Det nye systemet for elektronisk saksbehandling og arkivering har vært i drift i to uker i Oslo-området. - Det har gått som forutsatt, men selvsagt med noen mindre brukerutfordringer, sier prosjektleder Per Helge Nordskog.

Av Karl Hans Braut, Forsvarets mediesenter

PAPIR-SLUTT: Når mange brukere skal gå fra papir-arkiv til elektronisk arkiv blir det press på støtteapparatet. Foto: FMS

Formålet med innføring av Elektronisk Saksbehandling med Arkivering i Forsvaret (eSAF) er å forenkle og effektivisere produksjon, lagring, gjenfinning og utveksling av offisiell korrespondanse i Forsvaret. Kostnadene knyttet til arkivering og porto skal reduseres. Det skal også bli lettere å få tilgang til dokumenter ved at hver saksbehandler kan hente opp relevante dokumenter direkte på egen skjerm. Programmet som benyttes for saksbehandling og arkivering er basert på hyllevareproduktet DocuLive.

Nå har eSAF-løsningen vært i bruk noen uker på Vestlandet, i Oslo og deler av Romerike. Resten av landet vil følge etter før årsskiftet. Prosjektleder Per Helge Nordskog forteller at innføringen av eSAF har så langt gått etter planen, og at de ikke har møtt på noen store problemer.

Presset støtteapparat
- Det har vært et stort press på støtteapparatet, fordi mange har spørsmål om bruken av DocuLive. Dette presset hadde vi forberedt oss på. Verktøyet er nytt for mange, så det er forståelig at man får inn spørsmål. De fleste er stort sett positive til innføringen, sier Per Helge Nordskog.

Han forteller at det fortløpende blir gjort analyser av systemet ut i fra tilbakemeldinger fra brukerne, og eventuelle endringer vil hele tiden bli vurdert. Det vil også bli gjort en analyse av opplæringen som har vært i forkant av innføringen. Nordskog sier at det helt sikkert vil skje oppjusteringer på programmet som gjør at det vil fungere enda bedre.

God oversikt
Innføringsleder Andreas Atteraas Grønbekk i Akershus kommandantskap (AK) Regional støttefunksjon Oslo (RSF/O) informasjonsforvaltning har hatt eSAF i drift siden 18. oktober. Han mener at programmet er oversiktelig og greit, og sier at innføringen har gått bra.

- Det er gode muligheter for de ulike avdelingene å få oversikt over posten sin, sier Grønbekk.

Innføringslederen opplever det nye systemet som mye bedre enn det gamle.
- På sikt vil man i tillegg spare opplæring av personell som blir flyttet fra en avdeling til en annen. Man slipper opplæring i et nytt system når man kommer til en ny plass, forklarer Andreas Atteraas Grønbekk.

Skannes
All post som kommer inn til Forsvaret blir nå skannet. Det fungerer nesten som en kopimaskin som tar for seg hvert enkelt brev fra en skuff.

- Effektiviteten på skanningen vil nok gå opp. I tillegg blir det mindre skanning etter hvert, når flere og flere avdelinger blir tilknyttet eSAF, sier Grete Karlsen, senior arkivar ved AK RSF/O informasjonsforvaltning.