Innst.S.nr.89 (1997-1998)
Innstilling fra kontroll- og konstitusjonskomiteen om Riksrevisjonens antegnelser om
1. Ekstrakt av Norges statsregnskap og regnskap vedkommende administrasjonen av Svalbard for 1996 og
2. Saker for desisjon av Stortinget og saker til orientering.

5. JUSTISDEPARTEMENTET

5.1 Materiellforvaltningen i det sivile beredskap

       Undersøkelse av materiellforvaltningen ved 9 av landets 40 sivile forsvarskretser var konsentrert om: Forsvarlig oversikt over beholdningene, betryggende oppbevaring, betryggende registrering, forsvarlig vedlikehold, kassasjonsrutiner, betryggende rutiner for utlån/utleie, at uttak skal skje på rettmessig måte, kontroll av beholdningene.

       Undersøkelsen avdekket følgende svakheter:

       På grunn av at Sivilforsvarets utrykningsstyrker ble redusert, noe som fordret justeringer i utrustningsplanene for styrkene, ble det satt i gang avhending av ukurant materiell og konvertering av utrustningsplanene (SAK-prosjektet), systemet for materiellberedskapskontroll (MBK) og arbeidet med ny materiellregnskapsinstruks. Det er fortsatt forhold som må forbedres i materiellforvaltningen uttaler Direktoratet og sier videre bl.a. dette:

       Justisdepartementet sier at det deler Riksrevisjonens bekymring når det gjelder de svakheter i materiellforvaltningen som revisjonen har avdekket. Det var allerede igangsatt tiltak for å bedre forholdene rundt materiellforvaltningen i direktoratet. Departementet har bedt om en tidsplan for når rutinene skal tilfredsstille gjeldende lover og instrukser, regelmessige rapporter om arbeidet og at direktoratet må prioritere dette høyt. Sivilforsvaret har vært gjennom en periode med store omstillinger. De svakhetene som påpekes i Riksrevisjonens rapport kan tilskrives dette.

       Riksrevisjonens undersøkelse av materiellforvaltningen i det sivile beredskap har avdekket forholdsvis omfattende svakheter og mangler både vedrørende kontroll, struktur, oversikter og ajourhold. Alvoret i saken markeres ved at undersøkelsen gjelder sentrale kriterier i regelverket som har eksistert i lang tid. Det har ikke vært mulig å foreta nærmere undersøkelser og opptellinger av materiellbeholdningene, siden det ikke forelå tilstrekkelige fortegnelser å kontrollere i forhold til. Det kan derfor ikke sier noe om hvorvidt Sivilforsvaret er påført konkrete tap.

       Justisdepartementet har svart:

       Riksrevisjonen foreslår: « Til observasjon ».

5.1.1 Komiteens merknader

       Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen påpeker omfattende svakheter i kontroll, struktur, oversikt og ajourhold ved materiellforvaltningen i Sivilforsvaret.

       Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon: « Til observasjon ».

5.2 Forvaltningen av motorkjøretøyer i politiet

       Målet for Riksrevisjonens undersøkelse og kontroll av forvaltningen av motorkjøretøyer i politiet har vært å kartlegge og vurdere om gjeldende regelverk er fulgt. Undersøkelsen er avgrenset til Politiets materielltjeneste (PMT), Oslo politikammer, Bergen politidistrikt og Utrykningspolitiet.

       Motorkjøretøyparken i politiet representerer store verdier, og regelverket når det gjelder forvaltningen av motorkjøretøyer i politiet er omfattende.

       PMT er ansvarlig for innkjøp av motorkjøretøyer til politiet og foretar sentral registrering av alle kjøretøyene, spesifisert på hvert enkelt politidistrikt/virksomhet. Oslo politikammer foretar selv enkelte innkjøp for egne budsjettmidler på bakgrunn av PMTs rammeavtaler.

       Undersøkelsen av motorkjøretøyforvaltningen har avdekket en rekke kritikkverdige forhold. Videre er det avdekket forhold som vanskeliggjør både den administrative og Riksrevisjonens kontroll, samt at bilinstruksen har bestemmelser som i dag ikke synes å være aktuelle.

