Innkalling avdelingsstyremøte 8. november 2005

Halden, 1. november  2005

Til avdelingsstyrets medlemmer

Det innkalles med dette til avdelingsstyremøte

tirsdag  8. november 2005 kl. 12.00. Møtet skal være avsluttet senest kl. 14.00

Møtet holdes i Palmehaven.

Forfall må meldes snarest slik at vararepresentanter kan innkalles.

NB! Dette gjelder også om man ikke kan være til stede på hele møtet.

Vel møtt!
Med hilsen

Eystein Arntzen                                                                                                                                    

avdelingsleder                                                                                                                                                                                                  

SAKSLISTE

Sak 31/05        Studietilbud bevilgningsfinansiert perioden  2006/2009

Sak 32/05        Forslag om konvertering av variabel lønn til faste stillinger

Sak 33/05        Forslag til studietilbud i SKUT

Sak 34/05        Avdelingsstyrets funksjon

Sak 35/05        Referatsaker

·        Økonomirapport pr. 10.10.05, Avd. for lærerutdanning

Sak 36/05        Eventuelt

                                                                                             EA/SDG

Sak 31/05  Studietilbud bevilgningsfinansiert perioden 06-09

Dette forslaget omfatter til studietilbud (fag som lyses ut) 2006/07 og periodisering av tilbud for perioden 06-09. Hvorvidt foreslått tilbud faktisk kan opprettholdes vil som tidligere være avhengig av søkning og budsjett.

Forslaget ble lagt fram for personalmøte 20. september og avdelingsstyret 30. september. Etter møte har avdelingsleder mottatt melding fra eller hatt møte med personer og fagseksjoner som har hatt ønske om det. Alle ønsker og synspunkter som har kommet fram i prosessen har vært ekspansive og summen av dem er ikke forenlig med budsjettrammer eller nåværende fordeling av arbeidskraft og kompetanse.

Avdelingsleder har også hatt møte med tillitsvalgte som ønsker mer ressurser til administrasjon og kompetanseutvikling, noe som i praksis innebærer ytterligere reduksjon av ressurser til undervisning. Ressursanalysen bekrefter så langt avdelingsledelsens analyse som viser at det er betydelig variasjoner når det gjelder studienes kostnader (ressurser per produsert studiepoeng eller student). Avdelingsleder mener imidlertid at opplysningene foreløpig er for usikre til å legge til grunn for valg av studietilbud.

Forslaget fra avdelingsleder er basert på gyldige studieplaner og en effektiv utnyttelse av ressurser.

Det er problematisk å gjøre de rette valgene nå. Det skyldes at vi ikke kjenner endelig resultat for inneværende år, kommende budsjett, fagvalg eller kostnadsutviklingen kommende år. Vi vet imidlertid at vi har en aktivitet som ligger vel 1 mill over bevilgningsrammen med den konsekvens at opparbeidet overskudd reduseres tilsvarende, og at vi har en rekke uløste oppgaver knyttet til kompetanse- og organisasjonsutvikling.

Jeg viser til tidligere forslag diskutert i ledermøtet, personalmøtet og avdelingsstyremøtet. På det grunnlag er min tilråding å redusere samlede utgifter med 1 mill og omdisponere om lag 0.5 mill fra undervisning til andre formål (FoU og organisasjonsutvikling). På dette grunnlag tilbyr avdelingen for studieåret 06/07 at:

FU linje og bredde opprettholdes, men det lyses ikke ut opptak deltid.

AU utlyses med valgfag i tysk og fransk i tillegg til fag gitt ved egen avdeling

PPU tilbys som heltids- og deltidsstudium med prioritering av didaktiske tilbud i alle skolefag som gis ved avdelingen

Opptak mastergrad som tidligere år.

Når det gjelder valgfag og frie fag foreslår avdelingsleder at:

Biologi årsstudium ikke lyses ut i 06/07. Ingen innsparing da studiet ble trukket i 05/06

Drama årsstudium ikke lyses ut i 06/07. Innsparing 1800 timer (Lyhmann har permisjon første halvår og frikjøp erstattes ikke)

Musikk påbygning ikke lyses ut i 06/07. Innsparing går til omdisponering og redusert kjøp ca 250 t

Teknologi og design lyses bare ut med 30 STP resten evt. i SKUT.  Innsparing 600 t ved redusert kjøp

Matematikk utlyses med 30 STP resten i SKUT som tidligere. Ingen innsparing

Kroppsøving påbygning ikke lyses ut: Innsparing 1200 t ved redusert kjøp

Videre forutsettes det at Naturfag, Drama, Musikk påbygning, Kroppsøving påbygging og Teknologi og matematikk 30 STP har prioritet for studieåret 07/08.

