet på samme måte som for alle andre driftsområder.

1.2  De tilsattes ansvar for HMS-arbeidet

Se HMS-håndbokens generelle del, kapittel 1.

1.3    Opplæring av de tilsatte i HMS-arbeid

Avdelingen skal sende avdelingens verneombud på de kurs som blir arrangert av HiO sentralt for verneombud.

2-Organisering

2.1    Beskrivelse av avdelingen

• Avdelingen har ca. 200 fast og midlertidige tilsatte, fordelt på 60 menn og 140 kvinner i hel- og deltidsstillinger.
• Avdelingen har to utdanninger: allmennlærerutdanning og førskolelærerutdanning.
• Avdelingen har to masterutdanninger: master i flerkulturell og utviklingsrettet utdanning og master i barnehagepedagogikk.
• Avdelingen driver i tillegg oppdragsvirksomhet gjennom Lærerutdanningens internasjonale senter (LINS).

2.2  Ledelse og HMS-ansvarlige ved avdelingen

Ragnvald Thilesen:  avdelingsdirektør.

Line Christin Zachariassen:  Kontorsjef for økonomi og personal.

Kristin Fiksdal Eide:  HMS-saksbehandler .

Anne Ekern Hermansen:  sekretær for det lokale arbeidsmiljøutvalget (LAMU).

3-HMS-arbeidet ved avdelingen

3.1 Generelt om verneombud og verneområder

Verneombudets oppgaver er beskrevet i Arbeidsmiljølovens (AML) § 26.  HMS-håndbokens generelle del, kapittel 2, punkt 3.2 gir en nærmere beskrivelse av verneområder, verneombud og hovedverneombud. Tilsvarende prinsipper gjelder for den enkelte avdeling.

3.2 Verneombud og verneområder ved avdelingen

For å sikre at HMS-arbeidet har bred deltakelse og lokal forankring er avdelingen delt inn i følgende verneområder:

3.3  HMS-saksbehandler

Kristin Fiksdal Eide er HMS-saksbehandler ved avdelingen.

3.4 Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU)

Det lokale arbeidsmiljøutvalget ved avdelingen består av to representanter fra arbeidsgiversiden og to representanter fra arbeidstakersiden, samt sekretær. Det lokale arbeidsmiljøutvalget skal avholde minst to møter pr. semester/fire møter pr. studieår. Innkalling og saksliste skal sendes ut en uke før møtet. Sekretær for det lokale arbeidsmiljøutvalget sender ut saksliste og referat til utvalgets representanter og vararepresentanter. Det lokale arbeidsmiljøutvalget ved avdeling for lærerutdanning har følgende representanter og varaprepresentanter:

4-Mål og strategier

4.1    Generelle mål og strategier

HMS-arbeidets generelle mål og strategier er beskrevet i håndbokens generelle del, kapittel 4, punkt 4.1, 4.2 og 4.3. Tilsvarende mål og strategier gjelder også for avdeling for lærerutdanning.

4.2 Spesielle mål og strategier

Vi viser til avdelingens handlingsplan for arbeidsmiljøet for studieåret 2004-2005.

5-Oversikt over lover; forskrifter og krav som omfattes av HMS-forskriften

5.1 Generelle krav

Generelle krav til HMS-arbeidet er beskrevet i HMS-håndbokens generelle del, kapittel 5, punkt 5.1 til 5.7. Tilsvarende krav gjelder for HMS-arbeidet i avdelingen. I tillegg kan avdelingens egenart tilsi at spesielle forhold må vektlegges for å sikre helse, miljø og sikkerhet for de tilsatte ved avdelingen.

5.2 Lover, forskrifter og krav for avdelingen

5.2.1 Eksterne krav:

5.2.2 Interne krav

Høgskolen i Oslo har en rekke rutiner og prosedyrer som gjelder ulike sider av driften. En del av disse regulerer forhold som også går inn under begrepet helse, miljø og sikkerhet. For avdelingen er følgende instrukser/prosedyrer særlig relevante:

5.3 Saksgangen i HMS-saker

5.3.1 Generell saksgang i HMS-saker

Saksgangen i HMS-saker er beskrevet i HMS-håndbokens generelle del, kapittel  5, punkt 5.6. Tilsvarende prinsipper gjelder for HMS-arbeidet ved avdelingen.

