• Riksarkivarens forord
• Formål og målsetninger
• Organisasjon, budsjett og personale
• Arkivlov og arkivforskrift
• Arkivverket og arkivskaperne
• Middelaldermusikk i arkivet
• Magasinforhold og bygningsmessige behov
• Avleveringer: 5000 meter
• Avleveringsetterslep
• Arkiver i orden og uorden
• Ordnede og avleverte arkiver
• Arkivsystemet Asta
• Det dansk-norske arkivspørsmål
• Arkivnett Norge
• Konservering og forebyggende arbeid
• Publikumshenvendelser til arkivene
• Arkivprisen til Forsvaret
• Digitalarkivet
• Mikrofilming
• Publikasjoner
• Arrangementer
• Undervisning og forskning
• Internasjonalt samarbeid
• Arkivverket i tall
• Fordeling av personalressurser på hovedmål
  
  
  
  
  

RIKSARKIVARENS FORORD

Samarbeid er en krevende arbeidsform. Det er frivillig og nødvendig på samme tid. Dette gjelder enten det dreier seg om nasjonale eller internasjonale initiativ. Internasjonalt samarbeid har stått på Arkivverkets dagsorden siden Riksarkivaren var med å danne den internasjonale arkivorganisasjonen (ICA) like etter 2. verdenskrig. I dagens situasjon er vi blant annet et aktivt medlem i ICAs komite for elektroniske arkiver. Vårt samarbeid med Holocaust-museet i Washington DC om mikrofilming av kilder til jødenes historie i Norge og vårt tilsvarende samarbeid med UNESCO-sekretariatet i Geneve om mikrofilming av Nansen-arkivet, er andre eksempler på vårt internasjonale engasjement. Dessuten har Riksarkivaren gjennom flere år ytet økonomisk støtte til arbeidet som European Commission on Preservation and Access driver, og til samarbeidet som Open Society Archives i Budapest koordinerer for å avhjelpe arkivsituasjonen etter krigen i Kosovo.

Riksarkivaren har vært med i formalisert nordisk arkivsamarbeid siden mellomkrigstiden. De nordiske arkivdagene, Nordisk Arkivnyt og Nordisk Arkivakademi er i dag uttrykk for dette samarbeidet som kommer i tillegg til det bilaterale nordiske samarbeidet. I 2000 avsluttet vi et 15 års langt samarbeid med Statens Arkiver i Danmark om den dansk-norske arkivsaken.

På det nasjonale plan har Riksarkivaren og Arkivverket mange både formelle samarbeidsavtaler og praktiske samarbeidsordninger med andre instanser på tvers av sektorene. Arkivkunnskap som fag ved Universitetet i Oslo og Arkivakademiets undervisning i arkivfag er resultater av dette. To eksempler på samarbeid som ble forhandlet frem i løpet av meldingsåret refererer seg til så vidt forskjellige instanser som DIS-Norge og Datatilsynet.

Samarbeidet med Datatilsynet bygger på den nye lovgivningen som Arkivloven og Personopplysningsloven representerer for de to organene og tar sikte på å utnytte felles ressurser og innsats til beste for hverandre på områder der vi har felles interesser. Avtalen med DIS-Norge har som formål å la slektsforskerne i DIS-Norge dataregistrere norsk kirkebokmateriale i tråd med aksepterte standarder. Riksarkivaren garanterer visse ytelser fra Arkivverket til slektsforskerne og overtar eiendomsretten til og forvaltningsansvaret for alt materialet på sikt.

I privatarkivsektoren er det aller meste av bevaringsarbeidet basert på frivillighet ved at eierne gir arkivene som gaver til Arkivverket. Den nasjonale samkatalogen for privatarkiv er basert på samarbeid når det gjelder vedlikehold og oppdatering av informasjonsmengden. Arkivloven pålegger Riksarkivaren å føre dette registeret over verneverdige privatarkiver i offentlige og private arkivinstitusjoner, men det er en forutsetning for bruksverdien av registeret at samarbeidet fungerer tilfredsstillende. Samkatalogen er i sin tur basert på informasjonssystemet ASTA. Dette systemet er i seg selv et resultat av et nasjonalt samarbeid.

Digitalarkivet er Riksarkivarens nettsted for befolkningshistoriske massedata og er et stort samarbeidsprosjekt av nasjonal betydning. I bunnen av dette prosjektet ligger en avtale mellom Riksarkivaren og Universitetet i Bergen. Avtalen forutsetter i praksis et nært samarbeid mellom Statsarkivet i Bergen og Historisk institutt, og forutsetter også at samtlige åtte statsarkiv og Riksarkivet tar sin del av oppgavene. I tillegg er det gjort viktige avtaler om dataregistrering og nettpublisering mellom Digitalarkivet og forskjellige institusjoner og privatpersoner.

I kommunal og fylkeskommunal arkivsektor koordineres samarbeidet gjennom Riksarkivarens Samarbeidsutvalg for kommunale arkivinstitusjoner. Med de reformtiltak som vi nå ser konturene av, vil dette utvalget i tiden fremover trolig få atskillig å gjøre med å legge til rette for en harmonisk utvikling av kompetansebygging og arkivutvikling i kommunal sektor.

