Til avdelingsstyrets medlemmer
Halden, 21. januar 2005
Innkalling til møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informasjonsteknologi
Det innkalles med dette til avdelingsstyremøte
torsdag 27. januar 2005 kl. 12.15 i Sarpsborg.
Møtet holdes i rom 152 i 2. etasje
Forfall meldes snarest slik at vararepresentant kan innkalles.
Saksliste
Sak 01/05 Referatsaker og orienteringer
Sak 02/05 Årsplan 2005 (ettersendes per e-post)
Sak 03/05 Budsjett 2005
Sak 04/05 Foreløpig årsregnskap 2004
Sak 05/05 Fordeling av FoU-midler 2005/2006
Sak 06/05 Eventuelt
Med vennlig hilsen
Avdeling for informasjonsteknologi
Jan Høiberg
avdelingsleder
Kopi:
Høgskoledirektør Birgitta Næss
Rektor Knut Aarvak
Prorektor Elin Nesje Vestli
Trond Akerbæk
Biblioteket, Avd. Os allè
Sak 01/05 Referatsaker og orienteringer
Referatsaker:Vedlegg:
Orienteringer (se papirformat)
Vedlegg:
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar sakene til orientering.
Halden, 21. januar 2005
Jan Høiberg
avdelingsleder
Vedlegg: Ettersendes per e-post
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret vedtar den fremlagte Årsplan for 2005.
Halden, 21. januar 2005
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 03/05 Budsjett 2005 JAN/TPE/kju
Vedlegg:
Bevilgningsfinansiert virksomhet
Avdeling for informasjonsteknologi har blitt tildelt en ramme for 2005. Dette er meddelt gjennom tildelingsbrev fra fellesadministrasjonen (jf. tildelingsbrev av 20.12.04).
Avdelingens tildeling 2005:
| Ramme 2005 | ||
| Undervisning: | ||
| 1.1 Resultat |
4.009.000 | |
| 1.2 Utvekslingsstudenter |
0 | |
| 1.6 Basis |
11.154.000 | |
| FoU: | ||
| 2.1 Rekrutteringsstillinger |
1.318.000 | |
| 2.2 Basis FoU-tid |
1.289.000 | |
| 2.3 Resultat |
745.000 | |
| Utjevning |
2.285.000 | |
| Sum tildeling |
20.800.000 | |
| Overførte midler fra 2003/2004: |
| |
| Midler til økt gjennomstrømning |
175.800 | |
| Strategiske utstyrsmidler (robotlab) |
655.500 | |
| Periodisert beløp til dekning av kostnader for 2004 som ikke utbetales før i 2005 |
375.100 | |
| Studieavgift for våren 2005 (innbetalt høsten2004) |
64.000 | |
| Tidsforskyvning rekrutteringstipendiat Sikkerhet (01.08.-31.12.05) |
165.000 | |
| Øvrig overføring |
1.335.200 | |
| Sum overføringer fra 2003/2004 |
2.770.600 | |
| Budsjettert inntekt studieavgift 2005 |
64.600 | |
| Budsjettert inntekt refusjon fødselspenger |
359.000 | |
| Totalramme |
23.994.200 | |
Totalrammen inkluderer også midler til strategiske utstyrsmidler kr 655.500. Dette er gjenværende midler fra midler tildelt i 2004 til utstyrskjøp til robotlab.
Budsjettrammen for 2005 er redusert med ca. 3,8% når både kostnader og inntekter for omdisponering av ressurser fra IT til IT-Drift har blitt tatt hensyn til. Denne reduserte budsjettrammen skal dekke inn en forventet lønnsøkning på 4% og prisstigning på 2,25%.
