Avdelingsstyremøte 31. 03.05

Til avdelingsstyrets medlemmer

        Halden, 16. mars 2005

Innkalling til møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informasjonsteknologi

Det innkalles med dette til avdelingsstyremøte
torsdag 31. mars 2005 kl. 12.15 i Halden.

Møtet holdes i Store møterom i Os allé 9, 2. etasje

Forfall meldes snarest slik at vararepresentant kan innkalles.

Saksliste

Sak 07/05 Referatsaker og orienteringer
Sak 08/05 Fordeling av FoU-midler 2005/2006
Sak 09/05 Regnskap per 28. februar 2005
Sak 10/05 Markedsføringsplan – status tiltak
Sak 11/05 Eventuelt

Med vennlig hilsen
Avdeling for informasjonsteknologi

Jan Høiberg
avdelingsleder

Kopi: 
Høgskoledirektør Birgitta Næss     
Rektor Knut Aarvak
Trond Akerbæk 
Biblioteket, Avd. Os allè 

Sak 07/05 Referatsaker og orienteringer

Referatsaker:

Vedlegg:

1. Protokoll fra styremøte 28. februar 2005

Orienteringer

Vedlegg: (se papirformat)

1. Ressursanalyse 2005 - prosjektplan
2. Studiepoengproduksjon i 2004 og simulering av mulig budsjettendring 2006 som følge av denne
3. Utvikling i produserte studiepoeng per registrert student 2002-2004
4. Eksempler på hva andre høgskoler gjør for å møte de nye opptakskravene

Forslag til vedtak:

Avdelingsstyret tar sakene til orientering.

Halden, 16. mars 2005

Jan Høiberg
avdelingsleder

Sak 08/05 Fordeling av FoU-tid og -midler i 2005/2006 - JAN

Vedlegg:

1. «Søknad om FoU-ressurser på IR-avdelingen for studieåret 2004/2005»

Bakgrunn
Frem til nå har FoU-arbeidet ved avdelingen blitt avtalt i medarbeidersamtaler mellom ledelsen og den enkelte fagansatte, gjennom utarbeidelse av årlig individuell arbeidsplan. Det har ikke vært slik at mengden pålagt undervisning automatisk reduseres hvis man er forskningsaktiv, eller at undervisnings- og veiledningsbelastningen øker når forsknings¬plikten ikke oppfylles. Midler til utstyr, reiser, forskningsassistenter m.m. har blitt gitt etter løpende forespørsel, uten søknadsrunder eller krav om skriftlige planer for forskningen.

Avdelingsledelsen informerte i møte 27.02.2005 avdelingsstyret om at denne praksisen ønskes endret, ved å innføre et system der fagansatte årlig lager planer for eget FoU-arbeid og søker ledelsen om forskningstid og -midler. De viktigste årsakene til dette er:

• UFD har i januar 2005 i brev til Universiteter og Høgskoler gitt lærestedene frihet til å fastsette egne bestemmelser om fordeling av arbeidstid, begrunnet med et ønske om en bedre og mer fleksibel utnyttelse av personalressursene. Det åpnes for en større variasjon i andelen tid som benyttes til forskning og/eller undervisning i de enkelte stillinger. Disponeringen av de ansattes arbeidstid skal i større grad overlates til faglig leder.
• Avdelingen trenger mer FoU. Det er nødvendig med flere publikasjoner og høyere formell kompetanse for å forsvare mastergraden og komme i posisjon til å kunne søke om etablering av eget doktorgradsprogram. Samtidig er det et stort behov for utvikling av både studier og laboratorier etter flyttingen til Remmen.
• Vi har fått en betydelig budsjettreduksjon  i 2005. Det er lite som tyder på noen bedring de to neste årene. Vi må redusere utgiftsnivået ved å utnytte både undervisnings- og forsknings¬ressurser bedre. En del aktiviterer må kuttes/reduseres og mer av undervisningen må dekkes internt.  Forskningsarbeidet må fokuseres og planlegges bedre enn før – det går ikke lenger å “strø ut” FoU-midler etter hvert som behovene dukker opp.

Avdelingstyret vedtok 27.01.2005 at:

Avdelingsstyret stiller seg positivt til innføring av tildeling av FoU-tid og -midler etter søknad fra og med 2005, og ber ledelsen utforme et konkret forslag til håndtering av søknadsprosessen og tildelingen. Forslaget skal legges frem for avdelingsstyret for vedtak på neste møte.

Avdelingsledelsen har siden forrige møte gjort en totalvurdering av alt som nå skal på plass i forbindelse med om- og samlokalisering høsten 2005, og ser at det kan bli vanskelig å innføre søknader om FoU allerede i vår. Det er tre hovedgrunner til dette:

• Vi har for liten tid
  Hvis vi skal ha arbeidsplaner noenlunde klare før vi begynner flyttingen og tar sommerferie (og det skal vi), betyr det at evt. FoU-søknader må leveres før 1. mai -- og prosedyrebeskrivelse, søknadsskjema og retningslinjer må ferdigstilles først. Dette blir hastverksarbeid uten kvalitetssikring, fra både ledelse og fagansatte.
• Undervisnings- og veiledningsressursene må fordeles nå
  Studielederne skal ha studieplaner ferdigstilt til 15. april, og trenger derfor en noenlunde riktig oversikt over kursbemanning og personalressurser. Ved innføring av FoU-søknader i vår, vil ikke en slik oversikt foreligge før et godt stykke ut i mai.
• Gjennomføring av medarbeidersamtaler
  Medarbeidersamtaler med planlegging av arbeidsoppgaver for neste studieår starter etter påske 2005. Diskusjoner om FoU-oppgaver blir her lite fruktbart hvis søknadsbehandling skal skje i mai.