Et utvidet samarbeid mellom arkiv, bibliotek og museer slik det er varslet i Stortingsmelding nr. 22 (1999-2000) må eventuelt komme i tillegg til alt det praktiske samarbeidet som allerede foregår mellom oss og organer og institusjoner på tvers av sektorene i Norge. For at slikt samarbeid og samvirke skal være fruktbart, må de felles problemene og utfordringene i og mellom sektorene identifiseres ut fra profesjonell innsikt i såvel sektorenes som brukernes behov. Når behovene er behørig definert og de strategiske målene tydelige og realistisk beskrevet, må sektorene tilføres friske penger som gjør samvirke og samarbeid mellom institusjoner på tvers av sektorene til lystbetont nyskaping og ikke til saldert nødsarbeid. Da først kommer det brukerne til gode med den kvalitet og langsiktighet som brukerne har krav på.

Formål og målsetninger

Arkivverket består av Riksarkivet og åtte statsarkiver.

De viktigste oppgavene til Arkivverket er

• å ta vare på arkivsaker fra statlige virksomheter
• å gjøre materialet tilgjengelig for bruk
• å føre tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunene og kommunene
• å bidra til bevaring av privatarkiver

Riksarkivet og statsarkivene er derfor både forvaltningsorganer og vitenskapelig baserte kulturverninstitusjoner.

Riksarkivet har ansvaret for arkivene etter sentraladministrasjonen og andre landsomfattende embeter og institusjoner, mens statsarkivene har ansvaret for arkivene etter lokale og regionale statlige institusjoner. Det er statsarkiv i Oslo, Hamar, Kongsberg, Kristiansand, Stavanger, Bergen, Trondheim og Tromsø.

Både Riksarkivet og statsarkivene oppbevarer mange private arkiver - etter bedrifter, organisasjoner og enkeltpersoner. Kommuner og fylkeskommuner tar vare på arkivene sine selv.

I det praktiske arbeidet baserer Arkivverket seg på virksomhetsplaner for den enkelte institusjon og avdeling, og på arbeidsplaner for den enkelte medarbeider - basert på etatens strategiplan.

Arkivverkets arbeid er forankret i arkivloven - lov om arkiv 4.12.1992. Det interdepartementale arbeidet med forskriftene til loven ble avsluttet i 1998. Loven med forskriftene trådte i kraft i 1999.

Organisasjon, budsjett og personale

Arkivverket er en etat under Kulturdepartementet og består av Riksarkivet og statsarkivene, som  alle er egne institusjoner. Riksarkivaren er sjef for Riksarkivet og samtidig leder for Arkivverket. Bevilgningene over statsbudsjettet gis samlet og fordeles mellom institusjonene av Riksarkivaren.

Arkivverkets budsjett var på 145 millioner kroner i 2000. Av dette gikk omkring 65 millioner kroner til lønninger og 76 millioner kroner til driftsutgifter. Over 70 prosent av driftsutgiftene går til husleie, drift og sikring av lokaler, vesentlig mer enn vanlig for en virksomhet av tilsvarende størrelse. Årsaken er at arkivmagasiner og lesesaler legger beslag på omtrent to tredeler av arealet. Dette medfører at 85 prosent av bevilgningene til Arkivverket er bundet til faste utgifter.

Antall årsverk i faste stillinger i Arkivverket var 175,5. I tillegg kommer 10 stillinger lønnet av eksterne oppdrag.

Arkivlov og arkivforskrift

Arkivloven med forskrift trådte i kraft 1.1.1999. Loven medfører revisjon av Riksarkivarens arkivbestemmelser, et arbeid som fortsatte i 2000. Forskrift av 01.12.1999 nr. 1566, Forskriftens kapittel VIII, Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket, ble gjort ferdig, og tilsvarende bestemmelser for kommunal sektor er under forberedelse. Også arbeidet med forskrift for elektronisk arkiv er påbegynt. Etaten har satt i gang kartlegging av arkivromsituasjonen i kommunal sektor.

Det er stor pågang fra institusjoner og personer som ønsker at Arkivverkets ansatte skal holde foredrag og kurs. Arkivverkets ansatte har både deltatt i og selv tatt initiativ til mange seminarer, møter og kurs om den nye arkivforskriften i løpet av året. Disse har foregått både på lokalt, regionalt og sentralt nivå. Deltakerne har kommet både fra statlig og kommunal forvaltning.

På vegne av Kulturdepartementet har Riksarkivaren vært ansvarlig for prosjektet Arkivhåndboken for offentlig forvaltning, som ble fullført i 2000. Riksarkivaren venter at den vil bidra til bedre arkivforvaltning i offentlig virksomhet.

Når arkivbestemmelsene er forankret i lov og forskrift får de større gjennomslag ute i forvaltningen. Riksarkivaren har merket økt behov for utrednings- og saksbehandlingskapasitet i Riksarkivet om spørsmål i tilknytning til arkivloven med forskrifter. Dette skyldes ikke minst innføring av elektroniske arkiv og hyppige endringer og omorganiseringer i statlig forvaltning. Det er allikevel fremdeles for tidlig å trekke konklusjoner om i hvilken grad forvaltningen vil makte å følge opp arkivbestemmelsene, og det er også for tidlig å si noe om hvilke nye arbeidsoppgaver som blir konsekvensene for Arkivverket som følge av det nye regelverket.

Arkivverket og arkivskapere

Alle organer som produserer arkiver i sin virksomhet er arkivskapere. Arkivverket bruker betydelige ressurser på å veilede og inspisere offentlige arkivskapere og på å lage  standarder og retningslinjer for arkivskapernes organisering av arkivene.

