Av Karl Hans Braut, Forsvarets mediesenter
FORSVINNER: Det blir ikke lengre store arkivskap som holder på dokumentene, men et elektronisk arkiv. Foto: FMS
Prosjektet heter elektronisk Saksbehandling med Arkivering i Forsvaret (eSAF). All produksjon og distribusjon av offentlig intern-kommunikasjon skal foregå elektronisk. Avsendere utenfor Forsvaret som sender post, vil få posten skannet og gjort tilgjengelig for elektronisk saksbehandling. Prosjektet vil formelt sett være klart til iverksetting ved årsskiftet. Det betyr at prosjektet har holdt seg innenfor tidsplanen. 8. oktober er den store gjennomføringsdagen for Oslo-området.
- Reduserte kostnader
- Det viktigste med det nye systemet er at man tar i bruk den elektroniske plattformen slik at vi kan ta ut rasjonaliseringsgevinst i Forsvaret etter forsvarssjefens ønsker. Det blir et enhetlig og felles arkiv som bidrar til opprydding i informasjonsjungelen vi har i dag og underståtter ønsket om effektivisering, sier prosjektleder for eSAF Per Helge Nordskog til Forsvarsnett.
- 70 prosent av all post i Forsvaret er internt. Besparelsen vil nesten umiddelbart komme i form av reduserte portokostnader. Vil jo etter hvert få besparelse i form av arbeidsoppgaver og følgelig stillinger. Det blir også besparelse ved avvikling av de lokale arkivene, sier han.
- Automatisk arkivering
- Hovedforskjellen mellom det gamle saksbehandlersystemet og det nye er at vi får en elektronisk saksbehandling direkte på terminalen. Når dokumentet skrives i eSAF blir det også lagret i det elektroniske arkivet. Alt vil være tilgjengelig for alle brukere som har saksbehandlingsansvar, men det vil være muligheter for å legge begrensinger på innsynsmuligheten til dokumenter når det er ønskelig, fremholder prosjektlederen.
-I forkant av innføringsdagen ved hver enkelt avdeling gjennomføres det opplæring. En del av opplæringen går ut på å gjennomgå et e-lærings program som prosjektet har lagt til rette for. Det vil også bli gjennomført kursdag for alle saksbehandlere.
- Det er svært viktig for Forsvaret å ta vare på informasjon. Ved avvikling av dagens papirarkiver skal avlevering skje i samsvar med lover og regler blant annet til Riksarkivet, sier Nordskog.
- Utfordring
- Det vil nok være en utfordring for de ansatte når de ikke får like stor tilgang til papir. Alle dokumentene kommer i et program som har liknende grensesnitt som et e-postprogram. Det vil selvsagt være mulighet for å skrive ut dokumenter om en ønsker det, forklarer Per Helge Nordskog.
- Systemet vil lette tilgangen til informasjon og gjøre det sporbart på en hel annen måte. Det er mekanismer slik at man kan sette begrensninger på tilgangen til dokumenter, men saksbehandlerne må være seg bevisste hva de skriver og hvordan de bruker systemet, for tilgangsmulighetene til informasjonen er stor. Saksbehandlerne må være klare på hva de skriver og gjør når det er så mange som har tilgang til det, avslutter prosjektlederen.
GREIT SYSTEM:Arkivleder Vivi Stensby Skiaker sitter ved datamaskinen hvor hun er i gang med bruken av eSAF. Foto: Rune Stenhaug/FLO/IKT
- Brukervennlig
Arkivleder Vivi Stensby Skiaker jobber ved arkivet til LOGUKS og MUKS. Hun har vært med i pilotprosjektet til eSAF.
- Jeg tror eSAF er et brukervennlig og greit system. Sø å si alt av saksdokumenter på papir vil forsvinne. Det er selvsagt nye rutiner og at man må være veldig bevisst på hva som skal skjermes og ikke ligge åpent for alle. Brukergrensesnittet ser også greit ut. Det er snakk om å lære seg det skikkelig og tilpasse seg nye rutiner.
Fakta
* Etablering av felles rutiner og prosedyrer for saksbehandling med arkivering i hele Forsvaret.
* Regionalt arkivmiljø inkludert postmottak og skannerfunksjoner etableres ved hver driftsenhet med regional støttefunksjon.
* Felles rutiner for prosedyrer for saksbehandling med arkivering.
* Opplæringskonseptet e-læring.
* Etablering av sentral produksjons-database og historisk database med maskinvare.
