NHH, IT-avdelingen, Fleksitidsprogrammet

Om NHH - IT-avdelingen

Sist oppdatert 2006-12-28

Brukerveiledning til fleksitidsprogrammet

Fleksitidsprogrammet Fleksitid2007 er en elektronisk versjon av det vanlige fleksitidsskjemaet, men med noen tilleggsfunksjoner.

Å laste ned fleksitidsprogrammet til egen maskin

Du kan laste ned programmet til egen maskin slik:

For PC:

Klikk med høyre musknapp på linken Fleksitid2007 og velg så "Save Target As..." på menyen som dukker frem. Finn frem til og åpne mappen "Dokumenter" på M: området ditt og trykk så på "Save"-knappen.

For Macintosh:

Denne instruks er skrevet for Mac OS 9, da det mangler tilbakemelding og erfaring fra de som bruker Mac OS X (10).
Holde Ctrl-tasten nede, klikk med musknappen på linken Fleksitid2007 og velg så "Download Link to Disk" på menyen som dukker frem. Finn frem til mappen du vil lagre programmet i og trykk så på "Arkiver (Save)"-knappen.

Å starte fleksitidsprogrammet på egen maskin

Start Excel på maskinen din og åpne (hent inn) fleksitidsprogrammet du lagret, som beskrevet i avsnittet ovenfor. Hvis du ikke har endret navnet på programmet heter det Fleksitid2007v7r2.xls .

Filformat tilpasset forskjellige Excel-verjoner

Programmet er fra 2002 lagret i bare en versjon, felles for Mac OS og Windows. Programmet kan ved behov konverteres for bruk med en eldre versjon av Excel.

De fleste kan bruke den nyeste versjonen for Excel 2003 på PC og Excel 2004 på Mac.

Hva ser jeg når jeg starter programmet?

Programmet vil vise et fleksitidsskjema svært likt det trykte skjemaet du er vant til. Programmet har ett skjema for hver måned. Månedsnavnet og årstallet står øverst i høyre hjørne. Nederst på siden vil du se 12 faner med månedsnavnene "Januar" t.o.m. "Desember", samt fanene "Fleksitidsordningen", "Timeliste" og "Parametre". Du skifter mellom arkene ved å klikke på tilhørende fane.

Siden fleksitidsprogrammet er en elektronisk utgave av fleksitidsskjemaet, medfører det ingen endringer i reglene om kjernetid, ytre arbeidstid, avgrensningsperiode, tidsoverføring, overtid osv. Reglene, slik de er trykt på baksiden av det skjemaet du kjenner, finner du på arket "Fleksitidsordningen" i programmet.

Arket "Parametre" inneholder opplysninger om arbeidstidens lengde sommer/vinter, andre kalenderopplysninger, feilmeldingstekster og viktige data som overføres mellom de forskjellige månedene. For den vanlige bruker er det ikke nødvendig å gjøre endringer på arket "Parametre", men har du deltidsstilling er det ofte tidsbesparende å sette din stillingsprosent på arket "Parametre".

Hjelpetekster

Det er lagt inn hjelpetekster (comments) for mange av feltene i skjemaet. En celle som har hjelpetekst har en rød trekant i øverste høyre hjørne. Du kan lese hjelpeteksten ved å plassere pekeren over cellen. Hvis du ikke får lest hele teksten kan du trykke på høyre musknapp og velge "Show Comment". Tekstfeltet vil da bli flyttet til et sted på skjermen hvor det er plass til hele feltet. Teksten blir stående på skjermen til du igjen trykker på høyre musknapp og velger "Hide Comment". De forskjellige Excel-versjonene kan ha forskjellig metode for å vise kommentarene.

Hjelpetekstene gjelder enten for én enkelt celle eller for en hel kolonne på arket. Les hjelpetekstene for å finne hvilke tall som skal stå i hvilke kolonner og celler.

Hvordan bruker jeg programmet?

Det første du gjør er å velge måneden du vil registrere opplysninger for, vanligvis Januar. I feltene "Ditt ansattnr" (celle D1) og "Skriv navnet ditt her" (celle D2) skriver du ansattnummeret og navnet ditt slik det skal vises på utskriften. Nummeret og navnet du skriver vil bli brukt på alle etterfølgende månedsark, inntil du ev. skriver et nytt navn.