Arbeidet med etablering av nye interkommunale arkivordninger (IKA-er) er prioritert i Riksarkivarens langsiktige strategi. Etaten har også i 2000 arbeidet med dette, men uten at det resulterte i nye IKA-er. Arbeidet med å etablere en IKA i Østfold førte ikke frem, og i Akershus har arbeidet ligget nede. Én kommune meldte seg ut av IKA-Kongsberg, mens tre nye medlemmer er registrert i IKA Trøndelag.

Omtrent 75 prosent av landets kommuner og fylkeskommuner har et reelt tilbud om arkivfaglig kompetanseoppbygging og arkivfaglige konsulenttjenester gjennom IKA-ordningen. Så langt ressursene strekker til inspiserer og rettleder statsarkivarene kommunearkivene på vanlig måte i de fylkene hvor det ikke er etablert IKA. I alt 36 kommunearkiv og kommunale arkivskapere ble inspisert. I tillegg til inspeksjonsvirksomheten er det holdt en rekke kurs og møter med den politiske og administrative ledelsen i mange kommuner og fylkeskommuner, som et ledd i informasjonen om arkivloven med forskrifter. Dette er prioritert fremfor selve inspeksjonsvirksomheten.

Utforming av nytt regelverk for kommunal sektor ble drøftet i samarbeidsutvalget mellom Riksarkivaren og kommunale/fylkeskommunale arkivinstitusjoner.

Arbeidet med etablering av nye interkommunale arkivordninger (IKA-er) er prioritert i Riksarkivarens langsiktige strategi. Ny IKA ble etablert for Møre og Romsdal i 1999. Både fylkeskommunen og de fleste kommunene er interessert i medlemskap. I tillegg har flere meldt seg inn i eksisterende IKA-er. Ved inngangen til 2000 har bortimot 75% av landets kommuner og fylkeskommuner et reelt tilbud om arkivfaglig kompetanseoppbygging og arkivfaglige konsulenttjenester gjennom IKA-ordningen. For femten år siden gjaldt dette 10%. Riksarkivaren regner med at iverksettelsen av arkivloven vil virke positivt på utbyggingen av IKA-ordningen slik at målsettingen om at tilbudet skal omfatte alle landets kommuner og fylkeskommuner kan nås.

Fylker og kommuner der det ikke er etablert IKA blir inspisert og veiledet av statsarkivarene på vanlig måte. I alt 45 kommunearkiv og kommunale arkivskapere ble inspisert i 1999. Tallet er lavere enn 1998 på grunn av utstrakt kurs- og møtevirksomhet med politisk og administrativ ledelse i kommuner og fylkeskommuner om arkivloven og arkivforskriften.

Middelaldermusikk i arkivet

Noen historiske kilder finnes kun bevart som bruddstykker, fragmenter, fra tidligere tider. Riksarkivets middelalderfragmenter er slike bruddstykker, små og litt større biter av manuskripter/håndskrifter på pergament, fra perioden 1000 - 1500-tallet. De aller fleste gjelder tekster til bruk i den katolske messen, derfor er de fleste av disse utstyrt med noteskrift. Man skulle kanskje tro at de var snudd og vendt av forskere flere ganger siden de ble oppdaget, men interessen blant forskere skifter og kapasitet til å lage oversikt over hele materialet har manglet. Tidligere har de 500 norrøne middelalderfragmentene vært mest interessante, nå er interessen snudd til de omkring 5 000 latinske fragmentene.

Særlig interesserte er middelaldermusikkforskere. Middelaldersenteret ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) skal, gjennom det internasjonale forskningsprosjektet om Norges tidligste musikkhistorie: Liturgisk musikk i middelalderens Nidaros sett i europeisk kontekst, bruke de latinske middelalderfragmentene i sitt arbeide. Prosjektet vil bidra til å øke vår forståelse for Norges plass i vesteuropeisk kultur i middelalderen.

En forutsetning for dette og andre forskningsprosjekters bruk av fragmentmateriale er tilgjengelighet. Riksarkivet har startet arbeidet med å lage en oversikt over materialet, og skal senere sørge for katalogisering i en database.

Middelalderfragmentene ble "oppdaget" av Henrik Wergeland da han var riksarkivar. I tiden etter reformasjonen i 1536 ble manuskriptene skåret opp og brukt som innbindingsmateriell når regnskapene ble bundet inn. De fleste regnskapene ble bundet inn lokalt. Med dårlig økonomi måtte man bruke det som var tilgjengelig, og den katolske liturgien var ikke lenger aktuell. Slik ble noe av dette materialet bevart for ettertiden.

De fleste middelalderfragmentene er små og vitner om en tid hvor gjenbruk var en selvfølge. Her ser vi hvordan to små biter er brukt til innbinding av et regnskap fra Trondheim len: Offisersskatt 1643.

Magasinforhold og bygningsmessige behov

Riksarkivarens sentrale målsetting for 1980- og 90-årene har vært å utvide magasinkapasiteten slik at etaten planmessig kan sikre avleveringer og bevaring av offentlig og privat arkivmateriale godt inn i det 21. århundre.

Arbeidet med prosjekter som skal øke magasinkapasiteten ved statsarkivene i Stavanger, Trondheim og Tromsø forsatte i 2000. I Tromsø og Stavanger er prosjektene i ferd med å realiseres, mens planene for Trondheim fortsatt er på det forberedende stadium.

