BESTEMMELSER OM VALG VED HØGSKOLEN I ØSTFOLD
Vedtatt i styremøte 8. januar 2007 med senere endringer vedtatt 28. januar 2008, sak 4/2008
Kapittel 1. Virkeområde
§ 1. Virkeområde
Kapittel 2. Størrelse og sammensetning av styre, råd og avdelingsstyrer
§ 2. Styrets størrelse og sammensetning
§ 3. Avdelingsstyrenes størrelse og sammensetning
Kapittel 3. Felles regler ved alle valg
§ 4. Valgstyrer
§ 5. Funksjonstid for valgstyre
§ 6. Valgform
§ 7. Valgmåte
§ 8. Sted og dato for avholdelse av valg
§ 9. Manntall
§ 10. Stemmerett for tilsatte
§ 11. Stemmerett for studenter
§ 12. Forhåndsstemme
§ 13. Rett til å avgi stemme ved tvist om stemmerett
§ 14. Valgprotokoll. Oppbevaring av stemmesedler
Kapittel 4. Plikt til å ta imot valg og fungere i verv. Valgbarhet
§ 15. Tilsattes plikt til å ta imot valg og til å fungere i vervet
§ 16. Studenters plikt til å fungere i verv
§ 17. Funksjonstid i verv
§ 18. Valgbarhet
§ 19. Fratreden. Opprykk. Suppleringsvalg
Kapittel 5. Særlige valgregler
§ 20. Nominasjonskomite
§ 21. Valg av rektorat
§ 22. Valg av representanter til høgskolestyret
§ 23. Valg av representanter til avdelingsstyrene
§ 24. Særregler / utsatt frist
§ 25. Kjønnsmessig balanse
Kapittel 6. Andre bestemmelser
§ 26. Avstemming
§ 27. Klage
§ 28. Utfyllende regler
§ 29. Ikrafttreden
BESTEMMELSER OM VALG VED HØGSKOLEN I ØSTFOLD
Bestemmelsene er fastsatt med hjemmel i lov av 1. april 2005 nr. 15 om universiteter og høgskoler (uhl).
Kapittel 1
Virkeområde
§ 1. Virkeområde
Bestemmelsene gjelder ved valg av rektor, prorektor, andre valgte medlemmer til høgskolens styre og medlemmer til avdelingsstyrene ved Høgskolen i Østfold.
Kapittel 2
Størrelse og sammensetning av styre, råd og avdelingsstyrer
§ 2. Styrets størrelse og sammensetning
Styret ved HiØ (i alt 11 medlemmer) sammensettes på følgende måte:
" Rektor
" Prorektor
" 2 representanter fra tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger
" 1 representant fra teknisk og administrativt tilsatte
" 2 representanter fra studentene
" 4 eksterne medlemmer
Rektor er styrets leder. Høgskoledirektøren er styrets sekretær.
§ 3. Avdelingsstyrenes størrelse og sammensetning
Avdelingsstyret har 8 medlemmer med følgende sammensetning:
Dersom det er fem eller flere ansatte i teknisk/administrative stillinger ved avdelingen, skal det i stedet for en av representantene for undervisnings- og forskningspersonalet velges en representant av og blant det teknisk/administrative personalet.
Avdelingsstyret velger selv leder og nestleder.
Vedtak fattes ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme.
Dekan er ansvarlig for avdelingsstyrets sekretærfunksjon.
Seksjonsstyret for Akademi for scenekunst har 6 medlemmer med følgende sammensetning:
" Dekan
" 1 representant fra tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger
" 1 representant fra teknisk/administrative ansatte
" 2 representanter fra studentene
Dekan tilsettes på åremål. Dekan er leder av seksjonsstyret. Ved stemmelikhet har Dekan dobbelstemme. Administrativ leder er sekretær for seksjonsstyret.
Kapittel 3
Felles regler ved alle valg
§ 4. Valgstyrer
1. Styret oppnevner et sentralt valgstyre med følgende mandat:
Valgstyret har ansvaret for å forberede og gjennomføre valg. Det skal også påse at valg ikke finner sted før det er fremmet forslag på minst like mange personer som det skal velges, medregnet varamedlemmer, jfr. likevel § 24 nr. 2 ved valg til avdelingsstyrene.
Valgstyret skal være et kontrollorgan for å sjekke valgbarheten til kandidater til rektorat og styremedlemmer.
2. Det sentrale valgstyret skal ha følgende sammensetning:
" 3 medlemmer fra tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger
" 2 medlemmer fra teknisk og administrativt tilsatte
" 2 medlemmer fra studentene.