Avsetninger og overføringer
De kursiverte beløpene i tabellen ovenfor er i budsjettet lagt inn på art 8911 Overføringer og disponeringer, sum kr 2.331.500. Det innebærer at midlene hentes inn fra midler avsatt på balansen ved årsavslutning 2003 og 2004. Utover midler til økt gjennomstrømning (kr 175.800) og strategiske utstyrsmidler er det lagt opp til at avdelingen skal styrke budsjettet med bruk av udisponerte midler fra 2003/2004. Dette fremgår av tabellen nedenfor.
| Tekst | Beløp |
| Gjenværende midler til økt gjennomstrømning (prosjekt 15231) |
175.800 |
| Gjenværende midler til strategiske utstyrsmidler (prosjekt 21201) |
655.500 |
| Bruk av tidligere avsatte midler til rekrutteringsstipendiat i Sikkerhet (01.08.-31.12.05) |
165.000 |
| Bruk av øvrige ubrukte midler fra 2003/2004 |
1.335.200 |
| Sum overføres til budsjett 2005 |
2.331.500 |
| Avsetning fra 2003 |
2.510.348 |
| Foreløpig resultat 2004 |
2.575.342 |
| Sum gjenværende midler per 31.12.04 |
5.085.690 |
| Gjenværende midler etter overføring til budsjett 2005 |
2.754.190 |
| Avsetning til tidsforskyvning rekrutteringstipendiater(fra 2001-2004) |
1.359.000 |
| Udisponerte midler generelt |
1.395.190 |
| Sum – udisponert på balansekonto |
2.754.190 |
Nærmere om detaljbudsjettet
Inntekter
I de budsjetterte materiellpenger/studieavgifter er det tatt hensyn til kr 64.000 overført fra 2004 til dekning av våren. I tillegg er det tatt hensyn til ny fakturering for høsten 2005.
Kostnader
Når det gjelder lønnskostnader er det tatt hensyn til de personene som får lønnsøkning som følge av den lønnsstigen de er plassert i. Det er tatt hensyn til de personene vi vet har permisjon eller som har planlagt dette, og det er lagt inn kostnader for vikarer. Det er tatt hensyn til at Åge Eide skal redusere sin stilling til 20% fra 01.07. og at Sølvi Olsen trolig reduserer sin stilling fra 80-60% fra 01.08.
Det er ikke lagt inn tilsetting av professor og professor II i 2005. Vit.ass.stillingene er ikke budsjettert forlenget etter 30.06.
Det er overført 4,4 tekniske stillinger til IT-Drift.
Det er lagt inn lønnsøkning på 4%, da lønnskompensasjon fra 2005 inngår i den rammen høgskolen har fått tildelt for 2005.
Når de gjelder lønn til engasjert personale/ekstrahjelp og lønn til time-/hjelpelærere m.m. er erfaringstall delvis blitt benyttet. I tillegg har det kommet innspill fra studielederne. Budsjett til lønn til arbeid utover plikt er beregnet ut fra arbeidsplaner for våren samt anslag for høsten.
Det er satt opp eget prosjekt for strategiske utstyrsmidler. Kr 655.500 overføres fra 2004 og skal gå til utstyr til ny robotlab. Andre kostnader til utstyr (utenom kr 930.000 IT-Driftsmidler) er redusert med ca. kr 600.000 sammenlignet med regnskap for 2004.
Øvrige kostnader er budsjettert delvis ut fra erfaringstall og ut fra hvilke kostnader som forventes. Enkelte budsjettall er justert noe ned ut fra innstramningene som avdelingen har fått i sitt budsjett for 2005.
Det er avsatt kr 325.000 til avdelingsseminar i 2005.
Når det gjelder interne transaksjoner (kontoklasse 9), er det tatt hensyn til overføring av lønnskostnader og indirekte kostnader mellom bevilgningsfinansiert virksomhet og eksternt finansiert virksomhet. Kryssleveranse med IR for administrative oppgaver i 1. halvår (kr 204.000) er også tatt hensyn til her. I 2004 betalte vi kr 446.000 for kryssleveransen. Andre budsjetterte interne transaksjoner er knyttet til kopieringskostnader, telefonkostnader og tilskudd til TekUka.
Det er i det vedlagte budsjettforslaget satt opp endelig budsjett og regnskap for 2004 for å kunne sammenligne med budsjettforslag for 2005.
