Innføring i bruk av databasar

Innhald

1. Lage ny database, import av framande data
2. Stille forespurnader
3. Lage skjema for registering av opplysningar
4. Frå kjelde til tabell. Korleis lage ein ny tabell
5. Kjelder og litteratur

Øvingsoppgåve 1: Lage ny database, import av data.

I denne øvingsoppgåva skal vi lage ein database der vi importerer registerte data frå to kjelder. Dei to kjeldene er folketeljingane i 1865 for Bergen og 1875 for Bergen, rode (adresse) 4 og 5, dvs. delar av Nordnes. Databaseprogrammet vi skal bruke heiter Microsoft Access for Windows95 (versjon 7.0).

Korleis importere data

1. Start opp Microsoft Access for Windows95 (Start, Programmer, MS Access)
2. Lag ny database med namnet Nordnes ved å
1. Vel "File", "New Database" og "Blank Database"
2. Skriv Nordnes i boksen for "File Name" og trykk på "Create"-knappen

Du har no laga ein ny, tom database med namnet Nordnes
3. Du får no opp det som blir kalla databasevindauget. Dette vindauget vil syne innhaldet i databasen, med tabellar (Tables), forespurnader (Queries), registeringsskjema (Forms) og utskrifter (reports). Korta Macro og Modules vil ikkje bli brukt her. Du skal no leggje inn data i databasen ved å importere ei ferdig registrert datakjelde.
3. Importer data
1. Trykk på "New"-knappen  i databasevindauget. Pass på at kortet Tables er aktivt.
2. Vel "Import Table" i vegvisaren (Wizard) og trykk OK
Du må no finne katalogen der dataene er. Gå derfor til "Look In" og finn mappa Andre maskiner\Fusa\del-data
1. Dei datafilene du skal importere er i DBASE-filer, eit framand dataformat. Vel difor DBASE IV i boksen "Files of type".
2. Du skal no kunne velje mellom fleire datafiler. Vel R45-1875, og trykk på Import-knappen.

Etter 10-15 sekund skal du få melding om at importen var vellukka.
3. Importer også datafila R45-1865. Når begge filene er importert, vel Close og steng importvindauget
4. Nytt problem! Postane frå den framande datafila er i feil rekkjefølgje. I dette tilfellet kan du løyse problemet ved å definere ein primærnøkkel for tabellen. Primærnøkkel for r45-1875 er feltet RECNO.
1. Stå i databasevindauget, uthev tabellen (r45-1875) og trykk på Design-knappen
2. Uthev linja som som har "Field Name" lik RECNO
3. Trykk på nøkkelknappen  på menylinja. Framfor recno-feltet skal det no dukke opp eit nøkkel-ikon
4. Trykk på lagre-knappen (Disk). Tabellen skal no vere sortert etter primærnøkkelen (RECNO).
5. Definer RECNO som primærnøkkel for tabellen r45-1865
Når du har sett feltet recno som primærnøkkel vil postane i tabellane vere sortert slik som i folketeljinga. Feltet recno er eit løpenr og er ein unik identifikasjon av kvar person i databasen.
5. Repitisjonsspørsmål. Kva er ein database, ein tabell og ein post/record? Kva er ein primærnøkkel og kva funksjon har den?

Korleis bla i ein tabell

1. Bla i dataarket
1. Stå i Databasevindauget. Uthev tabellen du vil arbeide med (R45-1875). Dobbelklikk eller trykk Open

Tabellen er no i dataark-modus (Liknar på eit EXCEL rekneark)
2. Du kan no bla i tabellen med piltastane eller med "scroll-bar". Bla deg fram til personane som har adresse, dvs. rode og rodenr lik 5-1

Er edb-versjonen av folketeljinga 1875 kjeldetru?