Alle avdelinger skal være representert i valgstyret. Det oppnevnes like mange vara-medlemmer som medlemmer fra hver valggruppe. Styret oppnevner valgstyrets leder og nestleder. Høgskoledirektøren gis fullmakt til å supplere valgstyret ved behov.
3. Avdelingsstyret oppnevner tilsvarende sammensatt lokalt valgstyre ved avdeling. Lokale valgstyrer skal forberede og gjennomføre valg ved avdelingene samt være aktive pådrivere for å få frem kandidater til avdelingsstyret.
Avdelingsstyret oppnevner leder og nestleder for det lokale valgstyret. Dekan gis fullmakt til å supplere valgstyret ved behov.
4. Dersom et medlem av valgstyret blir foreslått for valg til verv, trer dette medlemmet ut av valgstyret for resten av valgarbeidet og ved valgoppgjøret for vedkommende valg.
5. Valgstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Det gjør vedtak ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme.
Medlem av valgstyret kan bringe avgjørelse i dette inn for styrets klagenemnd. Medlem av lokalt valgstyre kan bringe avgjørelse i dette inn for det sentrale valgstyret.
§ 5. Funksjonstid for valgstyre
1. Funksjonstiden for medlemmer i valgstyret for de tilsatte er 4 år. Funksjonstiden er sammenfallende med styrets funksjonstid.
2. Funksjonstiden for studentmedlemmer i valgstyret er 1 år og løper fra 1. august.
§ 6. Valgform
1. Valgene til rektor, prorektor, høgskolens styre og avdelingsstyrene gjennomføres som flertallsvalg. Ved valg til høgskolens styre er hele høgskolen valgkrets.
2. Ved flertallsvalg kreves et flertall av de avgitte stemmer for at en kandidat skal anses som valgt. Ved valg til rektor og prorektor gjelder egne regler jf § 21.
3. Alle stemmeberettigede kan ved vedkommende valg foreslå en eller flere kandidater. Forslag på kandidater til rektorat og styret skal fremmes skriftlig til nominasjonskomiteen. Forslag på kandidater til avdelingsstyrene fremmes skriftlig til de lokale valgstyrene. Forslagene må være fremsatt og underskrevet av minst tre stemmeberettigede.
4. Styrets medlemmer kan foreslå kandidater til rektor. Forslagene må være fremsatt og underskrevet av minst tre av styrets medlemmer.
5. Kandidater føres opp på stemmesedlene i alfabetisk rekkefølge uten rangering. Kandidater som i medhold av reglene i §§ 15, 16 og 18 fritas valg, nekter valg eller ikke er valgbare, føres ikke opp på stemmesedlene.
6. Valgstyret fastsetter nærmere regler for valgoppgjøret.
§ 7. Valgmåte
1. Valg av tilsatte etter dette reglement skjer ved direkte valg.
2. Valgstyret fastsetter nærmere regler for gjennomføring av valget.
§ 8. Sted og dato for avholdelse av valg
1. Valgstyret fastsetter tidspunkt for de enkelte valg og frist for innlevering av forslag på kandidater. I kunngjøringen gjøres det også kort rede for reglene om fremsettelse av forslag og for fremgangsmåten ved valget.
2. Dato for valget skal gjøres kjent senest fire uker før valgdagen. Det skal samtidig minnes om fristen for å fremme forslag på kandidater. Valgoppgjøret bør være avsluttet senest en måned før representantenes funksjonstid begynner.
3. Valgstyret fastsetter stemmested og tidsrom for avholdelse av valget. Ved urnevalg skal stemmestedet holdes åpent minst seks timer.
4. Ved elektronisk valg skal det fastsettes en valgperiode på maks 5 dager.
§ 9. Manntall
1. Høgskoledirektøren er manntallsfører. Manntallet over de som har stemmerett skal være satt opp senest tre uker før vedkommende valg. Manntallet skal straks legges ut til gjennomsyn for alle det vedkommer.
2. Klage over manntallsføringen avgjøres av valgstyret. Klagen må være innkommet til manntallsfører senest to uker etter fremlegging. Klagen bør være behandlet og avgjort minst en uke før valgstart.
§ 10. Stemmerett for tilsatte
1. Stemmerett ved valg har den som er tilsatt i minst halv ordinær stilling ved institusjonen, og har tiltrådt denne senest valgdagen. Som tilsatt regnes også tilsatte med lønn fra fond, forskningsråd eller oppdragsmidler.
