Rundskriv

9 Handsaming av innsynskrav

9.1 Innsynskravet – kravet til identifikasjon

For å få tilgang til informasjon ein etter offentleglova har krav på å få gjere seg kjent med, må ein normalt setje fram eit krav om innsyn. Etter § 28 fyrste ledd kan krav om innsyn setjast fram skriftleg eller munnleg. Dette er ei rein lovfesting av det som alt var gjeldande rett, og inneber at kravet kan setjast fram på kva måte som helst. Ein kan møte opp personleg for å be om innsyn, sende brev, e-post, telefaks e.l., ringje eller setje fram krav på annan måte.

Det er ikkje krav om at den som krev innsyn identifiserar seg, innsynskravet kan til dømes kome pr. e-post eller telefaks utan at det er opplyst noko namn. Dokumenta må då returnerast til same eller annan oppgjeven adresse. Dersom nokon møter opp personleg for å lese gjennom eller hente dokument kan det likevel krevjast at vedkommande identifiserar seg i tråd med kva som elles er vanlege rutinar
ved vitjing til verksemda.

§ 28 andre ledd fyrste punktum seier at innsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein viss art. Dette inneber eit krav om at den som ynskjer innsyn må gi ei nokolunde presis beskriving av kva vedkommande ynskjer innsyn i. Identifikasjonskravet er likevel mjuka opp i høve til offentlegheitslova 1970, der innsynskravet berre kunne gjelde ei bestemt sak.

Kravet om at innsynskravet må gjelde ei bestemt sak inneber at den som krev innsyn må gi ei tilstrekkeleg presis beskriving av saka vedkommande ynskjer innsyn i til at organet kan finne frem til ho utan at det blir urimeleg arbeidskrevjande. Det krevst ikkje at ein identifiserar saka eller dokumentet med nummer, dato eller liknande, men ein må kunne gi ein karakteristikk av saka eller dokumentet som gjer at forvaltninga kan finne fram til dei. Er saka fyrst tiltrekkeleg identifisert i innsynskravet kan innsynskravet gjelde alle dokumenta i saka. Det er heller ikkje noko i vegen for at det i same innsynskrav blir bede om innsyn i fleire saker, føresett at den enkelte sak er tilstrekkeleg identifisert. Det er òg tilstrekkeleg å identifisere enkeltdokument som det kravd innsyn i. Dersom den som bed om innsyn har problem med å oppfylle kravet til identifikasjon, har organet ei viss rettleiingsplikt i samsvar med det som følgjer av god forvaltningsskikk og forvaltningslova § 11.

Kravet om at innsynskravet må gjelde ei bestemt sak er til hinder for at eit innsynskrav kan gjelde alle saker av ein bestemt art utan at den enkelte sak blir identifisert. Ein kan med andre ord i utgangspunktet til dømes ikkje krevje innsyn i alle saker om utslippsløyve frå Statens forureiningstilsyn frå dei siste tre åra skal med mindre ein identifiserar kvar enkelt sak, til dømes med tilvising til dato, partar eller liknande. Kravet om identifisering av saka er likevel mjuka opp i den nye lova ved at det er opna for at innsynskravet i ”rimeleg utstrekning” kan gjelde saker av ein bestemt art.

Vilkåret om rimeleg utstrekning tek sikte på den arbeidsbyrda forvaltningsorganet får når det skal behandle kravet. Dersom organet ikkje har teknologi til å finne fram i sakene automatisk, men må gjere dette manuelt, ikkje finn fram til dei ynskte opplysningane med det verktøyet det har, og heller ikkje på anna vis kan finne enkelt fram i sakene, vil ein ikkje kunne krevje at eit innsynskrav som gjeld innsyn i saker av ein bestemt art blir innfridd. Dette vil sjølvsagt kunne avhenge av storleiken på kravet. § 28 andre ledd andre punktum slår fast at dette kravet til identifikasjon ikkje gjeld når det blir kravd innsyn i journalar eller liknande register, som enklare postlister. Journalar og liknande register vil jo nett vere oversikter over dokument frå fleire saker.