I cellen "Fra forrige måned" skriver du inn antall minutter pluss- eller minustid du ønsker overført fra foregående avregningsperiode. I alle etterfølgende måneder vil pluss-/minustiden som vises nederst på det ene månedsarket (celle N38) automatisk bli overført til denne cellen (celle I4) på neste månedsark.

Kolonnebeskrivelser

Arbeidstid

Kolonnen "Arb. tid" viser arbeidstiden hver dag gjennom hele måneden. Hvis arbeidstiden er null, som den vil være på lørdager, søndager og bevegelige helligdager, vises ingen tid. Arbeidstiden er tilpasset tilsatte i 100% stillinger og varierer med årstiden. Er du tilsatt i deltidsstilling, må du justere opplysningene i kolonnen for arbeidstid.

Har du deltidsstilling med en fast stillingsbrøk og arbeider like mange timer hver dag kan du foreta en tilpassing på arket "Parametre". Gå til "Parametre", finn celle N4 og N5 og skriv inn stillingsbrøken din i prosent, både for sommer- og for vinterperioden.

Arbeider du varierende antall timer på de forskjellige dagene gjennom uken kan du fra og med versjon 7 spesifisere en prosentfordeling mellom dagene i kolonnen "Stillingsbrøk kort arbeidstid" (F4 til F10) og "Stillingsbrøk lang arbeidstid" (H4 til H10) på arket "Parametre". Hvis du arbeider like mange timer hver dag mandag til fredag, vil daglig stillingsbrøk være 20%. Hvis du alternativt har fri onsdag og i stedet arbeider litt lengre mandag, tirsdag, torsdag og fredag, vil stillingsbrøken disse dagene være 25%, men være 0% på onsdag.

Som i tidligere versjoner av programmet kan du spesifisere riktig timetall i "Arb. tid"-kolonnen utenfor hver dag, men etterpå må du bruke vanlige kopieringsfunksjoner i Excel og kopiere opplysningene fra uke til uke og fra måned til måned.

IT-avdelingen har likevel god erfaring med å bruke en fast stillingsprosent også for de som normalt arbeider kun én dag i uken. Den dagen man arbeider fullt registreres det mye plusstid, mens de dagene man ikke arbeider registreres som avspasering. Dette går i balanse i løpet av uken.

"Kom kl" og "Gikk kl"

Her angir du klokkeslettene for når du kom på arbeid og når du gikk igjen. Programmet virker slik at all tilstedeværelse på jobben kan registreres. Pluss-/minustid og overskytende overtid summeres for overføring til neste måned. Alternativt kan man føre overtiden ut av månedsoversikten ved å fylle ut celle M37, og deretter føre overtiden på en egen timeliste.

Plusstid og minustid

Din plusstid eller minustid den enkelte arbeidsdag beregnes automatisk ut fra arbeidstiden den samme dagen, derfor må arbeidstiden din være riktig spesifisert. Du kan ikke opparbeide plusstid utenfor ytre arbeidstid, dvs. før kl 07:00 og etter kl 20:00. T.o.m. år 2000 var ytre arbeidstid bare t.o.m. kl 18:00

Arbeider du før kl 07:00 eller etter kl 20:00 vil dette bli registrert som overtid. Likevel kan du ikke ha minustid og overtid samme dag, så arbeider du på ukurante tidspunkt vil du først få registrert overtid etter at du har oppfylt dagens definerte arbeidstid.

Avspasering av plusstid

Når du en dag arbeider kortere enn normal arbeidstid vil du få registrert minustid. Skal du avspasere en halv dag vil også det bli registrert som minustid i kolonnen "Plusstid/Minustid". Men skal du derimot avspasere en hel dag kommer du ikke på arbeid i det hele tatt. Da angir du klokkeslett for "Kom kl" og "Gikk kl" til samme tidspunkt, som om du "snudde i døra", og får da registrert dagens arbeidstid som avspasering i kolonnen "Avspasering av plusstid".

