Serviceerklæring for Høgskolen i Østfold

Vedtatt i Høgskolens styre 19.06.2006

TIL VÅRE STUDENTER OG ANSATTE
Det er et mål å sikre kvalitet på utdanning og helhetlig læringsmiljø for studentene ved
Høgskolen i Østfold. Studentdemokratiet, Høgskolen i Østfold og Studentsamskipnaden
i Østfold har i samarbeid utarbeidet denne serviceerklæringen som skal bidra til å nå dette
målet.

Serviceerklæringen inneholder hovedområder med gjensidige forpliktelser og forventninger
for alle berørte parter.

Vi forventer at serviceerklæringen brukes aktivt slik at vi oppnår et godt studiemiljø.

-Sammen skal vi lykkes-

Halden, 19.06.2006
Renée E. Dalan, studentleder, HiØ
Knut Aarvak, rektor, HiØ
Rita Hirsum Lystad, direktør, SiØ

Innledning
I strategisk plan har Høgskolen i Østfold (HiØ) blant annet vedtatt:

• Kvaliteten på HiØs studietilbud skal være blant de fremste i landet basert
  bl.a. på et bredt samarbeid mellom ledelse, ansatte og studenter.
• Det skal legges vekt på betydningen av studentmiljøet utenom den ordinære
  undervisningsvirksomheten for HiØs samlede studiekvalitet.

For at serviceerklæringen skal ha den funksjonen som er tenkt, er det forutsatt at den er
forankret på alle nivå ved Høgskolen i Østfold, hos studentene og i Studentsamskipnaden
i Østfold. Den forplikter alle ansatte og studenter. Har du noe å ta opp i forhold til
studentenes helhetlige læringsmiljø, kontakt læringsmiljøutvalget. Høgskolen i Østfold har
som mål å være serviceinnstilt og brukerorientert på alle områder, men serviceerklæringen
retter seg spesielt inn mot områder som er særlig viktige for studentene. Disse områdene er:

• Demokrati, samarbeid og medvirkning
• Studieinformasjon
• Opptak
• Studiestart
• Studiegjennomføring
• IT-tjenester
• Bibliotektjenester
• Studentvelferd

Serviceerklæringen er ikke juridisk bindende. Den skal være gjeldende for perioden
2006 – 2009, men for at den skal fungere etter intensjonene, må den evalueres jevnlig.
Studenters juridiske rettigheter er hjemlet blant annet i Lov om universiteter og høgskoler
og Forvaltningsloven. Linker til de ulike lover og forskrifter ligger på HiØs webside.

Demokrati, samarbeid og medvirkning

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å legge til rette slik at studentene er med på viktige beslutninger om studieplaner,
  undervisning, evaluering og høgskolens bruk av ressurser
• å sende saker som er relevante for studentene ut på høring til studentorganene i forkant
  av beslutningsprosesser i høgskolen
• å legge til rette for at det velges klassetillitsvalgte i hver klasse/kull, og at de på best
  mulig måte kan utføre sitt arbeide
• å legge forholdene til rette for studentpolitisk og studentdemokratisk virksomhet
• å lytte til argumenter og synspunkter fra studentene og deres representanter, blant
  annet gjennom faste møter mellom ledelsen og studentrepresentantene på ulike nivå
• å kurse nye studentrepresentanter i formelle styrer, råd og utvalg
• å tilrettelegge for at en fadderordning for nye studenter kan gjennomføres

Høgskolen i Østfold forventer at studentene:

• engasjerer seg aktivt i studentpolitisk, studentdemokratisk og studentvelferdslig
  arbeide
• i studietiden er kritiske og bevisste
• deltar i diskusjon og valg av studentrepresentanter til høgskolens organer
• gir tilbakemelding til høgskolen eller til sine valgte representanter om hvordan det er
  å være student ved høgskolen, og sier fra på en konstruktiv måte både om det de synes
  fungerer bra og forhold de ønsker endret
• samarbeider for å finne fram til felles løsninger
• søker informasjon og holder seg orientert ved å lese studiehåndbøker, oppslagstavler og
  HiØs internettsider. Samt lese e-post på sin Hiof konto regelmessig
• i samarbeid med Studentparlamentet, arrangerer et felles seminar for studentrepresentantene
  ved høgskolen, med blant annet kurs og utveksling av felles utfordringer
   