9.2 Kva organ som avgjer innsynskravet og korleis avgjerd skal skje

Offentleglova § 29 regulerar kva organ som skal behandle eit innsynskrav, og korleis dette skal utførast. Etter fyrste ledd fyrste punktum skal eit organ som mottek eit krav om innsyn sjølv vurdere kravet konkret og sjølvstendig. Organet må dermed på sjølvstendig grunnlag avgjere om det skal eller kan nektast innsyn i eit dokument eller i opplysningar, både der organet sjølv har utarbeidd dokumentet, og der dei har motteke det utanfrå. Føresetnaden for dette er at organet faktisk har dokumentet hos seg.

Dersom så ikkje er tilfelle skal det utan vidare givast avslag på kravet om innsyn, med den grunngjeving at organet ikkje har det etterlyste dokumentet. Som nemnt tidlegare tilseier prinsippet om god forvaltningsskikk at organet gir ei viss rettleiing om kvar dokumentet er å finne, dersom det er kjent med dette, jf. punkt 4.3 ovanfor. Det krevst ikkje at organet skal måtte setje i verk nokon form for undersøkjingar rundt kva organ som har eit dokument.

Organet er ikkje bunde av avsendarorganet sitt standpunkt, men må leggje si eiga vurdering til grunn for avgjerda av innsynsspørsmålet. Dette gjeld både for spørsmålet om det er høve eller plikt til å gjere unntak og der det er aktuelt for spørsmålet som det skal utøvast meirinnsyn. Kven som avgjer spørsmålet innanfor organet vil avhenge av den interne organiseringa, som er ulik innanfor ulike organ, og kven som har fått tildelt slik myndigheit gjennom delegasjon. Vurderinga skal gjerast konkret i høve til det aktuelle dokumentet på det tidspunktet innsynskravet blir avgjort, og det skal vurderast om meirinnsyn er aktuelt. Denne føresegna er ny samanlikna med offentlegheitslova 1970, men inneber inga realitetsendring.

Andre ledd gir Kongen heimel til å gi forskrift med reglar om kva organ som på dei ulike saksområda skal ta avgjerd i saker etter denne paragrafen. Denne heimelen er nytta gjennom offentlegforskrifta § 10, som oppstiller unntak for graderte dokument frå prinsippet om at det organet som får eit innsynskrav skal avgjere det sjølvstendig. Etter fyrste ledd fyrste punktum skal det organet som mottek eit innsynskravet som gjeld dokument som er påført gradering etter lov av 20. mars 1998 nr. 10 om forebyggende sikkerhetstjeneste(sikkerheitslova) eller etter beskyttelsesinstruksen, leggje spørsmålet om avgradering fram for den som har oppretta dokumentet, for at dette organet skal fatte avgjerd i samsvar med forskrift 1. juli 2001 nr. 744 om informasjonssikkerhet § 2-13, eller i samsvar med beskyttelsesinstruksen § 5.

Etter andre punktum kan organet som mottek innsynskrav vedrørande gradert informasjon i visse tilfelle avslå kravet, utan å leggje fram noko spørsmål om avgradering etter fyrste punktum. Dette gjeld for det fyrste i dei tilfella det ikkje skal givast innsyn i dokumentet, uavhengig av graderinga (bokstav a). For alle praktiske føremål vil dette vere tilfella der opplysningane er underlagde teieplikt uavhengig av graderinga, og det ut frå offentleglova § 12 heller ikkje skal givast innsyn i resten av dokumentet. For det andre gjeld dette der det uavhengig av graderinga kan gjerast unntak frå innsyn i dokumentet, og organet som mottek innsynskravet finn at meirinnsyn ikkje skal givast (bokstav b). Dokumentet må i slike tilfelle vere omfatta av nokon av unntaksreglane i offentleglova eller offentlegforskrifta, og organet må kome til at meirinnsyn ikkje er aktuelt.