Vi ber derfor om at avdelingsstyret slutter seg til vedtaksforslaget nedenfor, som innebærer at innføring av søknad for tildeling av FoU utsettes til neste studieår og at vi bruker «gamlemåten» med dialog og medarbeidersamtaler et år til.

Retningslinjer og søknadsprosedyre for 2006/2007 skal foreligge senest i august 2005, slik at prosessen for 2006/2007 kan komme i gang tidlig. Utover høsten skal det jobbes med bevisstgjøring på søknadsprosedyrene og avdelingens retningslinjer for tildeling av FoU-ressurser.

I forkant av medarbeidersamtalene i år vil det kreves at den enkelte har tenkt nøye gjennom hvilke FoU-aktiviteter man har ønske om å arbeide med i 2005/2006. Det vil også gis tydelige signaler om
hvilke resultater som forventes og hvilke reiseaktiviteter og utstyrsinnkjøp knyttet til FoU-aktiviteten som vil bli prioritert.

Prosedyrebeskrivelser og søknadsskjemaer fra en annen avdeling ved HiØ som bruker fordeling av FoU etter søknad er vedlagt til orientering.

Forslag til vedtak:

Bruken av tid og ressurser til FoU i studieåret 2005/2006 skal avtales med den enkelte fagansatte gjennom medarbeidersamtale med avdelingsledelsen, og fastsettes i den individuelle arbeidsplanen. Søknader om FoU skal innføres fra og med studieåret 2006/2007. Søknads¬prosedyren og avdelingens retningslinjer for tildeling av FoU-ressurser skal forankres i fagstaben i løpet av høsten 2005.

Halden, 16. mars 2005

Jan Høiberg
avdelingsleder

Vedlegg: (se papirformat)

1. Regnskapsrapport per 28.02.2005 (tekstversjon)
2. Regnskapsrapport på kontoklassenivå per 28.02.2005
3. Regnskapsrapport på kontogruppenivå per 28.02.2005
4. Regnskapsrapport for formål per 28.02.2005

Resultatregnskap bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)
Totale kostnader for BFV viser et forbruk på ca. 100%, mens inntektene er ca. 98% av periodisert budsjett. Periodens resultat/underskudd ved utløpet av februar er ca. kr 212.000. Det er ca. kr 46.000 høyere enn budsjettert. Dette skyldes blant lavere at periodiserte lønnskostnader og andre kostnader for 2004 ikke har blitt tilbakeført (inntektsført) som budsjettert i januar.

Eksternt finansiert virksomhet (EFV)
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet en nettokostnad på ca. kr 78.000. Dette er ca. kr 21.000 lavere enn budsjettert.

NRK/Uninett: Nettokostnad kr 86.000, ca. kr 11.000 lavere enn budsjettert.
Diverse småoppdrag: Nettoinntekt kr 8.400, ca kr 700 lavere enn budsjettert.
Hessdalen eksterne midler: Budsjettert nettokostnad kr 11.100. Hittil ikke brukt midler.

Formål

Hovedformål	Andel i %
1. Studentrekruttering	2,38
2. Gjennomføring av studier	62,86
3. Studieutvikling	0
4. Forskning og utvikling	9,12
5. Samfunnskontakt og internasjonalisering	0,57
6. Personal og organisasjon	4,93
7. Infrastruktur	17,71
8. Eksternt finansiert virksomhet	2,44

Konklusjon
Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)
Periodens resultat/underskudd ved utløpet av februar er ca. kr 212.000. Det er ca.
Kr 46.000 høyere enn budsjettert. Dette skyldes blant at periodiserte lønnskostnader og andre kostnader for 2004 ikke har blitt tilbakeført (inntektsført) som budsjettert i januar.

Eksternt finansiert virksomhet (EFV)
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet en nettokostnad på ca. kr 78.000. Det er ca. r 21.000 lavere enn budsjettert.

Forslag til vedtak:

Avdelingsstyret tar økonomirapport per 28.02.2005 til orientering.

Halden, 16. mars 2005

Jan Høiberg
avdelingsleder

Sak 10/05 Markedsføringsplan – status tiltak - JAN/aø

Vedlegg:

1. Kommentert tiltaksliste til avdelingens markedsføringsplan for 2005/2006
2. Marketingrapport fra Medieparken per 15.03.05

Bakgrunn

Avdelingsstyret vedtok i sak 41/04 avdelingens markedsføringsplan for studieåret 2005/2006.
Vedlagt følger en statusrapport som viser hvordan tiltakslisten i markedsføringsplanen har blitt fulgt opp.

Forslag til vedtak:

Avdelingsstyret tar statusrapporten til orientering.

Halden, 16. mars 2005

Jan Høiberg
avdelingsleder