       Det er ikke samsvar mellom de undersøkte virksomheters beholdningsoversikter og PMTs oversikt, noe som etter Riksrevisjonens vurdering er et resultat av at det ikke er etablert betryggende rutiner og kvalitetssikring ved PMT når det gjelder føring/ajourhold.

       Når det gjelder praktiseringen i forbindelse med kassasjon og salg viser Riksrevisjonen til Normalinstruksens bestemmelser om at salg skal foretas på den måte som gir størst økonomisk utbytte. Riksrevisjonen bemerker at instruksens tilråding om at de som forvalter materiell ikke bør ha kassasjonsfunksjon, ikke synes å være fulgt.

       Følgende forhold ble redegjort spesielt i brev til Justisdepartementet:

       Justisdepartementet beklager at dagens rutiner ikke er tilfredsstillende og arbeidet med å utarbeide en ny instruks vil bli prioritert. Departementet vil sende ut et rundskriv til politidistriktene og særorganene hvor enkelte rutiner innskjerpes i påvente av ny instruks. Instruks for PMT ble utarbeidet av Justisdepartementet i 1988, men er av ulike årsaker ikke formelt godkjent av departementet. Det vil bli iverksatt en gjennomgang av instruksen slik at den bl.a. fyller formelle krav til instruks for PMT.

       Betryggende rutiner og kvalitetssikring for føring og ajourhold av motorkjøretøyer vil bli gjennomført og ivaretatt. I forbindelse med at det anskaffes nytt økonomisystem for politidistriktene og særorganene, vil det bli arbeidet med anskaffelse av nytt materiellsystem til PMT. Oslo politikammer har nå opprettet et eget register for lagerføring av visse typer deler. Departementet vil følge opp Oslo politikammers rutiner på området.

       Når det gjelder regler og rutiner for salg/avhending av utrangert politimateriell, herunder kjøretøyer vil departementet be PMT utarbeide og fremme forslag.

       Riksrevisjonen har merket seg de tiltak departementet vil iverksette vedrørende motorkjøretøyforvaltningen i politiet, og vil understreke at departementet har et selvstendig ansvar både for å gi instrukser/pålegg og sørge for å kontrollere at disse blir fulgt. Verken PMT eller departementet har i de senere årene iverksatt mønstringer/inspeksjoner av kjøretøyene . For øvrig framgår det ikke om departementet har vurdert om salg av motorkjøretøyer for framtiden kan skje ved offentlig kunngjøring/auksjon.

       Justisdepartementet har bl.a. uttalt:

       Riksrevisjonen har merket seg at departementet prioriterer høyt å utvikle hensiktsmessige instrukser, rutiner og systemer for motorkjøretøyforvaltningen i politiet.

       Riksrevisjonen foreslår: « Til observasjon ».

5.2.1 Komiteens merknader

       Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen påpeker omfattende mangler ved kjøretøyforvaltningen i politiet.

       Komiteen vil derfor understreke viktigheten av at arbeidet i departementet resulterer i en tilfredsstillende materiellforvaltning samt bedre systemer, instrukser og rutiner for motorkjøretøyforvaltningen.

       Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon: « Til observasjon ».

5.3 Økonomiforvaltningen ved Oslo kretsfengsel (Østre fengselsdistrikt)

       Ettersyn ved Østre fengselsdistrikt/Oslo kretsfengsel avdekket differanser i regnskapet, svakheter/mangler i den interne kontroll, brudd på sentrale bestemmelser, til dels mangelfull regnskapsføring og brudd på regelverket for statlig regnskapsføring.

       Justisdepartementet har uttalt at Riksrevisjonens ettersyn har avdekket en rekke mangler og uheldige/alvorlige forhold vedrørende økonomiforvaltningen ved Østre fengselsdistrikt, og at departementet ser alvorlig på situasjonen.

       Det ble konstatert kassedifferanser i tillegg til at fengselsdistriktet har ført betydelige differanser både på konto for kassedifferanser og konto for forskudd, noe som er i strid med økonomiinstruksens bestemmelse.

