5. Journalføring
Journalføring av offentlige dokumenter er hjemlet i Arkivlovens forskrifter om offentlige arkiv §§ 2-6 og 2-7.
Alle høgskolens dokumenter skal føres i vanlig, åpen journal. Dette gjelder også dokumenter som inneholder opplysninger som er undergitt taushetsplikt (offl § 5a, fvl § 13). Slike opplysninger skal ved journalføring enten gis nøytral utforming, eller avskjermes i henhold til avskjermingskoder som er tilgjengelige i ModuLink SaksArkiv.
Det er leders/saksbehandlers plikt å vurdere sine dokumenter i hht offentlighetsloven og påføre dokumentet riktig lovhjemmel dersom det skal unntas offentlighet.
Det er ikke adgang til å unnlate journalføring av et dokument med den hensikt å unngå offentlighetsloven (jf. St meld nr 32, pkt 5.3.1.2).
Arkivet har medansvar for å kontrollere den praksis som skal følges.
For øvrig skal journalføringen skje i hht "Retningslinjer for bruk av gradering og tilgangskoder i ModuLink SaksArkiv".