Sak 08/05, vedlegg 1

Søknad om FoU-ressurser på IR-avdelingen for studieåret 2004/2005

Bakgrunn
FoU-arbeidet ble frem til 01.11.2003 koordinert av avdelingens FoU-utvalg ledet av dekanus/konst. avdelingsleder. Utvalgets arbeidsmåte fremgår av dokumentet: ”Retningslinjer for FoU-virksomheten ved HiØ/IR” som gjaldt for studieåret 2003/2004.

Avdelingen har etter 01.11.03 arbeidet med ny organisasjonsstruktur. Det ligger nå an til at avdelingen blir organisert med en programansvarlig for hvert studieprogram. De programansvarlige (for studieprogammene bygg, maskin, elektro, kjemi, industriell design, teknologisk innovasjon og entreprenørskap) sammen med ansvarlig for allmenfagene (real- og samfunnsfag/forkurs/Tress) vil rapportere til studielederen i saker som har med undervisningen å gjøre og til avdelingsleder i FoU-relaterte oppgaver. Samordning på tvers av programmene vil koordineres av studieleder og de programansvarlige. Dagens ordning med en laboratorie-/verkstedansvarlig vil opprettholdes slik at ressursene på laboratoriene og verkstedene brukes optimalt, mens laboratorie- og verkstedpersonellet i første rekke blir knyttet til programmene. 

I det foreløpige forslaget til ny organisasjonsstruktur er det lagt vekt på å styrke det enkelte studieprogram og den FoU som er knyttet opp til dette. Samtidig satses det på økt samarbeid mellom de enkelte studieprogrammer på avdelingen og med andre avdelinger på høgskolen.

FoU-utvalget vil opprettholdes og vil ledes av avdelingsleder. Avdelingen har også et utvalg for internasjonalisering som vil arbeide tett sammen med FoU-utvalget.

Avdelingsstyret vil få organisasjonsplanen til orientering, mens avdelingsleder fastsetter endelig organisasjonsstruktur.

Planer for fremtiden
Det vil bli økt fokus på FoU-arbeidet og –produksjonen på avdelingen i fremtiden. Dette er i samsvar med den utviklingen høgskoleledelsen ønsker for hele høgskolen. Gjennom en tydelig faglig organisering av linjen på avdelingen (avdelingsleder – studieleder – programansvarlige) i samspill med et tverrfaglig sammensatt FoU-utvalg vil arbeidet styrkes. FoU-ressursene vil sterkere enn tidligere brukes innenfor prioriterte satsningsområder, og kravene til resulterende FoU-produksjon vil øke.

Følgende tiltak skal bidra til øket FoU-aktiviteten og –kvaliteten på avdelingen:

• Revitalisering av FoU-utvalget med avdelingsleder som FoU-utvalgets leder
• Bred prosess på avdelingen for å definere prioriterte FoU-områder, utarbeide strategier og planer for arbeidet med FoU-feltet og for å motivere til økt FoU-innsats
• Prioriteringen av FoU-områder skal avspeile avdelingens satsingsområder, studieporteføljen og de prioriteringer som gjelder for denne
• Kartlegging og definering av behov for personellmessig oppgradering til 1. stilling og professor, post-doc stillinger samt behov for rekrutteringsstillinger
• Vurdering av muligheter for ekstern finansiering (offentlig/privat virksomhet) av stipendiater og post-doc stillinger
• Økt prioritering av FoU-midler til avdelingens faglige satsingsområder
• Interne midler vil primært brukes til å bygge opp prioriterte fagområder og fagfelter der det forventes økt satsning fra samfunnets side
• FoU-prosjekter som oppnår ekstern finansiering, vil normalt prioriteres når interne midler skal fordeles. Ekstern finansiering synliggjør at prosjektet er relevant
• FoU-midlene vil i større grad konsentreres til fagområder og medarbeidere som beviser at de oppnår FoU-resultater
• Tettere oppfølging av FoU-prosjektene inkl. leveranse av publiserte resultater
• Fordeling av FoU-midler slik at avdelingen produserer et rikt utvalg av publikasjoner, både vitenskapelige artikler i tidsskrifter med referee-ordning, konferanse-bidrag og populærvitenskapelige artikler, og andre publiseringsformer. Avdelingen skal fremstå som vitenskapelig solid samtidig som vi evner å gjøre FoU-resultatene tilgjengelige for et bredere publikum. Avdelingen skal også vise at den bidrar til økt næringsvirksomhet i regionen.
• Økt dialog med Norges forskningsråd og andre offentlige finansieringskilder for å få oversikt over finansieringsmuligheter og for å øke sannsynligheten for tilslag på søknader
• Mer offensivt arbeid vis a vis offentlig og privat sektor for å skaffe ekstern finansiering til prosjekter. 
• Økt bruk av studenter i FoU-prosjektene (i flere prosjekter og over lengre tid – for eksempel la hovedoppgaver over flere år rettes inn mot samme FoU-område)
• Mer samling av FoU-ressurser til større prosjekter hvor flere ansatte deltar og hvor prosjektene går over lengre tid enn ett år
• Økt samarbeid med andre avdelinger på HiØ samt FoU-institusjoner i inn- og utland. Det er vanligvis lettere å produsere meritterende publikasjoner sammen med andre fagmiljøer enn alene.

