Forsvaret er i full gang med å innføre elektronisk arkiv og dokumentbehandling. Brev i konvolutter og papirarkiv skal bort – heretter skal alt lages og lagres fra pc-en.

Av Marita Isaksen Wangberg, Forsvarets mediesenter

SKAL BORT: Dokumentene skal ikke lenger lagres i skuffer og skap, men på serveren. Arkivfoto: FMS.

I løpet av året skal alle avdelinger i Forsvaret innføre eSAF - et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem, som skal gjøre saksbehandlingen billigere og mer effektiv.
- Dette verktøyet bygger opp under forsvarssjefens ønske om et mer effektivt forsvar. Det gir mulighet til å avvikle papirarkivene, alt skal gjøres elektronisk. Det reduserer postgangen, øker distribusjonshastigheten og forenkler postfordelingen lokalt, sier kontorsjef Per Helge Nordskog i FOKAM, kompetansesenteret for informasjonsforvaltning i Forsvaret.

En del avdelinger på Romerike testet ut systemet frem til midten av august, og fikk et positivt inntrykk av produktet. Den første avdelingen som tar det i bruk på ordinært vis er Akershus kommandantskap - regional støttefunksjon i Oslo. De ansatte har vært på kurs, og skal være klare til d-dag 8. oktober. Utover høsten går det slag i slag med opplæring i alle avdelingene i hele landet, og innen nyttår skal alle saksbehandlere, ledere og arkivarer i Forsvaret bruke det nye systemet.

Holder tidsplan
Så langt har innføringen gått bra.
- Vi ligger helt i henhold til tidsplanen som er satt opp, og er fornøyde. Vi har tråkket på noe kvist underveis, men er tilfredse med tilbakemeldingene, sier Nordskog.

Han understreker at systemet vil bli videreutviklet underveis, etter at det er tatt i bruk og man ser eventuelle problemer som oppstår.
- Alle slike programmer trenger tid for å bli fullgode. Men justeringene vil stort sett være garnityr, sier han.

Dette er eSAF
eSAF er et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem for alle Forsvarets dokumenter inntil nivået Begrenset/Fortrolig. Dagens 150 journal-databaser skal erstattes med ett felles elektronisk arkiv, DocuLive. All produksjon og distribusjon av saksdokumenter (offisiell korrespondanse) internt i Forsvaret skal skje elektronisk. eSAF bygger på den felles plattformen i Forsvaret, FIS-basis.

Fysiske dokumenter fra avsendere utenfor Forsvaret skal skannes og gjøres elektronisk tilgjengelig for saksbehandling.

eSAF skal bidra til en kostnadseffektiv saksbehandling av dokumenter. Den vil gi raskere distribusjon, enklere gjenfinning, bedre oversikt, samt tillate elektronisk dokumentsamarbeid på tvers av organisasjonsgrenser.