For studentar / Regelverk / Retningslinjer for den praktiske gjennomføringa av eksamen med endring av 27.04.99

Retningslinjer for den praktiske gjennomføringa av eksamen med endring av 27.04.99
Retningslinjene er utarbeidde frå Forskrift av 20. mars 1997 om eksamen ved Høgskulen i Volda, § 17. I desse retningslinjene vert eksamen og prøve (jf same forskrift §1 nr. 4 og 5) omtala under eitt som eksamen.

NB! Retningslinjene vil bli reviderte i løpet av vårsemesteret 2005. Til no er det berre retningslinjene for eksamenskandidatar som er reviderte.

A: Retningslinjer for eksamenskontoret

1. Eksamenskontoret ved eksamenskoordinator har ansvaret for å samkøyre eksamensperioden gjennom å utvikle felles tids- og arbeidsplanar, rutinar og regelverk for alle partar (studentar, vakter, faglærarar og sensorar) og koordinere verksemda medrekna møteverksemd, informasjon og sikring av fast teamarbeid. Desse retningslinjene for alle involverte skal delast ut eller på annan måte gjerast tilgjengelege før kvar ny eksamensperiode.

2. Før kvar eksamensperiode er eksamenskontoret ansvarleg for å melde opp studentane ut frå individuelle oppmeldingar eller ut frå fagplanen ved studium med kollektiv oppmelding. Etter melding frå ansvarleg faglærar skal ein melde av eksamen dei som ikkje fyller krava til å gå opp.

3. For kvar eksamen er det ein person ved eksamenskontoret som er eksamensansvarleg.

4. Ved skriftleg eksamen syter den eksamensansvarlege - eller den personen han gir mynde - for at tilstrekkeleg materiell er i lokalet, og at det er rett møblert og utstyrt. Eksamensoppgåvene og nødvendige lister for kvart fag skal leverast til hovudvakta før eksamensstart. Alternativt kan eksamensoppgåvene bli utleverte av ein fagansvarleg etter nærare avtale.

5. På eksamensdagen skal den eksamensansvarlege eller ein annan frå studieadministrasjonen vere tilgjengeleg for hovudvakta.

6. Ved eksamensslutt skal den eksamensansvarlege eller ein annan frå studieadministrasjonen sikre at eksamenssvara, lister og alt materiell som er blitt til overs frå eksamen vert teke forsvarleg hand om.

7. Dersom det under eksamen eller ved kontroll under avslutninga av eksamenen blir oppdaga uregelmessige ting, skal den eksamensansvarlege eller ein annan frå studieadministrasjonen saman med hovudvakta gjere det som er mogleg for å få klarlagt det som har skjedd og avklare eventuelle konsekvensar for eksamen og sensur.

8. Eksamenskontoret syter for at intern og ekstern sensor snarast råd får eit eksemplar kvar av eksamenssvara. Etter at sensuren har falle, skal kopi av sensurlista bli slått opp så snart ein får den frå arkivet og den er registrert.

9. Eksamenskontoret syter for oppgjer med vakter og sensorar i samarbeid med personalkontoret.

10.Ved bruk av PC (som ekstraordinært hjelpemiddel) har eksamensansvarleg ansvar for at det vert kontrollert at berre naudsynt programvare ligg på harddisk og tilgjengeleg diskett.

B: Retningslinjer for eksamenskandidatar

For reviderte retningslinjer: sjå eiga lenkje.

C: Retningslinjer for eksamensvakter

1. Eksamensvaktene skal gjere seg kjende med gjeldande retningslinjer for gjennomføring av eksamen for eksamenskandidatar og for eksamensvakter. Eksamensvakter har teieplikt om det som kjem fram av personopplysningar i samband med eksamen.

2. Den eksamensansvarlege i studieadministrasjonen utnemner hovudvakt for kvart eksamenslokale. Hovudvakta har ansvar for at det er ro og orden i lokalet og for å gi munnlege felles opplysningar i eksamenslokalet. Hovudvakta bestemmer kvar dei andre vaktene skal sitje i eksamenslokalet, og når dei får pause.

3. Vaktene møter i god tid, seinast 30 min. før eksamen tek til. Kandidatane skal ikkje ha tilgjenge til eksamenslokalet før vaktene er på plass. Vaktene ser til at kandidatane plasserer vesker, klede o.l. på tilvist plass i lokalet. Berre tillatne hjelpemiddel, skrivesaker og mat/ drikke skal då vere på plassen til kandidaten.

4. Kandidatane skal til vanleg vere på plass seinast 15 min. før eksamen byrjar. Vaktene deler ut eksamensarka når kandidatane er på plass og ser til at kandidatane ikkje byrjar å skrive før eksamen startar.

