IT-avdelingen skal flytte til Remmen i flere etapper. "Driftsavdelingen" har sitt løp, administrasjonen skal flytte samtidig med resten av Fellestjenesten (fredag 22. juli), og undervisnings- og forskningspersonale skal flytte onsdag 20. juli.
Selve flyttingen får vi innleid hjelp til så vi skal slippe å bære alt selv. Alt privat gods skal tas med hjem før flytting og eventuelt bringes tilbake ved innflytting på Remmen. Prosjektet skal ikke ha prosjektarbeid og risiko med å flytte private ting og tang. Hvis du har ferie på de aktuelle flyttedagene må du ha pakket ned alt i eget kontor før du går i ferie. Vi må alle være ferdige pakket til henholdsvis 20/7 og 22/7 for det er da flyttehjelpen kommer. Esker til nedpakking får du i administrasjonen. For dere i Sarpsborg, henvend dere til Geir K. Strøm. Kontormøblene skal stå igjen, flytting av datautstyr skal IT-drift (teknikere IT-avdeling) ta hånd om. Etter hvert som eskene forsvinner ut av bygget 20/7 og 22/7, kan den enkelte komme opp og begynne utpakking av sine esker og evt. fellesesker på Remmen.
I helgen 22/7 - 24/7 vil telefon kobles om fra Os Alle til Remmen. Dette medfører at det IKKE vil være telefonlinjer i perioden fra vi flytter til mandag 25/7. Så vi må dessverre greie oss uten telefon i disse dagene. Netttilgang skal være oppe å gå i nybygget allerede fra 1/7.
Alle eskene dine MÅ merkes med navn og nytt romnummer. Se listen over kontorplassering for å finne ut av hvilket kontor du får.
Alle kontorene møbleres som standard; 1 kontorreol (som i prøvekontor), 1 kontorbord, 1 kontorstol, 1 besøksstol og 1 skuffeseksjon. Nye kontorstoler vil det mulighet til å få prøvd i mai. Det er bestilt inn litt ekstra når det gjelder tilleggsmoduler til reol, ekstra hyller og besøksstoler. Disse plasseres ut etter hvert som behov melder seg. Individuelle tilpasninger og "innkjøring" nye kontorer skjer i august måned. Derfor er det ønskelig at flest mulig er tilstede fra 1. august. Hvis noen har særskilte behov i forbindelse med flyttingen (som allerede ikke er meldt inn til June Dahlmann tidligere), ta kontakt med Tore Petter (evt Kirsti) FØR 1. juni.
Når det gjelder rydding/flytting av fellesarealer (møbler, utstyr, kunst, osv osv) kommer vi tilbake til dette litt senere. Vi håper og tror at vi sammen kan ta litt ansvar for dette.
Når det gjelder gammelt utstyr/møbler/hyller o.l., har prosjektet satt opp en rangering for hvordan dette skal behandles. Det som vi kan bruke til lagerrom tar vi med oss på flyttelasset. Andre ting vil forsøksvis bli brukt på andre driftsenheter på HiØ, solgt til oppkjøpere, solgt/gitt ut til ansatte/studenter/idrettslag o.l. Vi skal ikke kaste brukbart utstyr.
Avdelingens ledergruppe har utarbeidet et forslag til kontorplassering. Dette forslaget har i etterkant blitt drøftet med tillitsvalgt på avdelingen (Per-Olav Rusås - Forskerforbundet), i henhold til Hovedavtalens § 12.
I forhold til fordeling av kontorer, har følgende hovedprisipper blitt lagt til grunn: Få til god integrering av de forskjellige miljøene i Sarpsborg og Halden, vurdering av tilsatte som hadde tett samarbeid, grupper som hadde tilknytning til hverandre, større kontor til ledelse (pga møter på kontor) og fulltids faste tilsatte får eget kontor. Vurdering av hvem som skulle får de resterende to "litt større kontor", ble gjort på basis av tidligere erfaringer med hensyn til bl.a. utstyrsbehov.
Teknisk personale vil sitte sammen med resten av IT-drift i underetasjen. Disse har fått oppgitt kontorplassering av IT-leder Trond Akerbæk. Administrasjonen (unntatt kontorsjef) har fått tildelt kontor i Fellestjenestenes lokaler i 3. etasje.
Hilsen OMLOK 05 gruppa
Kirsti Juliussen og Tore Petter Engen