Eksternt finansiert virksomhet
Avdelingen må også budsjettere den eksternt finansierte virksomheten som man kjenner til ved årets begynnelse. De prosjektene vi kjenner til er 21301 NRK/Uninett, 21502 Hessdalen – eksterne midler og 21300 Div. småoppdrag.
Når det gjelder 21301 NRK/Uninett, foreligger det ingen kontrakter foreløpig. Det er budsjettert med omtrent samme aktivitet i Uninett-prosjektene som i 2004. Det er derfor mulig at budsjettet må justeres i løpet av året. Det er lagt opp til at prosjektets inntekter skal dekke både direkte og indirekte kostnader, slik at prosjektet ikke vil belaste den bevilgningsfinansierte virksomheten.
Når det gjelder prosjekt 21300 Div. småoppdrag er det budsjettert med et overskudd på ca.
kr 7.000. Dette er knyttet til et foredrag som en av prosjektmedarbeiderne i Uninett-prosjektene har levert til Høgskolen i Agder.
Når det gjelder prosjekt 21502 Hessdalen – eksterne midler er det ikke budsjettert med inntekter i 2005. Det er imidlertid budsjettert med at udisponert beløp (ca. kr 11.100) blir brukt i 2005.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret vedtar det fremlagte budsjettforslaget som avdelingens budsjett for 2005.
Halden, 21. januar 2005
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 04/05 Foreløpig årsregnskap 2004, JAN/TPE/kju
Vedlegg:
Resultatregnskap bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)
I vedlegg 1 vises foreløpig regnskap på overordnet nivå (kontoklassenivå).
Totale kostnader for BFV utgjør ca. kr 24.113.000. Det vil si ca. 98% av budsjettet.
Inntektene for BFV utgjør ca. kr 26.688.000. Det vil si ca. 109% av budsjettet.
Det var budsjettert med overføring av ca. kr 1.350.000 til 2005, men det foreløpige regnskapet viser et positivt avvik på kr 2.575.342. Dette er kr 1.225.342 høyere enn budsjett fra 05.10.04.
Kr 648.000 skyldes ikke budsjetterte lønnskompensasjonsmidler for 2004. I tillegg har vi mottatt ikke budsjettert refusjon av sykepenger for Arne Løkketangen for 2. halvår på ca. kr 57.000. I tillegg har avdelingen blitt tildelt kr 100.000 til gjennomføring av benchmarking og kr 10.000 i internasjonaliseringsmidler som vi ikke hadde budsjettert.
Det har blitt brukt ca. kr 226.000 mindre enn budsjettert til ”Lønn til time-/hjelpelærere m.m. (inkl. arbeidsgiveravgift)”. Det har blitt brukt ca. 126.000 mindre i trykningsutgifter, da brosjyrematerialet ikke ble ferdig før jul. Det har blitt brukt ca. kr 123.000 mindre til arrangement av seminar og lignende, ca. kr 39.000 til stillingsannonser og ca. kr 31.000 til porto. Reisekostnadene har når vi tar hensyn til periodiserte kostnader vært omtrent som budsjettert.
Vi har brukt ca. kr 220.000 mer enn budsjettert til utstyrskjøp.
De udisponerte midlene (kr 2.575.342 i følge foreløpig regnskap) vil bli overført til avdelingens balansekonto.
Periodisering
Det er foretatt en periodisering for å ta hensyn til kostnader som gjelder 2004, men som først blir regnskapsført i 2005. I tillegg har materiellpenger fra studentene blir på høsten innbetalt for både høst- og vårsemesteret. Den inntekten som gjelder våren 2005 har blitt overført til 2005. I tillegg har vi tatt hensyn til refusjon fødselspenger som gjelder 2004, men som mottas i 2005 og forskuddsbetaling av kostnader som gjelder 2005, men som er betalt i 2004.
Avsetningen fordeler seg som følger:
| Tekst | Beløp |
| Variabel lønn Reisekostnader Øvrige driftskostnader Materiellpenger (for våren 2005) |
280.600 |
| Refusjon fødselspenger |
-18.000 |
| Forskuddsbetalte kostnader |
-8.000 |
| Sum nettokostnad |
413.100 |
Strategiske utstyrsmidler
Budsjett for strategiske utstyrsmidler var kr 900.000. Kostnaden utgjør ca. kr 244.500. Restmidler kr 655.500 overføres til 2005 til innkjøp av utstyr til robotlab.