5. Ved byrjinga av eksamen skal eksamensoppgåvene delast ut. Hovudvakta organiserer deretter at kandidatane får utlevert kandidatnummer (eksamensnummer)og signerer på kvitteringslista, samtidig med at studentlegitimasjon eller annan gyldig legitimasjon blir kontrollert.

6. Om ein kandidat ved kontrollen skulle mangle på listene eller det er anna som er uklart, må ein ikkje uroe kandidaten. Spørsmåla skal avklarast med eksamensansvarleg.

7. Dersom ein kandidat kjem til eksamenslokalet etter at eksamenssettet er delt ut, skal vedkomande vende seg til hovudvakta. Dersom vedkomande er på plass innan 30 min. etter at eksamen er begynt, skal han/ho få tildelt ein plass og få lov til å gjennomføre eksamen på linje med dei andre kandidatane, men utan ekstra eksamenstid. Ingen av kandidatane må ha forlate lokalet i mellomtida.

8. Vaktene skal syte for at det ikkje er kontakt mellom kandidatane, eller at det blir bytta papir eller andre ting mellom kandidatane i lokalet. Vaktene formidlar eventuelt det som vert førespurt, og skaffar det kandidatane har krav på.

9. Eksamensvakter fylgjer kandidatar ut dersom det er ynskje om pause. Vakter kan bli pålagde å inspisere toalettet etter å ha følgt ein kandidat dit. Ei vakt skal aldri fylgje meir enn ein kandidat om gongen og skal sjå til at kandidaten ikkje har kontakt med nokon andre under pausen.

10.Vaktene skal vere tilbakehaldne og la kandidaten velje om det skal førast ei samtale eller ikkje. I lokale med 2 eller 3 vakter skal det minst vere att ei vakt i eksamenslokalet. Når det er 4 eller fleire vakter i lokalet, skal det vere minst 2 vakter att i lokalet.

11.Ved starten av eksamen skal hovudvakta opplyse om lengda på eksamen og om kva faglærar som vil gå runde i eksamenslokalet. Hovudvakta skal seie ifrå når det er att 1 time av eksamenstida og når det er att 15 min. av eksamenstida. Når eksamenstida er ute, skal hovudvakta opplyse at all skriving på eksamenssvaret skal slutte, og at kandidatane skal gjere klar svaret for kontroll og innlevering.

12.Eksamensvaktene kontrollerer at toppen på eksamensarket er fylt ut med dato, namn på faget/emnet, kandidatnummer og sidenummerering. Dessutan skal utfyllinga av omslagarka kontrollerast og at kvart omslag inneheld det antal ark som kandidaten sjølv har skrive på arka, kvite ark i eitt omslag og gule i eitt. Det skal også kontrollerast at bakarste kopi (blå), som er kandidaten sin eigen kopi, er riven frå. Vakta tek med seg svara i omslagsarka, ubrukt eksamenspapir og kladdeark og leverer dette til hovudvakta. Kandidaten får med seg oppgåvesettet, kopi av eige svar og brukte kladdeark.

13.Om ein kandidat ikkje rekk å føre inn eksamenssvaret, har kandidaten lov til å levere inn kladd som ein del av svaret. Desse kladdearka skal i så fall merkast og påførast sidenummer i lag med dei ordinære (kvite) arka. Hovudvakta noterer seg kva kandidatnummer dette gjeld og melder frå til eksamensansvarleg.

14.Når vakta har kontrollert og teke med eksamenssvaret og ubrukte ark til hovudvakta, skal ein sjå til at kandidaten snarast mogleg forlet eksamenslokalet med minst mogleg støy.

15.Vaktene skal halde seg rolege i eksamenslokalet, unngå å lage støy og unngå unødig samtale med kvarandre, eller å føreta seg noko som ikkje vedkjem vakttenesta. Om noko skal avklarast med eksamensansvarleg, faglærar eller andre vakter, bør ein vurdere å gå ut av eksamenslokalet.

16.Dersom ei vakt får mistanke om fusk eller forsøk på fusk, skal vakta straks kontakte hovudvakta. Den eksamensansvarlege må få beskjed om å kome til eksamenslokalet snarast mogleg. Dersom fuskinga er klar og kandidaten innrømmer at han har fuska, skal kandidaten bli vist ut av eksamenslokalet. I motsett tilfelle skal kandidaten få lov til å gjere seg ferdig. Hovudvakta skal så snart som mogleg skrive rapport på vedkomande kandidat(ar), sikre eventuelt bevismateriale og registrere vitne til det som har føregått.

17.Hovudvakta sorterer svara etter stigande kandidatnummer, samstundes som det skal merkast av for innleveringa på kandidatlista, og skrivast på om nokon har trekt seg eller ikkje har møtt. Nedst på kvitteringslista skal hovudvakta kontrollere at namna til alle vaktene er med og fylle ut dei opplysningane det er spurt etter og signere. Eksamenssvara, kandidatlista og ubrukt materiell skal overleverast til den eksamensansvarlege som avtala på førehand.