Studieinformasjon

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å gi god veiledning om studietilbud og opptakskriterier. Materiellet skal være lett
  tilgjengelig, minimum to måneder før søknadsfrist
• å ha korrekt og oppdatert informasjon på nett
• å bekjentgjøre søknadsfrister for opptak i god tid før søknadsfristens utløp
• å gi veiledning i søkeprosessen og svare på spørsmål
• å gi skriftlig svar senest innen tre uker ved skriftlige henvendelser
• å gi rask tilbakemelding til søkeren hvis søknaden mangler dokumentasjon som har
  betydning for opptaket

Opptak

1. Samordna opptak

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å gi god informasjon og veilede søkere
• å gi alle søkere skriftlig svar om saksbehandling og vedtak.
  Opptaket foretas normalt 25. juli
• å sende studentene informasjon om det studiet de er tatt opp til og oppmøte i god tid
  før studiestart

Høgskolen i Østfold forventer at søkere:

• søker etter relevant informasjon
• melder fra til HiØ umiddelbart dersom en ikke vil benytte plassen som er tildelt
   

2. Lokalt opptak

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å ha søknadsskjema med søknadsfrister og lettfattelig informasjon
• å gi melding om at søknaden er mottatt og informasjon om behandlingstid
• å gi søkere som har dokumentert behov for tidlig svar på søknad om opptak, mulighet
  til å søke om forhåndsløfte innen angitt søknadsfrist (gjelder ikke opptak til Akademi
  for scenekunst)
• å meddele resultat av opptak skriftlig til alle søkere. Opptaksbrevet skal inneholde
  informasjon om opptakskriteriene, om klageadgang og saksgang ved klage

Høgskolen i Østfold forventer at søkere:

• søker etter relevant informasjon
• forholder seg til angitte frister

3. Forhåndsopptak (internt opptak)

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å tilby sine studenter mulighet for et forhåndsopptak til et annet studium ved HiØ
  neste studieår. De fleste av høgskolens studier inngår i ordningen
• å sende skriftlig svar på søknad om forhåndsløfte om studieplass innen 15. april
• i forbindelse med ordinært opptak å sende tilbudet på nytt der studentene blir bedt om
  å bekrefte om han/hun tar i mot plassen

Høgskolen i Østfold forventer at studentene:

• melder fra til HiØ umiddelbart dersom en ikke vil benytte plassen som er tildelt

4. Søknad om overflytting til HiØ fra annet studiested

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å gi klar informasjon om de regler som gjelder for overflytting
• å gi søkeren skriftlig svar innen tre uker på skriftlig søknad om overflytting (ved
  eventuelt søknadsfrist for søknad om overflytting, skal svar foreligge innen tre uker etter
  fristens utløp)

Høgskolen i Østfold forventer at søkere:

• sender begrunnet søknad med den dokumentasjon som kreves
   

Studiestart

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å ha et nært samarbeid med fadderutvalget slik at fadderordningen fungerer etter
  planen. Det skal være et felles opplegg for oppstart av studieåret
• å gi relevant informasjon om HiØ og studiestart. Eget velkomstbrev sendes ut
  umiddelbart etter at studenten har takket ja til studieplass
• å ha studiemateriell, timeplaner, informasjon om studiet med mer klart ved studieårets
  start

Høgskolen i Østfold forventer at studentene:

• møter opp ved studiestart og setter seg inn i den informasjon som blir gitt
• i samarbeid med Studentparlamentet har hovedansvar for fadderordningen
• forplikter seg til å samarbeide om et sosialt miljø sammen med studentdemokratiet og
  studentsamfunnene
   

Studiegjennomføringen

1. Studieplaner

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å ha studieplaner inkludert oppdatert pensumliste tilgjengelig ved studieårets start
• å offentliggjøre studieplaner
• å informere om: tidspunkt for studiestart og siste studiedag
• leseperioder, praksisperioder, prosjektperioder
• eksamensperiode/eksamensdato
• nødvendig lokal informasjon

