8-Rutiner

8.1 Introduksjonsprogram for nytilsatte

8.1.1 Introduksjonsprogram for nytilsatte ved HiO

Introduksjonsrutinene for nytilsatte ved HiO er beskrevet i HMS-håndbokens generelle del, kapittel 7, punkt 7.1.

8.1.2 Introduksjonsprogram for nytilsatte ved avdeling for lærerutdanning

Det er viktig at nye medarbeidere blir tatt i mot på en god måte. Så vel den nye medarbeiderens arbeidsmiljø og trivsel som hensynet til raskt å kunne bli en operativ medarbeider, tilsier at forholdene bør være godt lagt til rette når vi tar i mot vår nye kollega. Erfaringene viser også at en god innføring i forholdene på den nye arbeidsplassen kombinert med klar formidling av krav og forventninger, gjør at nye medarbeidere får et positivt førsteinntrykk som kan bidra til høyere kontinuitet og til arbeidsglede.

Avdeling for lærerutdanning har innført et eget introduksjonsprogram for nytilsatte ved avdelingen. Høgskolen i Oslo utarbeidet i 1999 et introduksjonsprogram for nytilsatte (Sentrale dokumenter nr. 1/99). Dokumentet bygger på høgskolens program, men er tilpasset forholdene i avdelingen.

Avdelingens introduksjonsprogram består av tre deler; en sjekkliste som viser tiltak som skal gjennomføres på ulike tidspunkter i tiltredelsesprosessen, en ordning med mottaksvert og en sentral introduksjonssamling for nyansatte ved HiO. Det er den enkelte leder som har ansvar for å peke ut en mottaksvert (?fadder?). Mottaksverten skal hjelpe den nyansatte til rette første arbeidsdag og de nærmeste dagene og være den som den nyansatte kan ta kontakt med når han eller hun lurer på noe. Sjekklisten omfatter også angivelse av hvem som er ansvarlig for det enkelte tiltaket og hvem som skal utføre det når det ikke er den som har ansvaret.

Tidspunkt	Tiltak	Ansvar	Utføres av
Etter tilsetting	Avtale tiltredelsesdato med leder Sende melding om tiltredelse og lønn til Personalseksjonen	Personalkonsulenten	Personalkonsulenten
1. mnd. før tiltredelse	Sende brev med info. Samt melding om mottaksvert	Leder	Personalkonsulenten
Før tiltredelse	Orientere kolleger om tiltredelse Utpeke mottaksvert	Leder
	Tildele kontor	Avdelingsdirektør
	Sørge for rydding, renhold og blomster første dag	Personalkonsulenten	Personalkonsulenten
	Sørge for e-post, PC-tilgang og telefon	Leder
	Gi melding om aktuelle e-post-lister	Leder
	Sørge for navneskilt og posthylle	Leder
Første dag	Ta i mot ny medarbeider i reservert tid og gi info. e om HiO, om avdelingen, samt gjennomgå introduksjonsprogram	Leder
	Gjennomgå stillingens oppgaver, særlig oppgaver de første dagene	Leder
	Orientere om arbeidstidsbestemmelser og møteordninger	Leder
	Presentere mottaksvert	Leder
	Utlevere nøkler og ordne nøkkelkort	Personalkonsulenten	Mottaksverten eller personalkonsulenten
	Omvisning og presentasjon av kolleger	Leder eller mottaksvert
	Sørge for info. Om telefon, PC, kopiering, fax, vernetjeneste og brannsikring/brannvern	Mottaksvert
Etter 3 dager	Kort oppfølgingssamtale	Leder
Etter 1 måned	Oppfølgingssamtale med fokus på forventningsoppfyllelse	Leder
Etter 3 måneder	Oppfølgingssamtale med fokus på kompetanse, oppgaver og arbeidsmiljø	Leder
Etter 1-6 måneder	Deltakelse i HiOs sentrale introduksjonsdag	Personalseksjonen

8.2 Rutiner ved sykefravær/langtidsfravær

8.2.1 Generelle rutiner

Se HMS-håndbokens generelle del, kapittel 7, punkt 7.2.1. Tilsvarende prinsipper gjelder for avdelingen.