Avspasering og Ferie

Nytt i versjon 7 er at du i kolonnen "A F" kan markere hele avspaserings- eller feriedager. Skriver du en "A" i kolonnen betyr det det samme som om du "snudde i døra", som beskrevet ovenfor. For feriedag angir du en "F". Klokkeslettene for når du kom på arbeid og når du gikk igjen er unødvendige på slike dager og behøver ikke angis. Alle dager med A eller F merke blir markert med grønt på timelisten, for å lette leseligheten. I celle G37 summeres antall hele dager du har avspasert, og i celle G38 antall feriedager du har brukt. Bemerk at det bare er arbeidsdager som du har ferie på som inngår i summen. Har du lørdagsfri vil lørdagene ikke telles. Dette må du ta hensyn til når du sammenligner brukte feriedager med det totale antall feriedager i inneværende år.

Pålagt overtid

Det du arbeider utover normal arbeidstid vil bli registrert som plusstid, helt fram til kl 20:00. Arbeider du enda lenger vil det overskytende bli registrert som "pålagt" overtid.

Dersom det er slik at det du arbeider utover normal arbeidstid er pålagt overtid, må du registrere overtidstimene i kolonnen "Pålagt overtid". Du må også tilpasse klokkeslettet for "Gikk kl" slik at du registrer alt arbeidet som en sammenhengende tidsperiode, selv om du har tatt en pause før du begynte på overtiden. En eventuell differanse mellom all tid arbeidet en dag og summen av normal arbeidstid pluss pålagt overtid vil registreres som plusstid. En vanlig arbeidsdag kan således bestå av både full arbeidsdag, plusstid og pålagt overtid.

Avspasering av overtid

Du kan avspasere overtid og bruke tiden til å fylle en normal arbeidsdag som ellers ville medført minustid. På den måten kan du erstatte minustid med opparbeidet overtid. Hvis du gjør det skal du likevel ha godtgjort overtidstillegget for de timene du avspaserer, og dette må skrives på en egen timeliste.

Merknader og feilmeldinger

I kolonnen "Merknader" vil viktige merkedager, nyttår, påske, 17. mai, jul osv. være markert med en tekst. Merknadsfeltet vil også vise feilmeldinger når du har tastet ugyldige klokkeslett eller kombinert overtid eller avspaseringer på en ulovlig måte. Du må rette opp i feilene for å få feilmeldingen bort.

Du kan også skive tekst i merknadsfeltet, f.eks. klokkeslettene for når du arbeidet overtid før du skriver egen overtidsliste. Du kan skrive når du var hos lege/tannlege, eller skrive dager du vil huske.

Bemerk at hvis du skriver noe i merknadsfeltet vil dette hindre visning av feilmeldinger i det samme feltet.

Start på overtid og Slutt på overtid

De to tallkolonnene "Start på overtid" og "Slutt på overtid" er nye i versjon 6 av programmet. De viser klokkeslettene for start og slutt på angitt overtid. Så snart det vises overtid i kolonne "Pålagt overtid" vil det også vises klokkeslett på tilsvarende dag i de to kolonnene til høyre.

Det er enkelt å overføre overtiden til den vanlige overtidslisten med "Copy-Paste" ("Kopier-Lim inn") ved å kopiere innholdet av begge kolonnene fra dag 1 t.o.m. dag 31 (celle AA5:AB35). Husk at det bare er verdiene du skal kopiere, ikke formatteringen. Når du skal lime inn velger du derfor "Edit"/"Paste Special"/"Values"/"OK".

Under fanen "Timeliste" ligger en kopi av NHHs vanlige timeliste-sjema for registrering av timer/overtidstimer. Det er lett å lage flere kopier av dette skjemaet ved å benytte funksjonen "Edit\Move or Copy Sheet" eller ved å markere fanen "Timeliste", holde nede "Ctrl" og flytte fanen dit man vil ha en kopi. (På Macintosh benyttes "Alt"-tasten alene.)

Husk at timene du overfører til overtidsliste skal føres ut av fleksitidslisten ved å fylle ut celle M37.