Dersom organet som mottek innsynskravet finn grunn til å tru at det ikkje kan gjerast unntak frå innsyn etter offentleglova, eller at ei gradering elles ikkje kan oppretthaldast, skal det etter andre ledd følgje prosedyren for omgradering som er fastsett i den nemnde informasjonstryggleiksforskrifta §§ 2-9 til 2-12, eller i beskyttelsesinstruksen § 5.

9.3 Kor lang tid kan organet bruke på å avgjere innsynskravet

Offentleglova § 29 fyrste ledd andre punktum slår fast at eit krav om innsyn skal avgjerast utan ugrunna opphald. Dette vil seie at kravet skal avgjerast så snart som det er praktisk mogleg. Fleirtalet av innsynskrav gjeld dokument som det ikkje er aktuelt å gjere unntak for eller relativt korte dokument der det fort vil gå fram om det er aktuelt med unntak. Desse krava er såpass enkle å avgjere at dei ofte bør kunne avgjerast same dag som dei er mottekne, om det aktuelle kravet då ikkje kjem heilt på slutten av dagen, det kjem svært mange innsynskrav, eller det oppstår andre liknande situasjonar. To til tre verkedagar må vere nærast maksimal tid i slike tilfelle.

Dersom det derimot må gjerast undersøkjingar, kravet reiser vanskelege og tvilsame spørsmål, eller gjeld store eller mange dokument, og difor medfører mykje arbeid, kan det brukast meir tid, men kravet må like fullt behandlast så snart det er praktisk mogleg.

Føresegna her vidarefører gjeldande rett under offentlegheitslova 1970. I tilfelle der sakshandsamingstida blir svært lang bør forvaltningsorganet, i tråd med prinsippet om god forvaltningsskikk, gi eit førebels svar i samsvar med forvaltningslova § 11 a andre ledd, der det blir gjort greie for årsaka til den lange handsamingstida.

Ei mogleg mellomløysing er at organet sender over kopiar av dokument eller delar av dokument etter kvart som dei blir gjennomgått, dersom dette gir nokon meining for den som har kravd innsyn. Ei slik løysing bør typisk kombinerast med eit førebels svar.

9.4 Korleis organet skal gi innsyn

9.4.1 Organet avgjer i utgangspunktet korleis det skal gi innsyn

Offentleglova § 30 regulerar korleis eit organ skal gi innsyn i dokument, og erstattar § 8 fyrste og andre ledd i offentlegheitslova 1970, men med omfattande endringar. Etter fyrste ledd fyrste punktum heiter det at organet fastset ut frå omsynet til forsvarleg sakshandsaming korleis eit dokument skal gjerast kjent. Dette inneber at det i utgangspunktet er forvaltningsorganet sjølv som avgjer korleis det skal gi innsyn, noko som samsvarar med § 8 fyrste ledd i offentlegheitslova 1970. Etter dette kan organet bestemme at den som krev innsyn sjølv må kome for å lese dokumentet, alternativt at denne må greie seg med å få tilsendt kopi eller avskrift. Omsynet til forsvarleg sakshandsaming tilseier derimot at den som krev innsyn blir høyrt, at han får god service, og at innsyn blir gitt på eit vis som er eigna for han, så sant dette kan skje innanfor rimelege rammer.

9.4.2 Rett til kopi

§ 30 fyrste ledd andre punktum gjer unntak frå utgangspunktet om at forvaltningsorganet avgjer korleis innsyn skal givast, ved å fastslå at det kan krevjast papirkopi eller elektronisk kopi av dokumentet. Retten til kopi er såleis kraftig utvida i høve til offentlegheitslova 1970. Etter § 30 fyrste ledd fyrste punktum vil den som har krav på innsyn så langt det er praktisk mogleg ha krav på papirkopi og elektronisk kopi utan avgrensingar med omsyn til omfang, men sjå likevel punkt 4.8.2 ovanfor om høvet til å ta betalt for kopiar. Dersom det er umogleg eller urimeleg vanskeleg å kopiere dokumentet, grunna tilstanden det er i, eller det utstyret organet har, vil organet ha ei viss plikt til å lage ei avskrift eller liknande som kan erstatte kopien, dersom dette kan gjerast enkelt.

