Det er et bibliotek ved hvert studiested:
Biblioteket- Fredrikstad betjener Avdeling for helse- og sosialfag og Akademi for Scenekunst.
Biblioteket - Halden betjener Avdeling for økonomi, samfunnsfag og språk, Avdeling for informatikk og automatisering og Avdeling for lærerutdanning.
Biblioteket - Sarpsborg betjener Avdeling for ingeniør- og realfag.
Bibliotektjenesten ledes og koordineres av en hovedbibliotekar, som er underlagt høgskoledirektør og har kontor i fellesadministrasjonen.
Hovedbibliotekar har faglig og adminstrativt ansvar for bibliotektjenesten og har følgende arbeidsoppgaver:
Hver bibliotekavdeling har en avdelingsleder, som rapporterer til hovedbibliotekar.
Avdelingsleder/Bibliotekar ved Akademi for Scenekunst har følgende arbeidsoppgaver/ansvar:
Hovedbibliotekar og lederne av bibliotekavdelingene møtes i ABlederMøte sammen med arkivleder. Møtet holdes hver måned (unntatt juli). Alle større saker av prinsipiell betydning legges frem i dette møtet. Det skal sendes skriftlig innkalling og skrives referat. Hovedbibliotekar treffer beslutninger etter at alle synspunkter er kommet frem og diskutert.
Det er opprettet kontaktnett og arbeidsgrupper hvor avdelingene samarbeider om å finne gode felles løsninger. Det eksisterer følgende utvalg:
Møtereferater publiseres på bibliotekets intranett.
Hovedbibliotekar har ansvar for at det utarbeides en oversikt over møter, kurs etc. for hvert halvår.
Leder ved bibliotekavdelingen har ansvar for at det utarbeides vaktplaner ved hver avdeling, slik at det til enhver tid er klart hvem som har ansvaret for skranketjenesten.
Det skal være en sentral kalenderoversikt, som til enhver tid gir nødvendige opplysninger om møter, avspasering, andre ting som skal skje og som har betydning for bibliotekavdelingen.
All utadrettet virksomhet på vegne av høgskolens bibliotektjeneste skal forelegges hovedbibliotekar for orientering/godkjennelse.
Ekstern korrespondanse (med unntak av bruker- og leverandør-kontakt) skal godkjennes/signeres av hovedbibliotekar. Hvis korrespondansen har prinsipiell betydning skal høgskoledirektør også signere.
Informasjon til orientering
Skriftlig informasjon:
Omfatter brev og notater utarbeidet av hovedbibliotekar, eller materiale som er kopiert og videresendt fra hovedbibliotekar. Materialet er sendt via post eller e-mail.
Informasjonen sendes fortløpende til avdelingene, den er i prinsippet til alle og skal sendes på sirkulasjon. E-mail sendes til alle. Avdelingsleder har ansvaret for at saken blir effektuert/besvart etc.
Hovedbibliotekar sender kopi av alle brev/notater til bibliotekavdelingene. Unntatt er personalsaker og andre skriv unntatt offentlighet.
I prinsippet skal all post mottatt av hovedbibliotekar sendes til orientering, i den grad det er av interesse/betydning for biblioteket.
Enkelte dokumenter sendes til sirkulasjon blant avdelingene. For disse noteres dato for mottak og videresending fra den enkelte avdeling.
Muntlig informasjon:
En del av informasjonen formidles i ABlederMøter. Avdelingslederne har ansvaret for å formidle denne videre. Informasjonen sendes ut som møtereferat på et senere tidspunkt.
En del av informasjonen formidles i samtaler med avdelingsleder, oftest pr. telefon. Denne informasjonen skal normalt formidles videre, f.eks. på avdelingsmøter.
Hovedbibliotekar har ansvar for å gi videre informasjon fra møter i fellesadministrasjonen og med høgskolens øvrige avdelinger.
Informasjon til uttalelse
Det meste av informasjonen er brev og notater utarbeidet av hovedbibliotekar. Informasjonen sendes vanligvis i et eksemplar til hver avdeling. E-mail sendes til alle ansatte. Det skal være en uttalelsesfrist på denne informasjonen.
Avhengig av brevets innhold, skal det svares enkeltvis eller avdelingsvis. Avdelingsleder har ansvaret for at det blir gitt en samlet uttalelse.
Informasjon til behandling i AblederMøter
Det skal være ABlederMøter en gang i måneden. Det sendes ut skriftlig innkalling med underliggende dokumenter senest en uke før møtet. Det sendes ut et eksemplar til hver ansatt.
For å spare tid, kan hovedbibliotekar sende ut notater, utkast til uttalelser etc med mulighet til å gi kommentarer innen gitte frister. Materialet sendes via e-mail til alle, avdelingsleder har ansvar for oppfølging.
Informasjon til orientering
Når det ved den enkelte bibliotekavdeling foreligger situasjoner og forhold som hovedbibliotekar bør kjenne til, bør avdelingsleder informere om dette. Hva det bør orienteres om, blir en vurderingssak for avdelingsleder. Hvis ansatte ønsker å informere hovedbibliotekar, kan vedkommende gjøre det direkte. Det er naturlig samtidig å informere avdelingsleder, hvis det er saker av generell art.
Spørsmål
En del av informasjonen fra avdelingen kan være henvendelser som har karakter av forespørsler. Det kan være saker av orienterende art, som det samtidig er usikkerhet om.
Slike henvendelser fra avdelingen, bør vanligvis komme fra avdelingsleder. Alle ansatte kan ta opp saker direkte med hovedbibliotekar. Hvis forespørslene er av generell art, bør avdelingsleder orienteres.
Det skal være ukentlige møter ved den enkelte avdeling. Møtene skal normalt vare inntil en time.
Skranken er ubetjent mens møtet varer, men det skal være et oppslag om når personalet er tilbake. Alternativt kan det gjøres avtale med studentvakt om å betjene skranken en time ekstra.
Det avholdes personalmøte minst en gang i året, hvor alle ansatte deltar. Møtene holdes ved semesterslutt eller -begynnelse, evt. i forbindelse med seminardager.
Det lages en saksliste etter forslag fra den enkelte. Det skal også være mulighet til å ta opp saker som ikke er forberedt på forhånd.