2. Midlertidig tilsatte og engasjerte i minst halv stilling har bare stemmerett hvis vedkommende har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved institusjonen i minst seks måneder fram til valgdagen.
3. Stemmerett faller bort for den som har permisjon i mer enn halv stilling for å arbeide i annen stilling utenfor institusjonen.
4. Høgskoledirektøren avgjør om en stilling skal regnes som undervisnings- og forskerstilling eller som teknisk/administrativ.
5. Det sentrale valgstyret avgjør andre tvistespørsmål om stemmerett eller stemmekrets, herunder ved hvilken avdeling en tilsatt har stemmerett.
§ 11. Stemmerett for studenter
1. Stemmerett har den som på valgdagen er tatt opp og registrert som student ved høgskolen og som har betalt semesteravgift ved høgskolen for det semesteret valget gjennomføres i.
2. Den som har stemmerett som tilsatt har ikke samtidig stemmerett som student.
3. Ved tvistespørsmål om stemmerett eller stemmekrets gjelder § 10 nr 5 tilsvarende.
§ 12. Forhåndsstemme
1. Den som ikke er tilstede på valgdagen, kan ved avgi forhåndsstemme etter at de innkomne forslag på kandidater er kunngjort. Forhåndsstemme må være innkommet til valgstyrets leder senest ett døgn før valget.
2. Stemmeseddel med forhåndsstemme skal legges i nøytral konvolutt som så legges i særskilt, lukket konvolutt som er påført velgerens navn, stilling, avdeling, tilsettingsforhold og hvilket valg det gjelder.
§ 13. Rett til å avgi stemme ved tvist om stemmerett
1. Den som blir nektet stemmerett skal likevel gis anledning til å levere stemmeseddel, etter samme fremgangsmåte som nevnt under § 12 nr 2, dersom klagen ikke er avgjort etter § 9 nr. 2
2. Stemmeseddelen skal leveres til valgstyret sammen med de øvrige avgitte stemmene, og oppbevares på betryggende måte med tanke på eventuell klage.
§ 14. Valgprotokoll. Oppbevaring av stemmesedler
1. Utfallet av valg etter dette reglement skal føres inn i en særskilt valgprotokoll som underskrives av valgstyret. Melding om utfallet av valget sendes til høgskoledirektøren og kunngjøres straks.
2. De avgitte stemmesedlene ved et valg skal oppbevares på betryggende måte fram til neste tilsvarende valg.
Kapittel 4
Plikt til å ta imot valg og fungere i verv. Valgbarhet
§ 15. Tilsattes plikt til å ta imot valg og til å fungere i vervet
1. Tilsatte har plikt til å ta imot valg og fungere i vervet så lenge han eller hun er valgbar til vedkommende verv (jf § 18 om valgbarhet).
2. Den som har hatt et verv, kan nekte gjenvalg til dette for en like lang periode som
vedkommende har fungert sammenhengende i vervet. Varamedlem som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode.
3. Den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine funksjoner i et verv, kan etter søknad fritas for valg eller for fortsatt funksjon i vervet. Den som er tilsatt i deltidsstilling, kan også fritas hvis vervet vil medføre at det blir urimelig byrdefullt eller vanskelig for vedkommende å utføre sitt arbeid i stillingen. Søknad om fritak avgjøres av høgskoledirektøren.
§ 16. Studenters plikt til å fungere i verv
1. Student som tar imot valg, har plikt til å fungere i vervet for hele valgperioden så lenge han eller hun er valgbar (jf § 18 om valgbarhet).
2. En student som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine funksjoner i et verv, kan etter søknad fritas for fortsatt funksjon i vervet. Søknad om fritak for verv i styret avgjøres søknaden av høgskoledirektøren. For verv i avdelingsstyret, avgjøres søknaden av dekan.
§ 17. Funksjonstid i verv
1. Funksjonstiden for ansatte som er valgt til representant i høgskolens styre og avdelingsstyrene er 4 år. Valg skal avvikles i vårsemesteret før ny funksjonsperiode begynner 1. august.
2. Funksjonstiden for midlertidige ansatte som er valgt til representant i høgskolens styre er 1 år. Valg skal avvikles i vårsemesteret før ny funksjonsperiode begynner 1. august.
3. Funksjonstiden for studenter som er valgt til verv etter dette reglement er ett år. Valg skal avvikles i vårsemesteret før ny funksjonsperiode begynner 1. august.