Fyrste ledd femte punktum gir Kongen heimel til å gi forskrift om at retten til elektronisk kopi ikkje skal gjelde for dokument som ein tredjeperson har immaterielle rettar til, og for kopi av dokument generelt der det er påkravd av arkivtekniske omsyn. Andre alternativ er noko uheldig utforma, men skal forståast slik at det gir høve til å fastsetje i forskrift unntak frå retten til kopiar generelt grunna arkivtekniske omsyn,
ikkje berre unntak frå retten til elektroniske kopiar.

Visse unntak frå retten til kopi er på grunnlag av denne heimelen fastsett i offentlegforskrifta § 5. Etter offentlegforskrifta § 5 fyrste ledd fyrste punktum fastsett gjeld ikkje retten til elektronisk kopi for materiale som ein tredjeperson har immaterielle rettar til, så langt materialet har økonomisk verdi, og det medfører fare for at materialet kan bli misbrukt i kommersiell samanheng om kopi blir gitt. Kravet til økonomisk verdi skal ikkje setjast høgt, men fara for misbruk må vere realistisk. Etter andre punktum gjeld dette unntaket ikkje for søknadar, argumentasjonsskriv, høyringsfråsegner og liknande vanleg materiale som ein tredjeperson har sendt inn i høve ei sak. Meir omfattande utgreiingar og spesielle teikningar kan derimot vere omfatta av unntaket, det avgjerande er om det aktuelle materialet er å rekne som vanleg materiale i slike saker.

Etter offentlegforskrifta § 5 andre ledd gjeld retten til kopi ikkje for journalar og dokument som er avleverte til arkivdepot, og som er i så dårleg stand at dei kan bli skadde eller øydelagde ved kopiering. På lik line med unntaket frå sjølve innsynsretten i forskrifta § 9 fyrste ledd opnar denne føresegna berre for unntak frå retten til kopi for dokument og journalar som er oversende til eit arkivdepot. Dersom andre dokument enn dei som er nemnde i offentlegforskrifta § 5 andre ledd er i ein slik tilstand at dei ikkje kan kopierast, må det lagast avskrift.

At ein har rett til papirkopi etter offentleglova § 30 fyrste ledd andre punktum inneber ikkje at ein i alle tilfelle har på eit nøyaktig identisk eksemplar som det organet sit med. Når det gjeld plankart, teikningar og liknande dokument kan ein ikkje utan vidare krevje kopi av dette i same storleik, eller like detaljert med omsyn til fargar osv., som originalen. Likevel må kopien vere eigna til sitt føremål. Den som krev kopi har heller ikkje krav på nokon høgkvalitetspapirkopi eller kopi i uvanlege format som krev utstyr ikkje alle organ har. Kopi i eit anna papirformat enn det organet sjølv har, til dømes kopi i A3 medan originalen er i A4, vil derimot vere omfatta av retten til kopi, så sant forvaltningsorganet har utstyr til det. Der det vil vere naudsynt med meir avansert kopiering er ikkje det omfatta av retten etter lova.

Retten til elektronisk kopi gjeld berre for dokument som allereie ligg føre elektronisk medan retten til papirkopi også gjeld for dokument som berre ligg føre elektronisk. Elektronisk kopi omfattar både sending på e-post og kopiering til diskett eller anna medium (som ”minnepenn”). Det kan derimot ikkje krevjast at forvaltningsorganet for å oppfylle retten til kopi skal kjøpe minnepenn eller liknande til den som krev innsyn.

Kopiering til CD/DVD eller liknande medium vil vere omfatta av retten til elektronisk kopi etter offentleglova § 30 dersom det er naudsynt med sending av slikt medium, til dømes dersom den som krev innsyn ikkje har e-post eller av andre grunnar ikkje kan nyttiggjere seg dokumentet på annan måte, eller dokumentet er for stort til å sendast på e-post.

Ein utskrift frå den elektroniske kopien må i dei fleste tilfelle kunne tilfredsstille kravet til papirkopi, men dette kan stille seg annleis der det er viktig å få nøyaktig kopi av ein papiroriginal, til dømes der ein skal ha ein stadfesta kopi. Dersom vilkåra for å krevje kopi er oppfylt, kan ein krevje både papirkopi og elektronisk kopi av det same dokumentet.