Den foreslåtte innsparing har ingen negative konsekvenser for fast tilsatte.

Forslag til vedtak:

Avdelingsstyret gir sin tilslutting til ledelsens forslag til studietilbud 06/07 med planlagt periodisering for perioden 06-09

Halden, 31. oktober 2005

Eystein Arntzen

avdelingsleder

 Følgende forslag ble lagt fram for personalmøte:

                                                                                         EA/SDG

SAK 32/05  Forslag om konvertering av variabel lønn til faste stillinger

Avdelingen har hatt en økende bruk av variable lønnsmidler. Dette har vært begrunnet i stor usikkerhet knyttet til framtidig studieportefølje. Dette har også gitt avdelingsledelsen en handlefrihet som har gjort det mulig å tilpasse og innpasse studietilbud på kort varsel. Samtidig har dette ført til en redusert forutsigbarhet for mange tilsatte.

Det vil alltid være et motsigelses forhold mellom ønske om avdelingens tilpassingsdyktighet og langsiktig forutsigbarhet og trygghet for den enkelte. Stadig større vekt på valgfrihet og etterspørselsstyring fører til økt behov for tilpassing på kort varsel. Dette skulle tilsi at en større del av tilbudet var basert på midlertidig, innleid arbeidskraft. På den andre siden forutsetter økt ytre press at avdelingen har en stabil og utviklingsvillig stab av fagansatte som kan sikre fagmiljø og faglig identitet.

Som grunnlag for vurdering av konvertering av variable lønnsmidler til faste stillinger har avdelingsleder gått gjennom timebruk i samtlige fagseksjoner.

Denne sammenfatningen gjelder anvendte timer for fast og midlertidig ansatte inkl. bruk av vikarer og timelærer slik det forelå som grunnlag for arbeidsplaner og ressurstildeling ved starten av studieåret 05/06. Det betyr at det kan ha skjedd forskyvninger i løpet av året for eksempel som følge av frikjøp, innvilget merarbeid og lignende, men dette vil ha liten innflytelse på fordelingen på overordnet nivå (selv om utslagene for små seksjoner kan bli av betydning).

Kolonnen Adm. er egentlig en samlekategori dvs at alt som ikke er registrert som tid til undervisning eller tildelt FoU tid er ført her. I tabellen nedenfor vil derfor grensen mellom FoU og Adm. i enkelte tilfelle være problematisk (frikjøp eksterne prosjekter er ført på Adm), uten at det har betydning for de konklusjoner som trekkes

Forslag til vedtak:

Avdelingsstyret tilråder at det opprettes 1 ny fast stilling i engelsk, 1 ny fast stilling i norsk og 2 nye faste stillinger i pedagogikk. Stillingene finansieres ved tilsvarende reduksjon av variable lønnsmidler

Halden, 31. oktober 2005

Eystein Arntzen

avdelingsleder

SAK 33/05  Forslag til studietilbud i SKUT

Studietilbudet i SKUT skiller seg fra bevilgningsfinansiert virksomhet blant annet ved at det i større grad er etterspørselstyrt. Det gjelder både innhold, form og tidspunkt for tilbudene. Avdelingsleder mener det derfor er lite hensiktsmessig at avdelingsstyret vedtar tilbudet på forhånd. Avdelingsstyret bør imidlertid kunne gi mer generelle føringer og bør vurdere gjennomført tilbud som grunnlag for framtidig virksomhet. Det siste bør skje i forbindelse med årsmelding.

Vedlagte studietilbud er derfor en orientering om hva SKUT tilbyr og planlegger tilbudt per i dag.

Forslag til vedtak:

Avdelingsstyret tar forslag til studietilbud fra SKUT til underretning.

