Referat

fra møte i

IUs Lokale ArbeidsMiljøUtvalg (LAMU)

Møte nr. 1/02 11. februar 2002, kl. 0900 - 1100 CA30, rom 1.118

Til stede:

Avdelingsdirektør Birger Emblem Avdelingsingeniør Øystein Andersen

Laboratorieleder Eldar Juliebø Avdelingsingeniør Ingerid Wefring

Uten stemmerett:

Rådgiver Sylvi Baklien (referent)

******

Godkjenning av dagsorden:

Dagsorden ble godkjent.

Sak 1/02 Orienteringer og meldinger

· Informasjon fra IUs AKAN-kontakt

IUs AKAN-kontakt, høgskolelektor Morten Opsahl, informerte om AKAN-kontaktens rolle ved avdelingene. Avdelingskontaktene møtes én gang pr. år for å diskutere HiOs retningslinjer for høgskolens rusmiddelarbeid. Han kan være en støtte for ansatte med rusmiddelproblemer, kolleger kan henvende seg til ham dersom de oppdager at noen har slike problemer, eller de kan gå tjenestevei. Det er viktig at ingen bidrar til at misbruk kan holdes skjult. Jo lenger tid det går før hjelpetiltak kan settes inn, jo vanskeligere blir det å få bukt med problemet. Den som melder fra behøver ikke stå til ansvar for det. Det er arbeidsgivers oppgave å få vedkommende på rett kjøl igjen. 10 minutter av et fellesmøte vil bli brukt til å orientere om hvordan retningslinjene skal praktiseres.

· Flytting av vegg i vestibylen

Veggen flyttes i forbindelse med installering av nytt låssystem for nøkkelkort, samme opplegg som man har på Bislet. Driftstjenesten på Bislet har foreslått denne løsningen i samarbeid med Entra Eiendom. På dagtid vil ytterdøren være åpen, mens dørene i veggen som er flyttet må passeres ved hjelp av kort. De som ikke har kort, må henvende seg i ekspedisjonen. Det vil bli innsatt glassruter i øverste del av veggen, slik det var før. Det er ikke avgjort hvilken dør ansatte skal bruke for å komme inn i ekspedisjonen.

· Renhold

IU ønsker å komme med under felles opplegg for hele HiO og har gitt uttrykk for det i notat av 01.02.02 til Personalseksjonen. Husøkonom på Bislet har utarbeidet rutiner for oppfølging av andre typer renhold enn det daglige. Sommerrenhold på IU omfatter kontorer (dersom ikke vedkommende er på ferie) og ellers de klasserom/auditorier som er i bruk for 3-terminsstudentene. Gardin- og vindusvask styres sentralt gjennom Sven Parnemo.

· Avfallsrutiner

PC-er må registreres ut etter kassasjonsrutiner, og man må ha et oppsamlingssted for dem som skal kastes. Det må sjekkes om leverandøren tar dem tilbake, slik ordningen er for hvitevarer.

Det er egen container for papir.

Det bestilles container to ganger pr. år i forbindelse med opprydding.

Administrasjonen vil sende ut en oversikt til alle ansatte om hvordan avfall skal håndteres.

· Felles instruks for brannvernorganisering ved HiO

Instruksen er et utkast utarbeidet av Personalseksjonen. IU kan bruke instruksen i den grad den passer for oss. Det er byggeier (Entra Eiendom) som har ansvaret for brannvernteknisk dokumentasjon for CA30, og det blir nå utarbeidet sammen med Entras konsulent. Dette er ført opp i Entras budsjett for inneværende år. Det som står i instruksens innledning og det som står om opplæring er krav som gjelder også for IU. Vedleggene er en situasjonsbeskrivelse.

Etter øvelser bør deltakerne få muntlig tilbakemelding slik de får på Bislett og i Wergelandsveien. På IU må det da gjøres på minst to steder.

Det må informeres om at panikkhåndtak skal brukes for å åpne ytterdører ved brann og brannøvelser. Alle utgangsdører går opp. Informasjon vil bli gitt på fellesmøter og etter brannøvelser.

Etasjeansvarlige gjennomgår øvelser som øvrige tilsatte. I tillegg gjennomgår de kurs om bl.a. slokking. Det utpekes også stedfortredere. Brannansvarlige bør være tilsatte i full stilling. Det må utpekes ny etter Bjørhuus som går av med pensjon 1. april d.å.

· Status for tiltakslister

To punkter gjenstår: Videreføring av arbeidet med IUs stoffkartotek. Vi har ventet på at HiO sentralt skal beslutte valg av datasystem før opplæringstiltak vurderes. Avtrekksviften på Kjemilab. 1 (rom 1.613) er ennå ikke utbedret. Entra er purret flere ganger, men de har hatt sykdom i vinter.

Det ble opplyst at ventilasjonskanalene vil bli rengjort over to somre, deretter hvert 3. år.