Har ein fyrst krav på kopi har ein også krav på å få kopien tilsendt. Det følgjer av § 30 fyrste ledd tredje punktum at for verksemder som er omfatta av EU-direktivet 2003/98/EF om vidarebruk av informasjon frå offentleg sektor, og for andre verksemder der Kongen har fastsett i forskrift at dei skal vere omfatta, gjeld retten til kopi alle eksisterande format og språkversjonar. Føresegna kjem til bruk når krav om innsyn blir sett fram overfor slike verksemder. Med format meinast det ulike fil- eller tekstformat, og med språkversjonar siktar ein både til utanlandske språk og norske skriftspråk. Denne føresegna gjennomfører artikkel 5 nr. 1 i direktiv 2003/98/EF.

Fyrste ledd fjerde punktum bestemmer at retten til kopi ikkje gjeld format eller versjon av dokumentet som er allment tilgjengeleg. Dette inneber at ein ikkje vil ha krav på kopi av format eller versjon av dokument som er i vanleg sal eller tilgjengelege på bibliotek, noko som omfattar offentlege utgreiingar, stortingsdokument og liknande. Dersom dokumentet er svært dyrt å kjøpe, eller berre er allment tilgjengeleg som del av ei større samling dokument e.l., utan praktisk moglegheit til å skilje det ut, vil ein nok likevel ha krav på kopi frå forvaltninga.

Dersom dokumentet eksisterer i elektronisk format, men berre er allment tilgjengeleg i papirform, vil ein ha krav på elektronisk kopi, og det same vil vere tilfelle for papirkopiar dersom dokumentet berre er allment tilgjengeleg i elektronisk versjon. Sjølv om ein oftast kan ta utskrift av det som er elektronisk tilgjengeleg vil ofte ikkje det vere av same kvalitet som kopiar av originalen, til dømes når det gjeld teikningar, og i mange tilfelle vil det vere viktig å få direkte og stadfesta kopi av originalar. Dersom eit dokument som finst i fleire språkversjonar berre er allment tilgjengeleg i andre versjonar enn den etterspurde vil ein ha krav på kopi av denne.

9.4.3 Utlån av dokument

Dersom eit innsynskrav gjeld svært store dokument eller store mengder av dokument, reiser det seg spørsmål om den som krev innsyn kan få ta med seg originaldokumenta ut av lokala til forvaltningsorganet for å gå gjennom dei i ein bustad, på arbeidsplass eller annan stad, altså om det er høve til å låne ut saksdokument i staden for å gi kopiar.

Det som talar mot, og er til hinder for dette, er fyrst og fremst omsynet til ei forsvarleg oppbevaring og sikring av dokumenta. Det vil ikkje vere forsvarleg å låne ut viktige dokument til einkvar som måtte be om det. Sentrale moment i ei slik vurdering vil vere kva høve den som krev innsyn har til å verne dokumenta, til dømes mot brann, kva slags dokument det er tale om, og om forvaltningsorganet sjølv eller eit anna organ sit med fleire eksemplar av dokumentet. Dersom organet til dømes sit med fleire eksemplar av dokumentet, og det er tale om mindre viktige delar av ein sak, kan utlån vere meir aktuelt enn dersom det er tale om sentrale dokument som det berre eksisterer eitt originalsett av.