Både Statsarkivet i Bergen og Riksarkivet har arbeidet med prosjekter som skal legge til rette for fremtidig bygningsmessig ekspansjon. I Bergen er planen å overta bruken av bygningen som ligger på statsarkivets tomt, men som disponeres av Universitetet i Bergen. I Oslo er planen å utvide administrasjonsdelen av Riksarkivbygningen. Ingen av prosjektene kom videre i løpet av året. Gjennomføringen av den bygningsmessige utvidelsen har betydning for ambisjonen om å redusere avleveringsetterslepet, spesielt for Riksarkivets del.                                                   

Avleveringer: 5000 meter

Når arkivmaterialet kommer til Riksarkivet og statsarkivene, skal det som hovedregel ha gått ut av daglig, administrativ bruk. Bare det som har kulturell og forskningsmessig verdi, eller som fortsatt kan dekke dokumentasjonsbehov for enkeltpersoner, forvaltning og rettsvesen, blir bevart for fremtiden. For å kunne tjene disse formålene må arkivene ordnes og katalogiseres, og de må vedlikeholdes rent fysisk.

Omfanget av ordinære arkiver måles i hyllemeter. I 2000 mottok Arkivvkerket omtrent 4 300 hyllemeter nye statlige arkiver og 630 hyllemeter privatarkiver. I tillegg mottok Riksarkivet jordskifteverkets kartarkiv, i alt ca. 30 000 kart. Kartsamlingen økte med nærmere 50 prosent. Samlet arkivmengde i etaten er med dette oppe i omkring 152 000 hyllemeter.

Arkivetterslep

Avleveringsetterslep er køen av arkiver i statsforvaltningen som er eldre enn 25 år og som ikke er avlevert til etaten. Ved utgangen av 2000 var netto avleveringsetterslep for Arkivverket beregnet til rundt 48 500 hyllemeter. Avleveringsetterslepet økte med rundt 1 500 hyllemeter i løpet av året, både i den sentrale og lokale/regionale statlige forvaltningen.

De fleste statsarkivene vil i praksis allikevel være à jour med avleveringsetterslepet i løpet av noen få år. For noen av statsarkivene og for Riksarkivet vil det ta lenger tid. Hvis de kommunale og fylkeskommunale sykehusene blir overtatt av staten som planlagt, vil avleveringsetterslepet kunne øke kraftig og målsettingene revideres tilsvarende.

Avleveringene for etaten må være på rundt 6 000 hyllemeter årlig for at dagens avleveringsetterslep ikke skal øke, og på rundt 7 500 hyllemeter dersom det skal være avviklet innen 2025. I noen grad kan det reduseres med kassasjonsmessige tiltak. Riksarkivaren har nedsatt et utvalg som innen utgangen av 2001 skal legge frem forslag til hovedprinsipper og tilnærmingsmåter for bevaringsarbeidet i offentlig forvaltning.

Arkiver i orden og uorden

Det har blitt lettere for publikum å få kjennskap til hvilken informasjon som ligger i arkivene. Brukere med tilgang til Internett får informasjon om arkivene fra Arkivverkets hjemmeside. Samkatalogen, som inneholder en kvalitetssikret og oppdatert oversikt over privatarkiver, er tilgjengelig her. I 2000 ble også Hovedkatalogen for Riksarkivet tilgjengelig på Internett.

Publikum får tilgang til stadig flere arkiver. Dette er en følge av at Arkivverket tar imot avleveringsmodne arkiver fra de organer som skaper arkivene. Tilgjengeligheten øker også gjennom en rekke ordningsprosjekter og forbedring og fremstilling av kataloger som gir gode muligheter til å finne frem i arkivene. Ordningsprosjektene gjennomføres både med egne ressurser og ved at etaten får tilført midler fra avleverende myndighet. Riksarkivaren stiller relativt strenge krav til ordning før den enkelte institusjon i Arkivverket formelt godkjenner en avlevering. Noe etterarbeid vil det alltid være, ikke alle institusjoner klarer å gjennomføre dette i praksis. Ofte må bevaringshensyn gå foran hensynet til tilgjengelighet. Derfor har ordningsetterslepet periodevis en tendens til å øke.

Etaten har knapt 143 000 hyllemeter tilgjengelig arkivmengde. Noe under 10 000 hyllemeter er vanskelig tilgjengelig. Dette er arkiver som ikke er ferdig katalogisert. Disse arkivene utgjør ca. 6,3 prosent av total arkivmengde for etaten. Målsettingen er at uordnede arkiver skal utgjøre mindre enn 10 prosent av mengden tilgjengelige arkiver. Det er fjerde året på rad at ordningsetterslepet reduseres.                                    

Det dansk-norske arkivspørsmål

Det har tatt nesten to hundre år å komme frem til en endelig fordeling av arkivene fra tiden før 1814 i København. Kieltraktatens bestemmelser om avlevering av arkivsaker fra København innen et år etter Kielfreden viste seg vanskelig å etterleve. De to landene hadde hatt felles arkiver i nærmere fire hundre år. Derfor har både arkivfolk, historikere og politikere strevd for å løse denne saken. Først da målsettingen ble å forbedre vilkårene for forskning i fellestidens historie i begge land ble det satt sluttstrek.