Øvingsoppgåve 2: Korleis stille ein forespurnad

Oppgåver

1. Finn alle enkjer og enkjemenn. Kor mange?
2. Finn alle enkjemenn. Antall?
3. Finn alle skomakarar som er ugifte og over 40 år

Tips

1. Om du står i dataarket (tabellen)
1. Trykk på pila (trekanten) på New Object knappen 
2. Vel New Query

1. Om du står i database-vindauget
1. Trykk på Queries-knappen 
2. Trykk på New-knappen
2. Prøv først å lage ein forespurnad med Query Wizard
3. Gjer det samme med å velgje Design View
4. Du utfører ein forespørnad ved å trykkje på utropsteiknet.

Øvingsoppgåve 3: Skjema for registering av data

Korleis lage eit registreringskjema (Forms)

1. Om du strår  i dataarket
1. Trykk på Autoform under New Object knappen 

1. Om du står i databasevindauget
1. Trykk på Forms-knappen og deretter på New-knappen
2. Lag registeringsskjema med Auto Form: Columnar, vel r45-1875 som tabell i feltet med tittelen "Choose the table or query where the object's data comes from".

Andre skjema og utskrifter

Øvingsopppgåve 4: Frå kjelde til tabell.

Frå kjelde til tabell, del I

Grunnleggjande tabell- og feltdefinisjonar

1. Databaseutforming.
1. Bruk kjelda og definer felt med gode feltnamn, datatype og lengde på feltet. Finn ut kor lange tekstfelta kan vere (standard=50) Er feltet numerisk må du bestemme om feltet skal innhalde heiltal (integer) eller desimaltal (single/double). Feltnamn bør vere korte, men forklarande. Ikkje bruk blanke i feltnamnet. I mange databasesystem kan ikkje feltnamn vere lengre enn t.d. 8 teikn og bokstavane æøå kan skape problem.
2. Bestem også kva for leietekstar du skal bruke ("Caption"). Dersom du ikkje definerer leietekstar vil feltnamnet bli brukt som leietekst
3. Definer kva som er lovlege verdiar for kvart felt, t.d. grenseverdiar som minimum, maksimum for alder, årstal o.l.
4. Definer evt. primærnøkkel

1. I databasevindauget - sjekk at Table-kortet er velgd og trykk på New-knappen
2. Vel Design View
3. Definisjon av felteigenskapar: Namn, datatype og storleik.
1. Definer feltnamn (Field Name) og datatype (Data Type).
2. Sjekk storleiken på feltet. (Field Size)
3. Definer leietekst (Caption). Eks: Dersom du har laga eit felt med namnet NAMN kan leieteksten gjerne vere "Skatteydernes Navne"
4. Lagre tabelldefinisjonen med namnet likning-1875
5. Opne tabellen og legg inn data
6. Lag eit registreringsskjema for tabellen, jfr. Øvingsoppgåve 3

Korleis endre felteigenskapane i ein eksisterande tabell

1. I databasevindauget - trykk på Design-knappen
2. I dataarket - trykk på Verktøy-knappen 

Meir avansert tabelldefinisjon

For kvart felt må du definere namn, type og lengde/storleik. Men du kan også definere leietekstar (Caption), reglar for formatering av feltverdiar (Format), kontroll av inndata (Validation Rule, Validation Text) og . Bruk hjelpesystemet i Microsoft Access for å finne ut korleis du definerer desse felteigenskapane.

•     Kontroll av inndataverdiar
• Validation rule, t.d. for feltet alder: > 0 AND < 110
• Validation text, t.d. for feltet alder: Alder må vere større enn 0 og mindre enn 110?
•     Formatering av inndatafeltet
•  Eks: datofelt ##.##.####

Frå kjelde til tabell, del II

Utleverte kjelder:

• Likningsprotokoll for Bergen 1875, del av rode 4 og del av rode 5 (papirkopi).
• 22. Juni 1863. Lov om Udligning af Byskat og Fattigskat i Kjøbstæderne og Ladestæderne.

Kjelder og litteratur

Kjelder

Litteratur

Charles Harvey and Jon Press

Databases in Historical Research,

MacMillian 1996

Daniel I. Greenstein,

A Historians Guide to Computing, Oxford 1994

Gunnar Thorvaldsen,

Handbok for registering og bruk av historiske persondata

Lenke til pensumlista

Lenke til edb-lærebøker (MS Access m.m)