Forsvaret skal innen utgangen av 2004 ha redusert innkjøpskostnadene med 350 millioner kroner årlig. Det skal skje ved å sentralisere innkjøpsavtalene og benytte elektronisk innkjøpsverktøy.

Av Frank Homo, Forsvarets mediesenter.

LAGRER: Forsvarets avdelinger vil med dette prosjektet få varene direkte levert fra leverandør etter behov. Dette skal være med på å gi gevinst. Arkivfoto: Torgeir Haugaard, FMS.

Etterforsyningsprosjektet i Forsvarets logistikkorganisasjon har fått i oppgave å identifisere gevinster ved å innføre nye rammeavtaler, ny teknologi og nye forsyningskonsepter. Disse skal avdelingene gjennomføre, og vil i utgangen av 2004 ha en årlig innsparing på 350 millioner kroner.

Jo færre, desto bedre
Alle avdelinger og forvaltninger i Forsvaret vil bli berørt av denne omstillingen i større eller mindre grad. Fra nå av vil alle leverandøravtaler bli ordnet sentralt. Resultatet av dette er større innsparinger når det gjelder avtaleinngåelsen, men også på varekostnadene i fremtiden.

- Når vi har store avtaler med få leverandører, vil vi få en bedre pris enn om hver enkelt avdeling skulle forhandlet fram avtalene selv i distriktene. I tillegg frigjør vi årsverk som tidligere satt med kompetanse til å inngå avtaler. Dette sier kommandørkaptein og prosjektleder Carl Eskild Billington i Etterforsyningsprosjektet.

Kjøper tjenester - sparer mer
Han har sammen med prosjektgruppen sin blant annet fått redusert avtalene om forbruksmateriell fra 2000 til bare seks. I 1999 var innkjøpskostnadene av materiell til drift og vedlikehold cirka sju milliarder kroner. Disse skal nå bli 350 millioner lavere.

Fra nå av skal alle innkjøp foregå elektronisk gjennom elektroniske innkjøpskort og elektroniske bestillingsløsninger via Internett. Leverandørene har fått oppgaven med å levere ikke-kritisk materiell, slik som matvarer, skolisser og så videre direkte til forbrukeren. Dette vil være med på å bringe kostnadene ved innkjøp ned betraktelig.
- Vi har bakt logistikk og transport inn i innkjøpsavtalene. Forsvaret har tidligere selv stått for logistikk og transport, men har funnet ut at det koster Forsvaret mer enn om leverandørene gjør det, sier Billington.

VI RINGER, DE BRINGER: Leverandørene har nå fått i oppgave å levere varene direkte til avdelingene. Arkivfoto: Torbjørn Kjosvold, FMS.

Gode avtaler
Fakturering skjer elektronisk og kun en gang per måned via Europay, som sender ut fakturaen. Denne fakturaen må fra 1. november ikke gjennom et økonomikontor, men løses ut og signeres gjennom det nye regnskapssystemet Golf. Via dette systemet trenger man ikke så mye personell som behandler transaksjonene. Dette fører til reduksjon av årsverk, som igjen medfører betydelig færre transaksjonsskostnader enn hva som er tilfelle i dag.

Flere avtaler er allerede i boks, mens andre er i sluttfasen. Avtalen om forbruksmateriell med fire leverandører vil gi en årlig prisgevinst på 30 millioner kroner. Disse leverandørene er blant annet Tools som leverer verktøy, og Supplies-Team som leverer kontor- og datarekvisita.

Møter motstand
Dette er en organisering som gir positive effekter i forsvarssjefens plan om å kutte ned på driftskostnadene. Likevel møter man endringsmotstand både i og utenfor organisasjonen
- Når vi fjerner aktiviteter og dermed frigjør årsverk, vil jo det i praksis si at noen mister jobben, og det er aldri gøy, medgir kommandørkapteinen, og fortsetter: - Samtidig kan det hende at noen avdelinger faktisk må betale mer enn hva de har gjort tidligere, men det er da man må se helhetseffekten i disse rammeavtalene og at Forsvaret sparer penger på dette samlet. Og det til tross for at noen få avdelinger risikerer å betale litt mer enn tidligere.

Mange er skeptiske til at innkjøpsavtalene sentraliseres og hva det vil bety for det lokale næringslivet. Billington tror ikke dette betyr spesielt mye.
- Noen vil miste kontrakter, mens andre vil få nye gjennom våre hovedleverandører, så samlet vil det lokale næringslivet komme ok ut av dette, avslutter han.