|
Klare til utbetaling
Av Åge Andre Breivik, Forsvarets mediesenter
SCANNING: Jorun Haaland ved leverandørrekneskapskontoret er i full gang med scanning. Foto: Åge Andre Breivik, FMS
Forsvaret har vorte pålagt å fylgje økonomireglementet for staten i alle avdelingar, og difor er det 64 av rekneskapsavdelingane som overlet ansvaret for rekneskapsføringa til Forsvarets rekneskapsadministrasjon (FRA) i Bergen. Dette er det fyrste steget på vegen mot ein felles styring av rekneskapet i Forsvaret, der alt skal gå via FRA. Mellom dei fire veggane på den gamle underoffisersskulen på Sverresborg skal neste år alt av transaksjonar verte motteke, digitalisert, validert og betalt. Med andre ord er det ein stor jobb som ventar dei 62 som snart er samla i det gamle bygget. Rekningane skal ikkje lenger kome direkte til avdelingane, men til FRA.
INNKREVJARAR: Dei tilsette ved kunderekneskapskontoret skal krevje inn pengar frå eksterne leverandørar. Foto: Orlogskaptein Einar Magerøy, FRA
Tredelt struktur
Innad i rekneskapsadministrasjonen er ein delt i tre. Hjå kunderekneskapsgruppa har ein ansvaret for at pengane kjem inn frå eksterne kundar. Kunderekneskap reknar med å sende ut om lag 400 fakturaar i veka når ein kjem skikkeleg i gang. Men det er viktig at dei tilsette i Forsvaret tek FRA i bruk, sånn at systemet får oppfylle si rolle i det nye økonomisystemet, seier leiar for kontoret, kapteinløytnant Jostein Gundersen. - Heretter er det tilsettnummeret, og ikkje personnummeret som er det viktigaste i Forsvaret, legg han til med eit smil om munnen.
I same bygget sit leverandørrekneskapskontoret, under leiing av seniorkonsulent Inge Ihme, som driv med betalingar til eksterne leverandørar. Dei 5 teama ved kontoret sorterer den posten som kjem inn, dei digitaliserer rekningane, og sender desse til attestantane rundt i Forsvaret. Alt dette skjer på det nye SAP- (Systems, Applications & Products in Data Processing) systemet, og ved å sjekke i programmet kan attestantane raskt gje melding attende til FRA om fakturaen er rett, så det kan betalast. Skilnaden frå det tidlegare systemet som har vore brukt, er at no kan rekningane verte betalte på forfallsdatoen, i staden for den dagen dei vert registrert til betaling.
Når FRA er fullbemanna i løpet av november kan det kvar dag gå om lag 3000 fakturaer gjennom scanneren på Sverresborg. Med ei fart på 240 sider i minuttet, er det klart at det går rimeleg fort når rekningane vert digitaliserte og merka med klokkeslett og dato dei har gått gjennom systemet. På denne måten kan ein også gå attende og finne ut kvar i arkivet kvart av bilaga vert liggjande. I motsetning til før, då bilaga var arkiverte i ti år, vil dei no berre vere å finne i arkiv i tre og eit halvt år, og dette vil spare både utgifter og lagringsplass for Forsvaret.
Det tredje kontoret på FRA er periodeavslutning og rapportering. Dette kontoret er ansvarleg for å fysisk levere rekneskapet for Forsvaret til finansdepartementet. Dette vil fyrst skje frå og med byrjinga av neste år, kan kontorleiar Aksel Herdlevær leggje til.
NK: Orlogskaptein Einar Magerøy er nestkommanderande hjå FRA i Bergen. Foto: Åge Andre Breivik, FMS
Militær presisjon
For at attestanten skal vite at han har fått ein faktura som skal godkjennast, må han fysisk starte SAP. Dette kan verte eit problem i startfasen, meiner nestkommanderande ved FRA, orlogskaptein Einar Magerøy, som trur det kan ta tid før folk får det inn i rutinane sine at dei skal sjekke SAP for å finne ut om dei har fått noko som skal attesterast. Prosjekt GOLF jobbar no med eit system som skal føre til at ein får melding i Outlook når ein har fått faktura til godkjenning. I tillegg er det berre folk med rett til å godkjenne kjøp som kan stå oppført med tilsett nummer på ein faktura, og dette nummeret må difor stemme om fakturaen skal bli sendt til rett mottakar frå FRA.
Ved å opprette eit sentralt organ for rekneskapsføring, kan ein unngå å tape pengar på å betale ut pengane på feil dato, og den økonomiske delen av Forsvaret kan atter ta opp ein militær presisjon i sitt arbeid.
|
|