Sak 2/02 Verneområder

Oversikt over nåværende ordning og to forskjellige forslag til ny organisering av vernetjenesten ved IU var lagt fram for diskusjon på møtet:

"Nåværende ordning

Siden 1. oktober 1998 har vi hatt følgende fire inndelinger av verneområder ved IU, basert dels på en fysisk, dels på en funksjonsinndeling:

1. VO 1 for alle ansatte, men spesielt for administrasjonen som ikke har noe annet verneombud. Fysisk område: alle kontorer, auditorier og undervisningsrom.

2. VO 2 for undervisningspersonalet på data/allmenn/elektro og teknisk personale knyttet til disse laboratoriene. Fysisk område: alle nevnte laboratorier og øvrige datarom med lagerrom og spesialrom.

3. VO 3 for undervisningspersonalet på bygg/maskin og teknisk personale knyttet til disse linjers laboratorier. Fysisk område: bygg og maskins laboratorier med lagerrom og spesialrom.

4. VO 4 for undervisnings- og teknisk personale på kjemi. Fysisk område: kjemilaboratoriene med lagerrom og spesialrom.

VO 1 for alle ansatte og med alle kontorer, auditorier og undervisningsrom som fysisk område, velges av og blant alle ansatte.

Den enkelte kan henvende seg til sitt verneombud med alle typer av problemer. VO 2, VO 3 og VO 4 videreformidler så forhold av fysisk karakter rundt kontorer, auditorier og undervisningsrom til

VO 1.

De fire verneombudene velger seg imellom en verneombudskoordinator, nå kalt lokalt hovedverneombud (LHVO) for IU.

Ordningen har vist seg å være forvirrende for de ansatte, og en endring bør gjøres gjeldende fra

1. august d.å. da nåværende funksjonsperiode utløper for verneombudene.

Nye forslag

Arbeidstakerrepresentantene i LAMU foreslår at I U fortsetter med fire VO som i dag, med følgende inndeling: Adm./IT/drift - bygg/maskin - kjemi - elektro/data. LHVO velges av og blant de fire og tillegges et overordnet ansvar for ansattes kontorforhold og for arbeidsforholdene i undervisningsrommene.

En annen mulighet er å la hele IU utgjøre kun ett verneområde med ett verneombud. Oppgavene er ikke flere enn at dette vil kunne være forsvarlig. En ordning med fire VO har den fordel at verneombudene seg i mellom kan diskutere problemer, men dersom man velger å ha bare ett verneombud, vil vedkommende kunne ha de øvrige verneombudene ved HiO som diskusjonspartnere. De har sin egen "møteplass" én gang i måneden hvor de kan ta opp ting til diskusjon, og det er klart at uformelle nettverk også etableres mellom dem.

Begge disse ordningene kan praktiseres".

Arbeidstakerrepresentantene mente det var vanskelig for én person å ha kontroll med alt fordi det utføres så mange spesielle oppgaver ved avdelingen, og de ansatte skal kjenne personen.

Arbeidsgiver har ikke noe imot at arbeidstakerrepresentantene får gjennomført sitt forslag med fire verneområder. Ordningen bør vurderes etter to år, eventuelt tidligere som følge av omorganisering

Konklusjon:

Med virkning fra 1. august 2002 inndeles IU i fire verneområder:

Adm./IT/drift - Bygg/Maskin - Kjemi - Elektro/Data.

Lokalt hovedverneombud (LHVO) velges av og blant de fire verneombudene.

Ordningen vurderes etter to år.

Sak 03/02 Sykefravær i 4. kvartal 2001

Til saken forelå IUs sykefraværsstatistikk for 4. kvartal 2001 samt avdelingens notat av 30.01.01 til Personalseksjonen der IUs sykefravær i perioden kommenteres på følgende måte:

"IU ligger under HiOs gjennomsnittlige fraværsprosent med 3,9% for 3. kvartal (mot 5,66%).

Én enkeltgruppe ligger over 10% (10,37%), nemlig deltidstilsatte ingeniører. Gruppen består kun av 3 personer, og fraværsprosenten skyldes at én av disse tre har hatt et fravær på én måned. Sykdommen er neppe jobbrelatert.

For gruppen "Heltid kvinner" ligger fraværsprosenten like oppunder 10% med 9,4. Tre personer har hatt langtidsfravær, og en av dem er nå innvilget midlertidig uførepensjon og permisjon uten lønn i ett år. Heller ikke dette tilfellet er jobbrelatert. De to andre var sykmeldt i 50% av arbeidstiden, men er begge tilbake i full jobb nå."

I diskusjonen ble det pekt på at aldersgruppen 41 - 50 år er den gruppen som har høyest sykefravær ved IU. I utgangspunktet skulle man forvente at denne gruppen lå godt an, ferdige med småbarn og ikke så veldig gamle. Fraværet for 2. kvartal 2001 var 9,44% og for 4. kvartal 7,59%. For tredje kvartal manglet statistikk inndelt i aldersgrupper. For neste kvartal bør man følge utviklingen for denne aldersgruppen.

