HÅNDBOK I HMS FOR NTNU
Utgave: 20.08.1999
Klikk her for bedre utskrift (PDF side)

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontroll-forskriften) stiller en del grunnleggende krav til hvordan det skal arbeides med helse, miljø og sikkerhet (HMS) (jfr kap. 6.3). Det er ikke tilstrekkelig å løse problemer etterhvert som de oppstår. Hensikten med det systematiske HMS-arbeidet ved NTNU er å bidra til et arbeidsmiljø som stimulerer de tilsatte til å være kreative, konstruktive og kritiske. Arbeidsmiljøet skal fremme arbeidsevne, læring og helse og verne mot arbeidsrelatert sykdom, arbeidsulykker og miljøskadelig utslipp/avfall. En grunnleggende forutsetning for å oppnå dette er at enheten har sørget for at de lover og forskrifter som gjelder for virksomheten er tilgjengelige, har oversikt over gjeldende krav og har klare strukturer for å jobbe med forbedring og utvikling innen helse, miljø og sikkerhet.

Universitetsdirektøren har det overordnede ansvaret for det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved NTNU. Ansvaret for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ligger i linjen. Lokalt vil det si at lederen for enheten har ansvaret. Lederen kan imidlertid fordele utførelsen av oppgaver knyttet til ulike deler av HMS-arbeidet til tilsatte ved enheten. Fordeling av utførelsen av oppgavene innebærer ikke at lederne fritas for ansvar. Denne fordelingen skal dokumenteres. Der NTNU deler lokaler/aktiviteter med andre virksomheter skal arbeidsgiver sørge for at det avklares hvilken virksomhet som må regnes som hovedbedrift (jfr. kap. 2.1).

Beskrivelsen av organiseringen av HMS-arbeidet ved enheten kan brukes til å dokumentere fordeling av arbeidsopppgaver og avklaring av hvilken virksomhet som regnes som hovedbedrift (se kap. 8.2).

Eksempler på fordeling av oppgaver:

• Det oppnevnes en HMS-koordinator (jfr kap. 2.2.8).
• Veileder får i oppgave å sørge for at studenter får opplæring i sikkerhet knyttet til laboratoriekurs.
• Lab.ansvarlig får som oppgave å gjennomføre sikkerhetsrunder i laboratoriet hvert semester.
• Det oppnevnes lokal tilsynshavende for strålevern (jfr kap. 7.4).
• Det oppnevnes kontakt for oppbygging og vedlikehold av stoffkartotek.

Når HMS-oppgaver fordeles, skal ansvarlig leder holdes informert om vesentlige HMS-forhold og få systematisk tilbakemelding fra den/de som har fått tildelt oppgaver.

Den som er valgt som verneombud skal bare tildeles HMS-oppgaver som faller inn under arbeidsgivers plikter i den grad disse er en naturlig del av vedkommendes ordinære arbeid. Verneombudets hovedoppgave er tilsynsfunksjonen.

Alle enheter skal gjennomføre en løpende kartlegging av arbeidsmiljøet (jfr AML § 14). Det eksisterer ulike verktøy som kan benyttes for å kartlegge arbeidsmiljøet. Medarbeidersamtaler med de tilsatte er en metode som blant annet kan benyttes til å kartlegge deler av de psykososiale aspektene ved arbeidsmiljøet. Gjennomføring av medarbeidersamtaler beskrives som en del av personalansvaret for instituttlederne ved NTNU.

Ved NTNU er det utviklet en sentral retningslinje for gjennomføring av HMS-runde. Enhetene skal gjennomføre minst en HMS-runde i året (se kap. 8.3).

Enhetene kan i tillegg velge å benytte andre metoder for å kartlegge sitt arbeidsmiljø:

• Det kan gjennomføres strukturerte gruppesamtaler for å få kartlagt hvilke styrker og utfordringer enheten har i forhold til HMS. Slike metoder egner seg spesielt godt til å kartlegge de organisatoriske og mellommenneskelige (psykososiale) sidene ved miljøet.
• Det kan gjennomføres risikoanalyse i spesielt utsatte arbeidsmiljø (for eksempel biologiske helsefarer, støy, strålingsfare, stor ulykkesfare).
• Det kan gjennomføres jevnlige møter mellom ledelsen eller dennes representant i HMS-arbeidet og verneombud.
• HMS kan tas opp som en fast post på enhetens møter.

