Kvalitetsrutine for registrering og rapportering av FoU-virksomheten og kunstnerisk utviklingsarbeid ved Høgskolen i Telemark

Formål

Formålet med rutinebeskrivelsen er å utvikle kvaliteten på registrering og dokumentasjon av FoU-arbeid og kunstnerisk utviklingsarbeid ved høgskolen. Dette arbeidet skal bidra til å utvikle kvaliteten på høgskolens FoU-arbeid. Rutinebeskrivelsen skal også sørge for at høgskolens inntektsgrunnlag økes ved å bidra til at flest mulig vitenskaplige utgivelser og artikler publiseres via forlag og tidsskrifter som er registrert i autoritetsregistrene administrert av UHR. Rutinen skal sikre at utgivelsene er registrert på riktig måte og til riktig tid i FORSKDOK

Begrepsavklaring
Vitenskapelig publisering er formelt avgrenset til arbeider som er registert i autoritetsre­gistrene administrert av UHR. I denne sammenheng vil de publikasjonskanaler og publika­sjonsformer som UFD har valgt for å gi uttelling i finansieringssystemet for forskningskom­ponenten, anvendes.

Formidling vil i denne sammenheng knytte seg til Formidlingsutvalgets definisjon av formidling av FoU-arbeid:

- Formidling på nett

- Publikasjoner:

· bøker, læremidler og faglige ressurser

· artikler i fagtidsskrift

· aviskronikker

- Foredrag på brukerrettede fagkonferanser

- Direkte formidling til allmennheten:

· publikumsarrangementer

· bidrag i massemedia

Nærmere definisjon av formidling vil komme når UFD har avklart hvilke komponenter som skal inngå.

Kunstnerisk utviklingsarbeid

Kunstnerisk utviklingsarbeid vil fram til UFD eventuelt har vurdert om det er mulig å utvikle gode indikatorer for kunstnerisk utviklingsarbeid ha følgende definisjon:

• Kunstnerisk utviklingsarbeid er virksomhet av original karakter likeverdig med forsk­nings og utvikling.

Annen FoU-baserte publikasjoner

I denne kategorien hører forsknings- og utviklingsbaserte publikasjoner som ikke inkluderes som vitenskapelige.

Ansvarsforhold

FoU-leder har ansvaret for å holde seg à jour om sentrale og lokale retningslinjer for økono­misk uttelling for FoU-virksomhet og kunstnerisk utviklingsarbeid og for å videreformidle eventuelle forslag fra dekanen om nye publiseringskanaler til rette instans.

Hovedbibliotekar har ansvar for at rutiner for registrering av utgivelser og publikasjoner blir fulgt slik at nødvendige data blir registrert i FORSKDOK på riktig måte og til fastsatt tid. Hovedbibliotekar har ansvar for å holde seg à jour om sentrale og lokale retningslinjer for registrering av FoU-virksomhet og kunstnerisk utviklingsarbeid, og for årlig rapport til høgskolens ledelse og NSD/DBH innen den dato UFD fastsetter hvert år.

FORSKDOK-ansvarlig har ansvar for å registrere og kvalitetssikre FoU-virksomhet og kunstnerisk utviklingsarbeid i FORSKDOK.

Dekan har overordnede ansvaret for å sikre kvaliteten på registrering og dokumentasjon av FoU-arbeid og kunstnerisk utviklingsarbeid ved avdelingen, og å sikre at flest mulig vitenskaplige utgivelser og artikler publiseres via forlag og tidsskrifter som er registrert i autoritetsregistrene. Dekanen har også ansvar for å fremme eventuelle forslag om nye publiseringskanaler til FoU-leder.

Instituttlederskal holde oversikt over planlagte og pågående FoU-arbeid ved instituttet, og bidra til at det i så stor grad som mulig benyttes publiseringskanaler som er registrert i registeret. Eventuelle forslag om nye publiseringskanaler fremmes fra instituttleder til dekan.

Faglige ansatte som produserer FoU-arbeid eller kunstnerisk utviklingsarbeid har ansvar for ved avsluttet arbeid å levere ett eksemplar til biblioteket eller melde inn arbeidet til biblioteket ved studiestedet, og gi nødvendige tilleggsopplysninger.

Beskrivelse

Dialogmøte

En gang i året skal FoU-leder og hovedbibliotekaren avholde dialogmøte for dekan og instituttledere ved hver avdeling for å bidra til tilfredsstillende kunnskap om gjeldende regelverk på området blant høgskolens faglige ledere. Møtet skal ha følgende dagsorden:

• utveksle erfaring med registreringene
• informere om endringer i autoritetsregisteret
• drøfte forslag til nye publiseringskanaler fra fagmiljøene
• avtale korrektive tiltak, forbedringer
• sette tidsfrister for endelig registrering i inneværende år.

Tildeling av FoU-tid

Ved tildeling av FoU-tid skal instituttleder og den faglige ansatte drøfte valg av publiseringskanaler ved konkrete FoU-prosjekter. Instituttleder skal informere faglige ansatte om autoritetsregisteret og følge opp arbeidet bl.a. gjennom medarbeidersamtaler.

Valg av publiseringskanal

Publiseringskanaler som er registrert i Universitets- og høgskolerådets registre over vitenskapelige publiseringskanaler og vitenskapelige ISSN/ISBN-titler (autoritetsregistrene), skal benyttes i så stor utstrekning som mulig. Autoritetsregistrene er tilgjenglige på:
http://www.uhr.no/utvalg/forskning/vitenskapeligpublisering/registreovervitpublkan.htm

Levering til høgskolens bibliotek

Faglige ansatte som produserer FoU-arbeid eller kunstnerisk utviklingsarbeid skal ved avsluttet arbeid levere ett eksemplar eller en kopi av det aktuelle produkt til biblioteket. I tilfeller hvor dette ikke er mulig, skal det gis fyllestgjørende informasjon om produktet slik at fullverdige data er tilgjengelig for biblioteket. Den faglige ansatte og FORSKDOK-ansvarlig skriver under på fastsatt skjema for bekreftelse av levert publikasjon eller kunstnerisk arbeid, se vedlegg.

Registrering i FORSKDOK

Ved mottak av FoU-arbeid eller kunstnerisk utviklingsarbeid skal FORSKDOK-ansvarlig ved biblioteket registrere nødvendige opplysninger i databasen. Opplysningene skal være i tråd med krav fra ny FORSKDOK-database.

Avstemming mellom FORSDOK og kvartalsrapport

Ved mottak av kvartalsrapporter om vitenskapelig publisering skal FORSKDOK-ansvarlig ved biblioteket avstemme innholdet i rapporten med data i den lokale databasen. En detaljert sjekkliste skal utarbeides i tråd med krav fra NSD/DBH. Eventuelle avvik skal rettes opp.

Årlig rapportering ved HiT

Innen 17. januar hvert år skal det utarbeides rapport fra FORSKDOK-databasen til høgskolens ledelse. Rapporten skal inneholde informasjon som kreves av UFD og som er beskrevet i gjeldende budsjettfordelingsmodell.

Årlig rapportering til NSD/DBH

Innen den dato UFD fastsetter hvert år skal det utarbeides rapport fra FORSKDOK-databasen til NSD/DBH. Rapporten skal inneholde informasjon som kreves av UFD og som er beskrevet i gjeldende budsjettfordelings-modell.