18.Eksamensvaktene får betalt for 1 time ekstra tid ut over oppgitt eksamenstid. Hovudvakta for mindre eksamenar får 2 timar ekstra, medan hovudvakt for meir enn 40 kandidatar får betalt for 2,5 timar ut over oppgitt eksamenstid.

D: Retningslinjer for ansvarleg faglærar

1. Med ansvarleg faglærar meiner ein her den som har fagleg hovudansvar for eksamenen fram til det ligg føre svar frå kandidatane og eksamen er avvikla.

2. Før eksamen skal ansvarleg faglærar syte for melding til dei studentane som ikkje fyller krava til å gå opp til eksamen, etter gjeldande reglar og fristar sett i Forvaltningsloven § 16. Han skal gi eksamenskontoret fullstendig oversikt over kven som ikkje fyller krava for å gå opp til eksamen. Dette må skje så snart resultat av forprøver ligg føre.

3. Ansvarleg faglærar skal sjå til at det vert utforma oppgåver, og at desse er i samsvar med pensum. Pensumlistene må ikkje justerast etter at oppgåvene er utforma.

4. Det skal leggjast fram eksamensoppgåver for studieadministrasjonen innan 1 veke før eksamen tek til. På oppgåva skal det vere trykt opplysning om tillatne hjelpemiddel, namn på fag og eventuelt delfag, om eksamenstid og kva oppgåver som må vere svart på. Oppgåva skal vere på begge målformer. Ved levering etter fristen vert faglærar ansvarleg for kopiering av oppgåvene.

5. Ansvarleg faglærar skal vere tilgjengeleg under heile eksamen. I løpet av den første timen av eksamen skal faglærar ha gått ein runde gjennom dei lokala der eksamen blir halden. Om faglærar sjølv er hindra, er han ansvarleg for å finne vikar, og å informere eksamensansvarlege om dette.

6. Ein må vere varsam med å gi ekstra opplysningar under eksamen. Dersom slike opplysningar kan ha noko å seie for eksamensresultatet, skal dei bli gitt til alle eksamenskandidatane. Ein må vere spesielt varsam når kandidatane er fordelt på fleire eksamenslokale.

7. Titlar på oppgåver, praksisstad o.l. som skal inn på vitnemål må vere leverte til studieadministrasjonen når desse er godkjende, og seinast saman med sensuren.

8. Om ansvarleg faglærar også er intern sensor, skal han også setje seg inn i retningslinjene for sensor.

E: Retningslinjer for sensor, intern og ekstern

1. Sensor skal gjere seg kjend med gjeldande fag- eller studieplan, eventuell sensorettleiing for faget/emnet/kurset og gjeldande forskrift om eksamen.

2. Sensorane har ansvaret for at skriftlege eksamenssvar blir sensurerte innan 3 veker etter at eksamen er avslutta.

3. Ekstern sensor kan krevje å få godkjenne oppgåvene på førehand, men skal til vanleg godkjenne dei i etterkant gjennom å evaluere desse i eigen sensorrapport.

4. Dersom ein del av eksamenssvaret blir innlevert på kladdeark, skal sensorane vurdere eventuelt trekk i karakteren.

5. Grunngjeving for ein karakter vert gitt etter følgjande reglar:

a Når studentar ber om grunngjeving for ein karakter, er det den interne sensoren sitt ansvar at slik grunngjeving blir gitt når ikkje anna er vedteke av Høgskulestyret eller avdelingsstyre.1

6. Når sensuren ligg føre, skal dei originale eksamenssvara returnerast til eksamenskontoret saman med signerte karakterlister og eventuelle grunngjevingar. Ekstern sensor skal ha kopiane av oppgåvesvara til klagefristen er gått ut, og kan då makulere dei om ikkje anna er avtala med eksamensansvarleg.

7. Om usemje om fastsetjing av karakter gjer det umogeleg å kome fram til ein felles sensur, skal sensorane sende sensurarbeidet attende til eksamenskontoret med rapport om kva punkt det er usemje om. Arbeidet vil bli sendt til ein tredje sensor for avgjerd.

· Ekstern sensor som tek imot sensoroppdrag, skal til vanleg vere sensor i eventuell utsett eksamen i same fag/emne i neste semester. Når det har vore fleire eksterne sensorar, kan ein gjere avtale med berre ein av desse om sensur ved utsett eksamen.

1 Avdeling for Humanistiske fag har vedtatt følgjande presisering: Når ein kandidat har bede om skriftlig grunngiving for ein karakter, skal denne bli gitt av ekstern sensor.

Skriv ut