Når enheten har kartlagt sitt arbeidsmiljø, danner funnene sammen med NTNUs overordnede mål for HMS-arbeidet (jfr kap. 1.1) grunnlag for å utarbeide egne mål for arbeidet med HMS ved enheten. Målene må være mest mulig konkrete, målbare og tidfestet slik at de danner grunnlag for handling. Deretter skal det utarbeides en plan for utvikling av HMS-forholdene ved enheten. I handlingsplanen skal de ulike tiltakene prioriteres i forhold til hverandre. Handlingsplanen skal følges opp (se kap 8.4).

Med kartlegging menes en gjennomgang av enhetens miljø i den hensikt å få en oversikt over hva som fungerer godt, hva som trenger å forbedres og hva som mangler og trenger å utvikles. Det fins mange metoder for kartlegging. Metode må velges ut fra hvilken type arbeid som utføres på enheten og hvilke forhold en ønsker å vite noe om. Arbeidsmiljøloven beskriver i §14 Arbeidsgiverens plikter: "b) sørge for en løpende kartlegging av det eksisterende arbeidsmiljø i virksomheten med hensyn til risikoforhold, helsefarer og velferdsforhold, og igangsette nødvendige tiltak".

En del av miljøene ved NTNU gjennomfører vernerunder. En HMS-runde er en utvidet vernerunde som vurderer forhold knyttet til all HMS-lovgivningen (jfr kap. 6).

HMS-runde er en kartleggingsmetode der en har en gjennomgang av enhetens lokaler, utstyr og arbeidsmetoder med tanke på å avdekke uheldige forhold og vurdere behovet for å gjennomføre tiltak. Forhold knyttet til forurensning av det ytre miljø, brann og eksplosjoner skal også vurderes. Retningslinjen for HMS-runde er et verktøy som setter miljøene ved NTNU i stand til å gjennomføre kartlegginger av arbeidsmiljøet og som oppfyller kravene i forskrift om systematisk HMS-arbeid (se kap 8.3).

Det eksisterer ulike maler for gjennomføring av medarbeidersamtaler. Ved NTNU kan enhetene henvende seg til OU-avdelingen for å få tilgang på aktuelle hjelpemidler for gjennomføring av medarbeidersamtaler. En medarbeidersamtale er en planlagt, forberedt systematisk og personlig samtale hvor leder og medarbeider utveksler synspunkter og erfaringer på arbeidsmål, -oppgaver, -måte og -resultater, samarbeidsforhold og -former, personlig/faglig utvikling, arbeidsmiljø og trivsel. Hvor konfidensiell medarbeidersamtalen skal være, må avtales mellom leder og arbeidstaker. Medarbeidersamtaler skal ikke benyttes ved akutte konflikter, lønnsforhandlinger eller oppsigelse.

Når en starter med HMS-arbeid ved enheten må en først kartlegge arbeidsmiljøet ved å gjennomføre HMS-runder i alle lokalene enheten disponerer og/eller gjennomføre strukturerte samtaler om HMS-forhold med de tilsatte enkeltvis eller i gruppe. Deretter kan en formulere overordnede mål som f. eks.:

• Vi skal ikke ha arbeidsulykker på verkstedet.
• Forholdene mellom de tilsatte på enheten skal være slik at hver enkelt blir verdsatt og får bruke sine evner i arbeidet.
• Tilsatte ved instituttet skal ikke utvikle belastningslidelser p.g.a. arbeid med data.
• Tilsatte og studenter som håndterer kjemiske, radioaktive eller biologiske stoffer skal være i stand til å beskytte seg slik at arbeidsrelatert sykdom unngås.

De overordnede målene kan nås gjennom mer konkrete, tiltaksrettede delmål som f.eks:

• Få utarbeidet retningslinjer for alt risikoarbeid i et verksted.
• Sørge for at alle ulykker og nestenulykker rapporteres.
• Opprette stoffkartotek som tilfredsstiller kravene i lover og forskrifter, herunder lagringstillatelser.
• Tilrettelegge dataarbeidsplassene slik at alle som en vesentlig del av dagen arbeider med data har tilfredsstillende støtte for underarmen og belysningsnivå på minimum 500 lux på arbeidsplassen.
• En gang pr. halvår gjennomføre samtale med gruppen av tilsatte om hvordan arbeidsmiljøet på enheten kan utvikles.
• Gjennomføre 1. hjelpskurs for alle tilsatte i laboratoriene.

