Satsning på elektronisk fakturabehandling

SSØ har satt i gang et prosjekt for å innføre elektronisk fakturabehandling i stor skala blant statlige virksomheter. Prosjektet er et samarbeid mellom Statens Forvaltningstjeneste (Ft) og Senter for statlig økonomistyring (SSØ).

Hovedmålet med prosjektet er å redusere transaksjonskostnadene for Ft og SSØ sine kunder ved behandling av inngående fakturaer, herunder redusere behandlingstiden. Et annet mål er å oppnå mer effektiv arbeidsdeling mellom regnskapssentralene til Ft og SSØ og deres kunder.

SSØ er inne i en fase med vurdering av tilbud og forhandlinger, og i løpet av april velges hovedleverandør. Etter at system er valgt og kontrakt er signert, går man over i en utviklingsfase frem mot sommeren der blant annet integrasjon mot økonomisystemet og definering av tjenestemodeller blir viktige oppgaver. Det er planlagt pilotdrift for utvalgte kunder fra september 2004.

Den tekniske løsningen vil i hovedtrekk bestå av én eller flere skanningssentraler, et arbeidsflytsystem og et elektronisk arkiv. I skanningssentralen genereres et elektronisk bilde av papirfakturaen, i tillegg til at viktig bilagsinformasjon som for eksempel leverandør, beløp og betalingsfrist leses elektronisk. Deretter blir bilaget sendt elektronisk til attestant og person med budsjettdisponeringsmyndighet via arbeidsflytsystemet. I dette systemet går brukerne inn og godkjenner fakturaene basert på bilde av fakturaen og den tolkede bilagsinformasjonen. Etter at bilaget er godkjent overføres det til økonomisystemet for bokføring og utbetaling.