Prosjekt Hessdalen
Dette er et internt prosjekt ved avdelingen, som finansieres av grunnbevilgningen. Prosjektet har i 2004 hatt en ramme på kr 50.000. Det er innhentet eksterne midler til prosjektet. Det gjenstår ca. kr 11.000 av disse midlene som ikke har blitt benyttet i 2004.
| Konto | Tekst | Kostnad | Årsbudsjett |
| 633 651 652 711 714 |
Energi Faglig vitenskapelig utstyr, driftskjøp IT/audiovisuelt utstyr - driftskjøp Tjenestereiser faglige formål Tilskuddsreiser studenter |
5.760 |
8.000 |
| 9182 |
Diverse refusjoner internt (telefonkostnader) |
19.200* |
15.500 |
| Sum internt regnskap |
24.960 |
50.000 |
Prosjekt 15631 – Kval.reformen - progresjon
Det ble bevilget kr 200.000 til tiltak for å øke gjennomstrømmingen i studieåret 2003/2004. Ved utløpet av 2003 gjensto kr 139.200. Disse midlene har i sin helhet blitt brukt i 2004. I tillegg har det blitt bevilget kr 100.000 til tiltak for å øke gjennomstrømmingen i studieåret 2004/2005. Av dette gjenstår ved utløpet 2004 kr 75.800. I tillegg fikk avdelingen høsten 2004 bevilget kr 100.000 til gjennomføring av en benchmarkingundersøkelse i samarbeid med Høgskolen i Molde. Disse midlene er ikke benyttet ved utløpet av 2004. Følgelig overføres kr 175.800 til bruk i 2005.
Kvalitetsreformen – fellestiltak internasjonalisering
Ved årsslutt 2003 gjensto kr 42.000 av midler til økt internasjonalisering. I tillegg har avdelingen blitt tildelt kr 35.000 i internasjonaliseringsmidler i 2004. Samlet ramme kr 77.000. Hele rammen har blitt benyttet i 2004. Midlene er benyttet i forbindelse med at to masterstudenter som har reist til
American University of Beirut, oversetting nettbasert kursmateriale og deler av avdelingens nettsider til engelsk samt til reise til Griffith University i Dublin for å få på plass en utvekslingsavtale.
Eksternt finansiert virksomhet (EFV)
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet et overskudd på ca. kr 63.086. Kr 2.200 dekkes inn ved å hente midler fra ubrukte midler for 2003, slik at reelt overskudd blir ca. kr 65.086.
Prosjekt NRK/Uninett
| Tekst | Budsjett | Regnskap |
| Inntekter Kostnader |
647.800 |
574.104 |
| Resultat |
84.200 |
65.086 |
Foreløpig regnskap viser at overskuddet ble kr 65.086. Det vil si ca. kr 20.000 lavere enn budsjettert. Det anbefales at overskuddet i sin helhet går til å styrke avdelingens egenkapital.
Prosjekt Hessdalen – eksterne midler
Dette er eksterne gaver/tilskudd til prosjekt Hessdalen. Prosjektet mottok i 2003 ca. kr 27.500 i gaver/tilskudd. Det gjenstår ca. kr 11.100 som har blitt overført til 2004. Ingen av de overførte midlene har blitt benyttet i 2004. Det anbefales at de udisponerte midlene overføres til 2005.
Prosjekt Div. gaver/tilskudd
Per-Gunnar Fyhn og Robert Roppestad fikk i 2002 et tilskudd fra Norsk forening for automatikere på kr 10.000. Dette tilskuddet sto ubrukt ved utløpet av 2003. Disse midlene kr 2.257,27 ble overført til 2004. Kr 2.200 har blitt benyttet i 2004, slik at det gjenstår udisponerte midler på kr 57,27.