Høgskolen i Østfold forventer at studentene:

• innhenter relevant informasjon om studiet

2. Undervisningen

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å gi en god faglig utdanning basert på fleksible og varierte undervisnings- og
  vurderingsformer
• å gi studentene informasjon om undervisningsplaner for hvert enkelt fag/emne. De
  skal blant annet inneholde oversikt over når det gis undervisning i ulike fag/emner og
  tidsfrister for innlevering av obligatoriske oppgaver
• å gi studentene muligheter til å evaluere studieoppleggene og læringsprosessene
• å behandle/følge opp på en konstruktiv måte begrunnede klager på undervisning
• å svare på e-post fra studenter snarest mulig og senest innen en uke. Dersom e-posten
  inneholder en formell henvendelse som kan sidestilles med en skriftlig henvendelse,
  gjelder svarfristen på inntil tre uker
• å utarbeide individuelle utdanningsplaner for alle utdanninger

Høgskolen i Østfold forventer at studentene:

• er aktive medspillere i undervisningen
• tar ansvar for egen læring
• følger sin individuelle utdanningsplan

3. Evaluering

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å gjennomføre kontinuerlig evaluering av læringsprosessene
• å følge opp og gi studentene tilbakemelding på evalueringsresultatene

Høgskolen i Østfold forventer at studentene:

• deltar i evalueringer som Høgskolen i Østfold gjennomfører

4. Eksamen

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å bekjentgjøre og følge lover og reglement som regulerer eksamen
• å ha klar eksamensplan ved semesterstart
• å se til at den praktiske gjennomføringen av eksamen skjer i henhold til lover og
  reglement som regulerer eksamen
• å gjøre karakterer tilgjengelig for studentene

Høgskolen i Østfold forventer at studentene:

• setter seg inn i og følger lover og reglement for eksamen
• sørger for å melde seg opp til eksamener de skal ta innen oppgitte frister
• søker om særordninger til eksamen innen oppgitte frister
   

Bibliotek

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å ha et bibliotek som bidrar til å styrke læringsmiljøet ved å være en aktiv støttespiller
  for studentene i deres studier
• å skape et inspirerende arbeidsmiljø og sørge for at studentene får bred tilgang til
  nødvendig faglitteratur i forbindelse med studiene
• å ha skranken betjent i bibliotekets åpningstid. Studentvakter har etter ordinær
  arbeidstid ansvar for ut- og innlevering av lånt materiale
• å tilby bibliotekundervisning og informere om sine tjenester
• å hjelpe studentene med å finne frem i biblioteket og søke i BIBSYS og i andre
  databaser
• tilgang til å hente informasjon fra nasjonale og internasjonale informasjonsbaser i
  Internett til bruk i studiene
• å ha en mediesamling som er aktuell og oppdatert for å dekke studentenes behov
• å foreta innlån, søk i databaser eller formidle videre til riktig institusjon når en
  ikke finner relevante opplysninger om et emne i egne samlinger. Brukerne skal få
  tilbakemelding eller bli henvist videre senest ved arbeidsdagens slutt dagen etter, hvis
  ikke annet er avtalt
• å ha pensumlitteraturen i to eksemplarer, hvorav det ene skal være til dagslån

Høgskolen i Østfold forventer at studentene:

• kjøper sine egne pensumbøker
• overholder bibliotekets regler
• lærer seg å bruke BIBSYS og orientere seg i biblioteket – fortrinnsvis ved å møte opp
  til bibliotekundervisning eller på egen hånd
• har med seg studentbeviset når de skal låne i bibliotekets samlinger