Konsekvensene for kolleger når noen har langtidsfravær ble diskutert. Nødvendig backupsystem for korttidsfravær er etablert. Arbeidsgiver mener avdelingens langtidsfravær i senere år ikke har medført ekstrabelastning for kolleger.

Konklusjon:

LAMU tar sykefraværsstatistikken til etterretning.

Sak 04/02 HMS-informasjon

Ledelsen ønsket synspunkter på følgende opplegg:

"Som ett av tiltakene etter Systemrevisjonen i 2000 ble det vedtatt å videreføre arbeidet med avdelingens HMS-informasjon ved å legge HMS-stoff ut på IUs hjemmeside etter hvert. Som tidspunkt for gjennomført ble anført "kontinuerlig".

Del II av HMS-håndboken, den avdelingsvise og spesifikke delen av håndboken for IU er lagt ut på nettet, likeledes referat fra IU-LAMU. For øvrig er IU eneste avdeling hittil som har HMS-stoff på nettet.

Spredning av HMS-informasjon ved IU skjer ellers gjennom:

· "Den gule", der referat fra først Arbeidsmiljøgruppen og senere IU-LAMU har vært gjengitt. Fra nå av blir det i "Den gule" kun gitt en henvisning til fullstendig referat på nettet.

· Meldinger og e-post til alle ansatte

· Fellesmøter én gang pr. mnd.

· Studieledergruppen

· Den administrative ledergruppen

De to sistnevnte får ukentlig all aktuell HMS-informasjon for videre orientering til sine medarbeidere.

Som oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen i 2000 ble det utarbeidet en handlingsplan for arbeidsmiljøet. Målet ble fastsatt til å være at "Avdelingen skal utvikle og ivareta et arbeidsmiljø som kjennetegnes av samhold, respekt, sosial trygghet og trivsel." Ett av tiltakene skulle være å arrangere et årlig personalseminar. Et slikt seminar ble avviklet 16. august 2001. Det holdes et personalseminar 6. juni i år der tema vil være den nye kvalitetsreformen.

Som et tiltak for å videreutvikle arbeidet med HMS er det i handlingsplanen oppført et eget punkt om opplæring i HMS/arbeidsmiljø. Dette kan f.eks. gjennomføres ved at det holdes et halvdagsseminar hvor deltakerne er: IU-LAMU, verneombudene, tillitsvalgte, valgte og tilsatte ledere.

Et passende tidspunkt kan være i slutten av april d.å. En mulighet er at en ekstern foreleser inviteres til å ta opp bl.a. temaer som psykososiale, mellommenneskelige forhold, bygging av lagånd, med vektlegging på det ansvar alle har for å gi positive bidrag til utvikling av et godt arbeidsmiljø."

Arbeidstakerrepresentantene uttrykte skepsis til for mange heldagsseminarer, fordi ansatte i liten grad opplever at slike saker følges opp. Synliggjøring av hva som gjøres av oppfølging etter heldagssminarer er viktig.

Arbeidstakerrepresentantene stilte seg positive til 1/2-dagsseminar med de foreslåtte deltakere, men påpekte at det må tas tak i konkrete problemstillinger på et slikt seminar.

Arbeidstakerrepresentantene etterlyste HMS-informasjon på de månedlige fellesmøtene og ba om at noe tid ble satt av til slike saker. Små drypp av informasjon er viktig, og det ble trukket frem en rekke eksempler på viktige HMS-temaer. På linjemøtene blir det for lite tid til slike saker. Videre ba arbeidstakerrepresentantene om at det ble lagt ut hovedpunkter fra fellesmøtene på nettet. De ønsket seg også flere uformelle møteplasser.

Ledelsen er åpen for at det tas inn HMS-informasjon på fellesmøtene. Problemet er å få plass til all nødvendig informasjon innen tidsrammen. Referat fra studieledermøtene settes inn i en egen perm i postrommet, slik at alle interesserte kan lese dem. Referat fra fellesmøtene er et spørsmål om kapasitet og ressursbruk.

Konklusjon:

a) IU-AMU anser nåværende opplegg for HMS-informasjon som dekkende for behovet, med tillegg av det som fremgår av referatet.

b) Det er ønskelig at det avholdes et seminar i vårsemesteret om HMS/arbeidsmiljø i overensstemmelse med ovennevnte forslag.

Sak 05/02 Eventuelt

1. Oppsett av møtereferat på nettet

Det ble diskutert om referat fra møtene i IU-LAMU skal legges ut i et Word-dokument, noe som kan føre til at det tar lang tid å få frem dokumentet på mange maskiner, eller om dokumentet skal strippes for logoer, etc. og legges ut som et html-dokument.

Konklusjon:

Referat legges ut som html-dokumenter.

2. Vernerunder våren 2002

Systemrevisjonen var i stor grad en vernerunde. Det ble derfor diskutert om det var behov for å gå de planlagte vernerundene i vårsemesteret.

Konklusjon:

Vernerundene gjennomføres som planlagt.

Neste møte i IU-LAMU er 22. april 2002, kl. 0900 - 1100.

14.03.02

IU-LAMU-ref1_02/SBA