Kulturministrene Grete F. Rostbøll i Danmark og Åse Kleveland i Norge undertegnet en avtale som inneholdt flere enkeltbestemmelser med tilhørende tidsfrister i 1991. Den innebar flytting av arkivsaker fra det ene landet til det andre, utarbeiding av kataloger, mikrofilming av store mengder arkivmateriale i begge land og gjennomføring av forskningsprosjekter.

Etter dette har samarbeidet gått planmessig. Den 10. mai 2000 kunne riksarkivarene Johan Peter Noack og John Herstad undertegne et sluttdokument som bekreftet at avtalen var oppfylt. Begge land har måttet gi og ta i den lange prosessen frem mot den endelige løsningen. Det er allikevel grunn til å fremheve generøsiteten som er utvist fra dansk siden når det gjelder å overføre arkivsaker. Resultatet er at begge land i dag har arkiver tilgjengelig for forskningsformål i sine riksarkiver, enten som originalmateriale, eller som mikrofilmet materiale. Med smått og stort er to kilometer arkivsaker overført fra Danmark til Norge siden 1820.

Både i Danmark og Norge er det utgitt historiske avhandlinger i forbindelse med arkivavtalen. Tre bøker er utgitt fra norsk side. Tor Weidling har skrevet Eneveldets menn i Norge. Sivile sentralorganer og embetsmenn 1660-1814, Alfhild Nakken har skrevet Sentraladministrasjonen i København og sentralorganer i Norge 1660-1814 og riksarkivar John Herstad har skrevet boken I helstatens grep: Kornmonopolet 1735-88.

Ordnede og avleverte arkiver

Arkivverket mottar og ordner betydelige mengder arkiver i løpet av et år. Statsarkivet i Kongsberg kan være et eksempel på hva et statsarkiv mottok og ordnet i 2000. Tilveksten ble på 295 hyllemeter, og 436,7 hyllemeter ble ordnet. Ordningsnivået holdes relativt høyt for å slippe etterslep. Blant de ordnede arkivene var:

• Kongsberg Våpenfabrikk 70 hyllemeter
• Telemark politikammer 36 hyllemeter
• Larvik politikammer 20 hyllemeter
• Kongsberg politikammer 32 hyllemeter
• Numedalslågens fellesfløtningsforening 35 hyllemeter
• Lier, Røyken og Hurum sorenskriveri 15 hyllemeter
• Kragerø trygdekontor 28 hyllemeter

Det er ikke bare statlige myndigheter som avleverer arkiver, etaten mottar også arkiver fra private bedrifter, organisasjoner og enkeltpersoner. Blant årets avleveringer kan nevnes

• NTBs Krigsarkiv (fotosamling)
• Morgenposten
• Landsforening for lesbisk og homofil frigjøring
• Foreningen Norden
• Kristelig Folkeparti
• Kristelig Folkepartis Ungdom
• Norges Kunstnerråd
• Adolf Hoel
• Nasjonalforeningen for Folkehelsen
• Akademikernes Fellesorganisasjon

Avleveringene av Sentralkartoteket for åndssvakeomsorgen og Sentralkartoteket for vanføreomsorgen var gjenstand for betydelig oppmerksomhet i mediene. Riksarkivaren fikk gjennomslag for at begge registrene måtte bevares, og de ble avlevert til Riksarkivet høsten 2000.

Folket i Hardanger møter pålegg fra den tyske okkupasjonsmakten med godt humør. Bildet viser gravferden som ble arrangert da radioapparatene skulle innleveres i juli 1941. Fra NTBs krigsarkiv.

Nordens eldste statsarkiv

Statsarkivet i Trondheim kunne markere sitt 150-årsjubileum i 2000. Begivenheten ble markert med åpent hus, utstilling, seminar og mottakelse. Innbudte gjester fra de nordiske land og kolleger fra arkiv- og kulturinstitusjoner deltok på markeringen.

Statsarkivet i Trondheim åpnet sine dører for første gang den 26. november 1850, som nordens første statsarkiv. Det opprinnelige navnet var Centralarchivet i Trondhjem. Det første navneskifte kom i 1889 - Stiftsarkivet i Trondheim. I 1919 ble navnet Statsarkivet i Trondhjem, som det het til byen skiftet navn til Trondheim i 1930.

Den viktigste oppgaven de første femti år var å ta inn og lagre arkiv. Henvendelser fra publikum var det få av - den første brevjournalen ble fylt etter 25 år. Senere økte tallet på henvendelser. Det var heller ikke lett å finne frem til rett arkiv for utlån til publikum, de var for en stor del i uorden.

Det var ikke bare offentlige arkiver som ble avlevert, også store privatarkiv ble oppbevart. Avleveringstakten økte hver gang statsarkivet flyttet inn i nytt bygg. Men det var først på 1970-tallet at besøk hos arkivskaper ble et virkemiddel for å fremme oppbevaringsforhold, avleveringsarbeid og gradvis kvalitet på arkivproduksjonen. 

Kommandantboligen på Christiansten var første tilholdssted for statsarkivet, eller Centralarchivet i Trondhjem, som det het den gangen.

Publikumsservice fikk også prioritet. Arkivloven, som trådte i kraft i 1999, ga det hjelpemiddelet et statsarkiv trenger for å kontrollere og påvirke arkivarbeidet i forvaltningen.

