FORKLARING PÅ NOEN ARKIVTERMER

Postliste - er en midlertidig, kronologisk journal som er avgrenset til innkomne brev og notater.

Dagens journal - omfatter alle registreringer av inn- og utgående brev og notater i løpet av en dag. (Den brukes også som sikkerhetskopi i forhold til edb-systemet).

Offentlig journal - er en versjon av dagens journal som offentligheten har adgang til. Den skrives ut etter at arkivet har fått tilbakemelding om bruk av "U.off" og gradering og skjermingskode.

Restanseliste - omfatter alle innkomne brev som ikke er ferdigbehandlet (avskrevet). Denne listen brukes ved den pålagte kvartalsvise restansekontrollen.

Arkivverdighet - er den egenskap ved arkivdokumenter som kvalifiserer for oppbevaring,at de har eller antas å få verdi som grunnlag for saksbehandling og dokumentasjon.

Arkivkode- er tall, tegn og bokstaver som viser til klasse, hovedgruppe, undergruppe eller annen inndelingsenhet i arkivnøkkelen. Det viser hvor saken skal ligge i arkivet.

Saksnummer - er et kronologisk nummer som gis av arkivet ved registrering av ny sak. Første dokument i ny sak får et saksnummer som følger saken hele tiden, selv om saken går over flere år. Saksnummeret skal alltid påføres utgående brev/notat sammen med arkivnummer. Alle dokumenter i en sak får samme saksnummer.

Unntatt offentlighet - Høgskolens saksdokumenter er i utgangspunktet offentlige. Det må foreligge en lovhjemmel dersom et dokument skal unntas offentlighet.

Dokumenter som skal unntas offentlighet, stemples: "Unntatt offentlighet,.....

jfr. § 5 - (unntak for interne dokumenter)

jfr. § 5a - (unntak for opplysninger undergitt taushetsplikt)

jfr. § 6 - (unntak p.g.a. dokumentets innhold)

..... i offentlighetsloven

For personalsaker gjelder spesielle regler.