Halden, 31. oktober 2005

Eystein Arntzen

avdelingsleder

                                                                                                                              EA/AH                                                                                                                     

SAK 34/05      AVDELINGSSTYRETS FUNKSJON

Bakgrunn

I møtet 16. juni drøftet avdelingsstyret framlagt notat og ”årshjul”, og det var enighet om å benytte ”årshjulet” som arbeidsdokument for avdelingens videre arbeid. Som en konsekvens av dette ble det fattet vedtak hvor man ber avdelingsleder ta opp med Fellestjenesten et sterkt behov for å utsette fristen for innlevering av opplysninger til info-materiell til samordna opptak til 15.11.

Arnstein Hjelde og Marit Eriksen ble bedt om å utarbeide et notat med utgangspunkt i diskusjonsnotatet og det som kom fram i møtet. Dette skulle legges fram på første møte i avdelingsstyret om høsten, men ble etter ønske fra avdelingsstyrets leder, og i samråd med et flertall av avdelingsstyrets medlemmer, utsatt til 8. november. I dette møtet bør det vurderes om det må fattes flere vedtak om tiltak for å bedre arbeidsprosessene.

Med bakgrunn i diskusjonen 16.6. vil vi løfte fram noen momenter:

Generelle utfordringer

Lærerutdanningen er i kontinuerlig endring. Markedsposisjonen til våre studietilbud trues av omkringliggende høgskoler, samtidig som det fra og med dette studieåret er innført opptakskrav på allmennlærerstudiet. Måltall og reell studenttilgang matcher derfor ikke alltid, og dette skaper behov for en viss fleksibilitet i fagtilbudet slik at vi på kort varsel kan tilpasse våre studietilbud til endringer i studenttilgangen.

Samtidig er det et ønske at flest mulig av de faglig ansatte har faste stillinger, og arbeidsmiljøloven setter også klare begrensninger på bruken av midlertidige stillinger.

Men disse to prinsippene – ønsket om stor fleksibilitet i fagtilbudet og ønsket om at flest mulig faglig ansatte skal ha faste stillinger, lar seg vanskelig kombinere.

Siden avdelingsstyret i mandatet sitt har ansvar for både avdelingens budsjett og å foreslå avdelingens fagportefølje, bør også avdelingsstyret bli involvert i diskusjoner der man vurderer om det er tjenelig å ha en viss økonomisk og personalmessig buffer (timelærerpott) som kan brukes til å tilpasse studietilbudet til etterspørselen.

Personalmøtet

De fleste av avdelingsstyrets medlemmer er valgt av og blant personalet, og det er derfor rimelig om båndene mellom avdelingsstyret og personalet blir styrka slik at også personalet i større grad blir involvert i avdelingsstyrets arbeid. Dette kan gjøres ved at avdelingsleder og avdelingsstyrets leder tar et felles ansvar for organisering av personalmøtene. I de tilfellene der det er hensiktsmessig, kan avdelingsstyremedlemmene organisere og lede personalmøtene. Møtene må bli mindre preget av enveisinformasjon; en del av denne informasjonen kan gis på nettet. Paneldebattformen hvor noen ressurspersoner forbereder seg spesielt, bør prøves ut. 

Avdelingsstyremøtene

Beslutningsprosessen i avdelingsstyret må i større grad bære preg av riktig timing og involvering av berørte parter. Sakspapirer må ha reelle alternativer og evt. drøftingsreferat må følge saken. At sakspapirene har reelle alternativer og konsekvensvurderinger, er spesielt viktig i saker som handler om prioritering innenfor ressursrammer og ved fastsettelse av studieportefølje og utlysning av studietilbud.

For å øke interessen for avdelingsstyrets arbeid, må det presiseres at avdelingsstyremøtene er åpne for tilhørere. Videre bør sakspapirene bli gjort tilgjengelige på nett i god tid før møtet slik at studenter og ansatte har mulighet til å engasjere seg. Det er nå oppretta egen mappe på avdelingas heimeside som kan brukes til dette. Også protokollen fra møtet bør legges ut på dette området.