Spesialtilpassinger

Riktig årstall

Arket "Parametre" inneholder en kalender over merkedager og bevegelige helligdager for alle årene 1998-2010. Denne versjonen av programmet kan derfor omprogrammeres til å gjelde et hvilket som helst av disse årene ved å sette riktig årstall i celle N2.

Ønsker du å lage en fleksitidsliste for et annet år bør du hente ned en ny (tom) kopi av fleksitidsprogrammet, slik at du slipper å slette data i den kopien du lager. Når du skal endre årstallet gjøres dette enklest ved å velge alle månedsarkene samtidig (marker januar, hold skifttasten nede og marker desember). Alle fanene for hele året blir da hvite. Skriv deretter det nye årstallet inn i celle N2. For å oppheve markeringen av "alle månedene" må du etterpå markere fanen til én av månedene, så trykke ned skift-tasten og klikke en gang til på månedens fane. Nå er programmet klart til å registrere data for det nye året. Programmet kan benyttes for år både før og etter 1998-2010, men da vet ikke programmet noe om de bevegelige helligdagene og vil ikke markere jul, påske osv.

Helligdager og andre merkedager

På arket "Parametre" er det en tabell kalt "Helligdager" der alle bevegelige helligdager, dager med avvikende arbeidstid og merkedager som bare skal vises i "Merknader" er samlet. Det er registrert slike dager for alle årene 1998-2010, men det er mulig å legge inn egne merkedager og kalenderopplysninger for flere år. Datoene behøver ikke ligge i ordnet (sortert) rekkefølge.

Tabellen begynner i celle A42, og formatet på tabellen er slik:

Kolonne A: Datoen på format: mm.dd.åååå

Kolonne B: Arbeidstiden i timer den dagen. Verdien "#N/A" benyttes når arbeidstiden ikke skal røres. Hvis feltet ikke er utfylt, eller er satt til 0, oppfattes datoen som å være en helligdag.

Kolonne C: Teksten du vil skal vises i "Merknader"-feltet.

Månedsarkene er "låst"

Alle arkene i fleksitidsprogrammet er låst. Bare de cellene hvor du har lov til å skrive noe er ubeskyttet. Dette er gjort for å hindre at formlene i regnearket blir overskrevet eller ødelagt. På månedsarkene er det kolonnene "Arb. tid", "A F", "Kom kl", "Gikk kl", "Pålagt overtid", "Avspasering av overtid" og "Merknader" som det kan skrives noe i. På arket "Parametre" er det bla. cellene for Stillingsbrøk, Stillingsbrøk kort/lang arbeidstid og tabellen "Helligdager" som er åpne. Hvis du bruker Tab-tasten til å forflytte deg på arket vil du hoppe til neste åpne celle.

Programversjoner

Fleksitidsprogrammet er under stadig endring ettersom nye muligheter byr seg og eventuelle feil blir oppdaget og rettet. Den versjonen som nå er tilgjengelig, er versjon 7. Det vises av programnavnet Fleksitid2007v7r2, men kan også ses nederst på hvert fleksitidsskjema, på linjen over signaturfeltet.

Når det gjøres mindre rettelser i programmet kommer det bare en ny revisjon, ikke en helt ny versjon. Dette er markert med et revisjonsnr. For versjon 6 er det til nå laget 12 revisjoner før disse ble innarbeidet i versjon 7 revisjon 1..

I versjon 5, revisjon 3 er det lagt inn kalenderoppdateringer t.o.m. 2004.
I versjon 5, revisjon 4 er det lagt inn forlengelse av ytre arbeidstid fra kl 18:00 til kl 20:00 på hverdager.

I versjon 6 er programmet endret for å kunne håndtere 2 separate fleksitidsperioder, fra kl 07:00 til kl 20:00 på hverdager og fra kl 07:00 til 18:00 på lørdager. I tillegg er det lagt inn 2 nye tallkolonner som viser klokkeslettene for start og slutt på overtid. Så snart det vises overtid i kolonne "Pålagt overtid" vil det også vises klokkeslett i de to kolonnene til høyre.

