Som flere andre universiteter og høgskoler har nok vår høgskole også opplevd at interessen rundt kvalitetsarbeidet og –systemet avtar etter at NOKUT har gjennomført sin evaluering og godkjent kvalitetssikringssystemet. Under innføringen av et slikt system er det naturlig at man prioriterer de styrings- og ledelsesmessige sidene av kvalitetssystemet og det er også viktig at ledelsen er involvert og fungerer som drivkraften bak implementeringen. Men det vil alltid være en fare for at etableringsprosessen bærer mer preg av en administrativ tilpasning enn en faglig involvering. Grunnlaget for systemets organisatoriske forankring er allerede lagt under implementeringsarbeidet frem mot NOKUTs besøk i 2005 der svært mange deltakere fra ulike enheter og nivåer tok del i utformingen av systemet. Det er derfor viktig at denne tråden nå tas opp igjen i det videre arbeidet, da implementeringen av et kvalitetssystem på institusjonelt nivå i prinsippet også åpner opp muligheten for å etablere nye forbindelseslinjer mellom organisasjon og fag, struktur og innhold (se f.eks Evaluering av Kvalitetsreformen, Delrapport 2 av Bjørn Stensaker for mer om dette). PULS er i så måte en viktig brobygger i denne forbindelsen mellom administrasjon og fag.

Fokus for kvalitetssystemet er kontinuerlig forbedring. Etablering og bruk av kvalitetssystemet følger følgende modell (Jf. ISO 9001-standarden):

1. Identifisering og hensiktsmessig fremstilling av prosesser
2. Klar ansvarsfordeling i prosessene
3. Iverksetting og vedlikehold av prosessbeskrivelsene
4. Evaluering og forbedring av prosessene

Kvalitetssystem er nettbasert, og et viktig mål for høgskolen er å få samlet alle de viktigste rutiner, prosedyrer og prosessbeskrivelser for høgskolen på ett sted. De fleste kjerneprosessene ved høgskolen er identifisert og om lag 30 % av alle høgskolens prosesser var beskrevet detaljert i kvalitetssystemet ved utgangen av 2006. Økt brukervennlighet i det eksisterende systemet og å igjen involvere de potensielle brukerne av systemet i den videre utviklingen og implementeringen blir viktig. For å sikre kvalitetssystmets legitimitet og forankring i organisasjonen er det av avgjørende betydning at de prosessene de fleste ansatte og studenter deltar i på daglig basis er korrekt, enkelt og hensiktsmessig beskrevet i det nettbaserte kvalitetssystemet.

Prosessbeskrivelser og ansvarsfordeling (rollebeskrivelser)

NOKUTs kriterier for kvalitetssystemet er: ”Kvalitetssystemet skal omfatte hele institusjonen og gjelder de delene av virksomheten som er relatert til studiekvalitet og det totale læringsmiljøet”.
Dvs. alle prosesser skal beskrives. I Beste Praksis er de aller fleste prosessene identifisert, men på langt nær alle er beskrevet, detaljnivået er varierende og flere prosesser ble beskrevet for lenge siden og trenger nå oppdatering. Fokuset for videreutvikling vinteren 2007 har vært å oppdatere og videreutvikle FoU- og Utdanningsmodulen. FoU-modulen anses nå som ferdig, mens mye arbeid gjenstår i Utdanningsmodulen.

Beste Praksis har også fått kritikk for å ha for mange nivåer og være ustabilt. Versjonen som nå benyttes fungerer feilfritt og det jobbes også med å gjøre systemet mer brukervennlig ved å integrere det mer i HiØs øvrige nettsider. Se for eksempel utdanningsmodulen. Tanken bak de nye nettsidene er å gjøre lover, forskrifter og regler lettere tilgjengelig for brukeren.

 
Tiltak 2007:
A. Arbeidet med oppdatering av alle prosesser under Utdanning i Beste Praksis fortsetter.
Ansvar: Kvalitetskoordinator og Studieseskjonen
B. Implementering av Økonomi i Beste Praksis settes i gang.
Ansvar: Kvalitetskoordinator og Økonomiseksjonen.
C. Det foretas en grundig gjennomgang av HiØs nettsider med tanke på å fase ut ”Administrativ guide” og tilsvarende skyggesystemer av kvalitetssystemet. Dette må gjøres for å fullt ut integrere kvalitetssystemet i den daglige driften av høgskolen. Ansvar: Kvalitetskoordinator, webansvarlig og ansvarlige for aktuelle nettsider.
D. Prosessbeskrivelser for Rapportering legges inn i Beste Praksis
Ansvar: Stab
E. Alle rollebeskrivelser i Beste Praksis fylles ut.
Ansvar: Kvalitetskoordinator i samarbeid med prosessansvarlige

Evalueringsmetoder

Det er i flere sammenhenger blitt uttrykt ønske om en felles strategi for gjennomføring og behandling av evalueringsresultater. Det gjennomføres i dag evalueringer på flere nivåer ved avdelingene i tillegg til den årlige sentrale EVA-evalueringen. For å unngå eller redusere faren for evalueringstretthet blant studenter og faglærere bør det derfor sees på muligheter for bedre samkjøring av lokale og sentrale evalueringer og om det eventuelt kan etableres faste rutiner for hvordan resultatene skal følges opp, hva som skal defineres som avvik, hvilke avvik som skal generere tiltak og hvem som skal ha ansvaret for å gjennomføre tiltakene.

Tiltak 2007:
Utrede om Analyse-modulen i NetEd kan videreutvikles for dette formålet, ved å opprette en kopling mellom NetEd og FS, slik at faglærere enkelt kan laste opp e-postlister og evt. mobilnumre til kullene og ved å legge inn mal(er) for spørreundersøkelse(r) med tilhørende analyseverktøy. CEQ-skjemaet, Course Experience Questionnaire, som i dag benyttes i EVA-evalueringene kan benyttes som nedlastbar mal i NetEd for sluttevaluering. Når det gjelder underveisevaluering bør det være opp til hver enkelt faglærer/emneansvarlig hvordan dette gjennomføres.

Man kan videre tenke seg å opprette nettsider, der evalueringsresultatene publiseres automatisk slik at studenter og lærere kan se kvalitetsutviklingen på emner og studieprogrammer over tid. Disse evalueringssidene kan for eksempel kobles til emne- og programbeskrivelser på HiØs nettsider slik at studiesøkere kan se hva tidligere studenter synes om emnet/studieprogrammet.
Ansvar: Kvalitetskoordinator og Tore-Petter Engen evt. Jens-Petter Berget. PULS ved behov for faglige råd. Dette systemet bør diskuteres i Studiekvalitetsutvalget og med PULS og en evt. igangsetting må godkjennes av ledelsen ved høgskolen da flere program- og emneansvarlige trolig vil ha motforestillinger mot å publisere evalueringsresultater på nett.