I løpet av 150 år har statsarkivet skiftet adresse 3 ganger. De første lokalene i den gamle kommandantboligen på Christiansten festning ble fort fulle. Egen bygning i Bispegaten var neste stopp. Der holdt statsarkivet til fra 1865 til 1927. Da flyttet statsarkivet til Høgskoleveien, som fortsatt er adressen. Siden 1993 har det vært nødvendig å leie lokaler på en annen kant av byen. Nå er det klart for tilbygg som vil gi plass til nye arkiver, og bedre arbeidsforhold for de ansatte.

Arkivsystemet ASTA

ASTA (Arkivsystem til alle) er et informasjonssystem som etablerer en felles faglig standard for registrering og gjenfinning av arkivinformasjon. Det er utviklet som et internt arkivinformasjonssystem for Arkivverket og andre arkivinstitusjoner, men det skal samtidig være et system som gjør publikums adgang til arkivinformasjon i og utenfor arkivverket lettere. Asta er organisert som en stiftelse med Riksarkivet og  Landslaget for lokal- og privatarkiv  som stiftere og systemutviklere. Samarbeidet om å utvikle og drive Asta som et arkivfaglig informasjonssystem har fortsatt i 2000.

Riksarkivet har startet en utredning av hvilke behov Arkivverket har for videreutvikling av Asta. Blant annet vurderes muligheten til å trekke veksler på nyere systemer som er utviklet i andre nordiske land. Utvalget arbeider også med å spesifisere hvilke arkivfaglige krav som det er aktuelt å stille til en ny utgave av Asta. Både hensynet til bevaringen av elektroniske arkiver, Samkatalogen for privatarkiver og arbeidet med hovedkatalog for Arkivverket krever at etaten engasjerer seg sterkt i den videre utvikling av Asta som nasjonalt system for arkivinformasjon.

Arkivnett Norge

Riksarkivarens hjemmeside på verdensveven har vært operativ siden begynnelsen av oktober 1996 for Riksarkivet og statsarkivene. En gjennomgripende reorganisering og restrukturering av sidene er påbegynt, men ikke fullført i løpet av året. Revisjonen ble gjort parallelt med at etaten arbeidet med å bygge opp et inranett, som ble tatt i bruk ved årsskiftet 2001.

Riksarkivaren har fortsatt hatt sektoransvaret for prosjektet Arkivnett Norge. Arkivnett Norge inngår i det større Kulturnett Norge, sammen med nett for museer, biblioteker og digital kunst. Via Arkivnett Norge får brukerne tilgang til basisinformasjon om rundt 150 institusjoner som oppbevarer arkiver og gjør dem tilgjengelige, og lenker til alle norske arkivbevarende institusjoner og utenlandske arkivsider. Sektornettet har ikke kommet så langt som planlagt bla. grunnet tekniske vansker og omleggingen av Kulturnett Norge. Styringsgruppen har derfor primært arbeidet med faglige prosjekter som skal øke brukerrelevansen for Arkivnett Norge på noe lenger sikt.

Konservering og forebyggende arbeid

Riksarkivet og statsarkivene har konserveringsverksteder. De behandler dokumenter, protokoller og bøker som har fått skader av slitasje og nedbrytingsprosesser. For å komme fremtidige skader i forkjøpet legger Arkivverket også vekt på forebyggende tiltak.

I alt ca. 20 personer arbeider med konserveringsoppgaver. Noen har yrkesutdannelse som bokbindere, andre har tatt utdannelse i konservering utenlands. Arkivverket har også en treårig internutdannelse i konservering.

Arkivprisen til Forsvaret

Forsvaret ble tildelt arkivprisen for 2000 av Riksarkivaren. Riksarkivaren begrunnet tildelingen med Forsvarets sterke satsing på arkivsektoren de senere år.

Arkivfaglig lå Forsvaret langt foran den øvrige statsforvaltningen etter 2. verdenskrig. Men i løpet av 1970-åra resulterte en nedprioritering av arkivsektoren i svakere arkivfaglig ledelse og kontroll og en faglig nivåsenking av arkivtjenesten. I slutten av 1980-åra ble det avdekket store uhjemlede kassasjoner i et bredt spekter av forsvarsenheter. Dette førte til en snuoperasjon og en ny positiv prosess for arkivsiden i Forsvaret. Siden den gang har utviklingen i Forsvaret med enkelte unntak gått i riktig retning. Resultatet har blitt omfattende avleveringer til arkivdepot og opprettelse og startfinansiering av en ny enhet, Forsvarsarkivet. Med sin sterke arkivfaglige satsing har Forsvaret gjenerobret sin arkivfaglige lederposisjon i statsforvaltningen.

Publikumshenvendelser til arkivene

Det er de besøkende på Riksarkivets og statsarkivenes lesesaler som gjennom egne undersøkelser står for den viktigste bruk og formidling av arkivmaterialet. Flertallet gjør slektshistoriske undersøkelser. Mange besøk og skriftlige henvendelser til statsarkivene gjelder opplysninger om fast eiendom. En annen betydelig gruppe som benytter lesesalene er studenter og profesjonelle forskere.

Den nedadgående trenden i publikumsbesøket på lesesalene i etaten fortsetter. Knapt 35 000 brukere besøkte etatens lesesaler i løpet av året. I 1999 var tallet 37 676 i 1999, i 1998 var det 40 446. Også antall fremhentede arkivsaker gikk ned.