I versjon 6, revisjon 1, er det lagt inn en kopi av NHHs timelisteskjema slik at det skal være enkelt å klargjøre overtidslister.
I versjon 6, revisjon 2, er en avrundingsfeil på timelisteskjemaet korrigert.
I versjon 6, revisjon 3, er en feil i overføring av pluss/minustid mellom månedene korrigert.
I versjon 6, revisjon 4, er formateringen av timelisteskjemaet justert for bedre utskrift under Windows.
I versjon 6, revisjon 5, er det i timelisteskjemaet mulig å spesifisere klokkeslett som går inn i neste døgn. Antall timer som kvalifiserer for lørdags-/søndagstillegg beregnes automatisk.
I versjon 6, revisjon 6 er det lagt inn kalenderoppdateringer t.o.m. 2005.
I versjon 6, revisjon 7 er det lagt inn kalenderoppdateringer t.o.m. 2006. Utskrift av en fleksitidsliste omfatter nå endret til også å omfatte kolonnene for "Start ..." og "Slutt på overtid".
I versjon 6, revisjon 8 er årstallet satt til 2004 og det er lagt inn kalenderoppdateringer t.o.m. 2007.

I versjon 6, revisjon 9 er årstallet satt til 2005 og det er lagt inn kalenderoppdateringer t.o.m. 2008. For alle årstall 2004 og framover er arbeidstiden i påskeuken, for julaften, nyttårsaften og dagene mellom jul og nyttår justert. De finnes lokale avtaler for hvilke dager man skal arbeide og hvor lenge man skal arbeide på disse dagene, men onsdag før skjærtorsdag er satt opp med arbeidstid til kl 13:00, julaften og nyttårsaften er satt opp med arbeidstid til kl 12:00. Mellom jul og nyttår er arbeidstiden fra kl 10:00. Ønsker man andre arbeidstider kan man skrive dem inn direkte i kolonnen "Arb.tid" eller på arket "Parametre", som beskrevet tidligere.

I versjon 6, revisjon 10 er årstallet satt til 2006 og det er lagt inn kalenderoppdateringer t.o.m. 2009. I en tidlig versjon av denne filen, lagt ut 28.12.2005, er dagene 8. mai og 15. mai markert som fridag. Hvis denne feilen finnes i ditt skjema, og du ikke ønsker å laste ned et nytt, kan du enklest rette dette ved å sette korrekt arbeidstid på disse to dagene. Feilen kan også rettes i arket "Parametre" ved å sette verdien for arbeidstid til "#N/A".

I versjon 6, revisjon 11, som er en oppdatert versjon for 2006, er arbeidstiden i forbindelse med jul og nyttår korrigert. Opplysningene som lå inne gjaldt Sentraladministrasjonen (i Oslo). Siden fleksitidsprogrammet benyttes i mange forskjellige miljøer er det mest hensiktsmessig at det er arbeidstidsreglene fra Hovedtariffavtalen i Staten som ligger inne som standard. De institusjoner som gjennom særavtaler kan ha avvikende arbeidstidsavtaler i forbindelse med høytider kan korrigere arbeidstiden på de dager dette gjelder.

I versjon 6, revisjon 12 er årstallet satt til 2007 og det er lagt inn kalenderoppdateringer t.o.m. 2010.

I versjon 7 er det blitt mulig å registrere forskjellig lengde på arbeidstiden på forskjellige ukedager, slik at dette kan gjøres én gang pr år. Nytt er også muligheten for å registrere avspaserings- og feriedager slik at man enkelt kan holde oversikt over hvor mange dager man har benyttet.

I versjon 7, revisjon 2 er det gjort noen kosmetiske endringer. Bl.a. er fonten i merknadskolonnen endret til "Arial Narrow" for å gi plass til mer tekst. Det er gjort noen tilpasninger til Office 2007.

Tilbakemelding

Har du synspunkt, kommentarer eller spørsmål til programmet, er det fint om du kontakter Nils H. Netteland pr. e-post, slik at programmet eventuelt kan oppdateres.

Nils H. Netteland

Sist oppdatert: 2006-12-28. Kontakt om innhald: Heine Didriksen