Avdelingsstyret og framtidig styringsstruktur

Avdelingsstyret ved LU har tidligere oppfordra HiØs ledelse om å samle alle avdelingsstyremedlemmene for et felles møte der vi bl.a. kan utveksle erfaringer og drøfte felles problemer. Men så langt har ikke ledelsen gjort noe med dette. I oktober tok derfor lederen for avdelingsstyret ved LU initiativ til et møte der de fem avdelingsstyrelederne ved HiØ møttes. På dette møtet kom det fram at vi i større eller mindre grad har møtt mange av de samme vanskelighetene på alle avdelingene.

På dette møtet kom det også fram en samstemt bekymring for det demokratiske underskuddet som preger deler av HiØs ledelsesstruktur, der avdelingsstyret i dag er en av de svært få demokratisk valgte organene. Det ble også understreka at det er viktig at også avdelingsstyra får innflytelse på utviklingsprosessen fram mot en ny organisasjonsstruktur ved HiØ. Resultatet av møtet var at vi ble enige om:

a)      at alle avdelingsstyra må drøfte sin egen rolle og oppgaver

b)      at vi fem avdelingsstyrelederne skal be om et møte med HiØs ledelse der vi får lagt fram vårt syn på at avdelingsstyra også må bli involvert i diskusjonen rundt den nye styrings- og organisasjonsstrukturen

Forslag til vedtak:

Avdelingsstyret gir sin tilslutning til at:

• man fortsetter arbeidet med å gjøre årshjulet til et viktig hjelpemiddel for avdelingsstyrets arbeid. Dette forutsetter at årshjulet oppdateres jevnlig.
• avdelingsleder og avdelingsstyrets leder tar et felles ansvar for organisering av personalmøtene
• det etableres rutiner for at avdelingsstyrets sakspapirer blir gjort tilgjengelig på internett i rimelig tid før avdelingsstyremøter. Møteprotokollen skal også legges ut på nett.
• det arbeides aktivt for at alle avdelingsstyra blir involvert i diskusjonen rundt den nye styrings- og organisasjonsstrukturen ved HiØ.

Halden, 1. november 2005

Eystein Arntzen

avdelingsleder

Vedlegg 1:

Innspill til notat til diskusjon på avdelingsstyremøte 17.6.05

Dette notatet er utarbeidet på grunnlag av notater fra Arnstein Hjelde til avdelingstyrets sak 14/05, notat til arbeidsgruppa fra Eystein Arntzen 9.5.05 og innspill fra avdelingsstyremedlemmer og personale. Personalet på LU ble i mail bedt om å komme med innspill.

Avdelingsstyret fattet i sitt møte 22. april følgende vedtak:

Det nedsettes ei lita arbeidsgruppe der både administrasjonen og avdelingsstyrets valgte medlemmer er representert. Denne gruppa skal arbeide med hvordan samspillet mellom ledelse, avdelingsstyre og personalet/studentene kan styrkes og hvordan studenter og ansatte i større grad skal få mer innflytelse over avdelingens arbeid. Videre skal gruppa forberede avdelingsstyremøte omtalt i punkt 1.

Avdelingsstyret er det øverste organ ved avdelingen og fatter sine beslutninger etter fullmakt fra styret. Avdelingsstyret har ansvar for at den faglige virksomhet holder høy kvalitet, at avdelingen er i utvikling og at kvalitetsutvikling og kvalitetssikring av den faglige og adminis­trative virksomheten gjennomføres. Videre at avdelingen drives effektivt og økonomisk ansvarlig i overensstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og regler og i henhold til rammer, mål og øvrige vedtak om utvikling og drift som fastsettes av styret ved Høgskolen i Østfold.

Avdelingsstyret har et forhold til andre organer og møteplasser i høgskolen. Viktig er forholdene mellom avdelingsstyret og avdelingsleder, ledergruppe, studentrepresentanter, tillitsvalgte/fagforeningene og personalmøtet til de ansatte.

Avdelingsstyrets arbeid bør planlegges etter virksomhetens årssyklus og puls, slik at avdelingsstyret får en viktig og meningsfull rolle.

