Biblioteket er en egen driftsenhet som tildeles et rammebudsjett av styret hvert år. Tidspunkter og tidsfrister i bibliotekets budsjettbehandling er avhengig av den tidsplan som fellesadministrasjonen følger. Bibliotekets budsjett dekker alle sider ved drift av bibliotekene med unntak av husleie, lys, varme, renhold, vanlig kontor rekvisita og porto.
> Utarbeiding av Aktivitetsplan/Årsbudsjett ved HiØ (Beste Praksis)
Budsjettprosess
-
Det avholdes ABlederMøte hvor avdelingene anmelder sine behov.
-
Hovedbibliotekar utarbeider et budsjettforslag til administrasjonen innen angitt tidsfrist.
-
Hovedbibliotekar utarbeider et endelig budsjett når rammen er vedtatt.
-
Budsjettfordelingen behandles i ABlederMøte før budsjettet leveres administrasjonen innen angitt tidsfrist. Biblioteket ved Akademi for Scenekunst har øremerkede midler. Mediabudsjettet fordeles etter egen fordelingsnøkkel.
-
Før sommerferien vurderes budsjettet opp mot eksisterende regnskapstall, og hovedbibliotekar foretar eventuelle budsjettjusteringer og omposteringer i samråd med avdelingslederne.
Budsjettansvar
Hovedbibliotekar er budsjettansvarlig for biblioteket. Avdelingsbibliotekarene og bibliotekar med ansvar for Akademi for Scenekunst har ansvar for at avdelingenes forbruk holdes innen vedtatte rammer. Det kan være et overforbruk på inntil kr. 10.000 på hovedpostene, under forutsetning av at det er dekning på andre hovedposter som avdelingen har ansvar for. Avdelingene må søke hovedbibliotekar om tillatelse til overskridelser over kr. 10.000 på hovedpostene. Det er ikke anledning til å overskride posten for ekstrahjelp. Det søkes hovedbibliotekar straks man ser at budsjettet ikke kan holdes, eller man har spesielle behov.
Overskudd/underskudd
Overskudd fra en avdeling overføres avdelingen på neste års budsjett. På samme måte blir et eventuelt underskudd ved en avdeling trukket fra ny tildeling. Overskudd på tildelte midler på ekstrahjelp-posten går til fellesbudsjettet for neste år.
Regnskap
Fakturaer skal sendes til HiØs fakturamottak på Notodden og behandles i Contempus.
Hovedbibliotekar tar ut månedlige regnskapsutskrifter og skriver en budsjettkommentar innen den 15. i hver måned etter plan fra økonomikontoret.
Regnskapsutskrifter sendes bibliotekavdelingene månedlig, og oftere når budsjettavslutning nærmer seg. Det oversendes også oversikt over beløp som er ført i regnskapet, men ikke enda betalt.