Udisponerte midler - disponering
Ved budsjettjustering foretatt i avdelingsstyremøte 05.10.04 ble det budsjettert med kr 1.347.100 i udisponerte midler ved utløpet av året ut fra fordelingen nedenfor. Her vises også hva som ble resultatet.
2004
| Tekst | Budsjett | Regnskap |
| Avsetning til tidsforskyvning rekrutteringstipendiater Tidsforskyvning rekrutteringsstipendiat Monica Kristiansen (50% 01.01.-11.05.04 og 80% 12.05.-31.12.04) Kvalitetsreformen – progresjon prosjekt 15631 (ny tildeling kr 100.000 til benchmarking) Udisponerte midler generelt Strategiske utstyrsmidler prosjekt 21605 (robotlab) |
255.000 |
255.000 |
| Sum |
1.347.100 |
2.575.342 |
|
Tekst |
Beløp |
|
Avsetning gjenværende midler til økt gjennomstrømning (prosjekt 15631) |
139.200 |
|
Avsetning gjenværende midler til internasjonalisering (prosjekt 15632) |
42.000 |
|
Sum overføres til budsjett 2004 |
181.200 |
|
|
|
|
Avsetning til tidsforskyvning rekrutteringstipendiater |
1.103.000 |
|
Reservefond (p.g.a. forventet inntektsreduksjon ved redusert studiepoengproduksjon) |
1.226.148 |
|
Sum – udisponert på balansekonto |
2.329.148 |
Avsetning gjenværende midler til økt gjennomstrømning (prosjekt 15631) kr 139.200 og Avsetning gjenværende midler til internasjonalisering (prosjekt 15632) kr 42.000 har blitt brukt i løpet av 2004, uten at det har blitt foretatt overføring av midler fra balansekontoen 2981 Øremerkede midler UFD.
Udisponerte midler utgjør kr 2.510.348 for 2003 og i følge foreløpig regnskap kr 2.575.342 for 2004, til sammen kr 5.085.690. Midlene fordeler seg på følgende formål:
|
Tekst |
Beløp |
Formål |
|
Avsetning til tidsforskyvning rekrutteringstipendiater (fra 2001-2004) |
1.524.000 |
Forskning |
|
Strategiske utstyrsmidler prosjekt 21605 (robotlab) |
655.500 |
Anskaffelser/vedlikehold |
|
Kvalitetsreformen – progresjon prosjekt 15631 (ny tildeling kr 100.000 til benchmarking) |
175.800 |
Undervisning |
|
Udisponerte midler generelt |
2.730.390 |
Undervisning |
|
Sum |
5.085.690 |
|
Årsaken til at det anbefales avsetning til tidsforskyvning for rekrutteringsstipendiater er følgende:
I 2005 anbefales udisponerte midler å bli benyttet som følger:
|
Tekst |
Beløp |
Formål |
|
Bruk av avsatte midler til tidsforskyvning rekrutteringstipendiater |
165.000 |
Forskning |
|
Strategiske utstyrsmidler prosjekt 21605 (robotlab) |
655.500 |
Anskaffelser/vedlikehold |
|
Kvalitetsreformen – progresjon prosjekt 15631 (ny tildeling kr 100.000 til benchmarking) |
175.800 |
Undervisning |
|
Styrking av budsjettet for øvrig |
1.335.200 |
Undervisning |
|
Sum overføres til budsjett for 2005 |
2.331.500 |
|
Gjenværende udisponerte midler fordeler seg som følger:
|
Tekst |
Beløp |
Formål |
|
Avsetning til tidsforskyvning rekrutteringstipendiater (fra 2001-2004) |
1.359.000 |
Forskning |
|
Udisponerte midler generelt |
1.395.190 |
Undervisning |
|
Sum budsjetterte udisponerte midler etter bruk i 2005 |
2.754.190 |
Undervisning |
Disponering av resultat
Avdelingens egenkapital var per 01.01.04 ca. kr 507.600. I løpet av året har avdelingen kjøpt aksjer i IKT-Inkubator Halden med kr 50.000. Kostnad for kjøp av aksjer dekkes inn av avsatt egenkapital. Det anbefales ikke at det legges opp til i budsjettet for 2005 at det skal benyttes egenkapitalmidler.