Arbeidsgruppen legger til grunn tidligere utredninger om avdelingsstyret rolle. Høgskolestyret har sluttet seg til at avdelingsstyret innenfor rammen av Høgskolestyrets vedtak og disposisjoner skal ha følgende hovedoppgaver:

• Drøfte og anbefale for høgskolestyret avdelings studieprogram og fagportefølje
• Drøfte og vedta avdelingens strategiske dokumenter som virksomhetsplan og budsjett evt. handlingsplaner for internasjonalisering, likestilling og FoU-plan
• Oppnevne avdelingens representanter til råd og utvalg internt i høgskolen, og representasjon i nasjonale og internasjonale fora
• Være høringsinstans

Vi finner ut fra dette at avdelingsstyrets viktigste oppgaver er:

- strategisk planlegging og utvikling av avdelingen generelt og spesielt innen utdanning, forskning og annen faglig virksomhet

- fordele og prioritere avdelingens budsjett og ressurser etter forutsetninger for tildelte bevilgninger eller andre bindende vedtak

- kvalitetssikre fag- og studieplaner og arbeide for god studiekvalitet

- uttale seg på avdelingens vegne i saker av prinsipiell betydning

Dette må sees i lys av avdelingsleders instruks, hvor det blant annet heter:

• Avdelingsleder er avdelingens faglige og administrative leder. Avdelingsleder rapporterer til rektor i faglige saker og direktør i administrative saker
• Avdelingsleder forbereder saker til avdelingsstyret og fremmer forslag til vedtak etter samråd med leder for avdelingsstyret……
• Avdelingsleder er ansvarlig for å iverksette avdelingsstyrets vedtak
• Avdelingsleder er ansvarlig for at avdelingen når de mål som er fastsatt i strategiske planer og handlingsplaner, vedtatt av høgskolestyret og avdelingsstyret. Avdelingsleder er videre ansvarlig for at avdelingens drift skjer innenfor de økonomiske rammer disse styrene har trukket opp.

Avdelingssleder spiller en nøkkelrolle i avdelingsstyrets arbeid. Han må sørge for at saker blir godt forberedt og belyst. Hvis avdelingsstyret skal fungere etter intensjonen, må avdelingsleder innta en positiv holdning til avdelingsstyrets virksomhet og bidra til at styret blir et forum for matnyttige og gode diskusjoner, slik at de riktige avgjørelsene kan taes. Et godt samspill mellom avdelingsleder og avdelingsstyret kan medvirke til at ledelsen av avdelingen blir god.

Studieledere bør i størst mulig grad delta i avdelingsstyremøtene. De er også særs viktige i saksforberedelsen.

Avdelingsstyret består av valgte representanter for ansatte og studenter. For å kunne ivareta sin funksjon som representanter må de vite hvilke mandat de har fra sine velgere. Ettersom man ikke velges på noe program må dette mandatet ivaretas gjennom en løpende kontakt. Dette kan best ivaretaes ved at avdelingsstyresaker blir informert om og reelt diskutert på personalmøter og i studentenes tillitsvalgtforum.

Det er viktig at styret har legitimitet i personalet og at vedtak blir forstått og akseptert. Det er kommet inn en del forslag til strategier som bør vurderes for å involvere personalet i saker som skal behandles. Forslagene blir fulgt av en liten kommentar i parentes:

1. Tradisjonelle diskusjoner på personalmøtene (blir ofte veldig på sparket)
2. Avdelingsstyret overtar personalmøtene (kan kanskje gjøre dem mer grasrotvennlige?)
3. Åpne høringsrunder med seksjonsledere
4.  Forberedte paneldebatter på personalmøtene (noen i personalet forbereder spesielle innlegg for å belyse problemstillingen ut fra sitt ståsted)
5. Saker legges ut på mail/nett/diskusjonsforum med invitasjon til å komme med reaksjoner
6. Avdelingsstyrerepresentantene setter av tid til et åpent forum med mulighet for toveiskommunikasjon 1 ukes tid før avdelingsstyremøtene
7. Personalet oppfordres til å være tilstede på avdelingsstyremøtene som tilskuere (hjelper kanskje på interessen?)
   

Drøfte og anbefale for høgskolestyret avdelings studieprogram og fagportefølje

Drøfting og anbefaling av studieprogram og fagportefølje forutsetter i tillegg til en grundig saksforberedelse fra administrasjonen at styrets representanter får mulighet til å drøfte forslag med sine velgere. For de ansatte er det personalmøtet som er det mest representative organet.