Ikke alle publikumshenvendelser skjer gjennom personlig besøk på lesesalene. Arkivverket mottok bortimot 25 000 telefonhenvendelser, og flere brukere benytter Arkivverkets internettsider. Digitalarkivet har omtrent 4 000 pålogginger per dag, eller omtrent 1,2 millioner på årsbasis. En rekke henvendelser skjer også per brev.

Digitalarkivet

Statsarkivet i Bergen driver Digitalarkivet på vegne av etaten. Hovedformålet er digital tilrettelegging av arkivinformasjon. Digitalarkivet drives som et prosjekt i samarbeid mellom Historisk institutt, Universitetet i Bergen og Statsarkivet i Bergen. Prosjektperioden går ut 2002, og Riksarkivaren vil deretter gjøre tiltaket permanent.

Lanseringen i 1998 økte tilgjengeligheten av Arkivverkets arkivkilder. Det er i første rekke kilder med personopplysninger som folketellinger, emigrantmateriale og annet som er digitalisert og gjort søkbart via Internett. Informasjonen er kvalitetssikret.

I 2000 var antall registrerte søk i digitalarkivet 23,7 millioner. Trafikken er størst søndager og lavest torsdag, fredag og lørdag. De enkeltfilene som tiltrakk seg størst interesse var de som gjaldt emigrasjon, med emigrantmaterialet fra Oslo på topp, fulgt av materialet fra US census 1880 for Minnesota. Andre populære enkeltfiler var døpte i Sogn og Fjordane, vigde i samme fylke, folketellingen 1900 for Kristiania, nordmenn i Wisconsin 1880 og døpte i Bergen 1816-1895. Det var allikevel de mange filene fra folketellingen 1900 som samlet hadde størst trafikk.

Registreringsarbeidet skjer i de to registreringsenhetene i Voss og Stavanger.

"Digitalpensjonatet" ble opprettet i 1999. Det er et tilbud til personer og institusjoner om å legge ut registrert materiale. Det redaksjonelle ansvaret ligger i Digitalarkivet, men uten at materialet er kvalitetssikret av Digitalarkivet. Tallet på personer som benyttet seg av tilbudet økte i løpet av 2000.

Mikrofilming

Publikasjoner

Arkivmagasinet, Riksarkivarens faglige informasjonsblad, kom ut med tre nummer. I sentrum for den siste utgaven var avslutningen av det dansk-norske arkivspørsmålet i mai 2000, som ble markert ved et seminar på Lysebu. Den første utgaven la vekt på arkivlovens ikrafttredelse ved årsskiftet, en milepæl i Arkivverkets og arkivnorges historie. Andre hovedtemaer var blant annet Ytringsfrihet og offentlighet, kataloger og avleveringer og ett års erfaring med Arkivloven. Årets statsarkiv var Trondheim, som feiret sitt 150-årsjubileum i 2000.

I serien Rapporter og retningslinjer kom nr 7 Arkivhåndboken for offentlig forvaltning og nummer 8 Arkivverkets forskningsseminar Vettre 1999. Riksarkivarens nye serie Førstehjelp for arkivbrukere kom ut med tre hefter: Starte med slektsgransking?, Eiendomsopplysninger i statsarkivene, og Adgang til nyere arkivmateriale. Tre publikasjoner i Riksarkivarens skriftserie utkom til seminaret som markerte avslutningen av den dansk-norske arkivavtalen: John Herstad: I helstatens grep: Kornmonopolet 1735-88, Alfhild Nakken: Sentraladministrasjonen i København og sentralorganer i Norge 1660-1814 og Tor Weidling: Eneveldets menn i Norge. I samme skriftserie utkom også Astrid Løvlien: Statsarkivet i Trondheim 1850-2000. En beretning.

Riksarkivet ga ut tre kildepublikasjoner i meldingsåret: Arne Ordings dagbøker I, Hirdloven til Norges konge og hans håndgagne menn og Norske kyrkjelege jordebøker III - Jordebok for Bergen bispedømme ca. 1600-1677. I tillegg ble navneregisteret til Christianiæ Dom-Kirkes Bog 1632-1677 trykt.

Arrangementer

Utstillingen "Skrift i tusen år" ble arrangert av Riksarkivet for å vise skriftens utvikling slik den viser seg i tekster og aktstykker institusjonen selv oppbevarer. Latinsk skrift har vært i bruk i Norge i ca tusen år. Utstillingen konsentrerte seg derfor om de store linjer. En internettversjon av utstillingen ble lagt ut på etatens internettsider.

Alle institusjonene i Arkivverket har omvisninger, kurs og foredrag for publikum. Som eksempel kan vi trekke frem Statsarkivet i Kristiansand, som hadde flere besøk fra studenter fra høgskolen i Agder, elever fra videregående skoler og fra ungdomsskolen i tillegg til andre informasjonsmøter og kurs for slektsgranskere. Institusjonen har god kontakt med skoleverket, og besøkene kommer i stand på initiativ fra lærerne. De fleste skoleklassene har besøket som et ledd i historieunder- visningen. For disse tas det utgangspunkt i kildegrunnlaget for det de har lest i læreboka. Temaer som kildekritikk, personvern og annet trekkes frem i presentasjonen av ulike kilder. Skoleklasser som har kontorfag som del av undervisningen gis en enkel innføring i arkivkunnskap og arkivering. Alle klassebesøk avsluttes med en omvisning.    