§ 18. Valgbarhet
1. Valgbar til verv som rektor er den som kan dokumentere kompetanse på minst førsteamanuensis/ førstelektor nivå. I tillegg kreves det at kandidaten har erfaring fra universitets- og høgskolesektoren i vitenskaplig stilling og har lederegenskaper. Ved forslag om en rektorkandidat som ikke er tilsatt ved høgskolen, skal det foreligge skriftlig samtykke fra den foreslåtte kandidaten.
2. Valgbar til verv som prorektor er høgskolens fast tilsatte i minst halv undervisnings- og forskerstilling. Åremålstilsatte i minst halv undervisnings- og forskerstilling er valgbare dersom tilsettingsforholdet varer ut funksjonsperioden.
3. Valgbar som medlem av styret eller avdelingsstyrene er den som har stemmerett etter §§ 10 og 11 (se imidlertid nr. 4 nedenfor). Tilsatte er bare valgbare dersom de har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved høgskolen de siste seks månedene før valget. Studenter er bare valgbare dersom de er tatt opp som student til et studium ved høgskolen der de er ment å være registrert den aktuelle perioden de stiller til valg for. Studenten må være heltidsstudent i hele perioden studenten fungerer i det aktuelle vervet.
4. Ingen kan gjenvelges til et verv etter dette reglement hvis vedkommende ville ha fungert i dette verv i et sammenhengende tidsrom på åtte år eller mer ved den nye valgperiodens begynnelse.
5. Høgskoledirektør, studiedirektør, økonomidirektør, personaldirektør, bibliotekleder, leder IT-drift, leder bygningsmessig drift, administrativ leder ved Akademi for scenekunst, dekaner og studieledere er etter styrets bestemmelse ikke valgbare som medlemmer av høgskolens styre og avdelingsstyrer.
6. Medlem av høgskolestyret kan ikke være medlem av et avdelingsstyre.
§ 19. Fratreden. Opprykk. Suppleringsvalg
1. Innehaver av verv skal fratre når valgbarheten opphører.
2. Den som får permisjon i funksjonsperioden, fratrer vervet så lenge permisjonen varer. Prorektor fratrer vervet for resten av funksjonsperioden dersom permisjonen har en varighet på ett år eller mer.
3. Når medlem av styret eller avdelingsstyret fratrer eller fritas for fortsatt funksjon, skal varamedlem rykke opp til fast plass.
4. Fratreden skal meldes til valgstyret. Hvis det er behov for å supplere styret eller avdelingsstyret, kan valgstyret bestemme at det foretas suppleringsvalg eller opprykk på basis av avgitte stemmer ved siste valg.
Kapittel 5
Særlige valgregler
§ 20 Nominasjonskomité
1. Nominasjonskomiteen oppnevnes av styret. Avdelingens tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger foreslår 2 kandidater hver (en av hvert kjønn). Høgskolens tilsatte i teknisk- administrative stillinger foreslår 2 kandidater (en av hvert kjønn). Studentrepresentantene oppnevnes av studentparlamentet.
2. Nominasjonskomiteen skal ha følgende sammensetning:
- Tre tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger
- En tilsatt fra teknisk- administrative stillinger
- En representant fra styret
- To studenter
Styret oppnevner leder og nestleder i nominasjonskomiteen. Ved stemmelikhet har leder dobbelstemme. Minst tre studiesteder skal være representert.
3. Nominasjonskomiteen har følgende mandat:
- Nominasjonskomiteen skal på et kollegialt og selvstendig grunnlag arbeide aktivt for å få frem kandidater samt motta forslag til på kandidater til rektorat og som styremedlemmer.
- Nominasjonskomiteen skal se til at kandidater som blir innstilt overfor valgstyret, oppfyller kriteriene for å stille som kandidat.
- Nominasjonskomiteen skal sørge for at alle godkjente kandidater blir presentert for velgerne.
- Nominasjonskomiteen velger selv sin arbeidsform
- Dersom et medlem av nominasjonskomiteen blir foreslått til verv, skal vedkommende fratre sitt verv. Vedkommende erstattes da av en fra samme gruppe.
4. Funksjonstiden for medlemmer i nominasjonskomiteen er 4 år. Funksjonstiden til studentrepresentantene er ett år. Funksjonstiden er sammenfallende med styrets funksjonstid.
§ 21 Valg av rektorat
1. Valg av rektor og prorektor skjer samlet.
2. Dersom det er flere som stiller til valg på rektorat, blir de valgt som har fått minst halvparten
av de godkjente vektede stemmene.
3. Dersom ingen av kandidatene til rektoratet får mer enn halvparten av de godkjente vektede stemmene i første valgomgang, skal det avholdes omvalg mellom de to som fikk flest stemmer.