Drøfte og vedta avdelingens strategiske dokumenter som virksomhetsplan og budsjett evt. handlingsplaner for internasjonalisering, likestilling og FoU-plan

Hvor bred saksbehandling kan være er først og fremst begrenset av tidsfaktoren. Det er et ønske om å utsette ferdigstillingen av disse sakene til så nær beslutningstidspunktet som mulig for at planene skal være mest mulig aktuelle samtidig som bred saksbehandling og høring gjerne medfører flere måneder. Det er derfor viktig å finne fram til en rimelig avveiing av forholdet mellom aktualitet og representativitet

Oppnevne avdelingens representanter til råd og utvalg internt i høgskolen, og representasjon i nasjonale og internasjonale fora

Tradisjonelt er det administrasjonen som legger fram forslag. Dette er dels begrunnet i behovet for effektiv saksbehandling, men har også sammenheng med at den daglige ledelsen har behov for å etablere team som arbeider godt sammen. Avdelingsstyret ønsker å delta i prosessen med utvelgelse der det er mulig.

Være høringsinstans

Det kan være nyttig å skille mellom høring for eksterne instanser og høring i forbindelse med interne saker. Særlig når det gjelder de første sakene er tidsfaktoren kritisk. Departementet har utviklet en praksis som ofte gjør det vanskelig å gjennomføre en bred intern saksbehandling i forbindelse med høringsuttalelser, men ledergruppa må fange opp hva som skjer og sette i gang interne prosesser (gjerne via små ad hoc-grupper) slik at vi kommer til orde i forbindelse med saker hvor vi ønsker å bli hørt.

Saksforberedelse til avdelingsstyremøter

Det er viktig at sakene til avdelingsstyremøtet er godt forberedt og grundig belyst i sakspapirene. Det bør i viktige saker legges fram flere vedtaksalternativer med tilhørende konsekvensvurderinger. Dette er spesielt viktig i saker som handler om prioritering innenfor ressursrammer og ved fastsettelse av studieportefølje og utlysning av studietilbud. Erfaring tilsier at det er viktig med toveiskommunikasjon i fasen hvor seksjonene kommer med innspill for å kvalitetssikre prosess og resultat. I slike saker og i studiesaker bør studieledere være aktive i saksforberedelsen, og de bør delta i møtene. Der det er mulig, bør diskusjon på personalmøtene inngå som en del av saksforberedelsen. Prinsipper for arbeid med arbeidsplaner må vedtaes i avdelingsstyret, og under prosessen med utarbeidelse av disse bør avdelingsstyret og personalmøtet gies informasjon og evt diskutere saker av prinsippiell karakter.

Avdelingsstyret ønsker at det fastsettes en møteplan for personalmøtene med tema tilpasset beslutninger som skal fattes i styret. Dersom styret i november skal fastsette hvilke studier som skal lyses ut, må dette være et tema på et personalmøte minst 10 dager i forveien. Avdelingsleder er åpen for at avdelingsstyret overtar ansvaret for personalmøtene både når det gjelder tema og gjennomføring. Det forutsettes imidlertid at avdelingsleder får anledning til å ha eget punkt på dagsorden og har mulighet til å kommentere de saker som blir tatt opp.

Avdelingsstyret ønsker seg forelagt referat (se hovedavtalen §16) fra drøftinger mellom tillitsvalgte og avdelingsleder når det har forekommet. For å ivareta lokaldemokratiet og for en legitimering og forankring av avdelingsstyrets vedtak oppfordrer vi tillitsvalgte og avdelingsleder til i større utstrekning enn hva som har vært tilfelle å drøfte sakene nevnt i hovedavtalen § 12.

For å realisere ønskene om at samspillet skal styrkes og forbedres, kan avdelingsstyrets leder med fordel innta en mer aktiv rolle i møtene.

Saksinnkallingen bør gi tidsramme for møtene. I større saker, spesielt de av stor strategisk betydning, bør halvdags, dags eller to dagers seminarer vurderes som en hensiktsmessig møteform.

Vedlegg 2.  Årshjul 

Sak 35/06       REFERATSAKER

             Vedlagte dokumenter:

1.    Økonomirapport pr. 10.10.05, Avd. for lærerutdanning

FORSLAG TIL VEDTAK:

Referatsaken tas til etterretning.

Sak 36/05       EVENTUELT