IT

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å ha datamaskiner som kan benyttes av studentene i studiene ved alle avdelinger. ITdrift
  skal sørge for å holde denne maskinparken oppdatert og i drift
• å registrere alle nye studenter som brukere av dataressursene ved høgskolen i løpet av
  de to første ukene etter studiets start
• å se til at alle datamaskiner ved høgskolen er tilknyttet interne og eksterne datanett
  slik at maskinene kan brukes til innhenting, behandling, utveksling og distribusjon av
  informasjon
• å se til at datamaskiner som benyttes av studentene er utstyrt med standard
  programvare og eventuell fagspesifikk programvare som er nødvendig for å gjennomføre
  studiene på en tilfredsstillende måte
• å gi alle registrerte brukere:
• tilbud om grunnopplæring i betjening av egen e-postadresse, LMS og bruk av passord
• egen e-postadresse og webside. Disse skal være registerte i søkbare kataloger
• å gi tilbud om systematisk opplæring i generell bruk av IT-teknologi.
  Opplæringstilbudet skal gis innen en måned etter at studentene er registrert som bruker
• å gi hjelp fra IT-drift til å løse grunnleggende problemer ved bruk av IT-ressursene.
  Brukerstøtte til programvare ligger ikke innenfor dette

Høgskolen i Østfold forutsetter at studentene:

• setter seg inn i hvordan utstyr og programvare kan benyttes
• følger prinsipper for ansvarlig IT bruk
• leser e-post daglig
• følger regler for bruk av nøkkelkort

Studentvelferd

Service i forhold til studentvelferd vil i stor grad bli utført av Studentsamskipnaden i
Østfold. Den er studentenes velferdsorganisasjon og har en rekke velferdstilbud så som
boligformidling, studentrådgivning, helsestøtteordning, drift av regionalt studenthus i
Halden, kantinedrift og barnehagetilbud. Studentvelferd er forutsatt et nært samarbeid
og aktiv dialog mellom SiØ, HiØ, Studentsamfunnet og Studentparlamentet. For at
studentenes velferd skal bli så bra som mulig, er det også en forutsetning at studentene selv
deltar aktivt.

Høgskolen i Østfold forplikter seg til:

• å ta ansvaret for et helhetlig læringsmiljø og dermed det strategiske ansvaret for
  studentvelferd – sentralt og ved den enkelte avdeling
• å bidra med å tilrettelegge for best mulig studentmiljø i samarbeid med studentsamskipnaden
  og studentdemokratiet
• å ha en handlingsplan som sikrer tilrettelegging for studenter med nedsatt funksjonsevne,
  samt legge til rette for universiell utforming i høgskolens lokaler

Studentsamskipnaden (SiØ) forplikter seg til:

• å gjøre kjent informasjon om sine tilbud
• å gi alle studenter som ønsker det tilbud om hybel så langt det er kapasitet
• å tilby privat boligformidling og gi veiledning innen boligspørsmål
• å svare studenter som henvender seg til SiØ innen tre virkedager
• å tilpasse kantinetilbudet til studentenes behov så langt det er mulig
• å stille til rådighet studenthus i Halden tilpasset studentenes sosiale aktiviteter, og
  være behjelpelig ved studentsosiale aktiviteter så langt det er mulig i Sarpsborg og
  Fredrikstad
• å arbeide kontinuerlig for å vedlikeholde og videreutvikle velferdsordninger, samt
  vurdere nye velferdstiltak for studentene

Studentsamfunnene forplikter seg til:

• å ta ansvar for og engasjere seg i studentenes sosiale aktiviteter på studiestedet
• å informere om tilbud
• å samarbeide med studentdemokratiet

Høgskolen i Østfold forventer at studentene:

• innhenter tilgjengelig informasjon om tilbud som gis og oppsøker hjelp der den finnes
• er en aktiv samarbeidspart i de organer der studentvelferd formes og utøves

Kontaktinformasjon:
Høgskolen i Østfold (angi avdeling)
1757 Halden
Tlf. 69 21 50 00
Fax 69 21 50 02

Web: http://www.hiof.no
E-post: postmottak@hiof.no

Studentparlamentet ved Høgskolen i Østfold
1757 Halden
Tlf. 69 21 58 25 / 69 21 58 24
Fax 69 21 50 02
Web: http://student.hiof.no
E-post: studentparlament@hiof.no
 

Studentsamskipnaden i Østfold
1757 Halden
Tlf. 69 21 58 00
Fax 69 21 58 02
Web: http://www.siost.hiof.no
E-post: studentsamskipnaden@hiof.no