En handlingsplan beskriver enhetens utfordringer innen HMS, hvilken prioritet disse har, tiltak som er vedtatt gjennomført, kostnader, ansvar og tidsfrist. Ansvarlig leder sørger for at handlingsplanen utarbeides. Utformingen av handlingsplanen skal skje i nært samarbeid med representanter for de tilsatte og er en del av grunnlaget for enhetens budsjettarbeid. Handlingsplanen er et effektivt hjelpemiddel i det systematiske arbeidet og vil også fungere som en del av dokumentasjonen på enhetens HMS-arbeid (se kap. 8.4).

Der det er mulig, bør uheldige forhold som avdekkes under kartleggingen, rettes opp umiddelbart. Forbedringer som kan gjøres innenfor rammen av enhetens tildelte ressurser, løses her. Om nødvendig fremmes kostnadskrevende tiltak til følgende års budsjett. Forhold som krever større investeringer eller ressurser for å løses, tas opp med nivået over, ev. med styret. Fakultetet/avdelingen lager en prioritert plan som oversendes den stabsavdeling som er ansvarlig for oppfølging - for eksempel Teknisk avdeling, Organisasjonsutviklingsavdelingen eller MA-seksjonen ved Økonomiavdelingen. Disse benytter handlingsplanene som et av grunnlagene for prioritering og planlegging av sitt arbeid.

En tid etter at handlingsplanen er vedtatt, avtales en gjennomgang mellom leder eller dennes representant og verneombudet for å sikre at tiltakene gjennomføres som planlagt.

På en arbeidsplass vil det være problemer og enkeltsaker som må løses med en gang uavhengig av kartlegginger. Dette kan for eksempel være:

• Avtrekksskap som ikke virker.
• Søvnproblemer som skyldes for høyt arbeidspress.
• Vond rygg p.g.a. dårlig arbeidsstilling.

Den som avdekker mangelen kan, i mange tilfeller, løse dette selv. Dersom dette ikke lar seg gjøre, må melding gå til avdelingsleder/instituttstyrer. Når det foretas innkjøp av utstyr er HMS-forhold en del av vurderingene som gjøres.

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter stiller i § 5 krav til at HMS-arbeidet skal dokumenteres skriftlig. Minimumskravet er at virksomheten skriftlig skal:

1. Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.
   Enhetene må selv fastsette og dokumentere hvilke mål de ønsker å oppnå i sitt lokale HMS-arbeid.
2. Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt.
   Enhetene må selv dokumentere hvordan oppgaver er fordelt innen enheten (jfr kap. 8.2).
3. Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.
   Enhetene må selv sørge for å kartlegge HMS-forholdene, vurdere risiko og utarbeide handlingsplaner for å redusere risiko og dokumentere dette (jfr kap. 8.3 og 8.4).
4. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Gjennomføring av HMS-runder og medarbeidersamtaler er viktige i dette arbeidet. Retningslinjer som er felles for hele eller deler av NTNU utarbeides sentralt (for eksempel melding om ulykker), mens enheten selv må utarbeide rutiner og instrukser som er spesielle for enheten.
5. Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet for å sikre at dette fungerer som forutsatt. Den årlige rapporteringen fra enhetene vil gi en samlet oversikt over HMS-aktiviteten og tilstand lokalt. Etter hvert som det systematiske HMS-arbeidet kommer i gang ved NTNU, må NTNU sentralt utvikle et system for å gjennomføre revisjoner.

Ved NTNU er det utarbeidet en del sentrale retningslinjer og rutiner innenfor HMS (se kap. 7). Instrukser som vil være spesielle for enheten, må enheten selv utarbeide og kunne dokumentere (for eksempel sikkerhetsinstrukser på laboratorier, avtaler om service på kraner osv.).

Kapittel 8 inneholder originalskjemaer som kan kopieres og brukes for å dokumentere enhetens systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Enhetens dokumentasjon for internkontroll for elektriske anlegg bør arkiveres sammen med øvrig HMS-dokumentasjon. Alle utfylte skjema bør arkiveres sammen med annen dokumentasjon under kap. 5 i denne håndboken, ev. i enhetens egen lokale håndbok.

Klikk her for å gå tilbake til hovedside