4. Innkomne stemmer vektes etter følgende fordelingsnøkkel:
" Tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger: 60%
" Teknisk og administrativt tilsatte: 20%
" Studenter: 20%
§ 22. Valg av representanter til høgskolestyret
1. Valg av representanter fra teknisk og administrative tilsatte samt tilsatte i undervisnings- og
forskerstillinger skjer ved direkte valg.
2. Vararepresentanter settes opp fortløpende på bakgrunn av valgresultatet og reglementets § 25.
3. Dersom midlertidige tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger ved høgskolen utgjør mer enn 25 % av ansatte i denne gruppen så skal de velge en av de tre styremedlemmene. Slikt styremedlem velges for ett år om gangen.
4. Valgstyret forbereder og organiserer valget.
5. Valg av studentrepresentanter skjer i valgforsamling.
§ 23 . Valg av representanter til avdelingsstyrene
Valg av ansattes representanter skjer ved direkte valg. Studentrepresentanter velges i valgforsamling.
§ 24. Særregler / utsatt frist
1. Dersom det ved utløpet av frist for forslag på kandidater til valg etter dette reglement ikke er foreslått minst så mange kandidater som det antall medlemmer og varamedlemmer som skal velges, eller dersom det ikke er foreslått tilstrekkelig antall kandidater av hvert kjønn for å tilfredsstille regelen om kjønnsmessig balanse, kan valgstyret fastsette utsatt frist. Slik utsatt frist for forslag på kandidater kan bare gis en gang.
2. Ved valg til avdelingsstyret skal valget gjennomføres selv om kravene i punkt 1 ikke er oppfylt innen den utsatte fristen, selv om det vil føre til at en eller flere medlems- eller varamedlemsplasser blir stående ledige i den kommende valgperioden. Hvis et avdelings-styre dermed får en sammensetning som kan være til hinder for dets beslutningsdyktighet, kan valgstyret på anmodning fra avdelingsstyret bestemme at det skal holdes supplerings-valg så fremt det foreligger forslag som oppfyller kravene i punkt 1.
§ 25. Kjønnsmessig balanse
1. Ved valgene skal likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse være oppfylt. Skal det velges fire eller flere medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant de foreslåtte kandidatene. Skal det velges to eller tre medlemmer, skal begge kjønn være representert. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer.
Viser det seg ved opptellingen at et kjønn vil få færre representanter enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for opp, inntil en har oppnådd slik balanse.
2. Valgoppgjøret skal skje etter regler som sikrer at medlemsgruppene og varamedlems-
gruppene hver for seg tilfredsstiller reglene om kjønnsmessig balanse i henhold til punkt 1. Velges det ett medlem og ett varamedlem i samme valgkrets (gruppe), skal de være av forskjellig kjønn. Valgstyret fastsetter nærmere regler, jfr. § 6 nr 5. Dersom det viser seg nødvendig å supplere antallet varamedlemmer innen en velgergruppe, kan dette skje ut fra valgresultatet. Valgstyret avgjør slike spørsmål.
Kapittel 6
Andre bestemmelser
§ 26. Avstemming
Loddtrekning blir benyttet ved stemmelikhet dersom dette er nødvendig for å avgjøre et valgresultat.
§ 27. Klage
1. Den som har stemmerett ved et valg kan klage over feil som en mener er begått ved dette. Klagen må være fremsatt overfor valgstyret senest en uke etter at resultatet av valget er gjort kjent.
2. Valgstyret kan bestemme at det skal holdes ny opptelling eller nytt valgoppgjør, hvor dette er tilstrekkelig til å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter pkt. 1 ovenfor.
3. Finner valgstyret at det er gjort feil som kan ha hatt vesentlig betydning for valgutfallet og feilen ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det snarest holdes nytt valg. Inntil nytt valg har funnet sted, betraktes de som er valgt ved et ugyldig valg som lovlig valgt.
4. Finner valgstyret ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes denne straks til styrets klagenemnd eventuelt til det sentrale valgstyret dersom klagen er fremsatt for det lokale valgstyret. Valgstyret kan avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelse. Denne skal i så fall gjøres kjent for klager.
5. Finner klagenemnda at det er gjort feil som kan ha hatt vesentlig betydning for valgutfallet, og feilen ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det holdes nytt valg. Bestemmelsen i nr 3 gjelder tilsvarende.
§ 28. Utfyllende regler
Det sentrale valgstyret gir nødvendige utfyllende regler til disse bestemmelsene.
§ 29. Ikrafttreden
Disse bestemmelsene trer i kraft fra vedtaksdato.