Innkjøp, dokumentbehandling og arkiv

Sak registeres i ephorte så snart kjøpet er besluttet realisert. Innkjøpssaker unntas fra offentlighet med henvisning til offentlighetsloven § 5 første ledd, organ-interne dokumenter.

Over terskelverdi

Anskaffelsesprotokoll

• Saksnummer i ephorte fylles inn på side 1 på kunngjøringstidspunktet.
• Når kontrakt er underskrevet, sendes anskaffelsesprotokollen til arkiv sammen med andre arkivverdige dokumenter.

Kunngjøring

• Kopi av kunngjøringsteksten sendes arkiv, påført saksnummer.

Konkurransegrunnlag

• Legges inn i saken i ephorte.

Korrespondanse med tilbyderne

• Korrespondanse foregår normalt pr mail.
• Mailer som inneholder mer enn formalinformasjon (utsending av konkurransegrunnlag etc.) sendes med kopi til postmottak@hit.no. Husk å påføre saksnummer.

Tilbudene

• Sendes til arkiv etter at kontrakt er tildelt, påført saksnummer.
• Tilbudene scannes ikke, men arkiveres i papirformat.

Evaluering

• Kopi av evalueringen legges inn i saken eventuelt sendes til arkiv i papirformat, påført saksnummer.

Kontrakt

• Underskrevet original sendes til arkiv, påført saksnummer. Tilsvarende Word dokument legges inn i Ephorte.

Under terskelverdi

Som for saker over terskelverdi med unntak av anskaffelsesprotokoll og kungjøring.