8.2.2 Rutiner ved avdeling for lærerutdanning

Første dag	Orientere vedkommendes leder og andre om sykefraværet	Skjema for egenmelding
Innen 2 uker	Ring (kontakt) den som er sykmeldt. Finn ut: Hva som kan gjøres for vedkommende. Om vedkommende regner med å være syk lenge. Om det isteden for sykelønn kan ytes reisetilskudd. Om delvis sykemelding kan benyttes. Om vedkommende tror at fraværet helt eller delvis skyldes arbeidet. Tilby eventuelt en samtale med tillitsvalgt, verne-ombud, bedriftshelsetjenesten eller nærmeste overordnede. Sykemelding skal mottas. Er det hensiktsmessig så kan man avtale og gjennomføre møtet ?innen 4 uker? allerede nå	Sykmelding
Innen 4 uker	Ta kontakt og gjennomfør et møte med den som er sykmeldt. Tillitsvalgt kan være med på dette møtet. På møtet skal man bl.a. diskutere: Eventuell tilrettelegging av arbeidsplassen/arbeidsoppgavene. Andre arbeidsoppgaver på eget arbeidssted. Hvordan arbeidsgiver/ bedriftshelsetjenesten kan hjelpe til.	Eventuelt nytt sykmeldingsskjema Eventuelt friskmeldingsskjema Standardbrev til den sykmeldte.
Innen 8 uker	Det holdes løpende kontakt med den sykmeldte. Undersøk hvilke arbeidsmuligheter den sykmeldte har utenfor eget arbeidsenhet. Fyll ut skjemaet ?Melding fra statsvirksomhet om sykmeldt arbeidstaker (RVT-blankett 3.14 A) og send det til vedkommendes trygdekontor. Dersom den sykmeldte har blitt frisk skal melding om dette sendes til trygdekontoret (RTV-blankett 3.14 B).	RTV-blankett 3.14 B
12 uker	Dersom trygdekontoret ber om det skal det gjøres rede for mulige tiltak på arbeidsplassen for å få den sykmeldte tilbake i arbeid.
6-8 måneder	Send brev til den sykmeldte om mulighetene for uførepensjon fra Statens Pensjonskasse (SPK). Når det har gått 6 måneder. Fyll ut arbeidsgivers del av registreringsskjema på skjemaet ?Søknad om uførepensjon? Fra SPK. Send brosjyre og søknadsskjema til den sykmeldte. Husk å fortelle at vedkommende selv er ansvarlig for å sende det inn. Pensjonsmeldingsskjema må sendes inn til SPK. På grunn av lang behandlingstid i SPK må det sendes ved 8 måneders sykmelding.	-Standardbrev til sykmeldte. -Skjema for søknad om uførepensjon fra SPK. Pensjonsmeldingsskjema til SPK.
8-12 måneder	Gjør den sykmeldte oppmerksom på muligheten til å søke permisjon uten lønn i ett år dersom vedkommende blir innvilget uførepensjon.
1 år	Uførepensjon igangsettes Uførepensjon igangsettes alltid fra den 1. i måneden. Permisjon uten lønn starter fra samme dato.	Stans vedkommendes lønn ved innvilgelse av uførepensjon og permisjon uten lønn
Ved friskmelding	Hvis/når den sykmeldte er tilbake i arbeid: Skjemaet ?Melding fra statsvirksomhet om friskmeldt arbeidstaker? (RTV-blankett 3.14 B) fylles ut og sendes trygdekontoret. Sykefravær over to uker av gangen registreres med tanke på avbrudd i ?karantenetid? på 6 måneder, jf. Fellesbestemmelsenes § 18. Avbrytes denne må man starte på en ny periode	-RTV-blankett 3.14 B.
Innen 2 år	Status må gjøres opp: Uførepensjonisten sier opp selv. Vedkommende må sies opp. Vedkommende har rett til påskjønnelse i tråd med HiOs retningslinjer for gaver og påskjønnelser.

8.3 Retningslinjer for kontorfordeling

Avdeling for lærerutdanning vurderer kontorforholdene som en vesentlig ressurs både når det gjelder optimal effekt av den samlede arbeidsinnsatsen og i forhold til den enkeltes arbeidsmiljø. Avdelingens samlede antall kontor må betraktes som en felles ressurs som til enhver tid må utnyttes slik at denne ressursen kommer samtlige tilsatte ved avdelingen til gode.

Retningslinjene nedenfor er utarbeidet for å nå målsettingen om at kontorene skal disponeres og utnyttes på en formålstjenlig måte. Avdelingsdirektør har myndighet til å håndheve de nedfelte retningslinjene.

Faglige tilsatte i undervisningsstillinger og tilsatte i administrasjonen skal prioriteres ved fordeling av kontor.
Avdelingen oppfatter det som hensiktsmessig at hver seksjon sitter samlet. Ved tildeling av kontor skal avdelingen derfor tilstrebe at vedkommende får kontor i nærheten av sine nærmeste kolleger.
Faste og midlertidige tilsatte i mer enn 50% stilling skal i utgangspunktet disponere eget kontor. Det samme gjelder langtidsvikarer som er tilsatt for en periode på minst tre måneder og som jobber mer enn 50% pr. måned.
Kontorene til tilsatte i hel eller delvis permisjon kan disponeres av vedkommendes vikar eller øvrige midlertidig tilsatte i henhold til punkt 3.
Kontorene til helt eller delvis langtidssykmeldte kan ved behov disponeres av vedkommendes vikar eller øvrige midlertidig tilsatte i henhold til punkt 3.
Hvis avdelingens kontorsituasjon tilsier at et kontor må disponeres av to tilsatte er det først og fremst tilsatte i 50% stilling eller mindre, fortrinnsvis på samme seksjon, som skal dele kontor.
Hvis en tilsatt av ulike årsaker som fremgår nærmere av legeerklæring må ha et kontor som oppfyller særskilte behov mht. størrelse, beliggenhet eller lignende forventes det at tilsatte på samme seksjon er villige til å bidra til tilrettelegging. I enkelte tilfeller vil dette innebære bytting av kontor for en tidsavgrenset periode.
Tilsatte som jobber 50% eller mindre må påregne å dele kontor. I de tilfellene to tilsatte må dele kontor er det en forutsetning at kontoret er tilstrekkelig stort til at de to kan ha funksjonelle arbeidsplasser.
I den grad kontorsituasjonen tilsier det vil avdelingen legge forholdene til rette for at pensjonerte medarbeidere kan få disponere kontor. Slike avtaler gjøres for et år av gangen på grunnlag av skriftlig søknad fra den enkelte medarbeider.
Avdelingen ønsker å legge forholdene til rette for timelærere. I den grad det lar seg gjøre kan timelærere disponere kontor for en tidsavgrenset periode (se punkt 4 og 5). Avdelingens målsetting er å etablere felles kontor for timelærere.

Oppdatert: 16. mars 2005
Redigert av: Turid Lysell