       Justisdepartementet har opplyst at problemet med kassedifferanser vedrørende innsattes midler skriver seg helt tilbake til 1986 og at saken ikke er tilstrekkelig fulgt opp fra departementets side. Østre fengselsdistrikt har søkt om å få avskrive kassedifferanser på totalt kr 255.314,52, men at søknaden ikke er tilstrekkelig dokumentet, samt at det er en større differanse enn Riksrevisjonen avdekket. Videre synes det å være overført et uriktig beløp til konto for kassadifferanser. Departementet har bedt Østre fengselsdistrikt framskaffe ytterligere dokumentasjon og forklaring og foreslå oppgjør av de enkelte differanser. Departementet vil komme med en anbefaling til løsning vedrørende de ulike kassedifferansene.

       Under ettersynet ble det avdekket flere uoppgjorte forskuddskonti med saldo av eldre dato.

       Departementet har gitt retningslinjer til fengselsdirektørene vedrørende håndtering av uavhentede arbeidspenger og beklager at det har tatt så lang tid å komme fram til en avklaring.

       Forskuddskonto vedrørende tyveri av håndkasse har en debetsaldo på kr  5.000 som skriver seg fra 1989/90. Saken ble ikke håndtert riktig i henhold til økonomiinstruksen da den ikke ble politianmeldt eller innrapportert til Justisdepartementet. Departementet har nå bedt fengselsdistriktet om en utredning og forslag til avslutning av saken.

       En såkalt Regnskapskonto viste på ettersynstidspunktet og i kasserapporten pr. 31. desember 1996 en kreditsaldo på kr  333.655. Fengselsdistriktet har opplyst at ved en grundig gjennomgang av kontoen viser det seg at utestående fakturaer for 1994 som er blitt betalt i 1995, ikke er blitt inntektsført med kr  323.035.

       Det synes som om både utgifter og inntekter vedrørende arbeidsdriften er henholdsvis belastet og godskrevet kontoen, noe som er i strid med bestemmelsene. Videre kan det se ut til at regnskapsføring av utsendte fakturaer har skjedd etter regnskapsprinsippet, mens regnskapet skal føres etter kontantprinsippet, jf. bevilgningsreglementet. På bakgrunn av dette finner Riksrevisjonen det vanskelig å ta stilling til hva som skulle vært postert i statsregnskapet m.h.t. inntekter og utgifter for regnskapsårene 1995 og 1996.

       Kasserapportene pr. 31. desember for årene 1995 og 1996 viser videre avvik mellom regnskapstallene vedrørende arbeidsdriftens utgifter og inntekter.

       Det er nå etablert nye og gode rutiner for økonomiforvaltningen som ledd i oppfølgingen av de feil og mangler Riksrevisjonen avdekket. Disse tiltakene er etter departementets vurdering nødvendige og tilstrekkelige når det gjelder organiseringen av økonomiforvaltningen ved Østre fengselsdistrikt. I forbindelse med tilpassing til nytt økonomireglement er det behov for å følge opp Østre fengselsdistrikt særskilt.

       Etter Riksrevisjonens vurdering har økonomiforvaltningen ved Østre fengselsdistrikt vært svært lite tilfredsstillende. Det er fortsatt mange uavklarte forhold, som det må ryddes opp i. Riksrevisjonen har spesielt merket seg at departementet har pålagt Østre fengselsdistrikt å sende inn ytterligere dokumentasjon og forklaring, før departementet viderebehandler saken. Riksrevisjonen vil understreke behovet for en snarlig avklaring av uoverensstemmelsene.

       Justisdepartementet svar:

       Riksrevisjonen har merket seg at departementet ser alvorlig på saken, og at det vil følge opp Østre fengselsdistrikt/Oslo kretsfengsel særskilt en tid framover.

       Riksrevisjonen avventer departementets tilbakemelding om de forhold det fortsatt arbeides med, og forutsetter at tiltakene som iverksettes vil resultere i en tilfredsstillende økonomiforvaltning ved fengselsdistriktet.

       Riksrevisjonen foreslår: « Til observasjon ».

5.3.1 Komiteens merknader

       Når det gjelder arbeidet med å bedre mangler ved økonomiforvaltningen ved Østre fengselsdistrikt tar komiteen det som en selvfølge at tiltakene som skal iverksettes vil rett opp manglende rutine ved økonomiforvaltningen.

       Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon: « Til observasjon ».