6. Dokumentinnsyn - behandling ved forespørsel
Enhver kan kreve å gjøre seg kjent med innholdet i offentlige dokumenter i en bestemt sak (offl §2).
Dokumentene skal i rimelig utstrekning utleveres i kopi vederlagsfritt. Det kan inngås avtale om at dokumenter kan sendes på faks til bestiller. Store saker med mange dokumenter vil av kapasitetshensyn ikke bli kopiert eller fakset. Det skal i stedet informeres om at dokumentene kan gjennomleses ved den respektive avdeling eller i administrasjonen.
Arkivdokumentene skal ikke lånes ut til personer/institusjoner utenfor høgskolen.
De som ønsker innsyn i dokumenter som er unntatt offentlighet, må be om dette skriftlig. Slik innsynsbegjæring videresendes omgående til vedkommende saksbehandler som avgjør spørsmålet om meroffentlighet i samråd med nærmeste overordnede. Tvilstilfeller bør alltid forelegges høgskoledirektøren. Avslag skal fattes av høgskoledirektøren eller den han bemyndiger. For vurdering av henvendelse om innsyn, vises til pkt 3.1, 3.2 og 4.
Avgjørelse om innsyn skal tas så raskt som mulig, og innen 1-3 dager.
Ved avslag på anmodning om innsyn skal høgskoledirektøren eller den han bemyndiger alltid oppgi full hjemmel for avslaget, dvs paragraf, ledd og ev nr eller bokstav. Er avslaget begrunnet i offl § 5a, skal det i tillegg henvises til fvl § 13.1 nr 1.
Avslag kan påklages til Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet innen 3 uker etter at avslaget er mottatt. Opplysninger om klageadgang, klagefrist og saksgang i klagesaker skal gis i avslagsbrevet.