5.4  Dokumentasjonen

I forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter av 1. januar 1997 (internkontrollforeskriften) stilles det krav om dokumentasjon. Dokumentasjonen skal ivareta to funksjoner:

• Fungere som virksomhetens protokoll og arbeidsjournal i den praktiske og fortløpende kontroll av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet.
• Dokumentere for tilsynsmyndighetene at virksomheten har et HMS-system med kartlegging og tiltak som revideres jevnlig.

Skjemaer og  sjekklister som dokumenterer de systematiske aktivitetene må derfor arkiveres som en del av HMS-håndboken. Likeledes må det fremgå av HMS-håndboken hvilken grunnlags-dokumentasjon som ligger til grunn for de systematiske aktivitetene.

5.4.1 HMS-dokumentasjon ved avdelingen

Se vedlegg 1: "Skjema for HMS-dokumentasjon."

5.4.2 Grunnlagsdokumentasjon ved avdelingen

Se vedlegg 2: "Skjema for grunnlagsdokumentasjon."

6 HMS-arbeid ved avdelingen

6.1 HMS-arbeid generelt

Se HMS-håndbokens generelle del, kapittel 6. Tilsvarende prinsipper gjelder for avdelingen.

6.2 HMS-arbeid ved avdelingen

Se skjemaene som benyttes, vedlegg 1-7.

7-Systemrevisjon

7.1 Systemrevisjon generelt

Systemrevisjonen er nærmere beskrevet i HMS-håndbokens generelle del, kapittel 6, punkt 6.5.

7.2 Systemrevisjon ved avdeling for lærerutdanning

Systemrevisjon ved avdelingen gjennomføres en gang hvert studieår. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ved HiO vedtar hva systemrevisjonen skal vektlegge. Det avholdes først et formøte på avdelingen hvor HMS-koordinator ved HiO og hovedverneombud ved HiO, og eventuelt en representant utpekt av AMU, administrativ leder ved avdelingen, HMS-saksbehandler ved avdelingen og avdelingens tre verneombud deltar. Etter formøtet foretas det befaring. HMS-koordinator ved HiO utarbeider deretter en skriftlig rapport der eventuelle avvik spesifiseres med referanser til de krav det er avvik fra.  I ettertid blir det avholdt et ettermøte hvor rapporten diskuteres.

Se også skjemaene som benyttes, vedlegg 8-13.

8-Rutiner

8.1 Introduksjonsprogram for nytilsatte

8.1.1  Introduksjonsprogram for nytilsatte ved HiO

Introduksjonsrutinene for nytilsatte ved HiO er beskrevet i HMS-håndbokens generelle del, kapittel 7, punkt 7.1.

8.1.2   Introduksjonsprogram for nytilsatte ved avdeling for lærerutdanning

Det er viktig at nye medarbeidere blir tatt i mot på en god måte.  Så vel den nye medarbeiderens arbeidsmiljø og trivsel som hensynet til raskt å kunne bli en operativ medarbeider, tilsier at forholdene bør være godt lagt til rette når vi tar i mot vår nye kollega. Erfaringene viser også at en god innføring i forholdene på den nye arbeidsplassen kombinert med klar formidling av krav og forventninger, gjør at nye medarbeidere får et positivt førsteinntrykk som kan bidra til høyere kontinuitet og til arbeidsglede.

Avdeling for lærerutdanning har innført et eget introduksjonsprogram for nytilsatte ved avdelingen.  Høgskolen i Oslo utarbeidet i 1999 et introduksjonsprogram for nytilsatte (Sentrale dokumenter nr. 1/99). Dokumentet bygger på høgskolens program, men er tilpasset forholdene i avdelingen.