Avdelingen har kun hatt et prosjekt som har gitt et resultat i 2004; prosjekt 21801 NRK/Uninett. Prosjektet har gitt et overskudd på kr 65.086,18 som anbefales overført til avdelingens egenkapital.
Avdelingens egenkapital vil da bli som følger:
|
Tekst |
Beløp |
|
Egenkapital per 01.01.04 |
507.567,59 |
|
Bruk av egenkapital til kjøp av akjer i IKT-Inkubator Halden |
50.000,00 |
|
Resultat EFV 2004 |
65.086,18 |
|
Egenkapital per 01.01.05 |
522.653,77 |
Forslag til vedtak:
|
Tekst |
Beløp |
Formål |
|
Bruk av avsatte midler til tidsforskyvning rekrutteringstipendiater |
165.000 |
Forskning |
|
Strategiske utstyrsmidler prosjekt 21605 (robotlab) |
655.500 |
Anskaffelser/vedlikehold |
|
Kvalitetsreformen – progresjon prosjekt 15631 (ny tildeling kr 100.000 til benchmarking) |
175.800 |
Undervisning |
|
Styrking av budsjettet for øvrig |
1.335.200 |
Undervisning |
|
Sum overføres til budsjett for 2005 |
2.331.500 |
|
|
Avsetning til tidsforskyvning rekrutteringstipendiater (fra 2001-2004) |
1.359.000 |
Forskning |
|
Udisponerte midler generelt |
1.395.190 |
Undervisning |
|
Sum budsjetterte udisponerte midler etter bruk i 2005 |
2.754.190 |
Undervisning |
|
Sum udisponerte midler totalt 2003/2004 |
5.085.690 |
|
Halden, 21. januar 2005
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 05/05 Fordeling av FoU-midler for 2005/2006, JAN
Frem til nå har FoU-arbeidet ved avdelingen blitt avtalt i medarbeidersamtaler mellom ledelsen og den enkelte fagansatte, gjennom utarbeidelse av årlig individuell arbeidsplan. Det har ikke vært slik at mengden pålagt undervisning automatisk reduseres hvis man er forskningsaktiv, eller at undervisnings- og veiledningsbelastningen øker når forsknings¬plikten ikke oppfylles. Midler til utstyr, reiser, forskningsassistenter m.m. har blitt gitt etter løpende forespørsel, uten søknadsrunder eller krav om skriftlige planer for forskningen.
Avdelingsledelsen ønsker nå å endre på denne praksisen, ved å innføre et system der fagansatte årlig lager planer for eget FoU-arbeid og søker om forskningstid og -midler. Det er flere årsaker til dette:
En foreløpig skisse til håndtering av FoU-planlegging og -søknader er denne:
Saken er allerede diskutert i et møte med fagforeningene og i personalmøter i Sarpsborg og Halden i januar. Hvis avdelingsstyret er positive til å innføre en ordning med søknader om FoU-tid og -midler, vil et konkret forslag bli fremlagt for avdelingsstyret til vedtak i februar/mars.
Det er flere uavklarte problemstillinger i det opplegget som skisseres ovenfor. Bl.a. må det bestemmes hva som er et "normalt" arbeidsår hvis man ikke forsker. Det er også åpenbart at vi kan komme i en situasjon der vi har "rene undervisere" og "rene forsker¬stillinger", slik som praksisen er på mange universiteter i inn- og utland.
Det viktige er at vi får en ordning som gir oss bedre ressursutnyttelse enn i dag, og at dette blir et insentiv til å få flere ansatte med i våre FoU-prosjekter.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret stiller seg positiv til innføring av tildeling av FoU-tid og -midler etter søknad fra og med 2005, og ber ledelsen utforme et konkret forslag til håndtering av søknadsprosessen og tildelingen. Forslaget skal legges frem for avdelingsstyret for vedtak på neste møte.
Halden, 21. januar 2005
Jan Høiberg
avdelingsleder