Søknad om FoU-ressurser for studieåret 2004/2005
For å kunne opprettholde det nødvendige tempo med hensyn til fordeling av FoU-ressurser (timer/driftsutgifter) må vi for studieåret 2004/2005 basere oss på de rutiner som ble brukt forrige studieår. Det er derfor tatt utgangspunkt i det tidligere omtale dokumentet: ”Retningslinjer for FoU-virksomheten ved HiØ/IR” som gjaldt for studieåret 2003/2004 inklusiv det søknadsskjemaet som fulgte disse retningslinjene. Disse retningslinjen og søknadsskjemaet er noe modifisert for søknadsprosessen for studieåret 2004/2005 og følger som et vedlegg til dette dokumentet. Det justerte dokumentet er utarbeidet av avdelingsleder. Det fremgår av dokumentet hvilke frister som er satt for søknadsprosessen og gjennomføringen av FoU-prosjektene.

Søknadsfrist for FoU-ressurser for studieåret 2004/2005 er satt til 25. mars 2004.

Definisjoner
Som FoU regnes forsknings- og utviklingsprosjekter som har publiseringsmål i tillegg til effekt- og resultatmål. Med publiseringsmål menes mål for hva som skal publiseres (artikkel, ”paper”, etc.), hvor det skal publiseres (vitenskaplige tidskrifter, konferanser, høgskolens skriftserie, undervisningskompendium, etc) og når det skal publiseres. IR-avdelingen prioriterer FoU-prosjekter som samsvarer med avdelingens virksomhetsplan. Effekt og resultatmål er forklart i søknadsskjemaet. Som FoU-år regnes tiden fra det ene studieårs start til det neste studieårs start.

Retningslinjer for valg og gjennomføring av FoU-prosjekter
Ansatte som ønsker å få tildelt FoU-arbeid/tid på sin arbeidsplan må forholde seg til følgende retningslinjer:

1. Søkeren velger FoU-prosjekt og søker om å bli tildelt FoU-ressurser (tid/driftsmidler) på eget søknadsskjema (se vedlagte skjema) og leverer søknaden til seksjonsleder innen søknadsfristen. Hvis det søkes om tid til flere prosjekter brukes et skjema til hvert prosjekt. Hvis flere personer søker om tid til det samme prosjektet skal det klart fremgå av den enkeltes skjema hvilke arbeidsoppgaver og ansvar den enkelte har.
2. FoU-utvalget vurderer innkomne søknader og utarbeider forslag til prioritert liste over FoU-prosjekter for tildeling av FoU-ressurser.
3. Prioriteringen av FoU-prosjekter gjøres på grunnlag av søkernes ønsker, avdelingens tildelte FoU-ressurs, prioriterte prosjekter fra avdelingens virksomhetsplan og resultater fra tidligere FoU-arbeid. Punktene nevnt under avsnittet ”Planer for fremtiden” i dette skrivet, vil også tillegges vekt ved prioriteringen.
4. Avdelingsleder avgjør hvilke prosjekter som tildeles FoU-ressurser og hvor store disse ressursene blir. 
5. Ansatte som blir tildelt FoU-tid, utarbeider handlingsplan for FoU-prosjektet og leverer den til avdelingsleder innen oppsatt frist. Det anbefales at handlingsplanen utarbeides ifølge retningslinjene gitt i kvalitetsmanualen for SMB-Kompetanse og tilpasses tildelt FoU-tid.
6. FoU-prosjektet gjennomføres i henhold til handlingsplanen. Anerkjente metoder for forsknings- og utviklingsarbeid skal benyttes, og prosjektet anbefales styrt etter retningslinjene for prosjektstyring gitt i kvalitetsmanualen for SMB-Kompetanse.
   Oppfølgingsarbeidet består i å utarbeide tre statusrapporter som leveres seksjonsleder/programansvarlig ifølge milepælplanen for FoU. Statusrapportene skal presentere eventuelle avvik i forhold til handlingsplanen og gi forslag til aksjoner i tilfelle avvik. Store avvik som oppstår mellom statusrapporteringene, skal meddeles avdelingsleder umiddelbart.

Rapportering og igangsetting milepælplan  for FoU-året 2004 – 2005

Dato	Rapportering og igangsetting milepæler
25.03.04	Søknad om FoU-arbeid/tid er levert avdelingsleder
21.04.04	Søknad er ferdigbehandlet av FoU-utvalget og godkjent av avdelingsleder
14.05.04	Arbeidsplanen er fastlagt
01.09.04	Handlingsplanen for FoU-prosjektet er levert avdelingsleder
15.12.04	1. statusrapport (maks 1 side) er levert leder av FoU-utvalget
15.04.05	2. statusrapport (maks 1 side) er levert leder av FoU-utvalget.
01.09.05	Resultatet fra prosjektet foreligger i utkastversjon og 3. statusrapport (maks 1 side) er levert leder av FoU-utvalget
31.12.05	Publiseringsmålet er innfridd og endelig versjon av faglig FoU-rapport er levert avdelingsleder og registrert i ForskDok
31.01.06	Sluttrapport (maks 1 side) for FoU-arbeidet er levert avdelingsleder

Søknadsskjema FoU studieåret 2004-2005, se papirformat