Avdelingens introduksjonsprogram består av tre deler; en sjekkliste som viser tiltak som skal gjennomføres på ulike tidspunkter i tiltredelsesprosessen, en ordning med mottaksvert og en sentral introduksjonssamling for nyansatte ved HiO. Det er den enkelte leder som har ansvar for å peke ut en mottaksvert (?fadder?). Mottaksverten skal hjelpe den nyansatte til rette første arbeidsdag og de nærmeste dagene og være den som den nyansatte kan ta kontakt med når han eller hun lurer på noe. Sjekklisten omfatter også angivelse av hvem som er ansvarlig for det enkelte tiltaket og hvem som skal utføre det når det ikke er den som har ansvaret.

8.2  Rutiner ved sykefravær/langtidsfravær

8.2.1 Generelle rutiner

Se HMS-håndbokens generelle del, kapittel 7, punkt 7.2.1. Tilsvarende prinsipper gjelder for avdelingen.

8.2.2 Rutiner ved avdeling for lærerutdanning

8.3  Retningslinjer for kontorfordeling

Avdeling for lærerutdanning vurderer kontorforholdene som en vesentlig ressurs både når det gjelder optimal effekt av den samlede arbeidsinnsatsen og i forhold til den enkeltes arbeidsmiljø. Avdelingens samlede antall kontor må betraktes som en felles ressurs som til enhver tid må utnyttes slik at denne ressursen kommer samtlige tilsatte ved avdelingen til gode.

Retningslinjene nedenfor er utarbeidet for å nå målsettingen om at kontorene skal disponeres og utnyttes på en formålstjenlig måte. Avdelingsdirektør har myndighet til å håndheve de nedfelte retningslinjene.

• Faglige tilsatte i undervisningsstillinger og tilsatte i administrasjonen skal prioriteres ved fordeling av kontor.
• Avdelingen oppfatter det som hensiktsmessig at hver seksjon sitter samlet. Ved tildeling av kontor skal avdelingen derfor tilstrebe at vedkommende får kontor i nærheten av sine nærmeste kolleger.
• Faste og midlertidige tilsatte i mer enn 50% stilling skal i utgangspunktet disponere eget kontor. Det samme gjelder langtidsvikarer som er tilsatt for en periode på minst tre måneder og som jobber mer enn 50% pr. måned.
• Kontorene til tilsatte i hel eller delvis permisjon kan disponeres av vedkommendes vikar eller øvrige midlertidig tilsatte i henhold til punkt 3.
• Kontorene til helt eller delvis langtidssykmeldte kan ved behov disponeres av vedkommendes vikar eller øvrige midlertidig tilsatte i henhold til punkt 3.
• Hvis avdelingens kontorsituasjon tilsier at et kontor må disponeres av to tilsatte er det først og fremst tilsatte i 50% stilling eller mindre, fortrinnsvis på samme seksjon, som skal dele kontor.
• Hvis en tilsatt av ulike årsaker som fremgår nærmere av legeerklæring må ha et kontor som oppfyller særskilte behov mht. størrelse, beliggenhet eller lignende forventes det at tilsatte på samme seksjon er villige til å bidra til tilrettelegging. I enkelte tilfeller vil dette innebære bytting av kontor for en tidsavgrenset periode.
• Tilsatte som jobber 50% eller mindre må påregne å dele kontor. I de tilfellene to tilsatte må dele kontor er det en forutsetning at kontoret er tilstrekkelig stort til at de to kan ha funksjonelle arbeidsplasser.
• I den grad kontorsituasjonen tilsier det vil avdelingen legge forholdene til rette for at pensjonerte medarbeidere kan få disponere kontor. Slike avtaler gjøres for et år av gangen på grunnlag av skriftlig søknad fra den enkelte medarbeider.
• Avdelingen ønsker å legge forholdene til rette for timelærere. I den grad det lar seg gjøre kan timelærere disponere kontor for en tidsavgrenset periode (se punkt 4 og 5). Avdelingens målsetting er å etablere felles kontor for timelærere.