Eit anna moment som talar mot å låne ut saksdokument er dei praktiske ulempene det kan medføre for organet å ikkje ha dokumentet tilgjengeleg. Dette kan avhjelpast dersom det finst fleire eksemplar, eller organet har dokumentet tilgjengeleg elektronisk, og omsynet gjer seg i mindre grad gjeldande dersom det er tale om dokument frå gamle og avslutta saker enn der det dreiar seg om dagsaktuelle saker. Endeleg må ikkje slikt utlån av dokument føre til at andre blir avskore frå innsyn i same sak. Alle skal ha same tilgang på informasjon, og utlån av dokument som fører til at så ikkje er tilfelle, kan i ytste fall vere i strid med forbodet mot forskjellshandsaming i offentleglova § 6. Òg dette kan i stor grad avhjelpast ved at organet sjølv eller andre organ sit med fleire eksemplar av dokumentet, men konflikt kan likevel oppstå, særleg dersom utlånet skjer over eit lengre tidsrom. Utlån av dokument er såleis ikkje heilt utelukka, men det er sterkt avgrensa høve til ei slik ordning, og det må i eitkvart høve ikkje vere tale om langvarige utlån.

9.4.4 Plikt til å gi opplysningar om immaterielle rettar i visse tilfelle

Offentleglova § 30 andre ledd gjennomfører direktiv 2003/98/EF artikkel 4 nr. 3 andre punktum. Etter fyrste punktum her har organ som er omfatta av direktivet plikt til å opplyse om kven som er innehavar av immaterielle rettar, eller kva lisenshavar organet har fått informasjonen frå, når det blir gitt innsyn i informasjon som det er knytt slike rettar til.

Plikta til opplysning frå det organet som gir innsyn gjeld berre så langt organet faktisk har kjennskap til kven som er innehavar av rettane eller lisenshavar, og føresegna medfører ingen plikt for organet til å undersøkje dette.

Etter andre ledd andre punktum treng ein ikkje å gi slik opplysning dersom dette openbart ikkje er naudsynt. Dette vil vere tilfellet der det går fram av dokumenta/informasjonen sjølv kven som har rettane eller lisensen, eller der det er klart at det ikkje er aktuelt å bruke informasjonen i strid med rettane, som der det blir gitt innsyn i søknader, klager og liknande skriv frå privatpersonar.

Tredje punktum fastslår at Kongen kan bestemme i forskrift at desse opplysningspliktene òg skal gjelde for verksemder som ikkje er omfatta av direktivet.

9.4.5 Korleis gi innsyn der berre delar av eit dokument er offentleg

Dersom det blir gjort unntak frå retten til innsyn for delar av eit dokument kan ein gi innsyn i resten av dokumentet gjennom utdrag. Det må alltid gå fram av dokumentet kva delar som er unnateke frå innsyn, til dømes gjennom at desse delane er sladda eller blir vist med blanke felt. Dersom store delar av eit dokument er unnateke frå innsyn kan det eventuelt noterast kva sider som er unnatekne. Det er ikkje åtgang til å redigere dokumentet slik at det framstår som eit fullstendig dokument, ein skal vise at det er gjort unntak. Elles gjeld dei vanlege reglane for innsyn.

9.4.6 Plikt til rettleiing

I mange tilfelle kan den som krev innsyn ynskje ei munnleg orientering om kva som står i saksdokumenta. Ei viss plikt til å gi slik orientering følgjer av føresegnene i forvaltningslova § 11 og av kravet til god forvaltningsskikk, medan eit framlegg om å ta inn ein eigen regel om dette i offentleglova ikkje vart følgd opp av lovgivar.

Omsynet til forsvarleg sakshandsaming kan tilseie at det blir gitt orientering ut over det som følgjer av den formelle rettleiingsplikta etter forvaltningslova, og det vil dessutan ofte vere vanleg praksis å gjere dette, særleg der ei orientering ikkje krev mykje førebuingar, ikkje er særleg tidkrevjande, og heller ikkje er eigna til å skape misforståingar.

Dersom dokumenta dei blir kravd orientering i er lange og/eller inneheld kompliserte framstillingar, vil ei omfattande orienteringsplikt kunne medføre store arbeidsbyrder for det aktuelle organet. Rettleiingsplikta må difor avgrensast ut frå omsynet til kapasiteten og arbeidsbyrda for organet, og kva slags dokument det er tale om. På den andre sida vil det ofte nettopp vere det at dokumentet er langt og komplisert som medfører eit behov for orientering, så ein må her finne ein balansegang. Å unnlate orientering om alt som er komplisert vil ikkje vere i samsvar med den rettleiingsplikta forvaltninga faktisk har. Faguttrykk og spesielle uttrykksformer som forvaltninga har nytta seg av må ein kunne krevje å få forklart dersom det kan skje nokolunde kort og konsist.