De fleste klassebesøkene er fra videregående skoler i Kristiansand, men i enkelte tilfeller har klassene kommet i buss, fra Farsund i vest og Risør i øst.

Fra utstillingen "Skrift i tusen år". Skriften i de eldste bevarte norske diplomene er som i håndskriften i brev fra biskop Nikulas i Oslo av 12 mars 1225 som vi ser her. Transkribert blir teksten: Ollum livandum ok viðr komandum guðs vinum ok sinum þæim sem þetta bref sea eða høyra sender N(ikulas) biscup ok korsbrøðr i oslo queðiu guðs ok sina. VeR vilium yðr kunnict gera um eign...

Undervisning og forskning

Arkivverkets ansatte utgjør hovedtyngden av lærerne ved Arkivakademiet og i arkivkunnskap  semesteremne og grunnfag ved Universitetet i Oslo. Riksarkivaren er den øverste faglig ansvarlige.

Arkivakademiet er et utdanningstilbud til arkivmedarbeidere i forvaltningen og i private virksomheter. Det er organisert som en stiftelse og drives i samarbeid med Norsk Arkivråd. I 2000 fullførte 65 deltakere denne utdannelsen. Til kullet som startet høsten 2000 var det 122 søkere, 65 ble tatt opp. Henholdsvis 10 og 13 studenter ble uteksaminert i Arkivkunnskap semesteremne og grunnfag ved Universitetet i Oslo. I tillegg fullførte 7 studenter eksamen i 5-vektallsenhet for hovedfagsstudenter ved Institutt for kulturstudier. Alle studietilbudene er organisert som samarbeidsprosjekter der Riksarkivaren har det øverste faglige ansvar og medarbeiderne i Arkivverket står for det meste av undervisningen. Søkningen til disse utdanningstilbudene er god.

Det er et stort behov for å utvikle og vedlikeholde et vitenskapelig grunnlag for arkivfaget. Arkivverket trenger også ny kunnskap på flere andre felt for å løse oppgaver og innfri målsettinger. Større utviklingsprosjekter har gitt nye metoder og verktøy for å håndtere elektroniske arkiver, som foruten forbedring og profesjonalisering av avlevering og langtidsbevaring også har resultert i nye metoder og muligheter for å generere bruksversjoner av avleverte uttrekk for databaser.

Forskningsprogrammet for etaten har som mål å bygge opp og vedlikeholde et vitenskapsgrunnlag for det arkivfaget som det undervises i ved Universitetet i Oslo og å frembringe ny kunnskap av betydning for etatens virksomhet. Programmet konsenteres først og fremst om administrasjonshistoriske fremstillinger som er forvaltningsnære og arkivrelevante i form og innretning. Forskning innen tradisjonell historie og samfunnsvitenskap dekker ikke Arkivverkets behov. Derfor har Riksarkivaren gjennomført et opplegg innenfor egne budsjettrammer siden 1997, blant annet gjennom to arkivnære forvaltningshistoriske prosjekter, og en ordning med etatsinterne forkningskollokvier i tilknytning til et vedtatt stipend- og seminarprogram. Innenfor den dansk-norske arkivavtalen ble alle tre forskningsprosjektene fullført.

Forskningsutvalget for Arkivverket arrangerte sitt femte forskningsseminar på Vettre med god deltakelse fra ledere og arkivarer i etaten.

Arbeiderbevegelsens arkiv i Nord-Norge

Arkiver samlet inn av Arbeiderbevegelsens arkiv Nord-Norge (ABANN) ble overført til Statsarkivet i Tromsø i 2000. Overføringen ble markert ved en tilstelning 4. desember 2000.

Arbeiderbevegelsens arkiv i Nord-Norge ble stiftet i 1975. Siden den gang og frem til slutten av 1980-tallet har ABANN samlet inn arkiver fra mer enn 200 organisasjoner. I 1998 startet et prosjekt for å ordne og katalogisere disse arkivene. Prosjektet ble administrert av Statsarkivet i Tromsø.

Både den politiske- og kulturpolitiske historien om arbeiderbevegelsen og fagbevegelsen i nord er samlet på 230 hyllemeter i statsarkivet. Arkivene representerer et bredt spekter av arbeiderorganisasjoner, fra den faglige og politiske delen av bevegelsen. Med fast tilholdssted i statsarkivets magasiner blir arkivene tilgjengelige og vil komme til nytte for forskere og studenter. Arkivene favner hele det nordnorske samfunnet over en perioden på hundre år, fra 1902 og frem til i dag.

Internasjonalt samarbeid

Arkivverket deltar i internasjonalt samarbeid innenfor rammene International Council on Archives  (ICA) trekker opp og på nordisk plan. Etaten er representert i ICAs fagkomiteer og seksjoner: Committee on Current Records in an Electronic Environment og Section of Business and Labour archives. Gjennom Forsvarsarkivet er Riksarkivaren representert i Working Group on Military Archives (ICA/MDL) og i NATO Archives committee og i nordiske forsvarsarkiver.

Nordisk Arkivakademi har vært ledet av den norske riksarkivaren. Fagprogrammet bestemmes av riksarkivarene, og ansvaret for å gjennomføre tiltakene er fordelt på de enkelte land. En stor norsk delegasjon deltok på de 19. Nordiske Arkivdagene i Århus 24.-26. mai hvor hovedtemaet var moderne arkiver.

Arkivverket i tall:

Fordeling av personalressurser på hovedmål

Organisasjonskart