Eit forvaltningsorgan vil alltid ha plikt til å gi ei munnleg forklaring av forkortingar, koder eller liknande som er nytta i elektroniske system eller andre lagringsmedia som ikkje er papir.

9.5 Avslag og grunngjeving

9.5.1 Avslag skal vere skriftleg og grunngitt

I § 31 fyrste ledd fyrste punktum er det slått fast at avslag på krav om innsyn skal vere skriftleg. Dette er nytt i høve til den tidlegare lova, som ikkje oppstilte noko formkrav fir avslag. Mellom anna brev, e-post og telefaks vil oppfylle kravet. Det har etter kvart vorte vanleg at innsynskrav blir sett fram gjennom e-post, og at eit eventuelt avslag blir gitt på same måte.

Etter andre punktum skal avslaget alltid vise til den føresegna som er grunnlaget for avslaget, og til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er nytta. Avslaget skal såleis innehalde ei heilt presis heimelstilvising, det er ikkje nok å berre vise til ein paragraf. Dette er heilt i samsvar med gjeldande rett under offentlegheitslova 1970. Dersom avslaget byggjer på forskrift må det etter fjerde punktum opplysast om dette, og kva for punkt i forskrifta avslaget byggjer på. Det er ikkje krav i lova om å opplyse kva for lovføresegn forskrifta er gitt i medhald av, men det kan vere greitt å ta det med, noko som i stort omfang blir gjort.

Dersom grunnlaget for avslag er § 13 om opplysningar underlagt teieplikt må det i avslaget visast til føresegna som pålegg teieplikt, noko som blir fastslått i tredje punktum. Dersom ein skal gjere unntak med bakgrunn i at opplysningane gjeld nokon sine personlege tilhøve vil rett tilvising vere offentleglova § 13 fyrste ledd, jf. forvaltningslova § 13 fyrste ledd nr. 1. Det skal sjølvsagt ikkje opplysast noko nærare om dei omstenda som medfører teieplikt.

Femte punktum fastslår at avslaget òg skal opplyse om høvet til å klage og om klagefristen. Dette samsvarar fullt ut med det som gjeld for enkeltvedtak i forvaltningsretten generelt, jf. forvaltningslova § 27, men sidan avslag om krav på innsyn etter offentleglova ikkje er å rekne som eit enkeltvedtak etter forvaltningslova trengst ein eigen heimel for å pålegge slik opplysning her. Begge desse to siste punkta tilsvarar fullt ut det som følgde av offentlegheitslova 1970 § 9 andre ledd. Når eit departement har avslått eit innsynskrav, bør avslaget også innehalde opplysing om at høvet til å klage til Sivilombudsmannen går tapt dersom klagen blir avgjort av Kongen i statsråd, jf. § 32 fyrste ledd sjette ledd og punkt 10.1 nedanfor.

9.5.2 Krav om nærare grunngjeving

Etter § 31 andre ledd kan den som har fått avslag på krav om innsyn, innan tre veker frå avslaget vart motteke krevje ei nærare grunngiving for avslaget. Denne føresegna er ny i offentleglova. Organet pliktar etter dette å gi ei nærare grunngiving for avslaget, der hovudomsyna som har vore avgjerande for avslaget skal nemnast. Det skal ikkje berre omfatte kvifor organet meiner det er unntaksgrunnlag, men, der det er aktuelt, kva det er lagt vekt på i meirinnsynsvurderinga. Det krevst ikkje at det i det fyrste avslaget blir sagt noko spesifikt om dette høvet til å krevje nærare grunngjeving. Denne grunngivinga skal givast skriftleg og snarast råd, seinast ti arbeidsdagar etter at kravet om nærare grunngiving vart motteke. Føresegna krev ingen uttømmande eller omfattande grunngiving, og organet er ikkje forplikta til å røpe opplysningar som det er gjort unntak frå innsyn for.